如何編寫員工休假申請表 + 免費模板

作為一名經理，跟踪整個團隊的休假請求可能是一件非常頭疼的事情。 您必須兼顧滿足員工的個人需求和確保適當的人員配備。 這就是為什麼必須有一個明確定義的休假請求流程的原因。

作為更大的休假政策的一部分，員工休假申請表是標準化此流程的重要工具。 它們為員工提供了一種正式的請假方式，並使您或其他人力資源 (HR) 員工可以輕鬆批准和拒絕請假請求。

您還可以在每張表格上記錄批准或拒絕。 這樣一來，您就可以一目了然地看到誰獲得了休假——以及休了多少。

在本文中，我們將解釋什麼是員工休假申請表、它們為何重要以及它們如何適用於休假政策。 此外，我們提供了一個免費模板，並解釋瞭如何在您的組織中最好地實施申請表。

什麼是休假申請表？

員工休假申請表是一份書面文件，可讓團隊成員申請他們可能需要的任何類型的休假。 休假類型包括：

• 休假日
• 產假
• 病假
• 病假
• 軍假
• 喪假
• 傷病假
• 根據《家庭和醫療休假法》(FMLA) 休假
• 出於其他原因的一般無薪或帶薪休假 (PTO)

然後將這些表格提交給經理、團隊領導或人力資源人員，由他們批准或拒絕每個請求。

但是，並非所有組織都使用休假請求文件。 有些要求員工使用電子郵件、口頭請求或使用數字平台請假。

總的來說，這些表格是企業更廣泛的休假政策的一部分，有助於標準化休假申請流程。

它為什麼如此重要？

良好的休假政策和員工休假申請表可以幫助您的組織：

遵守

雇主必鬚根據法律要求提供某些類型的休假，例如病假或探親假。 例如，《家庭和醫療休假法》(FMLA) 要求雇主為需要病假或需要照顧長期患病家庭成員的工人提供 12 週的有工作保障的無薪休假。

通過使用休假申請表，您可以確保您的企業符合法律要求，並一致可靠地記錄員工休假申請。

此外，擁有員工休假請求和批准的記錄可以幫助證明您公司的休假政策符合勞工和記錄保存法規。

管理員工休假和勞動力需求

申請表允許您查看誰用完了他們的帶薪休假 (PTO)。 它們讓您提前計劃以減少人員配備缺口的風險。 這些表格還允許您跟踪誰已獲准請假，並確保不會遺漏任何請假申請。

支持您的員工

美國工人是世界上工作過度最嚴重的國家之一，超過 20% 的私營部門僱員無法獲得 PTO。 這使他們的工作與生活平衡不佳，這可能會導致倦怠和脫離接觸等問題。

良好的休假政策可以讓員工獲得急需的停工時間，而標準化的表格可以讓他們更輕鬆地申請休假。 反過來，員工會感到支持，因為他們知道自己有一條清晰的途徑可以從工作中抽出時間來充電和恢復活力。

減少離職率和缺勤率

同樣，德勤對 1,000 名專業人士進行的一項調查發現，42% 的員工和近一半的千禧一代員工表示，他們因倦怠而辭職。 哈佛商業評論報告稱，當員工過度勞累時，公司會出現更高的人員流動率、缺勤率和更高的保險成本。

使用申請表，團隊成員可以在需要時輕鬆申請休假。 這樣，他們就不會那麼想錯過工作——或者更糟的是，辭職。

請假申請表中應包含哪些內容

這是一份好的請假單可能包括的內容。

表格說明

這些應該向工人解釋如何填寫表格。 您可能還想說明員工應提前多長時間申請休假。

申請日期

對於人力資源團隊和經理來說，了解員工何時請假很重要，這樣他們才能及時批准或拒絕該表格。

員工信息

該表格應包括員工的姓名和簽名。 根據組織的不同，它還可以包括員工編號、角色和部門，以幫助公司識別員工。

要求的日期和原因

表格上應該有一個部分，員工可以在其中指明他們要求休假的確切日期或時間以及他們要求的總天數或小時數。

跟踪員工請假的原因也很重要。 這可以幫助 HR 決定是否批准休假請求。

如果工作人員想要提供有關其請求的更多信息，則此部分還可以包含一個用於附加評論的空間。

跟踪請求是否已被批准的部分

應該有一個區域，人力資源人員可以指示該請求是否已被批准。 該部分還應該有一個空間供經理或人力資源人員簽名。

免費員工請假申請模板

您可以使用 Google Docs、Adobe Acrobat、Microsoft Word 或其他文字處理器創建休假申請表。 您可以添加公司徽標和顏色，然後將表格保存為 PDF 格式。 建議將表格另存為 PDF，因為以這種格式以數字方式填寫更容易。

