員工檔案管理完整指南 + 最佳工具

在時間表、工資單記錄和績效評估之間，管理員工記錄對於大多數人力資源部門來說可能是一項艱鉅的任務。 把它做好並不總是那麼容易。

在最好的情況下，不良的記錄管理會帶來不便，使您很難在需要時找到文件。 在最壞的情況下，它會成為一種具有嚴重法律後果的責任。 這就是為什麼必須使用有效的員工記錄管理系統的原因。

人力資源文件管理軟件是這方面的理想選擇。 它通過自動化記錄保存和查找過程來節省您的時間和精力。 它使您可以從任何地方訪問 HR 文檔，同時根據您的合規義務存儲它們。 此外，它還可以更輕鬆地使員工文件保持最新和準確。

在本文中，我們將解釋如何設置員工記錄管理系統以及幫助您實現這一目標的最佳數字工具。

什麼是員工檔案管理？

員工檔案管理是指根據相關法律法規對員工檔案的生命週期進行管理。 也稱為 HR 文件管理，它包括員工文件的存儲、訪問、處理和銷毀。

處理員工記錄的最佳方式是使用文檔管理系統。 通常基於軟件的文檔管理系統以電子方式存儲、組織和跟踪文檔。

員工記錄的類型

員工記錄包括：

• 個人信息，例如全名、地址、銀行帳戶詳細信息和緊急聯繫人。
• 醫療信息，包括醫療記錄、醫生信函、殘疾信息和住宿申請。
• 招聘記錄，如職位描述、申請、簡歷、面試記錄、錄取通知書和推薦信檢查。
• 就業歷史，如招聘記錄、入職信息和 I-9 表格。
• 薪資和福利，包括時間表、出勤記錄、稅務文件、醫療保健福利計劃和福利登記表。
• 人事記錄，包括警告或其他紀律處分、獎勵和離職面談等離職文件。
• 職業發展記錄，包括績效評估、晉升和調動文件。
• 請假記錄，包括請求和批准的休假。
• 合同和協議，例如僱傭合同、保密協議和簽署的員工手冊
• 人力資源文件，例如書面政策。
• 安全和安保記錄，包括安全培訓材料、事故報告和工人賠償文件。
• 培訓材料、專業執照和證書。

為什麼有效的記錄管理很重要？

出於合規目的，這是必要的

法律通常要求員工記錄管理系統。 一套記錄保存法適用於企業。 這些要求雇主在一段時間內保留準確的員工記錄——稱為“保留期”。

在美國，有幾項聯邦法律規定雇主有義務維護僱員記錄。 這些包括：

• 年齡歧視法
• 同工同酬法
• 公平勞工標準法 (FLSA)
• 家庭和病假法案 (FMLA)
• 職業安全與健康法（OSH 法）
• 民權法案第七章

例如，根據 FLSA，雇主必須將所有用於計算薪酬的記錄（包括時間表和時間表）保存兩年。

州和地方層面也有記錄保存的法律法規。 這些規定了不同的保留期限和存儲要求。

您必須了解有關員工記錄的法律義務，以避免受到處罰。 這可能涉及復雜的法律框架，因此您應該就適用於您的業務的法律尋求專業建議。

它安全地存儲敏感信息

員工文件管理涉及處理員工的個人信息。 這包括他們的銀行賬戶詳細信息、稅務信息和醫療文件。 這些敏感文件通常受個人數據保護法的約束。 因此，您必須安全地存儲它們並確保它們只能由適當的人訪問。

良好的記錄管理系統是保護機密文件的理想選擇。 數字文檔管理系統尤其提供一系列安全功能。 其中包括密碼保護、加密、權限控制和訪問歷史記錄。

諸如此類的功能可確保文檔只能由“經批准的人”訪問。 他們還創建了文檔歷史的數字地圖，顯示創建時間、訪問者以及訪問時間。

訪問控制和加密等安全措施有助於降低網絡攻擊或數據洩露的風險。 版本控制還可以檢測對您的文檔管理系統進行黑客攻擊的企圖，從而使您能夠快速做出響應。

它提高了效率並使您的業務合規

手動記錄管理可能非常耗時。 它涉及搜索包含數百或數千份文件的文件櫃或存儲單元，以找到您要查找的文件。 在 Wakefield Research 的一項調查中，54% 的受訪者表示，與回復電子郵件或消息相比，他們花在尋找所需文件上的時間更多。

記錄管理軟件將文檔存儲和檢索過程數字化。 通過在中央位置存儲和組織數字文件，您可以快速輕鬆地找到所需的文檔。 這樣，您就可以騰出時間來處理更重要的工作。

快速訪問文件對於為審計報告或其他監管目的生成文件也很重要。 它還與回應投訴或訴訟有關。 這些情況通常涉及截止日期，因此快速檢索文檔至關重要。

數字文件管理還可以讓您自動執行文件管理流程的某些階段，例如文件的分類和歸檔。 這比手動處理文書工作更快地完成工作。 它還降低了人為錯誤的風險，包括文件被意外毀壞的風險。

