如何使用員工消息系統進行更好的工作場所溝通

在當今員工分散且無辦公桌的環境中，與您的員工進行有效溝通比以往任何時候都更具挑戰性。 許多員工大部分時間都在外地或在不同時區工作，因此傳統的溝通方式並不總是奏效。 員工消息傳遞系統可以幫助您克服這些挑戰，這樣您就可以聯繫到您的員工，無論他們在何時何地工作。

什麼是員工消息系統？

員工消息傳遞系統是一種使用中央平台與組織中的每個人進行通信的工具。 借助員工消息系統，您可以通過即時消息、聊天、語音呼叫、公告板、社交源等方式進行交流。 員工可以輕鬆地共享信息、協作和管理日常任務​​。

有效的員工消息系統的特點

並非所有的員工消息傳遞系統都同樣有用。 要充分利用您的解決方案，請尋找具有以下功能的解決方案：

用戶友好的界面

如果您的消息傳遞系統的 UI 笨重且過時，您將很難讓您的員工使用它。 一個好的消息系統將成為幾乎每個工作流程中不可或缺的一部分，因此選擇一個易於使用的系統應該是重中之重。

理想情況下，系統應該有一個直觀的設計——每個人都應該能夠從儀表板或訪問點弄清楚它是如何工作的。 您可能需要為您的員工提供一些有關您系統的培訓，但它不應該複雜到得不償失的程度。

移動訪問

人們使用移動設備的次數遠遠超過使用筆記本電腦或台式電腦的次數——尤其是無辦公桌的員工。 您的員工可能總是隨身攜帶移動設備，因此有效的系統將允許他們在手機或平板電腦上進行交流和接收通知。

集成

您的消息傳遞系統應該納入您的日常工作，以便員工在整個工作日都能毫不費力地使用它。 一個好的系統將與您已經使用的工具集成，例如電子郵件和項目管理軟件。

客制化

每個企業都是不同的，您的員工消息傳遞系統需要能夠通過允許您自定義平台來適應這些差異。 能夠根據項目、主題——甚至是共同興趣——設置不同的頻道或群組，將使您的系統更有用。

搜索功能

較舊的消息不一定會隨著新消息的消失而失去其重要性，因此“消失”不應該意味著“被遺忘”。 當您需要有關過去項目的信息時，搜索舊對話非常有用。

文件共享

當您的員工在項目上進行協作時，能夠在消息傳遞系統中共享文件可以加快進度。

安全和隱私

您將在您的消息系統上討論機密商業信息，因此請確保您選擇一個可以保護您的隱私並提供高級安全功能的系統。

如何選擇合適的員工消息系統

您的公司是獨一無二的，您的溝通需求也是如此。 在開始評估供應商之前，請考慮您目前的溝通方式以及如何改進當前的溝通方式。 如果您的員工主要在現場工作，那麼您將需要不同的功能，如果他們通常都在同一個辦公室，您將需要不同的功能。

詢問您的員工他們對您當前系統的看法以及他們希望如何溝通。 當他們覺得自己在選擇系統方面有發言權時，他們就更有可能實施它並在使用時參與其中。

一旦您了解您的員工想要什麼以及哪些功能可以幫助您改善溝通，您就可以開始比較供應商。 尋找您認為最重要的功能，確保您的數據受到保護，並比較您需要的計劃的價格。 許多公司提供精簡的免費版本，但它們可能不是最佳選擇。

如何使用員工消息系統改善工作場所溝通

一旦您的系統就位，您可以通過以下幾種方式使用它來簡化您的日常業務運營：

入職和入職培訓

當您的員工剛開始與您合作時，他們需要學習很多東西。 從哪裡可以買到咖啡續杯到掌握他們的新角色，成功入職需要的不僅僅是簽署一些人力資源表格和觀看一些培訓視頻。 您希望您的新員工在學習過程中採用貴公司的文化和價值觀。 您也不希望他們站在那裡等著別人告訴他們下一步該做什麼。

您的員工消息系統可以簡化入職流程，讓新員工更容易融入他們的工作團隊。 許多不同的部門需要參與招聘新員工。

消息系統中的入職工作流程可以讓不同部門輕鬆跟踪入職和入職培訓活動。 這樣，員工就會確切地知道對他們的期望是什麼以及他們接下來應該做什麼，而經理和您的人力資源部門就不必為每個員工重複他們的工作。

消息系統還使員工更容易了解他們的新團隊成員並與他們的導師和主管聯繫。 如果他們有問題，發送消息比發送電子郵件或親自尋找他們的主管更快、更容易。

團隊協作

您的員工可以使用消息傳遞系統通過彼此快速共享想法、更新和文件來進行協作。 消息系統提供實時通信，因此您的團隊可以立即討論和解決問題——無需冗長、冗長的電子郵件線程或面對面的會議。

