如何編寫員工紀律處分錶 + 免費模板

在管理員工時，紀律處分是一項不幸但必不可少的任務。 它確保您立即解決有問題的行為，並為員工提供糾正其行為的機會。 但有效的紀律處分過程需要公平、一致並記錄在案。

員工紀律處分錶是記錄員工不當行為或其他紀律問題並詳細說明處理方式的有用工具。 這些表格有助於確保您的紀律處分過程沒有歧視，因為相同的過程將適用於每個員工。

此外，他們還會在員工未來採取任何法律行動時創建記錄。 例如，視情況而定，紀律表可能是幫助您對員工的虛假指控提出異議的證據。

在本文中，我們將向您介紹如何編寫紀律表——包括要遵循的最佳實踐。 我們還為您提供了一個易於使用的模板來幫助您入門。

什麼是員工紀律表？

員工紀律處分錶是針對員工行為的書面警告。 它記錄了對員工工作行為的擔憂，概述了他們需要做什麼來解決他們的行為，並詳細說明了不這樣做的後果。

當員工行為不當或違反公司政策或程序時，將使用此表格。 例如，您可以發布員工紀律處分錶以解決：

• 不當的行為或語言。
• 違反安全規定。
• 不明原因的缺勤、遲到或早退。
• 工作質量問題。
• 不服從。
• 違反著裝規定。
• 違反公司政策或程序。

紀律處分錶通常由員工的直接主管或經理或人力資源部準備。 您應該在員工檔案中放置一份副本以備將來參考。 您還需要向員工提供一份副本以供他們記錄。

紀律處分的種類

組織應在其政策和程序手冊中規定其紀律程序。 這可確保員工了解對他們的期望，並了解不遵守規定的後果。

紀律程序的具體步驟因組織和相關勞動法而異。 它們可以包括：

• 口頭警告。 對於第一次違規，或者如果員工的行為具有破壞性但不是嚴重違規，他們的經理可能會給他們口頭警告。 在此談話中，經理應向員工介紹相關政策或程序，並討論如何糾正他們的行為。
• 書面通知。 對於以後涉及相同行為或更嚴重的違規行為，經理可以向員工發出書面警告。 一些組織在進入下一級別的紀律之前會發出幾份書面通知。
• 正式審查。 對於多次違規或嚴重的第一次違規，可以在與員工和人力資源代表的會議上對員工的行為進行審查。
• 暫停。 如果員工嚴重違規或儘管多次警告仍未改正其行為，組織可能會暫時停職，無論是否支付工資。
• 終止。 作為對非常嚴重的違規行為的回應或作為對屢次違規行為的最後手段，雇主可以終止工人的僱傭合同。

為什麼要使用員工紀律處分錶？

使用這些表格作為紀律程序的一部分有多種原因。

處理消極的員工行為

允許員工繼續不良行為或表現不佳會對個別員工以及您的更廣泛的員工隊伍產生負面影響。

例如，當員工未能遵守安全程序時，他們會使自己和同事都面臨受傷的風險。 一名員工的不良行為也可能影響您的工作場所文化和其他員工的士氣。

紀律表警告員工他們的行為是不可接受的，並幫助他們了解如何解決。 通過解決績效不佳或違反政策等問題，您可以幫助為整個員工隊伍創造一個更積極、更安全的工作環境。

減少營業額

解決不當行為也有助於減少員工流動率。 向員工發放紀律處分錶可以讓他們糾正自己的行為。 這減少了您採取進一步行動的需要，否則這些行動可能會以終止員工合同告終。

發出書面警告的過程還可以確定員工行為或表現不佳的根本原因。 這使您有機會支持員工並在他們決定離職前進行干預。

例如，如果員工說他們不知道自己違反了安全法規，您可以為他們提供進一步的工作場所安全培訓。 這解決了問題的根本原因並為員工提供支持，而不是讓他們自己解決問題。

記錄紀律處分

記錄您組織中的紀律處分非常重要。 員工紀律處分錶會立即記錄紀律處分，解釋採取處分的時間和原因。 它還記錄了員工必須做出回應和糾正其行為的機會，以及您的組織為支持他們而採取的步驟。

