為什麼您不與無辦公桌和分散的員工聯繫
已發表: 2017-02-22老實說,與無辦公桌的員工溝通從來都不是一件容易的事。 技術提供了很多幫助,但即使我們的工作文化越來越多地轉向流動性、遠程辦公和自由職業經濟,溝通方面的挑戰也在演變、成倍增加並變得非常複雜。
不要過於戲劇化,只要您確保避免以下 10 個非常常見的陷阱,小型企業仍然可以輕鬆清除這些溝通障礙:
無辦公桌的員工在很多方面都有所不同
為了更好地與無辦公桌的員工建立聯繫,您首先需要了解他們。 服務員、銷售人員、建築工人、醫療保健專業人員、司機和表演者只是一些不需要辦公桌的工作。 (還有,超級英雄。)
無辦公桌員工的獨特之處在於他們的工作流程,這直接影響他們首選的溝通方式。這些可能與固定員工截然不同。 無辦公桌的員工經常在移動中處理大量任務,在下班時間工作,並且需要成為優秀的自我管理者,因為在許多情況下,他們一天中的大部分時間都沒有受到直接監督。
這就是為什麼我們決定整合一個了解無辦公桌員工需求並提供解決方案的基本流程:
- 定義您的無辦公桌員工是誰。
- 回答他們與您的其他員工有何不同。
- 繪製出可用的通信選項(以及不可用的通信選項——在這裡使用一些開箱即用的思維)。
- 提出解決方案
- 建議必要的初始步驟
與無辦公桌的工人溝通必須不同
您不會像與同住一所房子的直系親屬那樣與遠房親戚聯繫和交流。 同樣,您用來聯繫辦公桌員工的相同消息和媒介不一定適用於您的無辦公桌員工。
無辦公桌的員工不會坐在電話旁等您打電話,也不會有時間閱讀冗長的 PDF。 他們中的一些人甚至沒有公司電子郵件地址,或無法訪問公司資源。 因此,您需要找到適合無辦公桌員工的渠道、格式和溝通流程。
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詢問您的非辦公室工作人員他們更喜歡如何溝通
每個員工在溝通方面都有自己的偏好。 你也是。 有些人更喜歡打電話,而另一些人則在交流重要或敏感信息時依靠面對面的交談。 對於無辦公桌的員工,您需要將他們的需求和偏好作為一個群體來考慮。
例如,即使有帳戶,年輕員工也可能不會經常查看電子郵件,而且他們很少在 PC 上閱讀與工作相關的內容。 另一方面,他們確實有自己心愛的手機,而且他們每天大約查看手機 46 次,通常是在工作時間,不管你喜不喜歡。 因此,要與無辦公桌的員工聯繫,您的溝通策略必須是移動優先。
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為您的無辦公桌團隊提供有價值的內容
在起草內部通訊和公司範圍內的備忘錄時,請考慮您的無辦公桌員工。 如果您包含和提供的信息與他們無關,那麼您只是在浪費他們寶貴的時間。 像我們所有人一樣,無辦公桌的員工被來自四面八方的內容和消息淹沒。 無辦公桌員工的不同之處在於,他們消費和消化內容的能力受到額外限制。
但不僅如此,雖然您的辦公桌員工提供了一個相當無菌的環境,在很大程度上不受外部干擾,但您的不辦公桌員工還必須應對更多的外部刺激。如果您用太多無法為他們提供價值的信息轟炸他們,他們就會停止關注。如果他們想保持合理的效率,他們真的別無選擇。 我們稱之為“狼來了”效應,你應該盡力避免它。
當企業使用 iMessage 或 Whatsapp 等消費級聊天應用程序進行內部通信時,他們將業務與娛樂混為一談,這會降低工作效率並給公司及其員工帶來嚴重的安全風險。 避免這種情況的一種好方法是建立一個“圍牆花園”,以員工應用程序的形式出現,讓沒有辦公桌的員工(以及組織中的其他所有人)可以在沒有任何外部干擾的情況下進行協作和交流。
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如果您需要有關如何為公司內部通信選擇應用程序的更多信息,請查看:如何為您的企業選擇內部通信應用程序。
以有意義的方式吸引您的無辦公桌員工
“狼來了”效應並不僅僅發生在內容無關緊要的時候。無聊的時候也會這樣。例如,新軟件系統的個人介紹和辦公室培訓課程通常與無辦公桌的員工無關。 因此,當發送內部通信時,它們需要與無辦公桌員工相關,或者您需要對員工進行細分並向您的無辦公桌員工發送不同的內容。
不要讓解決問題成為不必要的挑戰
我們在執行日常工作任務時都會遇到問題和障礙。 問題是我們如何處理這些問題。一個沒有辦公桌的員工不能只是透過隔間的牆壁偷看並向主管尋求幫助或建議。主管或經理並不總是在身邊,也不是組織中可以聯繫以解決手頭問題的合適人選。 這造成了障礙和不必要的延誤。
盡最大努力為您的無辦公桌員工提供工具、指南、工作流程和常見問題解答,他們可以使用這些工具、指南、工作流程和常見問題解答來自行解決任何問題。 此外,請務必為您的無辦公桌員工提供組織中的多個聯繫點以解決問題。 例如,遭受設備故障之苦的建築工人不應該通過她的主管或無數次的電話來購買並提供給她新的鑽機。
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使用正確的溝通方式
當您同時處理多項任務並且無法隨時進行交談時,您通常更喜歡簡短而切題的交流。 對於無辦公桌的員工來說,這種狀態幾乎是常量。與無辦公桌員工的溝通應該是流暢和動態的。你不在開會,你不應該使用電子郵件。快點,開門見山。
只問什麼是可能的
忙碌的員工無法執行他們靜止不動的兄弟所做的相同任務。 有時他們沒有可用的工具,有時他們正忙於當地的另一項艱鉅任務。 確保提出您知道他們可以滿足的要求,並要求他們提供反饋和說明。
在您的企業文化中包括無辦公桌的員工
留住員工的主要策略之一是讓他們覺得自己是“家庭的一部分”。 讓他們認同公司的目標和願景,並以最佳方式將他們不僅轉變為忠誠的員工,還轉變為品牌大使。 這是至關重要的,因為他們通常是與您的客戶聯繫的人。
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要有耐心
要有耐心。 在沒有直接監督的情況下工作很困難。 不是因為您的無辦公桌員工是不負責任的壞員工。 因為他們是人。 分心、多項任務和無辦公桌工作的流動性需要對溝通方式、媒介和頻率進行一些調整。 如果您沒有立即回复短信,請不要急著打電話。也許他們正在和客戶在一起,也許他們正處於一項特別緊急的任務之中,或者也許他們此刻只是手忙腳亂。
無辦公桌的員工是您員工隊伍的重要組成部分,即使您不是每天都見到他們中的每一個人。 與他們建立聯繫不僅對於提高效率和生產力至關重要,而且對於他們難以留住也很重要。 通過為他們提供正確的工具、定義正確的流程並進行有效溝通,您可以充分利用他們的能力。