如何為您的小型企業創建員工手冊：終極指南

員工手冊是一份涵蓋公司價值觀、政策、程序和法律義務的文件。 沒有一個，經理們會花更多的時間回答問題，員工也不清楚對他們的期望是什麼。 此外，如果企業主沒有處理敏感員工問題的明確流程，他們可能會面臨法律問題。

精心編寫的員工手冊可以讓您的團隊清楚地了解公司標準、程序和期望。 此外，對於任何員工或僱傭事宜，您都會有一個可靠、方便的指南來遵循。

在本文中，我們為您提供了創建小型企業員工手冊的分步指導，以及您可以根據需要下載和自定義的綜合示例員工手冊。

為什麼需要員工手冊

通過員工手冊，小企業主和經理可以：

• 保持合規。 所有企業都需要遵守當地、州和聯邦的僱傭法，因此您的員工手冊應符合法律要求和員工權利。 這是確保您不違法並在員工起訴時幫助保護您的業務的好方法。

• 設定明確的期望。 小型企業員工手冊可讓您與員工分享公司文化、價值觀和標準。 您的團隊將清楚對他們的期望以及違反規則的後果。

• 建立一致性。 小型企業的員工手冊提供了清晰、一致的僱傭規則。 這些適用於公司中的每個人，無論其部門、職位或資歷如何。 這是確保所有員工獲得相同待遇的好方法。

• 降低法律風險。 員工手冊提供了關於歧視、騷擾、員工解僱和其他法律要求的透明度。 這不僅可以降低訴訟風險，還可以在您被起訴時保護您，只要您遵循合法程序即可。

• 提供簡單的入職培訓。 新員工可以使用員工手冊來了解您企業的使命、政策、員工福利等。 這有助於他們快速適應並獲得有關您企業工作實踐的任何問題的答案。

• 省時間。 有了全面的員工手冊，小企業經理在面對員工問題時可以節省大量時間。 他們可以立即參考手冊以獲取指導，而無需花費寶貴的時間來尋找解決方案。

<< 下載綜合樣本手冊 >>

如何為您的小型企業創建員工手冊

第 1 步：包括必需品

為小型企業編寫員工手冊的第一步是確定它將涵蓋哪些主題。 以下是我們建議包括的基本要素。

公司價值觀和使命宣言

為了讓您的員工致力於您的業務，他們需要與公司的使命、目標和核心原則相關聯。 在手冊的開頭對這些元素進行優先排序，以便員工了解這些元素的重要性並可以輕鬆訪問它們。

第一部分應該從貴公司的使命宣言開始。 確保您的使命宣言清晰、簡潔，並反映您企業的總體目標。 它應該激勵和激勵員工、客戶和其他利益相關者。

接下來，您應該概述您企業的核心價值觀和原則——例如，卓越、誠信和創新。 清楚地定義每一個，解釋為什麼它們對公司很重要，並討論它們如何反映在日常運營中。 這樣，員工就知道他們應該如何在工作中體現這些價值觀。

一般就業政策和信息

所有小型企業的員工手冊都包含一般就業政策部分。 在這裡，員工可以找到有關企業僱傭慣例的重要信息，包括：

招聘政策

使用此小節告知員工貴公司的招聘流程，包括申請流程、入職要求和背景調查。

此外，使用此空間解釋您的企業提供的就業類型，例如隨意就業。 這是指您或您的員工可以隨時無故終止僱傭合同，無論是否有通知期。

最後，這是討論新員工試用期的好地方。 討論試用期的期限，以及他們是否有權在試用期間休假和享受福利。

工作時間

明確定義全職和兼職員工的工作時間。 請記住概述兩者在就業狀況、福利和休假政策方面的差異。

休息和用餐

法律通常要求雇主在工作時間內為工人提供用餐時間和休息時間。 您的員工手冊應概述最短和最長休息時間。 您還可以選擇指定提供這些休息的方式和時間——例如，在工人輪班的中途，或者交錯休息，這樣不是所有的工人都在同一時間休息。

