組織起來：員工可用性表+免費模板

已發表: 2023-03-29

關鍵要點

了解員工的可用性可以讓您制定有效的時間表、實現目標並解決意外缺勤問題。
員工可用性表有助於收集員工可用性和偏好。
在您的表格中，包括員工信息、班次可用性和偏好等部分。您可以使用我們的免費模板並為您的公司進行調整。
Connecteam 使整個過程自動化，從而節省您的時間和精力。

管理員工的工作時間表可能是一項艱鉅的任務。一個錯誤就可能導致人手不足、錯過最後期限和破壞客戶關係。此外，試圖回填最後一分鐘的空白也可能很麻煩。它會妨礙其他工人的日程安排，降低生產力，並導致怨恨。

這就是提前計劃團隊日程如此重要的原因。員工可用性表可幫助您收集員工的偏好和可用性。事先獲得這些信息可以輕鬆創建高效的輪班時間表。

在本文中，我們將深入探討員工可用性表格、它們為何重要以及如何創建表格。我們還為您提供免費模板並分享實施它的最佳實踐。

什麼是員工可用性表？

員工可用性表是幫助雇主收集有關其員工可用性信息的文檔。它用於製造、建築、醫療保健等行業。

工作可用性表格通常包括：

可用性。 該表格要求員工指明他們可以在一周中的哪幾天和幾小時絕對可以工作。
偏好。 有些表格允許員工分享請求和偏好。例如，一名員工可以在周五上班，但周五也可能是他們喜歡的休息日。
限制。 該表格還有一個空間，員工可以在其中輸入任何調度限制。例如，由於當時沒有托兒服務，個人可能無法上早班。

它為什麼如此重要？

強大的工作可用性表格可以幫助您：

實現業務目標

讓合適的人在合適的時間出現在合適的地點是滿足您的業務需求和最大化生產力的關鍵。在您的工作日程中跟踪員工可用性可確保您的項目具有足夠的覆蓋率。

如果某些員工不可用，它還允許您提前調整班次。這可以防止人手不足。它還降低了低質量工作、未完成任務和錯過最後期限的風險。

支持彈性工作

《哈佛商業評論》報導稱，96% 的美國工人希望工作靈活。但是向非辦公桌工作人員提供遠程工作是很棘手的，因為他們需要親自到場工作。但是，使用工作人員可用性表，您可以為一線團隊提供靈活的日程安排。

提前了解員工的偏好可以讓您制定考慮他們的時間表。當您或您的團隊知道當天或所需時間還有誰有空時，換班也是可行的。

防止員工倦怠

了解團隊可用性可以讓您在不影響生產力的情況下為員工提供當之無愧的停機時間。例如，您可能想為那些在合同規定時間以外工作的員工提供一天或幾小時的休息時間。知道還有誰可以填補空白可以讓你更容易做到這一點。精力充沛的員工工作效率更高，請病假的可能性也更低。

減少曠工

當員工表明他們有空時，工作不會與他們的個人承諾發生衝突。這有助於減少缺勤和遲到，最大限度地減少對業務運營的干擾。

減少不可預見情況的成本

最後一刻的日程安排更改是不可避免的。但提前了解員工的可用性可以幫助您更輕鬆地解決問題。

例如，如果員工請病假，您可以使用可用性信息從您的員工隊伍中找到合適的替代者。否則，您可能不得不僱用承包商或向現有工人支付加班費才能完成工作。這樣做的成本可能非常高。

此外，不可預見的缺席會危及團隊士氣。當您無法替換缺勤的員工時，團隊成員將不得不用更少的資源在最後期限前完成任務。這會在團隊內部引起不滿。它還可能培養一種在錯過最後期限時責備他人的文化。

使用員工可用性表格，您可以通過確保對團隊的足夠覆蓋和支持來防止這種情況。

有效僱用

除了填補技能缺口外，公司還經常招聘來填補輪班缺口。完成所有可用性表格後，您可以確定哪些班次有資源不足的風險。然後，您可以僱用在那段時間專門可以工作的員工。

確定安靜戒菸

隨著時間的推移監控員工的可用性可以幫助識別安靜的退出者。這些工人完成了分配給他們的職責，但沒有超越他們的角色。

尋找工作人員隨著時間的推移表現出較少可用性的模式。這些人可能是安靜的戒菸者，他們已經過心理檢查或正在從事副業。

然後，您可以為他們提供培訓、績效改進計劃或其他形式的支持。如果一切都失敗了，您可以用另一名可以輪班的工人代替他們。

員工可用性表中包含的內容

一個好的員工可用性表應該包括：

有效性

說明表格的有效期——例如，一年中的第一季度。這樣，工作人員可以僅在特定時間提供他們的空閒時間和偏好。

員工聯繫方式

至少為工作人員的全名、電子郵件地址和電話號碼留出空間。您需要用它來與他們溝通並通知他們日程安排的變化。

明確說明

提供有關如何填寫表格的明確說明。告訴員工他們是否需要劃線或打勾。或者，您可以指示他們使用特定術語（例如“可用”或“不可用”）來表明他們的偏好。另外，提醒他們在指定時間偏好時加上上午和下午，以防止任何誤解。

