數字化事件報告表並轉變工作場所事件

已發表: 2020-12-15

無論您是小型企業還是大型企業，您總是希望避免並提前預防職業傷害和事故、致命或輕微的未遂事故、環境案例、設施或工作環境缺陷等工作場所事故。 最重要的是，您應該鼓勵良好的事件報告文化，以創造更安全的工作場所，並幫助確定如何持續改善工作場所環境。

除了確保您員工的安全外，您還必須保證您的企業始終符合 OSHA 的監管標準。 作為經理，您必須有足夠的文件證明您已盡一切可能防止工作場所事故發生，以及事故發生時您採取了哪些措施。

所有這些都會導致以下問題，尤其是如果您仍在使用筆和紙來處理工作場所事件：

但是，當事件確實發生時，您的流程是什麼？
員工如何報告事件？
是實時處理的嗎？
員工手頭是否有他們可以參考並採取相應行動的手冊？
作為經理，您如何才能快速與其他員工分享這一事件？
你怎麼能確定你所有的員工都收到了消息？
最重要的是，新員工如何了解舊事件？

不可否認，從上述問題以及您的安全程序必須有多嚴格，有一種方法可以處理危險和事故，這就是我們在下面深入探討的內容。

如何處理危險和事故

事發前：

在事故發生之前，您希望您的員工提醒您潛在的危險！例如，凹陷的梯子、潮濕的地板或裸露的電纜——這些都是您想要提前了解的危險，因為這有助於防止未來發生事故。

事故期間：

如果員工捲入事故，應為每種事故類型準備一份清單，以便您的員工知道針對每種事故類型應該做什麼。

第一步是檢查清單，叫救護車，並通知相關的緊急聯繫人。接下來，填寫事件報告表。（當然，您負責創建一個有效的清單，列出發生特定工作場所事故時的應對措施。）盡快獲取包含盡可能多的信息（例如危險和周圍環境的圖片）的數據非常重要帶有 GPS 位置。

事件報告中包含的重要元素

具體、事實的細節和描述，但保持客觀——員工信息、日期、時間和事件的情況。
全球定位系統位置。
是什麼導致了事件的發生。
附上事發地點及周邊的照片。
詳細說明受傷的身體部位以及您需要的治療方法。
損壞的設備、材料等。
盡可能包括證人陳述。
對某些信息保密。
所有相關方的簽名。

事故發生後：

盡快與所有可能遇到類似事件（例如濕地板或破梯子）的員工分享事件的最新情況（發生了什麼以及如何避免）。 這樣您就可以防止類似事件再次發生。事件發生幾天后，您可以分享新的、詳細的程序更新，說明如果發生該事件如何處理。

但是，如果您仍在使用過時的事件報告表，例如筆和紙，那麼是時候進行轉換了！在 2021 年，紙質清單和程序都無關緊要，您必須切換到移動設備。

突出顯示上述所有內容後，了解公司填寫事件報告也很重要，因為它證明：

公司承認事件
公司對事件進行調查
公司採取了所有必要的步驟來遵守與該事件相關的州或聯邦法規
公司確保所有涉及事件的人員都包含在事件報告中，並且他們的報告得到承認
公司舉行根本原因分析，找出事件發生的原因
該公司採取了必要的措施來防止它再次發生。

如果我們還沒有把它弄得一清二楚，那麼使用筆和紙等過時的方法就再也行不通了。

為什麼必須轉向移動事件報告表

使用移動事件報告表時，您正在使用一種數字解決方案，該解決方案可讓您確定日常任務的優先級並簡化操作。這意味著您不會被堆積如山的文書工作所淹沒，相反，您可以通過智能手機高效地開展業務。一切都可以在旅途中進行跟踪和管理，數字清單和報告有助於減少日常活動中的摩擦，自動化信息流，並讓您獲得更好的監督。