創建表單時，請使用簡潔明了的語言。 這將有助於工作人員更快地填寫表格並防止任何混淆。 您還需要採用稍微正式的語氣。 即使您的工作環境很隨意，正式和實事求是的語氣也能傳達文件的重要性。

從頭開始創建表格可能具有挑戰性，因此請下載我們的免費休假申請表格模板並將其用作起點。 您可以根據需要對其進行自定義。

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有效實施員工休假申請表的最佳實踐

制定休假政策

您的休假申請表應該是更大的休假政策的一部分，以確保公平處理請求。 您的休假政策應該很容易讓員工了解。 將其包含在您的員工手冊中，並將其存放在團隊成員可以輕鬆參考的地方。

您可以在保單中解釋以下內容：

• 不同類型的缺勤，例如病假、探親假、PTO 等。
• 員工何時可以休假。
• 員工如何請假。
• 請假申請表的適當使用。
• 如果員工在最後一刻遇到緊急情況或生病而不允許休假申請表，他們應該怎麼做。
• 有多少工人可以同時缺勤。 這可以表示為百分比，例如團隊或部門的 20%。
• 誰審查、批准和拒絕請求。
• 如果員工對休假請求有疑問，他們應該去哪裡，或者他們應該聯繫誰。
• 如果工人的請求被拒絕，他們可以做什麼。

您的休假政策還應詳細說明：

請求的通知期

工人應該了解他們需要提前多長時間請假。 有些公司需要至少 2 周到 1 個月的休假通知。

您要求多少通知可能取決於您公司的日程安排有多靈活。 例如，您可能希望員工至少提前 2 個月通知您需要更長的休假時間，例如 4 週或更長時間。

提前通知可以幫助您相應地規劃員工日程。 它還讓您有時間在需要時僱用臨時替代者。

您的回复時間表

理想情況下，您應該能夠在3 天或更短時間內回复休假申請表。 應該不會超過一周。 如果您讓員工通過在線平台以數字方式提交請求，您可以更快地響應請求。

修改請求規則

如果員工的計劃發生變化，請考慮有關修改申請表的規則。 您可能希望團隊成員向特定經理或 HR 團隊成員發送電子郵件以修改他們的表格。 或者，您可能要求員工提交新的申請表。

拒絕休假請求的程序

制定經理或人力資源人員在拒絕休假請求時必須遵循的正式程序。 然後在您的休假政策中概述這一點。

例如，您可以考慮要求拒絕該請求的人直接聯繫該員工以解釋他們的決定。 您可能會在政策中註意到，作為妥協，經理或人力資源部門會為員工提供替代的休息日或休息時間。

或者，您可以要求員工在一個請求被拒絕後提交一定數量的額外請求——例如 1 或 2 個。您可以要求員工在後續請求表上列出不同的日期或時間。

使用數字休假管理解決方案

Connecteam 等數字休假管理軟件可以幫助您輕鬆創建休假政策並管理休假請求。

Connecteam 是一個全面的員工管理解決方案，提供一系列旨在幫助您更有效地管理員工隊伍的功能。

使用 Connecteam 的休假管理功能，您的員工可以通過他們的移動設備提交休假請求，經理只需點擊幾下即可批准或拒絕這些請求。 系統會自動跟踪所有休假請求和批准，因此無需手動跟踪請求或使用電子表格。

您還應該閱讀我們對最佳員工 pto 追踪器的深入評論

使用 Connecteam，您可以設置規則，規定員工可以休假多長時間、他們需要提供多少通知，以及一年中的某些時期是否因請假請求而被取消。

最重要的是，Connecteam 的休假管理功能與 Connecteam 平台的其餘部分無縫集成，讓您可以從一個平台管理員工的各個方面。 這使得安排輪班、與員工溝通以及跟踪時間和出勤變得容易，所有這些都可以從一個中心位置完成。

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提前計劃瓶頸和問題

在大型活動期間和節假日期間，許多員工同時請假是很常見的。

您可以通過在假期前一個月或更長時間與您的員工溝通來提前計劃，以了解谁愿意工作。 創建一個員工銀行，您可以在此期間使用。 您也可以考慮在下一個假期給這些工人放假。 這樣，您就不會依賴相同的員工來處理太多天數或數小時。

