有效反饋的 5 個頂級員工調查最佳實踐

許多公司使用調查來收集員工反饋，但結果往往有缺陷、具有誤導性且難以分析。 誤解員工滿意度、敬業度和績效等因素可能會產生嚴重後果。

例如，結果可能表明員工在工作中感到權力不足。 您可以通過為他們提供更多的所有權和獨立性來解決這個問題。 但是，如果他們正在尋求更多的培訓和支持，那麼您就已經讓他們失敗了。

同樣，害怕說實話的員工可能會告訴你他們對工作很滿意。 接下來你知道，他們已經退出，讓你感到困惑。

創建和管理調查時，遵循員工調查最佳實踐很重要。 這些有助於確保穩健可靠的結果。 下面，我們分享 5 個專家調查設計技巧，以幫助您提高參與度並為您的公司收集誠實、有意義的見解。

提前計劃

定義目的

出於多種不同的原因，可以使用員工調查。 公司使用它們來衡量員工敬業度水平。 員工還可以使用它們從他們的經理、同事和直接下屬那裡收集反饋。

確保您為調查定義了明確的目的——無論它是什麼。 福布斯的一項研究發現，78% 的公司未能從員工敬業度調查中獲得高質量的結果，其中一個關鍵原因是他們同時處理了太多問題。

最好將您的目的縮小到幾個關鍵主題。 這樣，您就不會因為太多問題而讓員工筋疲力盡。 此外，通過明確調查重點，您可以收集更有意義的見解來推動特定的業務成果。

建立目標受眾並確保他們具有“代表性”

確定您要從誰那裡收集回复。 您的目標受眾或“樣本”將根據您的調查所衡量的內容而有所不同。

在員工調查方面，最佳做法包括從“代表性樣本”中收集反饋。 這是指反映調查問題可能適用的所有相關人員的組。 如果您不從代表性樣本中收集反饋，您最終可能會得出誤導性的調查結果。

例如，僅向高度參與的團隊成員發送調查不會產生客觀結果。 這些團隊成員並不代表您的所有員工，他們的參與程度可能各不相同。 在此示例中，您將沒有機會聽取敬業度較低的員工的意見，因此無法解決根本問題。

最後，確保你有一個好的樣本量。 這意味著您的調查應該有最少數量的回复才能被視為代表全部人口。

樣本大小將因貴公司的規模而異。 有很多在線工具可以幫助您計算好的樣本量。

根據經驗，對於員工人數超過 1,000 人的大公司，10% 通常是一個不錯的樣本量。 但對於員工人數少於 100 人的小公司，您的目標應該是讓他們全部完成調查。

確定調查模板是否適合您

在設計調查之前，評估您是否需要從頭開始構建它。 一些公司使用新的或以前使用過的調查模板。 例如，今年你可以再次使用去年的員工滿意度調查，如果它運作良好的話。 這也將使您能夠更有意義地比較結果。

另一種選擇是從現有模板開始，然後對其進行調整以滿足您的需求。 例如，您可以根據對您的調查重要的內容添加或刪除問題。 或者，如果您正在尋找的話，您可以為工人的建議添加一個評論框。

考慮進行試點調查或從焦點小組那裡獲得反饋

一些公司在將調查發送給所有目標受眾之前進行試點調查。 這意味著公司會與一小部分人一起測試員工體驗調查，以確保受訪者能夠理解所有問題。

公司還使用試點調查來識別任何偏見——例如，每個人都將列表中的第一項或最後一項列為他們的首選。 這稱為主要偏差（當受訪者選擇第一項時）或新近度偏差（當他們選擇最後一項時）。

此外，使用試點調查方法可以讓您在調查進入更大的群體之前進行任何必要的更改。

但試點調查並不是您唯一的選擇。 您還可以組織一個焦點小組，讓一小群人通讀問題並提供反饋。

選擇合適的時間和頻率

仔細考慮何時發送調查。 例如，績效調查通常每年或每 6 個月發送一次。 您可以更頻繁地管理員工敬業度或滿意度調查——例如，每季度一次。 這些也稱為脈搏調查。

當然，您可以根據需要盡可能頻繁地發送調查。 但時機很重要，因為它提供了背景。 例如，您可以在企業面臨挑戰的時期向員工發送滿意度調查。 如果調查是在企業表現良好時發出的，員工的反應可能會更消極。 分析調查響應時，請務必考慮時間安排。