該記錄對於保護您的組織免受與員工紀律有關的任何投訴或法律訴訟至關重要。

如果員工要起訴您（例如，歧視或不當解僱），這些表格可能會作為證據。 他們可以幫助您回應員工的指控或反駁虛假指控。

紀律處分錶也可能有助於反駁任何歧視的建議，因為您可以證明您對所有員工始終如一地公平地應用紀律處分程序。

保持紀律處分的一致性和專業性

通過記錄您的紀律處分，您可以確保您對所有員工一致地應用該流程。 您每次都記錄相同類型的信息。

將這些細節寫成書面形式並向員工提供一份副本也有助於提高透明度。 它向員工表明您的紀律處分過程是誠實和公開的，而不是秘密的或在沒有他們參與的情況下進行的。

使用表格還可以為經理、主管和人力資源部門提供一個以專業方式約束員工的框架。 這有助於他們將與員工的討論重點放在手頭的問題上。

紀律形式也確保對員工的公平。 員工可以清楚地理解他們為什麼受到紀律處分，並有機會回應不當行為的指控。

您需要在員工紀律表中包含哪些內容？

您可以定制一份紀律處分錶，以滿足您的組織和任何相關勞動法的需要。

一般來說，這些表格包括：

• 員工的全名。
• 他們的角色。
• 員工的主管或經理的姓名。
• 表格完成並交給員工的日期。
• 違規類型。 例如，出勤、安全、工作質量、不服從、騷擾或其他。
• 問題或違規​​行為的詳細描述，包括日期、時間、地點和任何證人的詳細信息。 這應該是具體的並提供詳細信息。 例如，表格不應說“該員工違反了工作場所安全政策”，而應解釋他們如何違反政策、發生時間和地點，以及該行為對其他員工或組織的影響。
• 員工行為違反的政策和/或程序。 這有助於員工了解警告的背景和預期的行為標準。
• 任何近期和相關違規行為的詳細信息。 最近的違規行為通常是最近 5 年內的違規行為。
• 員工必須採取的解決行為的步驟，包括這樣做的時間範圍。 例如，“員工必須在接下來的 4 週內接受 6 小時的額外安全培訓。” 這些行動通常由員工的經理、人力資源部或兩者根據相關公司政策決定。
• 任何建議的後續行動。 例如，2 個月後的簽到會議。
• 員工未能解決其行為的潛在後果。 例如，“如果員工未能參加額外的安全培訓或進一步違反安全政策，他們必須參加人力資源部的審查會議。”
• 經理的評論，例如，擴展表格中已有的詳細信息或註意到員工拒絕簽署表格。
• 員工意見。 允許員工以書面形式對警告做出回應，讓他們參與到這個過程中，並確保他們的意見被聽到。 他們的評論可能會為行為或問題提供背景信息，並幫助您確定支持員工的方法。 例如，如果該員工說由於兒童保育問題他們已經遲到好幾個班次，您可以與該員工商量晚班。
• 員工簽名，確認他們已閱讀表格、收到副本並同意採取糾正措施。
• 經理的簽名。 或者，來自負責紀律處分的其他人的簽名，例如人力資源代表。

如果員工拒絕簽署紀律處分錶怎麼辦

員工可以拒絕簽署紀律處分錶，例如，當他們對違規行為的發生提出異議或不同意建議的糾正措施時。

在這些情況下，您可能希望修改員工的確認書以反映他們的立場，以便他們簽署表格。

例如，確認可以確認員工已收到表格副本但不同意警告。 您還可以讓員工以書面形式做出回應，解釋他們的異議。 然後您可以將他們的聲明附加到表格中。

至少，讓員工簽名以確認收到表格副本很重要。

編寫紀律處分錶的技巧

立即行動

在發生違規行為或出現問題後立即發出書面警告很重要。 這使員工能夠立即採取措施解決問題，而不是讓它變得更糟。

立即回應還有助於員工了解違規行為與紀律處分之間的聯繫。 明確這一聯繫可以減少員工暗示警告是報復性或騷擾性的可能性。

詳細和具體

確保表格中的信息提供了足夠的細節。 在描述問題或事件時，這一點尤為重要。 清晰的描述可確保員工了解他們需要解決的行為以及不可接受的原因。

例如，與其說員工“提前下班”，不如在表格中寫明，“員工在 2023 年 4 月 1 日提前 2 小時下班，沒有事先批准或通知他們的經理。 這讓初級員工無人監督，增加了安全事故的風險。”

對事件的描述也應該是客觀的。 如果員工對公司採取法律行動，它可能會在以後用作實時記錄所發生的事情。

雖然詳細說明很重要，但您應該只包含與表單中的問題直接相關的信息。 不要涉及更廣泛的問題。 這會使您的員工感到困惑。

安全地存儲完成的表格

一般的紀律處分程序——特別是紀律處分形式——應該保密。 完成的表格應添加到員工的記錄中。 安全地存儲這些記錄很重要，這樣只有必要的人才能訪問它們。

以數字方式存儲記錄是確保紀律處分錶得到安全保存並且只有您組織內的某些人才能訪問它們的好方法。 數字記錄管理還可以讓您在需要時輕鬆找到文檔。

或者，您可以將員工文件中表格的紙質副本存儲在上鎖的文件櫃或安全存儲設施中。

閱讀我們對最佳文檔管理系統的深入評論

創建模板

根據您的勞動力規模，您可能需要半定期使用紀律表。 創建一個在整個組織中使用的模板很有幫助，這樣可以一致地記錄任何問題或事件。 確保您的模板符合相關勞動法也很重要。 這可確保您的紀律處分程序同樣符合必要的法律法規。

模板還可以節省您的時間。 您只需填寫必填字段，而不是每次都從頭開始編寫表格。 通過將模板添加到您的政策和程序手冊或員工手冊中，經理和主管始終可以輕鬆訪問它。

為了幫助您解決問題，我們創建了一個紀律處分錶格模板作為起點。 確保根據貴公司的需要和任何法律要求調整表格。

下載免費的員工紀律處分錶

谷歌文檔

紀律處分錶保護您和您的員工

紀律形式是組織紀律程序的重要組成部分。 他們記錄員工不當行為或未能​​遵守政策的實例，並記錄為解決這些問題而採取的步驟。

這不僅在發生法律糾紛或挑戰時是必要的，而且還可以確保紀律程序對您的員工公平、一致和透明，保護他們免受偏見和歧視。

您的員工紀律表需要包括與問題或事件相關的所有信息，包括員工的詳細信息、行為描述和商定的糾正措施。 通過維護詳細的紀律記錄，您可以在組織內營造一種責任文化，營造更安全、更積極的工作環境。

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