數字化員工入職：優勢、挑戰和工具

關鍵要點

• 通過數字化員工入職，您可以使用工具和技術來入職新員工。 無需面對面的課程、培訓或會議。
• 數字化入職的好處包括提高效率、降低成本和更大的便利性。
• 與數字入職相關的挑戰包括新員工感到孤立、發現過程無聊以及經歷信息過載。
• 通過使用不同類型的內容優化您的數字入職流程，讓新員工感覺自己是團隊的一部分，並使用專用的入職應用程序。

正確的入職員工入職培訓有助於他們了解自己的職責範圍、適應團隊並熟悉您的業務目標和公司文化。 如果沒有適當的入職培訓，新員工可能會難以找到自己的位置並變得不敬業。 這會對他們的工作效率產生負面影響，甚至可能導致他們下線。

傳統的入職培訓涉及大量文書工作、通用程序和很少的持續支持。 這可能需要花費大量的時間和精力，而且很難讓員工在整個過程中保持參與。 然而，數字化員工入職改變了這一切。

在本指南中，我們將解釋什麼是數字入職，以及它的優勢和挑戰。 我們還討論了用於優化數字入職流程的最佳工具。

什麼是數字化員工入職培訓？

數字化員工入職涉及使用工具和技術來入職新員工。 傳統的入職培訓是親自完成的，而數字入職培訓可以完全在線完成。

公司可以使用基於網絡或移動設備的入職軟件，如應用程序或網絡平台，來創建完全定制的入職程序。 您可以使用這些工具來創建和發布培訓課程、向團隊介紹新員工、共享策略、收集文檔等。

數字化員工入職的好處

與傳統的入職培訓相比，數字入職培訓具有許多優勢。 這些包括：

提高效率

傳統的入職培訓通常是一個耗時的過程，涉及大量文書工作和冗長的培訓課程。 數字入職流程可自動執行許多重複性任務，並使流程順利進行而不會出現延誤。

它還使您能夠將所有內容存儲在新員工可以隨時訪問的數據庫中。 這使他們能夠快速輕鬆地填寫和提交文件，並確保 HR 員工在一個地方擁有他們需要的所有信息。

數字入職還允許立即開始，而無需面對面的會議。 到新員工開始第一天工作時，他們已經掌握了所有必要的知識和資源，可以立即開始工作。

降低成本

使用數字入職軟件，您不必擔心打印和存儲入職文件或創建和提供現場培訓課程的成本。

數字系統讓您可以在一個位置自動存儲和管理員工文件。 它們還使您能夠創建和發布全面的在線培訓課程，因此您不必將時間和金錢投入到面對面的培訓中。 您可以在幾分鐘內開發課程並立即發布以供新員工完成。

數字入職還可以提高員工保留率，從而降低招聘和僱用成本。 良好的入職體驗有助於員工感受到支持，並強化他們加入貴組織的明智選擇。 這提高了他們的工作滿意度並減少了提前離職的機會。

更方便

數字入職對所有相關人員都很方便。 您可以24/7 全天候訪問入職軟件。 新員工可以直接通過移動或桌面設備按照自己的進度完成入職課程。

此外，員工不必翻閱成堆的文件來查找重要信息。 在數字系統中，他們可以在幾秒鐘內訪問他們需要的任何文件。

此外，許多數字入職軟件解決方案都具有聊天功能，您可以使用這些功能為新員工提供持續支持。 即使在入職完成後，您也可以快速回答他們的問題。

通過輕鬆更新入職資源節省時間和精力

借助數字化員工入職軟件，您可以輕鬆上傳新的入職資源並更新現有資源。 只需點擊幾下或點擊您的設備即可添加重要的新文檔或文件，或者在幾分鐘內更新現有資源。

此外，數字入職工具非常靈活，可讓您自定義呈現信息的方式。 如果您的入職需求或目標發生變化，您可以輕鬆調整流程。 您可以添加諸如音頻、鏈接、視頻、測驗和各種其他文件之類的內容，或者將某些課程相互分組。