決定誰擁有它

調查應由特定人員或團隊管理。 這可能是人力資源、通信或其他相關團隊。

這確保相關人員或團隊負責按時管理調查，以及分析結果並將結果提交給相關利益相關者。

最大限度地參與並鼓勵誠實

使其簡短且用戶友好

確保您的調查簡短、直觀且易於閱讀。 理想情況下，員工應該能夠在 20 分鐘內完成調查。 這樣一來，他們就可以一口氣專注於它，而不會分心。

此外，保持所有視覺元素（如徽標、頁碼、調查進度狀態等）簡潔明了。 避免過度使用太多顏色，因為這會分散注意力。 此外，請考慮您在創建調查時使用的字體。 堅持使用字體大小為 12 的無襯線字體，例如 Arial，以便工作人員可以清楚地閱讀問題。

包含太多分散注意力元素的冗長問卷可能令人望而生畏，並降低“員工參與率”。

建立匿名和/或保密

受訪者應該事先知道調查是否匿名。 如果員工知道他們的回答是匿名的，他們通常會更公開地回答。 雖然一些人認為匿名會阻礙工作的公開性和透明度，但研究還表明，匿名調查收到的員工回應率高達 90% 以上。

有些調查不是匿名的，但答案仍然保密。 這意味著只有管理方知道工人是如何回答的。 如果是這種情況，通知員工並向他們保證他們的答案不會與其他任何人分享是至關重要的。

使用簡單的語言並在需要時提供解釋

為提高回答的準確性，請確保使用每個人都能以相同方式理解的簡單語言。 特別是對於員工敬業度調查，最佳做法包括使用試點調查或焦點小組來檢查沒有任何問題是模棱兩可的。 這是因為這些調查更有可能包含其他人不理解的 HR 術語。

對於任何可能造成混淆的內容，請提供明確的解釋。 這樣，員工可以專注於回答問題，而不是試圖理解問題的含義。

以簡單的問題開始和結束

通過提出簡單的問題，在調查開始時創造積極的員工體驗。 例如，“例如，”我很自豪能成為這家公司的一員。 簡單的初始問題會讓員工感到輕鬆，並讓他們在回答調查的其餘部分時感到自在。

以簡單的問題結束也會讓員工感到積極。 這可能會增加他們參與未來調查的意願。

使用技術來管理調查和跟踪響應

傳統上，調查以紙質形式進行。 儘管一些公司仍然這樣做，但這可能會導致參與度降低、回答丟失和問題遺漏。 另外，手動分析結果需要花費大量時間和精力。

使用員工調查軟件等技術在線創建和管理員工調查。 所有回复都保存在雲端，因此您永遠不會丟失數據。 如果您希望每個人都回答某些問題，您也可以將某些問題設為強制性。 此外，您可以輕鬆地實時跟踪和分析響應。

或者，您可以以 Microsoft Word 或 Google Docs 格式發送調查，然後通過電子郵件將其發送給員工。 雖然這仍然使用技術，但它確實有其局限性。 您必須將各個響應分組在一起並手動分析數據。

重要的是，使用技術可以讓員工通過互聯網連接從任何地方參與。 這是提高分佈式團隊員工響應率的絕佳方式。

使其適合移動設備

在移動設備上管理調查使員工更容易參與。 他們可以隨時隨地訪問調查並保存並在需要暫停時繼續。

研究表明，90% 的千禧一代和 98% 的 Z 世代員工使用智能手機。 這就是為什麼移動友好型調查是當今收集反饋的有效方式的原因。

我們的建議：使用也有移動應用程序的團隊管理軟件，例如 Connecteam。

Connecteam 具有內置調查功能，可讓您創建和分配調查並實時跟踪響應。 您還可以向員工發送通知，提醒他們何時需要完成調查。 此外，Connecteam 的報告工具​​可讓您輕鬆查看和分析調查趨勢。 註冊免費試用，立即查看。