此外，對員工在休息期間是否獲得報酬保持透明。 此外，澄清他們是否有任何其他限制，例如在休息時留在特定區域或工作地點。

休假和請假

員工應該清楚他們的休假津貼是多少。 這包括帶薪休假，例如休假、病假、喪假、陪審假或個人休假。

員工還需要了解您的企業提供的更長的請假時間。 這些可能包括軍假、延長病假、休假或育兒假。

確保您在休假和缺勤方面也遵守法律要求。 例如，如果您的企業達到一定數量的員工，一些州法律要求您提供產假。

重要的是，指定所有不同類型的長期休假的允許天數、對員工休假時間的任何限制，以及休假是帶薪還是無薪。

最後，本節還應包括有關如何申請缺勤、缺勤資格標準和重返工作流程的信息。

績效管理程序

小型企業應在其員工手冊中包含績效管理流程和程序。 這應包括績效期望、晉升標準以及績效審查和申訴流程。

您還應該解釋您的績效改進過程。 討論您採取了哪些措施讓表現不佳的員工重回正軌，以及哪些問題可能導致解僱。

安全和安保程序

任何針對小型企業員工的員工手冊都將涵蓋工作站或工作場所的安全規則。 這包括有關消防演習、疏散程序和醫療緊急情況的安全信息。 確保您的手冊符合職業安全與健康管理局 (OSHA) 的相關規定和工傷賠償規定。

此外，安全程序還可以涵蓋數據保護、密碼策略和物理安全措施，例如訪問安全區域。

辭職和終止程序

員工手冊應提供有關辭職和終止程序的明確指南。 員工需要知道如何辭職以及他們的通知期限是多少。 您還可以包括有關交接、離職面談和歸還公司財產的信息。

對於終止，請提供有關合同可以終止的原因的詳細信息——例如，不當行為、績效不佳或裁員。

還包括您公司的遣散費政策，包括他們可以期望支付多少遣散費、如何計算以及支付條件。

最後，您還可以使用此部分告訴員工如何獲得就業推薦信或加入公司校友會。

不披露或保密協議

這是您可以在任何員工手冊模板中找到的主題。 保密協議或保密協議可防止員工與外部各方共享敏感的業務信息或將其用於謀取個人利益。 這可能包括商業秘密、商業計劃、客戶數據或其他私人信息。

手冊應說明保密協議的有效期、違約後果以及任何例外情況，例如法律要求披露的情況。

反歧視和反騷擾法

聯邦法律要求員工手冊的這一部分，旨在防止工作中的歧視和騷擾。 它還應滿足所有相關的州法律要求。

清楚地解釋您的企業如何定義歧視和騷擾，包括被禁止的行為。 這可能包括性騷擾、性別歧視、種族歧視或其他形式的歧視和騷擾。

該手冊應概述您的企業處理歧視和騷擾的程序。 這應該包括如何報告投訴、進行哪些調查以及對違法者造成的後果。 此外，您可以選擇討論您的企業針對工作中的歧視和騷擾對員工進行培訓的方法。

最後，如果您是平等機會的雇主，這是強調這一點的好地方。 討論您無歧視地僱用、晉升和補償員工的方法。

行為守則

員工手冊的這一部分側重於員工在企業內的行為和行為。 員工應遵守行為準則中規定的規則。 確保您還強調了違反代碼的後果。

以下是要包括的內容：

• 專業精神：員工在工作中應如何對待同事、客戶和其他人。

• 著裝要求：員工在工作中可以穿什麼，不能穿什麼。 包括任何具體限制，例如手術醫生和護士不得穿長袖衣服或塗指甲油。

• 道德：公司對不誠實、欺詐和非法行為的定義和標準。

• 吸毒和酗酒：有關工作內外吸毒和酗酒的規定。 強調違反規則的後果。

• 技術的使用：與員工如何使用公司手機、工作電子郵件、工作站或工作現場的互聯網或與工作相關的應用程序有關的規則。

• 社交媒體政策：允許和不允許員工在社交媒體上發布有關您的業務或工作的內容。 這還可能包括其他限制，例如企業不允許員工在其社交媒體帳戶上發布仇恨言論或不當評論。

• 利益衝突：公司關於員工的個人或經濟利益妨礙他們以公司最佳利益行事的能力的政策。

這應包括關於接受客戶、潛在員工或供應商禮物的政策。 它還應包括您的企業對員工之間或與客戶或其他利益相關者之間的浪漫關係的立場，以及對親戚、朋友、前同事或熟人的僱用。

此外，它應涵蓋在公司擁有財務所有權的員工或從事與企業競爭的活動的員工的主題。

• 招攬：您的企業關於任何類型招攬的政策，包括賄賂、試圖向其他員工或客戶出售服務以謀取個人利益，或者在員工離職時將同事挖角到新公司。

• 費用和報銷：申請工作相關費用的過程。 具體說明什麼算作與工作相關的費用，例如旅行或培訓。

• 報告違規行為：員工應如何報告任何違反公司政策或準則的行為，以及將如何處理這些行為。

薪酬福利

員工會經常參考薪酬和福利部分。 它提供有關員工薪酬和公司福利的重要信息。

在本節中，介紹員工的支付方式——例如，按小時、按天、按週或按月。 您還應該解釋在假期或其他可能延遲付款的情況下，員工何時可以收到工資。 例如，如果發薪日適逢國定假日或週末，員工將在下一個工作日收到工資。