使用您的消息傳遞系統作為所有團隊成員都可以訪問的與當前項目相關的文檔和其他信息的中心位置。 通過讓每個人都了解情況，您可以避免誤解和衝突的優先事項。 一個強大的消息傳遞系統將作為一個移動的項目管理工具，讓員工能夠隨時了解最新進展併計劃他們的下一步。

員工反饋

開放式溝通對於營造積極的工作文化至關重要，讓員工積極參與並感到受到重視。 反饋是促進管理者與員工之間以及同事之間更開放、更誠實的溝通的一種方式。

使用您的內部溝通渠道促進多層次的反饋，為您公司的每個人提供他們需要的洞察力，以提高他們在其角色中的績效。 經理可以向員工提供反饋，以表彰他們出色完成的工作並指出需要改進的地方。 當無法進行一對一時，消息系統是理想的選擇。 它們也非常適合在更正式的績效評估後跟進。

當有人超越時，同伴可以互相反饋以確認。 儘管經理對員工和點對點的反饋是必要的，但不要忽視徵求員工對經理和公司政策的反饋的重要性。

更換員工的成本很高——平均成本是他們工資的二分之一到兩倍。 當您徵求員工的反饋並據此採取行動時，他們往往會感到受到重視，並且更有可能參與公司和他們的工作。 您可以通過多種方式對您的消息傳遞系統執行此操作。

1. 公司提要讓員工有機會實時對事件和交流做出反應。 他們可以在消息上留下評論和表情符號，這樣您就可以了解員工對您的公告的看法。
2. 您可以使用消息系統生成和發送調查——從簡單的脈搏檢查到更全面的員工滿意度調查。 通過使用從您的調查中生成的數據來做出明智的決定，以改善您員工的工作體驗。

應急通信

值得慶幸的是，對於大多數企業而言，真正的緊急情況很少見。 但當它們發生時，他們需要迅速採取行動來保護所有相關人員。 您不想在危機中試圖弄清楚一個複雜的應急通信系統。

相反，您可以使用消息系統進行緊急通信。 提前製定應急響應程序和安全協議將使您在緊急情況發生時處於領先地位。 您將能夠通知員工在危機或自然災害期間他們應該採取什麼行動。 您還可以發出警報並確保每個人都知道在火警或疏散後聚集在哪裡。

即使是更輕微的緊急情況，您的通信系統也可以成為救命稻草。 讓您的員工知道他們無需擔心試圖在結冰的道路上開車上班或在颶風季節發送應急準備提示。

班次安排和提醒

掌握不斷變化的時間表對員工和經理來說都是一項挑戰。 您的通信系統可以通過在中央位置提供輪班和時間表來幫助每個人跟踪。

管理人員可以快速起草時間表並向員工發送提醒，告知他們即將開始輪班。 員工可以直接換班，無需通過經理。 員工也可以直接通過消息系統請假，不會出現錯誤和誤會。 您可以復制時間表以避免重複工作，並在發布新時間表時向每個人發送通知。

與非辦公室工作人員的溝通

如果您不優先考慮溝通，無辦公桌的員工可能會覺得他們與團隊其他成員隔絕了。 雖然無辦公桌的員工並不新鮮，但技術現在提供了比以往更有效地與他們溝通的方式。 醫療保健、餐飲服務、製造和建築行業的員工並不總是能夠像上班族那樣輕鬆訪問電子郵件，因此他們需要更直接的通信方式。

消息系統提供與無辦公桌員工的直接聯繫，因此他們可以了解最新信息並參與公司活動。 他們還可以快速檢查問題或疑慮，並在不打電話的情況下向主管通報他們的進展情況。

投票和信息共享

讓您的員工了解公司活動，例如：

• 職位空缺
• 新政策
• 福利登記截止日期
• 社會事件

如果您計劃舉辦活動，請發送快速投票以了解每個人的意見。 例如，如果您計劃舉辦公司聖誕晚會，請提供選項 — 您的員工是想吃便餐、交換餅乾還是出去唱卡拉 OK？ 啟動快速調查以找出答案。

員工認可和士氣提升

您還可以使用您的公司提要來獲得員工認可和表揚。 每個人都喜歡自己的工作受到重視，營造一種認可的文化將提高員工保留率。

為了有效，認可應該及時並與公司價值觀相關聯。 出色工作幾個月後的認可不會像立即大喊大叫那樣有效。 使用您的公司提要立即表彰和獎勵表現最好的員工。

您還可以通過設置員工獎勵計劃來授權員工互相獎勵。 經理和員工可以提供可以兌換禮品卡的獎勵。

儘管公開獎勵具有巨大價值，但發送個人感謝信息也很重要。 由於無辦公桌的工作環境意味著員工經常在移動，因此您不太可能遇到員工來表達您的讚美。 鼓勵管理者向個人發送鼓勵私人信息以幫助建立關係。