提供獎勵或強制進行調查

強制進行調查有助於提高員工參與度。 它還提供了一個公平且具有代表性的樣本。

或者，考慮提供獎勵以激勵員工完成調查。 例如，您可以為零售店、餐館等提供公司折扣。 或者，進行一次幸運抽獎，一位受訪者中獎。

感謝受訪者抽出時間

要求員工回答一堆問題並不是員工調查的結束。 最佳做法包括感謝參與者的時間和努力。

您可以在調查結束時添加感謝信或向他們發送電子郵件。 或者，您可以在全公司的新聞源中公開標記並感謝受訪者。 這可能會激勵更多的工人參與未來。

感到受到尊重和讚賞的員工將有更好的機會參與未來的調查。

創建有意義、相關和客觀的問題

寫下每個問題以涵蓋一個主題

您可以在一項調查中涵蓋多個主題，但每個問題應該只關註一個特定的想法或主題。

例如，如果您詢問員工對培訓和指導機會的滿意度如何，您將無法區分他們對這些單獨主題的評分。 因此，您將無法有效地使用這些見解。 相反，使用一個問題來關注培訓，使用另一個問題來關注指導。

避免開放式問題，關注事實，而不是感覺

當針對大量目標群體的多個不同主題時，最好限制開放式問題。 每個員工的反應都不一樣，分析冗長且不一致的反饋非常耗時。 您還會發現挑選重要主題並決定如何根據反饋採取行動很棘手。

相反，定量問題更容易回答和分析。 調查設計者經常使用評級量表來收集他們可以進行統計分析的清晰數據。

以下是用於調查問題的常用評級量表的示例：

問：我的經理向我提供了有效的反饋。

1. 強烈反對
2. 不同意
3. 中性的
4. 同意
5. 非常同意

但是，即使是這種問題也可能有問題。 它著重於員工的感受，而不是可觀察到的事實。 這歸結為員工認為什麼是“有效反饋”。

另一種選擇是使用基於數字的系統。

以下是基於數字的調查問題示例：

問：去年，我的經理向我提供了有效、可操作的反饋

1. 從不………………………………………………………………………… 10. 總是

這個問題現在側重於觀察到的事實，更加客觀。 數字答案將提供比文字答案更強大的數據。

最終，調查的目的和目標群體的規模將決定哪些問題和評分量表將提供最有意義的結果。

定性反饋有它的位置

在大多數情況下，調查至少包括 1-2 個問題，讓員工除了提供定量反饋外，還可以提供定性反饋，例如評論。

這在您尋找員工建議時最為有效。 定性反饋還可以讓您了解更多背景信息，更深入地了解員工的意見。 此外，這是讓員工感到被傾聽和重視的好方法。

保持中立，避免引導性問題

引導性問題的措辭是為了引導受訪者獲得某個期望的答案。 例如，“你覺得人手不足嗎？” 鼓勵參與者關註消極的一面。

中立的、非情緒化的問題收集更有效和客觀的反饋。 相反，請考慮“您對員工人數的滿意程度如何？”

同樣，公司經常在調查中加入積極的陳述，例如“我的經理很支持”。 充滿情緒化陳述的調查結果往往不可靠。 因此，最好避免使用它們。

讓問題對公司的業績和成功有意義

為了使調查簡短明了，請堅持對調查目的有意義的問題。 避免用不是當務之急的好聽問題塞滿您的調查。 這將幫助您更輕鬆地收集有意義的見解，以便您採取行動。

通過排名問題避免首要和新近偏見

排名問題為員工提供了他們被要求排名的選項列表。 例如，“按照對您的重要性對公司福利進行排序。”