時間表可用性

表格的這一部分——對有效安排很重要——是員工可以輸入他們的工作可用性的地方。您可以將此部分格式化為表格，他們可以在其中著色或添加文本。或者，包括一個清單，他們可以用來勾選他們的時間和日期可用性。

無論您選擇何種格式，都要保持簡單和直觀。您可以包含一個示例來幫助員工了解他們的響應應該是什麼樣子。

首選班次

為員工提供空間以表明他們是否有任何首選的輪班時間或日期。他們還可以添加關於他們想要避免的日期或時間段的偏好。

可用性和偏好之間的區別在於偏好是員工的最佳選擇。您可能無法對所有請求採取行動，但您可以在適當的時候考慮它們。

休息時間

員工可以使用此部分分享任何假期、醫療預約、私人日等，如果他們已經知道具體日期或時間的話。但是，這是可選的，不需要員工提前分享他們所有的帶薪休假請求。

補充評論

為員工提供空間以提供有關其可用性的任何其他信息。例如，某人可能僅在隔週的星期三有空。此部分捕獲不適合可用性部分的細微差別。

致謝

附上一份聲明，確認工人提供了準確的信息。此外，聲明他們負責向您更新任何更改。留出空間讓他們在表格上簽名並添加簽名日期。

如何創建它（包括免費格式模板）

您可以使用 Microsoft Word、Google Docs 或類似工具創建工作人員可用性表單模板。將表格保存為 PDF 格式，以便在將其發送給工作人員之前無法更改。

我們知道從頭開始創建表單可能非常耗時。因此，請使用我們的免費員工可用性表單模板來省去麻煩。您可以根據自己的需要進行調整。

免費員工可用性表格模板

有效實施員工可用性表格的最佳實踐

限制變化

限制員工更改表格的頻率。頻繁更改一個人的可用性會對整個團隊的日程安排產生連鎖反應。這可能令人沮喪且難以管理。

將表格分發給現有員工和新員工

除了收集現有團隊的可用性外，還請所有新加入者填寫表格。這可以幫助您更有效地為整個團隊計劃和組織日程安排。

使表格保持最新

要求員工定期檢查和更新他們的表格——例如每季度或每 6 個月一次。當偏好發生變化時，他們有責任向您更新。

強調表格的重要性

定期傳達完成和更新員工可用性表的重要性。在員工手冊中將其作為標準公司期望的一部分。跟進工作人員，直到每個人都完成他們的表格。如果哪怕是一個工人的表格丟失、不完整或過時，都會影響整個實踐的有效性。

確保公平的工作實踐

提供靈活性時要公平公正。確保平等地考慮每個人的偏好。任何偏袒的跡像都可能引起不滿，甚至使您面臨歧視的法律風險。

保持合規

在某些司法管轄區，雇主在更改工作時間表時需要通知工人。確保您了解適用於您公司的法律並遵守這些法律。

評估有效性

分析可用性表單的工作情況。通過收集有關缺勤、換班和其他日程安排變更的數據來做到這一點。考慮如何改進表格。例如，您是否需要更頻繁地更新它？或者，您是否需要詢問當前表格中缺少的信息？

使用 Connecteam 自動化整個流程

收集和使用員工可用性信息是一項費力的任務。但是像Connecteam 這樣的軟件消除了麻煩。

保持可用性和偏好是最新的

員工可以使用Connecteam 的移動應用程序 隨時隨地更新他們的可用性。這使您不必手動將每個響應整理到一個團隊可用性文檔中。此外，您無需每隔幾個月查看和重複該過程，因為信息是實時更新的。

提供簡單靈活的日程安排

您可以使用Connecteam 的拖放式安排工具，根據員工的位置、可用性等創建和分配班次。

當首選項的有效期更長時，您可以使用可重複使用的班次模板，並將常見的班次或時間表設置為每天、每週或每月重複一次。

工作人員可以根據共享時間表查看整個團隊的可用性，從而在需要時更輕鬆地調換班次。這節省了尋找願意調換班次的人的時間。

提供智能警報、註釋、文件等

您可以實時查看和批准所有班次變更。此外，如果輪班發生變化，員工會收到智能警報，因此您無需聯繫所有受影響的員工讓他們知道。這簡化了整個過程，讓您輕鬆提供靈活性。

如果分配了不合格的員工輪班，您還會收到智能警報。 Connecteam 還允許您將文件、註釋和附件附加到輪班。因此，如果資歷較差的人必須在最後一刻代替同事，他們可以找到完成工作所需的所有信息。

Connecteam 是管理日程安排、跟踪可用性等的最佳一站式商店。 註冊免費試用以查看其所有功能，包括時間跟踪、應用程序內聊天、公司目錄等。

概括

員工可用性對於有效的工作安排和滿足業務需求至關重要。了解員工的可用性可以讓您提供靈活性、處理意外缺勤並保持運營平穩運行。

工作人員可用性表有助於收集有關員工可用性和偏好的信息。您可以使用我們的免費模板為您的公司創建一個。在本文中，我們還分享了有關管理和更新可用性表單的最佳實踐的提示。

雖然有用，但收集和維護可用性表格的做法是手動且耗時的。 Connecteam 等軟件使用技術來簡化和自動化整個過程。立即查看以節省時間並減少日程安排衝突和錯誤。