這為您節省了大量時間和精力，讓您不再為更新和管理入職流程而頭疼。

更好的洞察力來支持員工並優化您的入職流程

數字入職還允許公司在整個入職過程中跟踪員工的進度。 通常，進度顯示在儀表板上。

此儀表板可讓您查看誰開始了課程以及誰在進行中。 它還監控課程完成情況。 這有助於您確保員工進展順利，並確保新員工按時提交正確的文件。

此外，跟踪進度可以輕鬆查看員工是否正在為某些入職任務或培訓課程而苦苦掙扎。 您可以使用這種洞察力來調整您的入職材料並微調您的流程。

數字化員工入職的挑戰

雖然數字化員工入職有很多優勢，但您也應該意識到一些挑戰。

新員工可能會感到孤立

在數字入職期間，新員工將無法與經理或團隊成員面對面交流。 這可能會導致他們感到孤立，或者好像他們不是團隊中“真正”的一部分。

它可能沒有吸引力或無聊

入職流程通常只包含一封電子郵件和一些文件，以使新員工加快速度。 他們完成工作，因為員工擁有他們需要的信息。 但它們並不令人興奮，而且它們並沒有為 員工敬業度。

一個基本的入職流程只涉及審查政策、填寫文書工作和通讀文件，不會激發新員工的興趣或讓他們對自己的角色充滿熱情。 這使他們面臨脫離的風險，這可能導致生產力下降和營業額增加。

新員工可能會遇到信息過載

新員工入職時，他們有很多事情要做和學習。 有要審閱和簽署的文件、要交談的人以及要了解的職責。 這對新員工來說可能會讓人不知所措，並導致他們在入職的頭幾天信息過載。

改進數字入職流程的方法

以下是一些優化和改善數字化員工入職體驗的技巧。

認真對待入職前

成功的數字化員工入職流程始於入職前。 這包括新員工正式開始第一天工作之前發生的每項活動。 如果您希望流程順利運行，則需要認真對待入職前準備。

入職前行動項目可能包括：

• 設置新員工的電子郵件帳戶和/或平台訪問權限
• 創建一個歡迎包
• 發送員工信息，例如公司組織結構圖或福利政策
• 通知團隊的其他成員有新成員加入。

在入職和培訓期間使用不同類型的內容

入職通常不那麼令人興奮，因此請使用不同類型的內容來改善您的數字入職體驗。

與其發送大量 PDF 或文本文檔，不如考慮使用視頻、信息圖表甚至測驗來傳達重要信息。 這些可以讓入職變得有趣，並確保您的新員工保持敬業度。

討論目標

在入職期間與員工分享目標列表是優化數字入職流程的另一種好方法。

例如，您可以創建一個 新員工的30-60-90 天計劃。 這概述了他們在新工作的頭三個月內將做什麼、學習什麼和完成什麼。

但是，不要用信息淹沒新員工或強迫他們實現不切實際的目標。 請記住，您為員工設定的所有目標都應該是明智的：具體的、可衡量的、可實現的、現實的和有時間限制的。

改善溝通

您想與新員工一起以正確的方式開始工作，因此請努力與他們進行良好的溝通。 您可以打電話、發電子郵件或發短信。

但是，您還應該嘗試採用吸引人的方式與新員工保持聯繫。 您可以創建有趣的測驗、構建調查問卷、共享 GIF 或提出破冰機制來幫助對話順利進行。 您甚至可以玩一輪問答遊戲或與新員工交流趣事。

此外，您可以考慮將新員工添加到群聊中，這樣他們就可以在入職過程中與同事交談。

熱烈歡迎新員工

通過群聊中的消息或公司範圍內的電子郵件向團隊其他成員介紹新員工，以熱烈歡迎他們。 視頻會議是實現這一目標的另一種好方法。

這有助於新員工立即感受到對公司的歸屬感。 當他們有這種感覺時，他們更有可能投入工作。 這對於保持較低的離職率非常有用，因為人們不太可能離開他們喜歡的公司。

提供導師或入職夥伴

您還應該考慮為新員工提供導師或“入職夥伴”。 將新員工與擔任其職位或對新員工的角色有廣泛了解的現有員工配對，以確保他們盡可能提供幫助。

有人向他們展示繩索，新員工會更快地適應這項工作，並且不會感到不知所措。 此外，這有助於他們從一開始就與同事建立重要的關係。

個性化體驗

努力使入職流程個性化。 為此，您可以根據新員工的角色以不同方式入職。 例如，獨立承包商需要有關計費和福利的入職信息，這與兼職和全職員工收到的信息不同。 同時，主管需要著重於公司政策和流程的入職培訓，以便他們能夠適當地監督員工。

您還可以根據員工的學習風格定制他們的入職體驗。 例如，您可以為聽覺和視覺學習者實施不同的入門方法。 您可以製作視頻或錄音，為聽覺學習者解釋某些職責和政策。 你可以為視覺學習者提供信息圖表和分步視覺指南。