為什麼您應該切換到移動事件報告表？下面應該更清楚一些。

易於提交有關危害和事故報告的信息。另外，所有內容都是實時報告的。
只需添加照片和 GPS 位置。一張圖頂一千字，不用寫長篇大論。
所有員工都可以訪問，他們始終可以訪問清單和表格。
單擊一下即可發送更新的程序。
所有數據都是可測量的並安全存儲。
分享有關如何正確使用設備以及處理危險和事故的視頻。
100% 合規，您可以看到誰做了什麼。
文檔始終可用於培訓和監管請求，並且無論何時更新，所有員工都能立即獲得最新版本。
根據需要定期改進和更新事件報告表。

考慮到以上所有內容，您需要知道在使用事件報告軟件時應該尋找什麼。它不僅僅是它提供的功能和價格——兩者都很重要，但您需要一個事件報告軟件，它可以走得更遠，這樣您就可以專注於重要的事情。

在事故報告軟件中看什麼

可在手機上使用

這樣一來，您的員工就可以隨時了解報告危險和事故的本質，因為這樣做既方便又超級容易。當您的員工沒有辦公桌時，他們沒有時間坐在電腦後面通知您發生事故或危險。但是，當它可以直接在他們的智能手機上使用時，這意味著他們可以在旅途中掌控一切。

非常易於使用

您不必經歷冗長的培訓過程，它應該像 1-2-3 一樣簡單（特別是如果您的員工不太懂技術）。沒有人願意浪費時間學習如何使用一款應用程序，卻發現它超級複雜。如果報告不容易做到，您的員工就不會積極使用它！

易於實施

下載應用程序只需幾秒鐘，而且過程並不復雜，因此您可以節省時間並可以立即開始使用新的事件報告軟件。

包括通訊功能

您和您的員工將永遠不會錯過任何一個節拍，因為您可以打開關於各種主題的私人或群組聊天。發送帶有或不帶有評論功能的更新，以確保消息已送達，並且沒有人會因為太多通知而煩惱。

提供數字表格

從模板中選擇或創建您自己的自定義數字表格。這確保了表格與公司的外觀和感覺相似，因此您的員工不會措手不及。

實惠

根據您的公司規模，您需要選擇最適合您的公司和您的錢包的軟件。

考慮到所有這些，您如何選擇正確的事件報告軟件？我們已捲起袖子為您完成工作！您將在下方找到 12 個最適合貴公司的事件報告軟件選項。

排名前 12 位的事故報告軟件解決方案

1.連接團隊

Connecteam 易於使用的一體式移動應用程序使報告和處理事件變得快速而輕鬆。在事故發生前創建報告（如潮濕的地板），在事故發生後填寫事故報告表，打開圖書館查看事故發生後你應該做什麼的清單，並在幾分鐘內將新協議發送給每個人，而不是事件發生後的幾天或幾週。此外，所有工作號碼都存儲在 Connecteam 內的員工目錄中，因此您可以快速聯繫到指定的緊急聯繫人。

強大的功能集：直觀的拖放式編輯器可以在幾分鐘內輕鬆創建任何表單。通過圖像、簽名、位置標記、下拉列表、錄音、文件附件等高級功能從您的無辦公桌團隊獲取信息。
24/7 全天候訪問：在旅途中，您的團隊可以訪問該應用程序以填寫和提交任何表格，這樣您就不必處理文書工作和凌亂的筆跡、過時的表格，並避免等待數天（如果不是數週）要填寫的關鍵文書工作。
實時通知：在您的團隊所做的每個條目上獲得實時通知，並在您的智能手機或辦公室進行審查。此外，跟踪完成率、設置自動提醒，並跟進任何未填寫表格的人。
快速信息處理：通過高級過濾和可搜索界面，您作為經理需要了解的事情一目了然。標記異常、分析歷史數據並在需要時導出信息。此外，所有以前的條目都已記錄在案，並可在您需要時隨時使用。
自動化工作流程：在需要時自動下載和發送 Excel 報告，獲取每個條目的 PDF 副本，等等，這樣您就可以讓您的團隊和公司保持井然有序和積極主動。
關閉循環：向您的團隊提供關於他們提交的即時和直接反饋，並為每個條目提供註釋和顏色協調的狀態。
多合一：您無需支付更多費用即可自動運行您的業務，Connecteam 提供更多功能來簡化您的業務。受益於員工名錄、應用程序內聊天、推送通知、公司更新工具、專用任務管理工具等等。