什麼是員工合規培訓？ 完整指南和最佳使用工具

平均而言，美國公司每年在合規問題上花費近 1500 萬美元。 除了罰款外，公司還經常因違規而面臨重大後果。 他們可能會在官司中花費數百萬美元，失去公司執照，並面臨永久性的聲譽損害。

這就是為什麼必須遵守行業法規和勞動法。 您需要確保公司中的每位員工都了解這些規則，並且在如何遵守這些規則方面接受過良好培訓。

在本指南中，我們將解釋什麼是員工合規培訓，以及為什麼它對公司的成功至關重要。 此外，我們還分享了關於如何在貴公司創建和運行有效的合規培訓計劃的重要提示。

什麼是員工合規培訓？

合規培訓是對員工進行法律要求遵守的工作實踐教育的過程。 這包括遵守：

• 外部法規， 例如行業法、反騷擾政策、安全法規等。
• 內部規定，例如公司政策、道德規範、行為準則等。

合規培訓的目的是確保員工了解規則以及如何遵守規則。

這有助於您提供高質量的產品和服務，並確保您的員工和客戶的安全。 此外，它還大大降低了被員工、客戶和其他利益相關者起訴或面臨監管機構巨額違規罰款的風險。

需要培訓的合規問題示例

以下是合規性問題的一些示例以及解決這些問題所需的培訓。

職業健康和安全

許多公司（例如建築行業的公司）都在危險的環境中運營。 此外，一些行業涉及可能對員工安全構成風險的產品和服務。 例如，不正確的醫療保健做法可能會通過疾病傳播使工人的健康面臨風險。

這些行業的企業必須遵守嚴格的健康和安全規則。 這些規則是根據《職業安全與健康管理法》(OSHA) 依法強制執行的。 不合規可能導致員工失去執照，工人和公司的聲譽受損。

健康和安全合規培訓的重點是對員工進行有關這些法規的教育。 它涉及對工人進行以下方面的培訓：

• 他們工作範圍內的風險和危害
• 消防安全
• 減少事故、傷害和其他健康風險的預防措施
• 正確使用設備或機器
• 緊急程序
• 如何創建事件報告

行業特定法規

不同的行業可能有特定的合規要求。 國際標準化組織 (ISO) 制定了各個行業所需的標準。

例如，食品和飲料公司必須遵循特定的做法，以確保食品可以安全食用。 合規培訓將向食品服務人員傳授以下知識：

• 食品安全法規
• 處理過敏原
• 儲存準備好的食物
• 正確的清潔和消毒措施
• 環保法規
• 廢物管理

食品和藥物管理局 (FDA) 等監管機構制定並執行這些法律。 不合規會使顧客的健康受到威脅，並導致企業失去執照，甚至面臨法律訴訟。

標準化、質量控制和產品安全

製造業等行業在生產質量方面有嚴格的規定。 例如，產品可能需要使用某種質量的材料來製造。 另外，它們需要適合使用並且沒有缺陷。

該領域的公司必須在銷售商品之前進行質量保證檢查。 如果他們不遵守規定，他們可能會出售有缺陷或使用危險的產品。 他們還會將自己置於被客戶或其他利益相關者起訴的風險之中。

除了外部規則外，公司還可能有內部流程來確保其產品的一致性。 例如，在一家餐廳，工作人員在準備食物時需要遵循精確的食譜並使用相同的原料。 通過這種方式，他們可以確保提供符合高標準且每次都相同的食物。

