什麼是工作場所的數字通信？ （+ 最好用的軟件）
已發表: 2023-05-30數字通信工具在日常業務運營中發揮著至關重要的作用。 它們使您可以在整個工作日與您的團隊保持聯繫，以便您可以回答問題、獲取工作更新等。 它們還使您的員工無需在同一個房間就可以相互交談，從而促進溝通。
在本指南中，我們解釋了使用軟件在工作場所進行交流的好處，並重點介紹了我們最喜歡的 3 種工具，讓您的團隊了解情況。
關鍵要點
- 數字通信是任何形式的電子通信。 它包括電子郵件、短信、即時消息、視頻會議、社交媒體等。
- 在工作場所使用數字通信工具可以提高工作效率、加強協作並改善客戶體驗。
- 這些工具還可以更輕鬆地組織和保留信息。
- 當今使用的三種最佳數字通信工具是 Connecteam、Zoom 和 Google Workspace。
什麼是數字通信？
數字通信包括以數字方式進行的任何形式的通信，主要是在計算機、智能手機或平板電腦等其他移動設備上。 它包括從電子郵件和短信到視頻通話和社交媒體互動的一切內容。
您的企業可能已經在使用某種形式的數字通信。 例如，如今很少有企業在沒有電子郵件的情況下運營。 並且，在遠程工作時代，視頻會議和即時通訊平台越來越普遍。
數字通信的關鍵特徵之一是信息是即時傳輸的。 一旦您發送消息，它就會發送給您的團隊，他們可以繼續工作。
就生產力而言，這比在每個員工的辦公桌上留下手寫的便條或不得不在辦公室追踪您的員工以共享信息有了巨大的進步。
數字時代工作場所的溝通有哪些好處？
數字通信在工作場所的好處如此之多，以至於如今幾乎沒有企業仍然完全依賴模擬通信。 讓我們仔細看看數字工具提供的一些主要好處。
即時信息共享
數字通信工具的第一大好處是它們使您能夠即時共享信息。 您可以通過短信與員工實時交流。 您還可以加入視頻通話來討論更複雜的想法。
與您必須步行到員工辦公室與他們面對面交談或給他們留言相比，這兩種方法都可以更快地傳遞信息。 您可以簡單地交換信息，然後快速恢復工作。
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提高生產力
數字通信的速度對生產力有很大的影響。 員工可以在需要時立即獲得所需的信息——不再浪費時間等待面對面的會議。
由於信息傳輸效率高，因此工作日的停機時間更少。 這對您的公司有巨大的好處，因為更高效的員工可以幫助在更快的時間範圍內完成更多的工作。 這會帶來更多收入，幫助您遵守最後期限並提高客戶滿意度。
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更大的靈活性
通過數字通信，您和您的員工無需在同一個地方即可有效地共享信息。 例如，您可以在辦公室與現場員工發短信。 數字通信工具還支持遠程或在家工作的員工。
此外，有了數字通信工具，員工不一定需要同時工作。 異步通信平台讓您可以向員工發送消息、語音留言或視頻，他們稍後可以在有空時回复。
改進的信息保留
數字通信工具的另一個好處是它們可以很容易地保存信息。 一張紙條可能會在混亂中丟失，而數字信息會永遠存在。
您可以將電子郵件和其他數字通信組織到文件夾中，並在以後搜索它們。 這可確保為以後可能需要的任何人保留您的業務中的信息。 它還簡化了對要求您保存某些文件或通信記錄的勞動法規的遵守。
更好的客戶體驗
除了幫助您的員工外，數字通信還可以幫助您的客戶。
數字平台使客戶能夠更輕鬆地聯繫您的企業並提出問題。 他們可以從聊天機器人獲得即時回复或通過電子郵件向您的團隊發送問題。
您還可以通過消息傳遞應用程序等數字通信平台與客戶協作。 例如，您可以擁有一個共享的消息傳遞渠道，其中包括您的團隊和客戶業務的代表。 這讓客戶在您的企業為他們所做的工作中有更大的發言權。
你可知道？
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簡化協作
數字通信以多種重要方式增強團隊內部的協作。
首先，它使員工無需在同一個房間就可以實時協同工作。 員工可以通過消息或群發郵件分享項目信息，也可以通過視頻會議集思廣益或解決問題。
此外，數字工具使員工能夠異步工作。 他們可以在最適合他們日程安排的時間開展協作項目，而不是要求所有員工預留時間開會。