此外，還要說明工資是如何計算的——例如，小時工應該如何記錄他們的時間和他們工作時間的工資率。 確保符合最低工資、加班費和休息時間政策等法律要求。

您還可以包括可用的不同付款方式，例如直接存款、支票或支付卡。

此外，概述員工可以從他們的薪水中扣除什麼。 這些可能是需要扣除的，例如聯邦和州稅，或自願扣除健康儲蓄賬戶等福利。 此外，重要的是要提及您的公司是否會因病假或其他缺勤而扣除工資。

雖然您不需要列出您提供的每項福利的詳細信息，但您應該涵蓋基礎知識。 例如，指定提供哪些健康保險計劃、是否涵蓋家屬以及何時進行年度公開註冊。

同樣，列出其他福利的基本信息，包括帶薪休假 (PTO)、退休計劃、人壽保險、健身房折扣等。 這是讓員工知道他們有資格獲得什麼並炫耀您提供的在職津貼的好方法。

紀律和嚴重不當行為政策

當員工違反公司規定時，雇主通常需要採取紀律處分。 該手冊應清楚地概述紀律程序是什麼。 解釋調查過程和預期結果，包括口頭和書面警告，或在嚴重不當行為的情況下終止。

舉例說明哪些行為屬於嚴重不當行為，例如盜竊、吸毒、歧視等。此外，在通知期限、未來就業參考和未支付獎金方面，具體說明因嚴重不當行為而終止合同的含義​​。

免責聲明和簽名

包括聲明員工手冊不是合同的免責聲明。 如果不遵守手冊程序，這將防止員工起訴您。

您還可以在小型企業員工的樣本員工手冊中找到可選的簽名部分。 員工可以在此處簽名以確認他們已收到手冊的副本並已閱讀並理解它。 同樣，這有助於在員工以不了解公司規則為藉口提起不當訴訟的情況下保護企業。

第 2 步：確保它反映公司文化

您的員工手冊是一個很好的工具，可以展示您的企業代表什麼以及員工對公司文化的期望。

使用與您的企業身份相匹配的語氣，例如熱情或正式。 此外，制定與公司價值觀保持一致的政策。 例如，您可能對歧視表現出零容忍，但可能對您的著裝要求更為寬鬆。 隨時調整每個部分，使手冊真正代表您的業務及其文化。

第 3 步：檢查是否符合勞動法

由人力資源部或企業主編寫的員工手冊可能會受益於法律審查。 這是因為法規因工作地點、員工人數和工人類型等因素而異。 審查該文件的律師可以確保它涵蓋所有相關的聯邦、州和地方法律。 這有助於在發生訴訟時保護您的業務。

第 4 步：使其易於閱讀和查找

請注意過多的行話和其他復雜的術語，特別是如果您使用的是針對小型企業主的免費員工手冊模板，其中可能包含您的企業不會使用的單詞和短語。 您的手冊應該易於閱讀和理解。

此外，使手冊易於訪問。 考慮將其存儲在員工可以輕鬆找到的共享驅動器上。

Connecteam 是一款用於存儲和共享重要公司文檔的出色應用程序。 您可以使用它來安全地存儲您的員工手冊。 更重要的是，您的員工將能夠從任何地方通過他們的手機訪問它。 您可以註冊免費試用以測試此工具和許多其他強大的運營、人力資源和通信工具。

第五步：發布並定期審核

在審核手冊並決定將其存儲在何處後，您可以將其發布供員工閱讀。

此外，我們建議您有指定的所有者或團隊根據員工反饋和不斷變化的法律定期審查和更新手冊。

第 6 步：使用支持——下載我們全面的樣本手冊！

創建員工手冊可能會讓人不知所措。 幸運的是，您不需要從頭開始編寫一個。 你可以看看其他公司的手冊作為參考，或者請付費的專業人士為你寫一本。

然而，創建手冊的最有效方法是為小型企業使用免費的員工手冊模板。 在下面下載我們的綜合模板，並根據您的業務規則和程序簡單地對其進行自定義。

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概括

創建員工手冊是任何小型企業的重要一步。 它有助於為員工設定明確的期望，並確保您遵守地方、州和聯邦法規。

一份好的員工手冊應該是全面的，涵蓋就業信息、薪酬和福利、歧視和騷擾政策、員工行為等等。 它應該易於閱讀和理解，並且易於從任何地方訪問。 還建議讓律師審查您的員工手冊，並指派指定的所有者定期更新，以使其始終符合法律要求和業務政策。

通過創建有效的員工手冊，您可以為您的員工營造一種透明和安全的文化，並保護您的小型企業免受法律風險。