如何通過 10 個步驟創建員工培訓手冊

創建有效的員工培訓手冊可幫助您提供一致的新員工入職培訓，確保公司的每個人都與業務目標和價值觀保持一致，並為您的員工提供成功履行職責所需的知識。

您可以將培訓手冊用於各種目的，它們可以涵蓋一系列主題、工作流程、最佳實踐等。 然而，儘管它們很重要並且用途廣泛，但創建這些手冊可能會很棘手。

在本文中，我們將引導您完成創建和實施您自己的員工培訓手冊的 10 個步驟。 我們還解釋了 Connecteam 如何簡化流程。

什麼是培訓手冊及其目的是什麼？

培訓手冊是一份綜合性文檔，提供有關流程、工作流程或主題的說明和信息。

這些手冊沒有標準格式。 有些提供分步說明，有些提供流程圖等視覺效果，還有一些是長格式文檔。

許多公司為員工提供培訓手冊，以便他們可以輕鬆訪問與工作相關的信息 - 無論他們是新員工還是已在公司工作多年。

使用培訓手冊的一些最常見的時間包括：

• 新員工入職。 當員工加入公司時，培訓手冊可以幫助他們輕鬆了解角色要求、期望、業務使用的系統以及公司政策和程序。
• 繼續學習。 即使是經驗豐富的員工也需要時不時地複習一下。 提供培訓手冊非常重要，以便員工可以參考最佳實踐和流程。
• 合規和監管培訓。 有關性騷擾、歧視、內部培訓、網絡安全和工作安全等主題的培訓手冊有助於使您的公司符合法律要求。
• 產品或系統培訓。 當您在企業中實施新系統或產品時，員工需要知道如何正確使用它。 通過創建包含分步說明的培訓手冊來為他們配備這些信息，以實現最佳使用。

除了員工培訓之外，通常還需要培訓手冊來告知客戶如何使用公司的產品或服務。

培訓手冊的好處

為您的團隊提供一致性

一份好的培訓手冊可以讓所有員工經歷相同的培訓，從而減少混淆或錯誤的可能性。

當整個團隊的重要流程或程序被記錄下來時，您可以相信每個人都按照相同的劇本工作並遵循相同的說明。 這也向團隊保證他們正在遵循正確的步驟。

簡化入職流程

使用培訓手冊可以節省新員工入職的時間。 您可以確保每位員工收到相同的標准信息，並從第一天起就做好準備。員工越早了解其角色的詳細信息，他們就能越早開始提供價值。

通過有效的培訓材料，員工可以更快、更高效地入職——無論他們需要了解政策、流程和程序，還是接受有關公司產品或服務的深入培訓。

培養足智多謀、績效和獨立性

當員工知道有有效的培訓手冊以及在哪裡可以找到這些手冊時，他們在解決問題和學習新技能時會更加足智多謀。

他們可以參考手冊，而不是向您或其他經理尋求幫助。 這節省了每個人的時間，並在團隊成員成功地自行找到解決方案時增強了他們的信心和獨立性。

受過良好培訓並對自己的工作知識充滿信心的員工也可能表現更好、工作效率更高並保持敬業度。

提高合規性和安全性

保證您的團隊遵守法規的最佳方法是確保他們掌握正確的信息和要遵循的步驟。 創建培訓手冊是概述這些程序和協議以避免合規問題或訴訟的絕佳方法。

您甚至可以提供培訓視頻和書面手冊，以便員工能夠實時、真實地了解如何遵守要求。

減少錯誤

詳細的培訓計劃將重要信息直接交到員工手中。 您不必擔心員工可能會忘記如何正確執行任務、記錄工作或遵循協議和程序。

避免錯誤可以最大限度地減少重做工作的需要，並有助於提高整體工作質量。

它還可以幫助您避免支付罰款或加班費。 例如，適當的培訓使工作更有可能第一次就完成。 這樣您就不必向員工支付加班費來解決問題並遲到。 它還讓員工了解適當的程序，特別是有關安全或合規性的程序，從而限制了因違規而被罰款的風險。