數字通信平台還提供了圍繞不同任務和項目組織通信的方法。 這使得可能同時從事多個項目的員工更容易跟踪重要信息。
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面對面交流與數字交流
儘管工作場所的數字交流有很多好處，但數字交流仍然不能完全取代面對面的交流。 根據一項研究，與虛擬交流相比，面對面的交流對大腦中的神經連接具有不同且更強的影響。 也就是說，面對面交流比虛擬交流更有效地進行頭腦風暴。
但是，並非每次信息交換都需要面對面進行。 事實上，在保持一定程度的面對面互動的同時，以數字方式進行大多數通信通常效率更高。 例如，您可能會保留面對面的會議，以便作為一個團隊做出重大決策。
隨著技術的進步，數字通信和麵對面通信之間的界限越來越模糊。 在過去幾年中，視頻會議取得了長足的進步。 此外，在不久的將來，新的虛擬現實技術可以使遠程會議感覺就像面對面的會議。
工作場所數字通信渠道示例
文字頻道
文本渠道是大多數人都熟悉的數字通信類型。 它們包括在商務聊天應用程序中發送的短信、電子郵件和消息。
您公司的內部網也可以用作文本通信的渠道。 例如，發佈到您的內部網上的數字化員工手冊是一種數字通信形式。
音頻筆記
作為一種快速交流信息的方式，音頻筆記正變得越來越流行。 許多支持文本消息的平台，例如智能手機短信應用程序和商務聊天應用程序，現在也支持音頻筆記。
視頻會議
視頻會議工具提供多種功能。 您可以舉行 2 方視頻通話或更大的會議。 您還可以舉辦網絡研討會或錄製視頻並通過電子郵件或聊天應用程序進行分享。
社交媒體
在個人生活中，您可能最習慣使用社交媒體，但它可能是與客戶聯繫的非常有用的渠道。 您還可以在您的企業中使用社交媒體風格的提要來分享重大公告。
調查
調查是一種有效的數字工具，可用於收集員工的反饋或想法。 使用像 Connecteam 這樣的平台，您可以決定調查是匿名的還是附上員工姓名。
項目管理工具
許多項目管理工具包含可幫助您的團隊就正在進行的工作進行交流的功能。 例如，您可以將文檔和註釋附加到任務並將其分配給員工，該員工將收到他們有新任務的通知。
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日曆
日曆提供了一種溝通會議、截止日期和其他事件的方式。 例如，您可以向員工發送關於即將召開的視頻會議的日曆邀請。
工作場所數字通信指南
為了幫助您在工作場所充分利用數字通信，請遵循以下指南。
使用多種渠道進行溝通
使用多種渠道與您的團隊進行溝通可為您提供更大的靈活性，並使您能夠更有效地共享信息。 例如，您可能會使用短信與一名員工進行簡單的來回交流，但選擇視頻會議來進行頭腦風暴或團隊決策。
根據經驗，專注於使用最適合您的團隊的2 到 4 個溝通渠道。
花時間訓練
根據您使用的數字通信工具，它們可能需要一些時間來適應。 因此，花時間培訓員工如何正確使用它們非常重要。 培訓不僅可以包括解釋軟件的工作原理，還可以包括您希望您的團隊成員如何全天使用它。
專家提示：
最好的工作場所數字通信工具幾乎沒有學習曲線，因此即使是最不精通技術的員工也可以在幾分鐘內上手，並繼續使用它而不會遇到任何麻煩。
不要讓員工超載通知
一些工具使溝通變得如此無縫，以至於很容易讓員工收到過多的通知。 避免這種情況的一種方法是將您的消息定位到需要某條信息的特定員工。 如果某個主題需要大量來回消息傳遞，則可能更容易進行快速語音或視頻通話。
整理您的信息
許多商務聊天應用程序可讓您將對話組織到頻道中。 您可以為您和您的員工從事的每個項目或團隊創建一個新頻道。 這不僅使以後查找信息更容易，而且確保您的消息只發送給與信息相關的員工。
制定全公司範圍的溝通政策
每個企業都應該有明確的溝通政策，您的應該包含在您的員工手冊中。
您的通信策略可以列出您使用的通信工具以及何時使用它們。 它還可以為您的業務通信中允許的演講類型和禁止討論的主題制定指南。 這對於確保您的工作場所對所有員工都具有包容性非常重要。
2023 年最佳數字通信工具和軟件
工作場所有許多數字通信平台，我們已將它們縮小到我們的前 3 個選擇。
連接團隊
Connecteam 是一個一體化的工作操作平台，包括大量用於與您的團隊溝通的功能。