質量控制和標準化培訓教育工人：

• 產品製造或創造過程
• 正確處理材料
• 產品檢驗
• 質量控製過程和措施

許可證和認證要求

在某些行業，法律要求工人必須持有執照或證書才能開展工作。 例如，護士和醫生需要醫療執照才能工作。 同樣，在許多州，電工也需要執照和證書。

另一個例子是建築業，工人和公司本身都需要許可證才能經營。 如果您無照經營，您可能會面臨高額的法律罰款，甚至會被指控犯有重罪。

許可和認證培訓將對工人和管理人員進行以下方面的教育：

• 他們需要什麼認證或許可證
• 如何獲得它們
• 為任何潛在的測試或考試做準備的培訓課程
• 更新文件的重要性以及如何更新文件

工作場所騷擾、暴力和歧視

除了公司政策外，在騷擾、暴力和歧視方面，員工還需要遵守法律規定。 通過遵守這些法律，公司可以為所有員工營造一個安全的工作環境。

他們還確保所有工人都得到公平和平等的對待，沒有任何基於種族、性別、年齡、性別、國籍、殘疾等的歧視。

大多數州都要求公司在員工手冊中加入反騷擾和反歧視政策。 不合規可能導致公司被員工起訴，並在利益相關者中失去聲譽。

反騷擾和反歧視培訓教育員工：

• 哪些行為構成騷擾、暴力和歧視
• 如何通過多元化、平等和包容 (DEI) 培訓防止歧視
• 防止工作中的欺凌和暴力，包括網絡欺凌
• 報告歧視和騷擾事件，包括性騷擾
• 公司處理這些案件的程序
• 員工在騷擾和歧視方面的合法權利

數據隱私和安​​全

公司在開展業務時需要保護某些數據。

例如，醫療保健公司需要確保安全地存儲敏感的客戶信息，包括個人數據和病史。 員工接受的培訓重點是根據《健康保險流通與責任法案》(HIPPA) 保護受保護的健康信息 (PHI)。

企業通過端到端數據加密、雙因素身份驗證、訪問權限控制、基於雲的安全數據存儲等措施確保數據保護。 數據洩露可能導致客戶或當局採取法律行動。

公司通常還有保護機密信息的內部政策。 此信息可以是人事記錄、客戶數據、工作慣例或任何其他重要的公司文件。 大多數員工會在他們的僱傭協議中找到關於保密和不披露的部分。

數據隱私和安​​全培訓向員工傳授以下知識：

• 保護敏感數據的重要性
• 數據處理最佳實踐
• 數據洩露預防
• 正確使用通信渠道和技術以維護數據安全
• 設置正確的權限和訪問控制

網絡安全

網絡安全是保護公司的在線系統和網絡免受黑客攻擊等數字攻擊的做法。

大多數使用在線系統的公司都需要確保公司數據和敏感信息不被洩露。 否則，他們將面臨洩露公司機密的風險。 在更極端的情況下，公司也可能成為通過網絡攻擊進行的金融盜竊的受害者。

網絡安全培訓旨在教育員工：

• 潛在的網絡威脅，例如黑客攻擊、網絡釣魚攻擊、惡意軟件等
• 如何識別和報告可疑活動
• 創建強密碼
• 養成安全的瀏覽習慣

商業道德

大多數公司旨在遵守側重於道德商業實踐的法規。

這些有助於促進工作中的道德行為和誠信。

法規可以是外部的，例如反洗錢法規、內幕交易法、薩班斯-奧克斯利法案（防止會計欺詐）等。 這些影響到整個工人和公司。

法規也可以是公司內部政策，例如利益衝突、反賄賂等。 不遵守這些規定的工人可能會被終止僱傭關係，在某些情況下，還會面臨刑事指控。

商業道德培訓幫助員工了解：

• 從法律和公司內部角度看他們的道德責任
• 允許和不允許的行為/行為
• 舉報和報告不道德的工作做法
• 不遵守規定的後果

僱傭法

任何擁有員工的公司都需要確保他們遵守當地、州和聯邦的僱傭法。

例如，有特定的法律來確保最低時薪、休息時間、休假等。 另一個例子涉及公司利益。 在美國，任何擁有 50 名或更多員工的公司都必鬚根據家庭和醫療休假法 (FMLA) 為員工提供無薪休假。

有許多僱傭法來保護工人。 不遵守規定的公司可能會受到高額罰款甚至法律訴訟。

人力資源法培訓旨在幫助人力資源專業人員或公司領導了解：

• 主要就業法規
• 與僱傭、員工管理和解僱相關的勞動法
• 平等機會培訓
• 公平勞工標準
• 保持合規性的最佳實踐

合規培訓的好處

防止法律和經濟處罰

合規培訓確保員工了解他們在工作中需要遵守的規章制度。 它還可以幫助他們了解他們可以做什麼和不能做什麼來保持合規。 此外，它確保工人擁有完成工作所需的證書和執照。

通過合規培訓，員工不太可能犯下代價高昂的錯誤，這些錯誤可能會導致您的公司被罰款或起訴。

保護公司的商業機密和敏感數據

合規培訓向員工傳授最佳實踐，以保護公司免受欺詐、數據洩露等侵害。 它還可以幫助他們了解可以使用哪些工具來執行此操作——例如，權限控制和雙因素身份驗證。 這樣，您的公司就可以保證其數據的安全，從而獲得競爭優勢。