節省培訓費用

培訓手冊可以幫助您的企業節省資金。 首先，它為您提供了一種一致的方式來對每個人進行特定主題的培訓。 您無需付費即可創建和提供個性化培訓課程或培訓視頻。 相反，您可以將該信息壓縮為所有員工都可以使用的單一來源。

此外，由於員工始終可以參考培訓手冊，因此您無需花錢創建複習課程或微學習課程來讓員工在忘記信息時加快進度。

如何通過 10 個步驟創建員工培訓手冊

雖然確切的過程可能會根據您公司的需求而有所不同，但創建培訓手冊就像遵循以下 10 個一般步驟一樣簡單。

第 1 步：確定培訓和知識目標

你要做的第一件事就是弄清楚你想通過這次培訓教授什麼知識。 考慮一下您希望員工實現的最重要的目標。 他們應該學習或發展哪些技能？ 他們應該學習什麼信息？

寫下一些具體目標會很有幫助。 例如：“閱讀本手冊後，員工將了解簽署員工福利的確切流程。” 或者，“此培訓將為團隊成員提供填寫績效自我評估的具體說明。”

第 2 步：定義目標受眾

接下來，考慮目標受眾。 考慮誰需要這些知識或者誰將從這些說明中受益。

您需要考慮經驗水平、角色和背景等因素。 例如，高級員工可能與初級員工擁有不同的知識，因此請注意每位員工可以從哪種培訓中受益。

同樣，不同職位的員工也會有不同的技能和理解。 例如，您可以在工程師培訓手冊中包含技術信息，但在人力資源專業人員手冊中可能會造成混亂。

在定義受眾時，您還應該考慮您設定的目標。 例如，最大的目標可能是提高倉庫的安全性。 您的目標受眾將是在那里工作的任何人。 或者也許您的目標是建立一支由優秀教練組成的管理團隊。 您的目標受眾是已經擔任管理層或對晉升感興趣的員工。

第 3 步：收集資源和信息

在準備創建培訓手冊之前，請確保您擁有所有必要的信息。

例如，對於有關特定公司程序的培訓手冊，請收集該程序和任何相關流程的所有現有文檔。 對於軟件或系統培訓，您需要手邊有任何手冊或實施指南。 要創建安全培訓手冊，請務必查找任何法規或規範。

這也是諮詢任何內部或外部主題專家的好時機。 那些與培訓主題密切相關的人可以提供您可能沒有想到的見解、想法和最佳實踐。

第 4 步：選擇格式和結構

接下來，決定如何格式化和構建手冊。

選擇最佳格式

培訓材料的類型有很多種，因此您有多種格式可供選擇。

您可以編寫文檔、創建幻燈片（如 PowerPoint 或 Google Sheets 演示文稿），或使用交互式學習管理系統 (LMS) 來創建手冊。

最終，選擇最適合您提供的培訓類型和目標受眾的培訓。

例如，您可以使用包含許多視覺效果的手冊幻燈片，例如以安全為中心的手冊的工作流程和信息圖表。 對於人力資源員工可以根據需要參考的手冊，文檔可以讓他們輕鬆找到所需的信息。

構建您的手冊

無論您如何呈現信息，您都需要對內容本身有一個強有力的概述。 創建一個大綱，將內容分解為易於理解的小塊。

首先為每個部分創建標題，包括用於解釋用戶期望學習內容的培訓簡介、目錄以及總結所涵蓋內容的結論。

當您創建手冊時，請專注於簡單且易於訪問的設計。 您不希望培訓內容迷失在太多的顏色或款式中。 堅持您公司的品牌風格或僅使用幾種不同的顏色。 這有助於使手冊更易於閱讀。

另外，請確保自始至終使用相同的易於閱讀的字體。 像 Arial 這樣的無襯線字體是一個安全的選擇。 根據標題、標題、副標題、正文等的需要，僅使用幾種不同的字體大小。