它改善了信息共享

組織良好且易於訪問的文檔使您可以更輕鬆地與組織中的合適人員共享信息。

通過將文檔存儲在一個集中的位置，員工始終可以訪問他們完成工作所需的文檔。 它還避免了重複工作。 員工可以在創建文檔之前檢查文檔是否存在。

此外，有效的文檔管理系統使工作人員可以輕鬆協作。 他們可以實時共享和更新文檔。

它還可以幫助您的團隊更快地做出更好的業務決策。 每個人都可以輕鬆獲得最新信息，從而做出明智的決定。

如何建立數字文件管理系統

對您的人力資源文件進行分類

設置文檔管理系統的第一步是確定需要存儲的 HR 文件類型。 為了幫助歸檔，請根據類別將它們分解。 例如，人事記錄、安全記錄、培訓記錄和投訴。

像這樣組織文檔可以幫助您輕鬆歸檔它們，尤其是當您的記錄管理軟件具有自動歸檔功能時。 它還確保文檔單獨存儲，從而可以直接為它們分配訪問權限。

設置訪問權限

然後您可以決定誰需要訪問每種類型的文檔。 一般來說，記錄越敏感，需要訪問它們的人就越少。

人力資源經理通常可以訪問範圍廣泛的員工記錄。 例如，他們應該能夠查看工資記錄，以及員工的個人和醫療信息。

另一方面，輪班工人不需要訪問此信息。 相反，他們需要訪問表格、安全報告和人力資源政策。

通過設置權限，您可以控制誰有權訪問哪個文檔。 因此，雖然人力資源部門的每個人都可以看到工資和員工記錄，但您可以阻止所有其他員工打開它們。

檢查有關文檔權限的相關法規很重要。 一些法律規定了誰可以訪問員工記錄中包含的某些文件或信息。

定義保留期和触發事件

接下來，確定您將保留文檔類型的時間以及時鐘在該時間開始運行的時間（即觸發事件）。 例如，觸發事件可以包括記錄的創建、績效評估的日期或員工的解僱。

保留期和触發事件通常由法律規定。 例如，在美國的聯邦層面，雇主必須保留：

• 1 年的工作申請和簡歷。
• 創建後 3 年的工資單記錄。
• 職業安全與健康管理局 (OSHA) 記錄相關年份後的 5 年。

檢查適用於您的業務的聯邦和州級別的法律法規。

雖然您可以選擇保留超過法定保留期限的記錄，但最好定期清除過期的記錄。 不必要地保留記錄會使文檔管理更加困難。 它們會增加文檔存儲成本並降低文檔檢索速度，尤其是硬拷貝。

您還需要決定如何在保留期結束時處理文件。 數字記錄管理解決方案通常會自動執行此過程。 他們在到期日安全地銷毀電子記錄，這樣就無法重建它們。

如果您也有實物記錄，請考慮您是否可以簡單地丟棄這些文件，或者是否需要安全地處理它們。 您可能需要聘請具有嚴格監管鏈程序的文件銷毀公司來收集、粉碎和銷毀敏感文件，例如包含個人員工數據的文件。

添加額外的安全措施

最後，考慮為文檔管理系統增加額外安全性的方法。

使用數字文件管理系統，您可以根據文檔類型設置訪問權限。 但您還應該檢查員工記錄是否已加密。 這意味著如果第三方在您的員工使用、共享或上傳它們時訪問它們，它們將受到保護，不會被閱讀或編輯。

作為進一步的安全層，您可能還想為訪問某些文檔的用戶添加密碼或雙因素身份驗證。

如果您的系統出現故障，定期備份您的員工記錄也很重要。 使用加密文件將數字備份存儲在安全的本地或基於雲的服務器上。 硬拷貝備份應保存在上鎖的文件櫃或上鎖的存儲區域中。

保護員工文檔管理系統的另一種方法是對員工進行數據安全方面的教育——例如，通過在線培訓課程。 這有助於他們了解風險以及如何識別可能危及員工記錄的潛在網絡威脅。

其他需要牢記的最佳實踐

了解員工的權利

除了有關文件存儲和保留期限的法律外，了解員工與其記錄相關的權利也很重要。

個人數據保護法賦予員工了解其個人信息的收集、處理和共享方式的權利。 確保您的人力資源部門和您的員工都接受過這方面的培訓。 例如，舉辦一系列關於個人數據保護的網絡研討會，並確保在員工手冊中提及該主題。 這有助於您組織中的每個人了解他們的個人數據保護權利和義務。

為員工設置流程以請求訪問或更改其個人信息也很重要，例如，通過在線表格。 在您的政策和程序手冊中，確定哪個人員或部門對此負責，以便員工知道向誰詢問。

制定清晰的書面文件管理政策和流程

您的文檔管理計劃應得到書面政策和流程的支持。 這些指導您的人力資源部門如何創建、組織和存儲員工記錄。

在你寫的時候，一定要解釋不同類型的員工文件，如何歸檔這些文件，誰有權訪問它們，以及何時以及如何銷毀它們。

與您的員工分享這些政策和流程也很重要。 您可以通過將它們包含在您的政策和程序手冊中，將它們納入您的入職流程，並定期發送全公司範圍的電子郵件來提醒員工有關記錄保存程序來做到這一點。

