數字工作流程和表格如何提高運營效率

流程自動化和標準化對每個企業來說都很重要。 工作流允許您的員工通過他們的移動應用程序填寫報告、表格、清單、請求等。

通過日常工作流程，員工可以更高效、更有效地開展工作，同時確保遵守規章制度。

從筆和紙、剪貼板和日誌轉移到任務管理，提供了自動化流程的諸多優勢。 例如：

• 首席執行官和經理將近 20% 的時間花在可以自動化的工作上，包括分析運營數據和審查狀態報告。
• 在業務流程方面，60% 的公司可以通過自動化節省大約 30% 的時間。 生成銷售線索、批准文書工作和處理文檔只是可以通過自動化為您節省時間的部分任務。
• 市場研究公司 IDC 表示，由於流程效率低下，公司每年損失 20% 到 30% 的收入。
• 1/2 的員工表示他們希望在旅途中訪問和編輯文檔。

我們相信數字工作流程和操作清單具有 4 個核心品質，可為操作自動化提供價值：

無論是每週核對清單、事件報告，還是最近政策發布的確認，您的團隊始終可以使用工作流，只需單擊幾下即可輕鬆填寫，因此可以更輕鬆地促進業務運營自動化。

默認情況下，每個工作流程條目都會歸檔，使您能夠以可搜索和有組織的方式訪問所有歷史信息，因此您可以稍後搜索、導出或根據收集的信息生成相關報告。

工作流不只是收集信息，它們還會自動將信息轉發給相關利益相關者，以便他們採取行動。 減少響應和溝通開銷，使您的業務更加高效和多產。

作為經理，工作流使您能夠跟踪狀態、確認帶有簽名的條目等，以便您可以跟踪團隊成員觸發的後續操作。

現在讓我們看一下數字工作流程的一些真實示例。

為了使這一切切實可行，讓我們看一些數字工作流程的真實客戶示例。 工作流程和數字表格可以大致分為幾個關鍵類別：

工作流程示例：“網站開放檢查清單”、“駕駛前檢查清單”、“每月安全檢查清單”。

優勢：由於所有團隊成員都遵守相同的報告格式，因此默認情況下操作清單會指示整個組織的標準化。它們提高了運營效率，提高了服務水平，並幫助您標記出可能需要進一步關注的異常情況。

例如，商店經理 Bob 可以在任何給定時間通過他的手機查看今天的開業清單，並對任何潛在的異常採取行動，即使他不在商店裡也是如此。

工作流程示例：“事故報告”、“安全隱患報告”、“事故報告”

優點：報告工作流程允許隨時隨地快速詳細報告並支持快速響應。

例如，當 Jessie 報告發生的事件時，她的經理會自動實時收到通知，並從現場獲取事件詳細信息、圖像和位置的 pdf 副本。

工作流程示例：“現場審核”、“健康和安全檢查”、“團隊績效審核”

優勢：審計報告使審計員可以輕鬆記錄調查結果、標準化檢查流程，還可以通過數字化整個組織的所有審計來跟踪整個組織的結果，從而使它們易於訪問和比較。

舉個例子，當 Rob 在一家餐館進行健康和安全審計時，他首先查看去年的審計以評估以前的結果，然後可以在他的報告中包含是否有改進趨勢或採取進一步行動需要提高團隊的標準。

工作流程示例：“員工書籍確認”、“每日 COVID19 健康聲明”、“統一政策接受”。

優點：閱讀和簽名工作流非常有效地從您的團隊獲得快速且記錄在案的響應，以確保您符合合規性標準，並且您的團隊了解最新的內部協議和指南。閱讀和簽名工作流讓您可以完全了解誰完成了表單，並且可以輕鬆跟進未完成表單的團隊成員的推送通知，這樣您就可以實現團隊 100% 的合規性。

例如，人力資源部的 Elise 希望確保她的所有團隊都了解公司員工手冊的最新更新。 因此，她發布了詳細說明相關信息的閱讀和簽名工作流程，並能夠在 24 小時內獲得所有團隊的認可。 她還下載了每份填寫的表格的 PDF 副本，以確保文檔符合合規性。

工作流示例：“打開維護票”、“報銷單”、“股票訂單”、“報告快速票”。

優勢：通過工單工作流程，每個團隊成員都可以輕鬆填寫和記錄所有相關信息，包括上傳支持性圖像和任何其他所需信息。所有工單都會自動記錄、歸檔和組織，以便團隊稍後可以根據需要做出響應並採取行動。

例如，James 是負責報銷團隊成員批准費用的控制員。 到了發工資的時候，他只要看看他的報銷工作流程表，就能看到上個月的所有條目，然後他可以標記所有已支付的費用，甚至可以在需要時向相關團隊成員尋求澄清。 他下載所有發票以備記錄，然後繼續他的下一個任務。

數字工作流對業務運營自動化的強大功能

工作流對於每個團隊來說都是一個很好的工具，在節省時間、標準化、信息流、合規性等方面提供了巨大的價值。 它們易於設置並被團隊成員高度採用，因為它們使每個人的工作都變得更輕鬆。