在入職前，您可以發送問卷調查並詢問新員工他們喜歡如何學習。 然後，您可以使用適當的入職方法讓他們獲得積極的體驗。

使用應用程序進行入職

當您使用專門的應用程序或軟件解決方案時，以數字方式入職員工會更容易。

借助數字化員工入職軟件，您可以快速輕鬆地創建培訓課程，新員工可以在他們的移動或桌面設備上完成這些課程。 員工還可以審閱和簽署文件並訪問公司知識庫。

作為雇主，您可以使用跟踪工具來深入了解新員工在入職過程中的進展情況。 您還可以設置入職任務的截止日期，並向新員工發送即時通知以完成這些任務。 一些入職應用程序還提供實時投票、調查和建議框，可以幫助您獲得有價值的反饋。

最重要的是，您和您的員工可以隨時隨地使用入職應用程序。

數字化員工入職的最佳工具

說到應用程序，讓我們來看看一些用於數字化員工入職的最佳工具。

Connecteam 是一款屢獲殊榮的一體式入職解決方案和工作管理系統。

只需點擊幾下，您就可以設計自己的入職計劃。 您可以直接在 Connecteam 應用程序中管理整個入職流程。 新員工也可以直接從應用程序進行入職培訓！ 他們可以按照自己的節奏工作，並從他們想要的任何地方完成入職。

Connecteam 還使課程創建變得簡單。 您可以將課程分成更小的部分，這樣新員工就不會一次被太多信息淹沒。

您可以完全自定義課程內容和結構並輕鬆進行更新。 Connecteam 具有可自定義的測驗、調查和表格，您可以使用它們來確保新員工保留知識。 此外，您可以輕鬆地將視頻、PDF、鏈接和其他材料添加到您的課程中。 更好的是，Connecteam 允許您重複使用入職材料並在需要時更新它們。

此外，Connecteam 允許您從新員工那裡收集文檔並設置課程完成的截止日期和提醒。 您還可以根據他們的角色或開始日期自動向合適的人發送入職課程。

Connecteam 還可以輕鬆實時跟踪員工的入職進度。 您還可以查看誰已完成培訓課程。 這些見解可幫助您發現潛在的問題區域，以便您可以做出數據驅動的決策來改進您的入職流程。

Connecteam 的調查、投票和 HR 建議箱功能還使您能夠從員工那裡收集有價值的反饋。

此外，Connecteam 的應用程序內聊天使新員工可以輕鬆提出問題、獲得答案並與更廣泛的團隊進行交流。

Connecteam 的時間跟踪工具是用於入職及以後的另一項重要功能。 它有一個精確到秒的時鐘，所以員工總是得到正確的報酬。

Connecteam 起價為 30 位用戶，每月只需 29 美元。 它為最多 10 個用戶的小型企業提供免費試用和永久免費計劃。

Zenefits 是一種人力資源軟件解決方案，用於管理招聘、入職和員工記錄。 該平台可以自動化人力資源流程並提供自助入職服務，因此新員工可以在他們第一次上班前入職。

Zenefits 還提供定制入職、發送工作機會、執行背景調查的能力。 它還簡化了合同等文件的簽署。 它可以處理福利和工資單，並讓管理員跟踪入職進度。

Zenefits 的基本套餐起價為 8 美元/員工/月。 它提供免費演示，但沒有免費計劃。

Bamboo HR 是一種數字解決方案，用於在入職期間定制員工體驗。

它使企業所有者和經理能夠構建入職模板、創建員工數據庫、分配任務和跟踪進度。 Bamboo HR 還有助於收集員工簽名，並可以簡化重複的入職任務。 它還可以與其他工作管理工具和應用程序集成。

Bamboo HR 並未公開列出其價格。 相反，企業必須主動聯繫並詢問報價。

雖然 Bamboo HR 確實提供免費試用，但它沒有免費計劃。

結論

入職培訓不當會使新員工感到沮喪和困惑，這可能會導致他們提前離開公司。 數字入職使流程更高效、更具成本效益，並且對所有相關人員都方便。

雖然數字入職會帶來挑戰，但您可以通過優化流程來應對這些挑戰。 您可以通過使用不同類型的內容、為新員工分配入職導師、討論目標等來做到這一點。

創建數字化員工入職計劃的最佳方式之一是使用專​​用軟件解決方案，例如 Connecteam。 您可以讓您的新員工盡可能高效地跟上進度，並確保他們從一開始就感到投入。