寫下此指南並與您的團隊溝通可確保整個組織記錄管理的一致性。 它還為您的人力資源部門提供了一個簡單的參考點，以便他們在處理員工記錄時可以做出正確的決定。

及時了解法律合規性

有關記錄管理的法律法規經常變化。 在圍繞數字記錄管理不斷發展的技術方面尤其如此。

確保您及時了解這些變化，並根據需要調整您的政策和程序。 通過這樣做，您可以限制可能導致罰款或法律訴訟等處罰的不合規風險。

定期查看您的員工記錄

員工信息會定期更改，通常是由於人員流動、晉升和個人情況的變化。 建立系統以定期審查您的員工記錄，以確認它們包含準確的信息。

數字記錄管理工具通常具有幫助解決此問題的功能。 例如，您可以設置一個定期提醒團隊成員的年度提醒，以更新他們的個人和緊急聯繫方式。

3 種最佳員工文檔管理工具

有了一系列可用的員工記錄管理軟件，可能很難為您的企業選擇最好的軟件。 以下是我們對三種最佳文檔管理工具的推薦。

Connecteam 使管理所有類型的員工文檔從創建到處理變得簡單。 Connecteam 的文檔管理功能可以安全地存儲敏感文檔、簡化您的操作並幫助您保持合規性。

使用 Connecteam 的全功能移動應用程序，您和您的員工可以隨時隨地上傳文檔。 然後，您可以通過集中式儀表板從他們的安全位置訪問員工記錄。

此外，Connecteam 還提供無限存儲空間。 根據需要盡可能多地存儲文件，並在法律要求的期限內保留您的文件。

通過內置的團隊聊天，Connecteam 還使您能夠與員工實時共享和討論文檔。 您還可以使用高級通知功能來使文檔保持最新和準確。 例如，Connecteam 可以在僱傭合同到期時通知您。

訪問權限和端到端加密進一步保護敏感的員工文件，防止任何數據洩露。

Connecteam 還具有直觀的界面和全面的客戶支持。 您的團隊很容易上手，如果他們有任何問題或疑慮，他們可以輕鬆地與客戶服務取得聯繫。

但 Connecteam 不僅僅是一個員工記錄管理應用程序。 這是一個一體化的數字化員工管理解決方案，包括日程安排、溝通、員工認可和培訓等功能。

它也是一種非常實惠的文檔管理解決方案。 Connecteam 的永久免費Small Business Plan允許最多 10 位用戶訪問其最受歡迎的功能，包括員工文檔管理。 付費計劃從每月 29 美元起，最多 30 個用戶，然後每增加一個用戶每月只需 0.50 美元。

價錢

• 前 30 位用戶每月只需 29 美元起
• 14 天免費試用
• 提供免費計劃

DynaFile是一款雲文檔管理軟件，可用於員工檔案管理。 它提供基於 Web 的集中存儲，並將企業的記錄管理流程數字化。

它包括支持批量掃描大量文檔的自動掃描功能。 用戶還可以通過公共或私人文檔鏈接共享文件。

DynaFile 在掃描期間將條形碼分配給文件，稍後可用於查找記錄。 它還提供了一項功能，可以自動歸檔文件。

其他功能包括用戶訪問權限、管理控制和電子簽名。 但是，DynaFile 不提供移動應用程序。

價錢

• 價格聯繫供應商
• 試用：否
• 免費計劃：否

Avokaado 是一種用於合同生命週期管理的數字工具。 它幫助用戶起草、談判、簽署和管理他們的合同。

用戶可以根據基於條款的自動化和模板起草合同。 他們還可以自動跟踪截止日期，並設置與續訂日期等文件相關的重要日期的提醒。

Avokaado 使用私有云存儲。 這使雇主能夠跟踪原始合同或基於模板的合同並進行協作。 該平台還允許用戶管理文件訪問並向合同添加電子簽名。

Avokaado 是一個獨立的合同管理系統。 但是，它提供與用戶現有軟件（包括 Persona 和 Salesforce）的集成。

價錢

• 起價為 312.40 美元/月（僅以歐元列出的價格：290 歐元/月）
• 試用：是
• 免費計劃：是

有關更多信息，請查看我們關於 10 種最佳 HR 文檔管理軟件的文章。

適合您企業的數字記錄管理解決方案

員工記錄管理軟件是存儲和訪問員工記錄的最佳方式。 它使您可以快速輕鬆地完成此操作，並且具有手動數據處理無法比擬的安全級別。

管理員工記錄的最重要方面之一是了解您的法律義務。 查看聯邦和州一級的法律法規，了解您必須保留哪些記錄、必須保留多長時間以及誰可以訪問這些記錄。

然後，您可以設置一個數字文檔管理系統，該系統不僅符合相關法律，而且滿足您的業務需求。