包括視覺教具

有效的培訓材料包括視覺教具。 即使您的培訓主要是基於文本的，包括一些視覺教具也是傳達信息的一種有用的方式，特別是對於那些視覺學習者來說。

考慮添加顯示如何執行流程的圖像（例如流程圖或解釋圖）或插圖，以保持員工的參與度。 表格可以幫助您以易於理解的方式顯示大量信息。

圖像可以使您的手冊在視覺上更加有趣，但避免使用太多。 它們可能會分散人們對更重要信息的注意力，並使您的內容看起來混亂。

第五步：草擬並編輯內容

參考您創建的大綱並開始填寫空白。 根據需要充實它，特別是當您在與中小企業交談或審閱文件時發現新信息時。

使用所需的最終結果作為指導。 為了讓員工接受全面培訓，他們需要學習什麼？ 你需要向他們解釋什麼？

請記住信息的順序，以便其以邏輯方式流動。 從頭開始，並在整個培訓過程中圍繞主題進行。

舉例來說，假設您正在創建有關安全程序的培訓手冊。 你可能會：

• 首先介紹為什麼安全很重要以及這些程序如何提高公司的安全性。
• 深入了解培訓的“內容”，解釋員工需要了解的所有內容。
• 最後給出總結和步驟。 您的員工接下來應該做什麼？ 既然已經接受了培訓，他們應該如何進行？

此外，請記住在起草內容時考慮您的受眾。 如果您培訓的是普通受眾，請避免使用過於具體或技術性的術語。 此外，請將培訓中的所有內容與受眾相關。

例如，在適用於整個公司的培訓手冊中避免使用特定於角色的術語。 相反，使用每個人都能理解的語言，無論他們的立場如何。 另一方面，對於專注於僅適用於一個團隊的流程的培訓，您可以定製手冊以使其更具體地適應該團隊的知識。

編寫內容後，請閱讀並根據需要進行編輯。

第 6 步：交付測試手冊並根據需要進行更改

在全公司範圍內進行部署之前，先在公司的一小部分人員中​​進行測試。 您可以選擇特定部門的成員、領導層成員，甚至跨職能團隊中的 1-2 個人來組建一個全面發展的團隊。

請他們閱讀培訓手冊，然後徵求他們的反饋。 向他們發送一份調查，詢問以下問題：

• 您從這次培訓中得到了什麼？
• 閱讀完本手冊後，您如何評價您對該主題的理解？
• 該培訓與您的角色有多相關？ 它將如何幫助你改進工作？
• 有什麼是你希望學到但沒有學到的嗎？
• 您對本次培訓今後的補充或修改有何建議？

收集他們的反饋後，分析回復以了解主題和需要改進的領域。 在將手冊發布給所有人之前，請使用該信息對手冊進行更改。

第 7 步：向所有員工推廣

恭喜，您的培訓手冊已準備好發布！ 現在是時候與您的員工分享了。

首先將新資源傳達給您的團隊。 解釋該手冊存在的原因、該手冊如何為他們提供幫助以及他們可以在哪裡訪問該手冊。

考慮使用多管齊下的溝通策略。 發送電子郵件，在公司消息應用程序中共享手冊，並將其發佈到您的內部知識庫或 wiki 頁面。 這涵蓋了所有基礎並確保沒有人錯過信息。 它還為員工提供了訪問手冊的多種選擇。

第 8 步：跟踪進度

當員工學習培訓手冊時，跟踪他們的進度和完成情況會很有幫助。

您無需跟踪每本手冊的進度。 這取決於培訓的類型。 旨在根據需要引用的手冊或指導用戶如何使用特定軟件的手冊通常不需要進度跟踪。

但是，您可能希望跟踪監管或合規原因所需的培訓或提供新信息的手冊的進度。

第 9 步：測試員工的知識水平

考慮在培訓手冊中添加測驗或其他互動元素。 這些有助於測試員工的知識並保持他們的參與度。

請參閱您記下的主要知識目標，然後構建您的測驗並包含評估該知識的問題。 您可以將測驗設置為出現在整個手冊中或僅出現在最後。 您甚至可以要求員工在正式完成培訓手冊之前通過測驗。