首先，Connecteam 提供了一個易於使用的聊天功能，該功能直接內置於應用程序中。 您可以發送消息、語音留言、照片和視頻、附件等。 它支持一對一和群組對話，您可以將聊天組織到任務或基於團隊的頻道中。
Connecteam 與其他聊天應用程序的區別之一是它為經理提供的控制級別。 您可以決定哪些員工可以加入哪些頻道並在哪些頻道發帖，您還可以主持對話以確保他們保持切題和專業。
對於部門或公司範圍內的公告，Connecteam 提供了一個 社交媒體風格的更新提要。 它支持評論和點贊，但您也可以選擇為任何帖子關閉這些功能。 您可以提前安排帖子並跟踪誰查看了您的更新。
Connecteam 還通過可定制的調查和投票簡化了從員工那裡收集反饋的過程。 調查支持匿名回复，您甚至可以舉行現場投票以即時收集反饋。
Connecteam 中的其他通信功能包括員工名錄、知識中心和活動日曆。 知識中心使您能夠存儲重要文檔，例如您的員工手冊、運營文檔等。
此外，Connecteam 包括項目管理工具，使員工能夠共享正在進行的任務的註釋。
Connecteam完全免費供最多 10 名員工的企業使用。 對於大型企業，最多 30 個用戶的起價僅為每月 29 美元。
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飛漲
Zoom 是一種廣泛使用的視頻會議解決方案，可以幫助遠程團隊協作。 經理可以舉行一對一會議或一次接待多達 1,000 名與會者。 用戶可以在會議期間主持現場投票或共享演示文稿屏幕。
Zoom 會議包括虛擬白板，使用戶能夠分享想法並共同做出決策。 白板支持並發編輯，並且可以使用模板進行自定義，以幫助快速啟動構思過程。
該軟件還允許主持人在會議期間將與會者分成多個分組討論室。 這使員工能夠在小團隊中研究想法，然後向整個團隊報告。
此外，Zoom 還包括電子郵件客戶端、共享日曆和團隊聊天。
Zoom 提供了一項免費計劃，限制用戶參加 40 分鐘的會議。 付費計劃起價為每位用戶每月 15.99 美元。
谷歌工作區
Google Workspace 是一個生產力套件，包括 Google 雲端硬盤、Gmail、Meet 等應用。 Drive 作為一種交流工具特別有趣，因為它可以促進團隊內部的協作。
借助 Google 雲端硬盤，多名員工可以同時編輯同一份文檔、電子表格或演示文稿。 他們還可以在文檔中留下評論。
評論使員工能夠異步工作，這對跨多個時區的團隊很有幫助。 評論是線程化的，以便員工可以進行來回對話。
此外，由於 Google Drive 是 Google Workspace 的一部分，員工可以在需要更詳細地討論任務時使用 Meet 發起視頻通話。
Google Drive 還允許用戶將文件組織到文件夾中並與員工組共享。 管理人員可以在共享文件時留下備註，還可以控制誰有權編輯文件內容。
Google Workspace 起價為每位用戶每月 6 美元。
結論
數字通信包括消息傳遞、社交媒體、視頻會議等等。 在工作場所，數字通信工具可以讓員工更輕鬆地進行協作，並有助於提高生產力並幫助您組織信息。
有無數的選擇，但我們最喜歡的三種企業數字通信工具是 Connecteam、Zoom 和 Google Workspace。 比較這 3 個平台， Connecteam脫穎而出，成為最好的一體化解決方案。 它為員工人數不超過 10 人的企業提供免費計劃，並為各種規模的團隊提供負擔得起的付費計劃。
常見問題
數字通信的定義是什麼？
數字通信是以電子方式進行的任何類型的通信，通常是通過互聯網。 它包括電子郵件、即時消息、視頻通話和社交媒體。
工作場所最常見的數字通信類型是什麼？
工作場所常見的數字通信類型包括電子郵件、即時消息和視頻會議。 很少有企業可以在沒有電子郵件的情況下運作，越來越多的企業依賴團隊內的即時消息來快速共享信息。 同時，視頻會議使團隊能夠進行虛擬會議。
為什麼數字通信對企業很重要？
工作場所的數字通信有很多好處。 首先，數字通信工具使企業能夠快速共享信息。 它們對於與客戶溝通、促進員工之間的協作以及提高生產力也至關重要。 當今幾乎所有企業都依賴數字通信。