與新員工的溝通

適應新工作可能會讓人不知所措，您的新員工在入職的頭幾週特別容易受到傷害。 通過您的消息系統保持密切聯繫，讓這個過程更容易。

讓您的新員工知道如何使用消息傳遞系統，並將他們添加到他們團隊使用的任何渠道以培養社區意識。 經理應在整個培訓期間保持密切聯繫，確保員工可以提出任何問題，並確保他們按預期完成入職活動。

設置自動消息以根據特定觸發器與新員工進行交流。 例如，當他們完成入職培訓時，您可以發送賀卡和獎勵。 但是，請確保他們的經理也發送個性化消息並經常與他們聯繫。

使用員工短信系統的最佳實踐

員工消息傳遞系統是強大的通信工具。 但是，與任何工具一樣，它們也可能被濫用。 為確保您的產品被用於使您的公司和員工都受益，您應該建立使用它的最佳實踐。

設定明確的準則

盡量不要濫用能夠聯繫您的員工的特權。 如果您的組織有明確的工作時間，請不要在下班時間使用您的郵件系統。 如果您的企業營業時間延長，請確保您的員工知道他們不應在下班時間查看或回复消息。

您不一定希望將消息系統的使用僅限於工作對話——為共同興趣建立渠道是促進社區和創新的好方法——但你應該期望所有消息都是尊重和專業的。 明確期望，讓每個人都知道，如果他們不願在主管面前說出來，就不應該在消息系統上說出來。

維護隱私和安全

您不僅需要保護機密的公司信息，而且您的員工也需要知道他們的通信將在適當的時候保密。 如果員工向其經理髮送有關個人事務的消息，他們應該能夠相信該消息會得到保密處理。

避免分心

您的消息傳遞系統應該提高員工的工作效率，而不是降低它。 避免過度使用您的系統並分散您的員工的注意力來完成他們的主要工作。 人腦並非為處理多項任務而設計，因此讓您的員工專注於高價值任務。

此外，如果你發短信過多，你的員工就會開始把你拒之門外。 當一切都很重要時，沒有什麼是重要的。 關於每個小問題的無休止的通知將失去影響。 在公司提要中保留次要更新，並將通知限制在真正重要的消息和時間敏感的信息上。

3 種最佳員工消息系統

Connecteam 是一個一體化的員工消息傳遞系統，具有高級聊天功能，因此您可以與您的團隊保持聯繫，無論他們身在何處。 使用 Connecteam，您可以發送音頻消息、視頻、圖像和文件。 地理定位功能甚至可以讓您準確了解員工在工作時的位置。

借助 Web 應用程序和移動訪問，您無需任何特殊設備即可保持聯繫，這使 Connecteam 成為無辦公桌員工的理想之選。

您可以根據嵌入式員工目錄中的條件創建自定義智能組。 將特定團隊的所有成員添加到一個群聊中，將所有經理添加到另一個群聊中。 您不需要一次手動添加一個人。

通過任命主持人來保持對話的正常和專業。 管理員可以刪除不適當的內容並設置控件以限制對某些功能的訪問。

Connecteam 具有增強的安全功能，可以保護您的消息和其他數據的安全。 當員工離開您的組織時，他們將自動失去對 Connecteam 的訪問權限。 數據不會下載到單個設備，信息也無法保存或從系統中導出。

Connecteam 遠遠超出了消息傳遞的範疇，它還提供了一個完整的員工管理系統。 您可以從同一個經濟實惠的平台處理日程安排、人力資源、項目管理和溝通。

Slack 專為商務溝通而設計。 它的工作流程和聊天功能讓您可以實時協作和交流。 您可以根據項目、位置、團隊或任何其他類別在 Slack 中設置不同的頻道。

使用 Slack，您的群聊被組織成線程，勾勒出清晰的結構。 您可以編輯和刪除消息並發送快速回复。 Slack 與其他常用業務工具集成並提供免費訂閱。

WhatsApp 是 Meta 擁有的免費消息系統。 由於其雙因素身份驗證、加密和消失消息，WhatsApp 通常用於安全通信。 您可以創建群聊以發送文本、語音筆記、文件、照片和視頻。 WhatsApp 讓您知道誰在線以及誰看到了您的消息。

除了他們的免費計劃外，WhatsApp 還有一個商業計劃，用於內部溝通和向您的員工發送群發短信以及與客戶直接發短信。