這可能會導致員工出現首要和/或近因偏見。 這意味著他們更有可能關注列表中的第一項和/或最後一項，而很少關注介於兩者之間的項目。

最好避免對問題進行排名，而是使用獨立的問題。

偶爾更改措辭以使所需的答案是否定的

通過時不時地將期望的答案更改為否定來保持員工的參與度和警惕性。

例如，“我的經理沒有給我提供有效的反饋。” 這消除了“同意”所有事情的傾向——這種偏見在調查結束時變得更加強烈。

格式化它以最小化偏差

避免部分標籤，並嘗試隨機排列問題的順序

避免標記部分或將問題集放在框中。 例如，一些公司將與福利相關的問題歸為一組。 員工對靈活工作的看法可能會影響他們對健康保險等其他福利的評價。 對於框或部分中的問題，員工傾向於以類似的方式回答或評價答案。

您可以隨機排列問題的順序，這樣它們就不會組合在一起。 例如，不要連續提出所有與福利相關的問題。 將它們分散在整個調查中，這樣您就可以獲得一次只適用於一項福利的公正答复。

保持問題的長度相同以防止出現偏差

旨在編寫長度大致相似的問題——例如，1 個句子、5-10 個單詞或少於 20 個單詞。 確定適合您將要提出的問題的長度，並在撰寫調查時保持一致。

員工可能會認為更長或更冗長的問題對公司更重要。 這可以讓他們對這些問題做出更積極的回答——尤其是當他們擔心被認出來的時候。

仔細提出人口統計問題

有關性別、年齡、種族和性取向的人口統計問題很重要。 當涉及到 DEI（多元化、公平和包容）和歧視時，它們有助於識別危險信號。

另一方面，它們使識別受訪者變得更加容易。 這可能會導致工人不願如實回答問題。

最好將人口統計問題設為可選。 這樣，員工可以決定是否要披露他們的詳細信息。

此外，請考慮您希望將這些問題放在調查中的什麼位置。 在員工敬業度調查中，最佳做法包括將人口統計問題放在最後。 這將有助於防止員工退出調查並減少有偏見的回答。

確保結果可靠並使用它們！

驗證檢查

將您的調查結果與實際的、現實生活中的數據和趨勢進行交叉檢查。 例如，假設一名員工在一項調查中指出他們可能會長期留在公司。 但在現實生活中，他們在完成調查後不久就辭職了。 識別這些不一致並了解它們的來源很重要。

對標

利用基準數據——相同或相似問題的結果——來自你所在行業的其他團隊或公司所做的調查。

例如，假設您的結果表明您的員工敬業度很高。 也許另一家公司對同一問題的結果表明員工也高度敬業。

這些同類比較可以幫助驗證您的數據，並向您展示您的團隊與競爭對手相比如何運作。

丟棄回答很少的問題或調查

如果回複數量太少且不能代表目標人群，請不要依賴數據進行調查或提問。

例如，如果您的公司有 50 人，但只有 5 人參與，則您的結果不會反映所有團隊成員的觀點。 因此，它們不應該被用來做出重要的決定。

傾斜的反應

您可能會發現調查結果似乎嚴重偏向一邊。 在這些情況下，請檢查您的調查數據是否受到少數極端反應的影響。

例如，如果大多數人表示他們對休假津貼“滿意”或“中立”，但有一小部分員工“非常不滿意”，這可能會將整體結果推向“不滿意”。 這稱為“偏斜”。

跟進

AON 透露，幾乎 80% 的經理不會根據員工調查數據採取行動。 這與 80% 認為回答調查對他們的工作條件沒有影響的員工一致。

隨著美國員工敬業度呈下降趨勢，公司使用從員工調查中收集的數據非常重要。

不要將其視為勾選框練習。 這些調查提供了寶貴的見解，您可以使用這些見解來改善公司內部的文化和工作實踐。

員工調查最佳實踐的底線

員工調查是收集員工反饋的有效方式。 他們提供有關員工敬業度、滿意度、入職等方面的見解。

但調查結果容易出現偏差和錯誤，並且很容易被誤解。 這可能會導致您為員工做出錯誤的決定。

因此，您需要創建有效但也要考慮這些錯誤的調查。 你需要提前計劃，最大限度地提高參與率，並從你的員工那裡獲得誠實、公正的回應。

本文介紹了 5 個改進調查設計、管理和分析的專家技巧。 有了這些見解，您就可以充分利用員工調查的力量。