您還應該建立最低人員配備水平。 考慮每個班次需要多少員工。 此外，確保這一數量的員工能夠在一年中的任何其他時間提供客戶期望的服務質量。

如果您的組織在假期工作，或者因為每個人都想休假而更忙，您可能需要在假期前安排臨時人員配置解決方案以填補空缺。

此外，有幾種方法可以確保在熱門假期期間公平處理休假請求。 您可以製定一項政策，根據資歷、先到先得的原則或查看誰的休息時間最少來確定請求的優先級。 你甚至可以為願意在重大假期工作的員工提供獎金。

疾病和緊急情況

員工可能會突然生病或遇到緊急情況。 在這些情況下，他們通常沒有時間提前幾天或幾週使用申請表請假。 這就是為什麼必須制定最後一分鐘休假政策的原因。

您的政策應包括：

• 疾病或緊急情況的定義。
• 解釋您的員工在這些情況下應該聯繫誰，是您、其他人還是人力資源部成員。
• 員工在工作日開始前必鬚髮出的最短通知。 例如，2 小時。
• 員工返回時是否需要病假單。 許多組織在缺席 3 天后需要病假單。
• 最後一分鐘的休假是否有償。

此外，您還需要製定一項內部政策來處理最後一分鐘的缺勤。 你應該知道如何填補輪班中突然出現的空白。 您可能有一份待命員工名單，您可以聯繫他們在最後一刻進來。 您還可以向您的員工發送群發短信或電子郵件請求，以了解是否有人有空。

創建一個接收流程以及時響應休假請求

當員工請假時，他們可能急切地等待回复。 您的企業還需要知道哪些請求獲得批准，以便您可以填寫任何受缺勤影響的時間表或班次。

攝入過程可以提供幫助。 這僅意味著提交和處理申請表的過程。 它與您的休假政策密切相關。

在創建攝入過程時，您應該考慮：

• 在哪里以及如何提交表格。
• 誰負責審查它們。
• 如何做出休假決定。
• 如何提交完整的表格。

例如，您可以要求員工通過電子郵件或親自將填妥的表格提交給您、指定的團隊成員或您的人力資源部門。 您還可以要求員工通過在線工作管理平台或文件共享軟件解決方案以數字方式提交表格。

您可以通過創建一組分步說明來手動創建接收流程，以便與負責處理申請表的 HR 員工共享。 但這可能既困難又耗時。

通過使用像 Connecteam 這樣的數字平台，您可以自動執行大部分休假請求流程。 員工可以通過任何設備請求休假，您可以實時接收請求。 這些平台使您能夠立即查看員工請求的休假。

當根據他們的請求做出決定時，他們還會通知員工。 此外，您可以一目了然地看到誰請假了，誰的請假還需要處理。

一些數字平台還直接鏈接到日程安排功能，因此您可以快速更新輪班和日程安排，詢問團隊成員誰可以代替缺勤的員工，並在輪班需要更多員工時收到通知。

檢查您的休假政策是否合規

您可能需要與律師一起審查您的休假政策，以確保它沒有違反任何法律。

例如，在大多數情況下，雇主不得拒絕員工的 FMLA 休假。 但是，如果雇主的僱員少於 50 人，或者申請休假的工人為公司工作的時間少於 1,250 小時或 12 個月，則他們可能沒有資格休假。 了解這項法律的細節很重要。

在貴公司做出休假決定的任何人都應該了解什麼時候必須批准休假請求，以及什麼時候員工可能不符合休假條件。

評估休假申請表的有效性

休假申請表應減少缺勤和未打電話、未出現的員工。 如果他們不這樣做，或者員工通常沒有正確提交表格，請重新評估您的政策。

考慮是否需要向員工索取額外信息。 或者，看看您是否可以在表格中提供額外的說明，以幫助員工正確填寫申請表並按時提交。

例如，如果您的表格太複雜，員工可能會沒有信心填寫。 將申請表精簡到 1 到 2 頁並使用簡單的語言會有所幫助。 在表格上留出額外註釋的空間可以讓員工有機會用自己的話解釋為什麼他們需要休假。

如果您在最後一刻有很多缺席，您可能還想仔細查看您的時間表。 您是否要求工人提前幾個月發出通知？ 有些工人可能不會提前那麼長時間制定計劃。 允許員工在提前幾週通知的情況下申請休假可能會提供更大的靈活性。

概括

休假申請表可幫助員工在需要休假、病假或任何其他類型的休假時進行溝通。 它還可以讓您確定這些請求的優先級，並通知員工是否以及何時可以休假。

有效的員工休假申請表還可以減少員工與管理層之間的混淆和誤解，並確保遵守法律要求。

通過使用我們的免費模板和本文中概述的最佳實踐，您可以減輕管理休假請求的壓力，並創建一個非常適合您的業務的請求表。

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