在保證數據安全的同時，員工也在保護其他敏感數據，例如客戶或員工信息。 這有助於保護您的企業免受數據保護法下的法律問題。

為員工創造安全的工作環境

合規培訓就工作場所騷擾、歧視、暴力等主題對員工進行教育。 工人被告知他們在工作中的權利以及如何識別和報告危險信號。 這有助於在您的組織中構建安全的工作環境。

有助於維護道德和誠實行為的價值觀

合規培訓幫助員工理解開展有道德的業務的重要性。 員工了解不道德行為的構成——例如，賄賂和內幕交易。

當員工充分了解什麼是允許的和什麼是不允許的時，他們更有可能誠實正直地工作。 此外，如果他們發現公司有任何可疑活動，他們還可以獲得舉報所需的工具。 通過這種方式，他們經過培訓可以幫助維護公司的核心價值觀。

以更優質的產品增加銷售額

遵守行業標準、質量檢查和其他合規規則的公司可能會創造出可靠可靠的產品。

好的產品會自己說話。 他們帶來更多的收入，並為公司在市場上樹立良好的聲譽，幫助您吸引更多的客戶。

建立良好的外部聲譽

創造高質量的產品可以幫助您的公司建立良好的聲譽。

此外，安全和合乎道德的商業慣例也有助於客戶、投資者和其他利益相關者安心地與您開展業務。

最後，公平對待工人並成為一個合規的雇主可以幫助在就業市場上吸引人才。

提高生產力和效率

如果員工接受過有關如何創建高標​​準產品的良好培訓，他們的工作速度會更快、質量會更好，錯誤也會更少。

合規培訓還有助於團隊成員更好地理解公司的價值觀。 這可能與誠實和正直等商業慣例有關。 此外，它可以幫助向他們展示公司對欺凌等內部因素的立場。

總體而言，與組織價值觀相關並在工作中感到安全的員工更有可能保持敬業度和工作效率。

合規培訓計劃的最佳實踐

員工合規培訓計劃必須有效運行才能發揮作用。 以下是運行合規培訓計劃時應遵循的一些最佳實踐。

確定培訓需求並相應地定制您的模塊

了解哪些法律法規適用於您的公司。

首先，考慮您經營的地點、您所處的行業以及您有多少員工。 您可以在相關監管機構的網站上找到適用的法律。 例如，您可以在勞工部網站上找到聯邦就業法。 同樣，您可以在 OSHA 官方網站上找到安全法。

明確傳達培訓信息和截止日期

您的員工需要知道他們需要完成哪些培訓以及何時完成。

例如，您可以向他們發送電子郵件以共享信息和指向他們的在線課程的鏈接。 對於課堂培訓，向他們發送日曆邀請。 告訴他們課程是什麼，他們是否需要做任何準備工作，以及他們需要在何時何地參加課程。