第 10 步：收集反饋並隨著時間的推移進行更新

正如您在試運行手冊時所做的那樣，您需要請求員工提供反饋以改進您的培訓手冊。

調查在這裡也很有效。 您甚至可以考慮在員工閱讀手冊之前進行 1 次調查，並在員工閱讀手冊之後進行 1 次調查。

初始調查的示例可能包括以下問題：

• 您希望從本培訓手冊中學到什麼？
• 按照 1-5 分的標準，您如何評價您目前對該主題的理解？

對於培訓後調查，您可以使用與試運行調查中使用的類似問題。 您可以衡量他們學到了多少，並收集他們可能有的任何反饋或建議。

分析這些答案並根據需要更新培訓手冊。

Connecteam 如何幫助您進行培訓

Connecteam 是一款一體化工作管理平台，其中包含提供有吸引力的員工培訓所需的一切。

創建定制員工培訓材料和課程

借助 Connecteam，您可以輕鬆創建完整的培訓課程、簡短的視頻、定制的培訓手冊和其他材料。

使用模板或從頭開始創建材料和課程。 您可以包含 PDF、視頻、表格、圖像、信息圖表等，並將課程分解為易於理解的模塊。

此外，隨著情況的變化，您可以輕鬆地根據需要修改和更新您的培訓內容。

員工可以使用 Connecteam 移動應用程序隨時隨地訪問培訓信息。 這鼓勵持續學習，並有助於增強他們的信心和獨立性。

將所有信息存儲在一處

當您使用 Connecteam 創建培訓材料時，您可以將所有信息安全地存儲在中央知識庫中。

員工可以隨時參考培訓材料以及任何其他重要的公司文件。 這種單一的事實來源意味著沒有人需要花時間從不同的地點尋找信息。

跟踪進度並測試知識

Connecteam 可以輕鬆跟踪員工的培訓進度。 只需查看中央儀表板即可了解每個員工的培訓進度。 Connecteam 使您能夠向員工發送自動提醒，鼓勵他們完成培訓。

此外，交互式測驗可以讓您檢查團隊成員的知識，這樣您就可以確保他們從培訓中獲得所需的知識。

當員工完成培訓並通過應用內測驗時，您可以通過認可徽章或數字令牌獎勵他們的成就。

尋求反饋很簡單

Connecteam 的調查和民意調查功能使您能夠快速輕鬆地收集員工的反饋。 您可以直接在應用程序中創建和共享調查和民意調查，員工可以從任何地方做出回應。

使用模板或創建您自己的自定義調查，包括是/否、評分量表、開放式問題和多項選擇問題。 直接從您的移動設備實時查看結果，並向員工發送智能警報，提醒他們在截止日期前填寫調查。

員工培訓沒有限制

Connecteam 能夠創建無限的培訓並與無限的用戶共享，無論您有 10 名、100 名還是 10,000 名員工，Connecteam 都會與您的公司一起成長。 永遠不用擔心存儲空間不足或需要為更多學習者支付額外費用。

結論

創建員工培訓手冊可以讓入職變得更容易、提高員工績效、提高一致性並減少錯誤。 通過本指南，您可以按照 10 個步驟來設計和實施您自己的培訓手冊。

您可以使用 Connecteam 滿足從創建材料到收集反饋的所有員工培訓需求。 您的員工將會欣賞到隨時隨地輕鬆獲取材料的便利，而您也將受益於擁有知識淵博、技術精湛的員工。 計劃起價為每月 29 美元，最多可容納 30 名用戶，員工人數不超過 10 人的小型企業可以終身 100% 免費使用 Connecteam。

常見問題解答

培訓材料中應包含哪些內容？

員工培訓材料應包括書面內容、說明流程和工作流程的視覺教具以及視頻演示。 最佳實踐是還包括測試或測驗來檢查員工的知識。

使用哪些工具來培訓員工？

您可以使用許多數字工具來進行員工培訓。 然而，選擇一個能夠提供定制選項、書面和視覺內容、無限用戶和隨時隨地訪問的產品非常重要。 Connecteam 是一體化培訓解決方案的絕佳選擇。

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