確保清楚地概述員工合規培訓課程的截止日期也很重要。 這與他們按照自己的進度完成的在線課程尤其相關。

在訓練中保持一致和規律

合規培訓不是一次性的要求。 法律可能會改變，因此讓員工了解最新規則以及如何遵守這些規則非常重要。

定期與您的內部合規專家或外部顧問交談，了解適用於您的業務的法律是否有任何變化。

如果法律發生變化，請務必更新課程內容以反映已做出的任何修改。

如果法律保持不變，您可以定期重新舉辦相同的合規課程——例如，每 6 個月一次。 或者，您可以創建和分配進修課程以使主題保持最新和相關。

運用多種訓練方法

混合式或混合式學習是幫助員工記住信息的最佳方式。 這種類型的學習涉及使用不同的學習技巧，例如課堂培訓、在線培訓和在職學習。

您也可以為不同的團隊使用不同的學習形式。 例如，就餐廳而言，您可能希望通過課堂培訓和在職學習相結合的方式教員工如何使食譜標準化。

讓它引人入勝

合規培訓涵蓋極其重要但並不總是令人興奮的主題。 通過添加測驗、現實生活模擬、遊戲化元素等，讓您的模塊更具吸引力。

這些有助於讓學習變得有趣——但您也可以將它們用作測試員工對關鍵概念的理解的方法。

評估培訓效果

收集有關合規培訓計劃的定期反饋。 您可以通過與員工簽到來做到這一點。 或者，您可以向員工發送在線調查以收集他們的反饋和建議。

自動化流程

由於要涵蓋如此多的主題，創建和運行合規性培訓模塊可能是一項耗時的手動任務。 您還需要能夠跟踪員工是否按時完成了他們的計劃。

運行合規培訓計劃的最佳方式是使流程自動化。 這意味著以數字方式進行員工合規培訓。 您可以使用專門的培訓軟件來做到這一點。

通常，此軟件允許您使用模板或簡單的拖放構建器創建自定義合規培訓課程。 您還可以添加測驗來測試模塊的學習情況。

一旦發布，員工就會收到他們需要完成的合規培訓課程的通知。 您可以跟踪進度並向他們發送提醒以完成培訓。

下面，我們詳細介紹瞭如何使用最佳的一體化合規培訓解決方案 Connecteam 進行端到端合規培訓。

使用 Connecteam 設置合規培訓計劃

讓我們來看看 Connecteam 的主要合規培訓功能。

在幾分鐘內創建自定義培訓模塊

Connecteam 讓您可以使用模板快速創建合規培訓課程。 您還可以從頭開始構建自定義培訓模塊，只需觸摸或點擊您的設備。

訓練功能支持圖片、視頻、PDF 等。 這樣，您可以使用不同的方法使內容變得有趣和引人入勝。

此外，您可以將課程分成小塊，並根據您的喜好自定義格式。 您還可以在合規培訓模塊中添加測驗，以檢查員工對關鍵信息的記憶程度。

Connecteam 的移動優先方法確保員工可以從任何地方訪問和完成課程。 他們會收到完成培訓的自動提醒，您可以從中央儀表板實時查看他們的進度。

將所有合規培訓內容存儲在一個集中的知識中心

Connecteam 使您能夠創建一個知識庫，您可以在其中存儲所有合規培訓文檔和指南（以及任何其他公司文檔）。 這可能包括安全手冊、標準操作程序 (SOP)、公司手冊等。

知識庫支持圖像、視頻、文檔、PDF 甚至音頻剪輯，因此您可以以任何格式存儲和管理內容。 文件大小也沒有限制，總體上沒有存儲限制。

員工可以直接從他們的移動設備訪問任何合規指南。 他們立即得到所需的答案，無需任何來回。

從他們的時間表輕鬆查看員工的合規歷史和許可證

Connecteam 還允許您通過時間軸功能查看員工的工作經歷、培訓狀態以及證書和執照。

您可以查看他們的證書或許可證何時到期，以便您始終井井有條。 此外，您可以將合規性培訓模塊和進修課程添加到他們的時間表中，以便他們收到需要完成的任何培訓的通知。

使用表格和清單遵守行業法規

借助 Connecteam 的自定義清單，工作人員可以記住完成基本任務，例如日終協議和安全檢查。 他們還可以使用 Connecteam 的表單功能提交事件報告等。 您可以實時跟踪進度並查看表格和清單的更新。

除此之外，Connecteam 還提供應用程序內聊天功能，您可以使用它與您的員工單獨或分組交流。 消息實時發送，聊天數據安全存儲在雲端。 公司動態消息也是一種讓每個人都知道新培訓模塊何時發布的簡便方法。

有了所有這些工具以及更多工具，Connecteam 可以讓您輕鬆開展合規培訓計劃。

結論

合規培訓教育員工在工作中需要遵守的法律法規。 如果沒有接受正確的培訓，工人更有可能犯下代價高昂的錯誤，從而導致高額罰款、吊銷執照或對您的公司採取法律行動。

這就是為什麼在貴公司實施可靠的合規培訓計劃至關重要。 您可以在安全標準、道德工作、歧視等方面對您的員工進行培訓。

也就是說，創建和運行合規性培訓可能會讓人厭煩。 使用Connecteam 等專用培訓軟件來自動化整個過程。 您可以在一個地方創建和分配自定義培訓內容、存儲合規指南以及查看員工的培訓歷史、證書和執照。

立即免費開始使用 Connecteam！

常見問題

您如何在線創建員工合規培訓？

您可以使用學習管理系統 (LMS) 或一體化工作管理平台（如 Connecteam）在線運行合規培訓課程。 使用模板輕鬆創建您的課程，從頭開始構建自定義課程，發送完成提醒，並實時跟踪員工的進度。 Connecteam 還提供移動學習，因此員工可以在任何地方完成課程。

誰負責合規？

公司的每個工人和經理都必須遵守公司規則和外部法律。 適當的合規培訓可幫助員工了解規則以及如何遵守這些規則。 它還強調了工人在保持合規方面的作用以及不合規的後果。

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