如何寫就業證明信 + 免費模板

作為雇主，您的員工可能會要求您確認他們為抵押貸款人、房東甚至其他雇主工作的詳細信息。

雖然就業證明信通常很短而且準備起來很簡單，但把它們寫對很重要。

犯錯不僅會給公司帶來不好的印象，還會影響員工獲得貸款、住房或新工作的能力。

在本指南中，我們將引導您完成如何準備僱傭信的驗證，包括要涵蓋的信息。

為了幫助您，我們還提供了一些就業證明信樣本，並準備了兩個隨時可用的模板。

在此處下載免費模板

員工驗證表 - 當前員工

員工驗證表 - 前員工

什麼是就業證明信？

工作驗證函是某人當前或以前工作的證明。 它確認員工為您的公司工作或工作過，並包括他們的就業日期、角色和薪水等詳細信息。

就業證明信有時也被稱為：

• 聘書
• 就業證明信
• 工作證明信
• 工資證明信
• 收入證明信
• 就業證明表

這些信件為第三方提供了關鍵就業細節的獨立驗證。 可以通過員工或直接來自第三方（例如銀行、房東、政府機構或其他雇主）提出信函請求。

工作驗證信不同於描述員工在角色中表現如何的推薦信或推薦信。 相反，就業證明信提供有關員工在貴公司工作時間的中立信息。

員工驗證函請求從何而來？

員工可能會要求提供工資證明函，然後該僱員會將其轉交給需要該信息的第三方。

員工不必告訴你他們為什麼要這封信。 但是，當他們代表第三方請求信件時，他們確實需要告訴您要包含哪些信息。

請求也可以直接來自第三方。 這些包括：

• 金融機構。 例如，當員工申請抵押或其他貸款時，銀行需要確認他們的還款能力。 如果員工因經濟困難而申請重組現有貸款或延期付款，銀行通常還需要確認他們的收入，然後再決定是否批准他們的申請。
• 地主。 當員工申請出租房產時，房東可能希望看到他們有能力支付租金、押金和其他服務費。
• 其他雇主。 如果員工向另一家公司提交工作申請，未來的雇主可能希望索取工作證明函，以交叉核對員工簡歷中的信息。
• 在為僱員或其家庭成員準備簽證申請時，移民律師可能會要求雇主提供信函。 例如，薪資證明信可用作證明僱員有能力贊助家庭成員的永久居留申請的證據。
• 收債機構有時會聯繫雇主，要求提供工作證明函以鼓勵付款。 您應該就回應這些類型的請求尋求法律建議，因為您通常只能依法發布有限的信息。
• 政府機構可能會要求核實就業信件，以確定社會保障欺詐的情況或確認法院判決的工資。 如果您收到這樣的請求，最好諮詢律師以獲得指導。

尋求法律建議以了解法律何時要求您回應就業證明函請求也很重要。

通常您不必這樣做。 但是，最好提供一封支持員工的信件，例如，幫助他們獲得抵押貸款、簽訂租約或找到新工作。

來自政府機構的請求通常是例外。 法律可能要求您對這些做出回應，並且該請求通常會列出相關法規或法律。

就業證明書應包含哪些內容？

在寫就業證明信時，您應該始終包含一些基本信息。 具體細節取決於要求，以及貴公司的政策和相關法律法規。

確保您的信件包括：

• 寫信的日期，以便收件人知道其中的信息是最新的。
• 您的公司名稱和地址。
• 問候。 如果您知道收件人的詳細信息，則可以直接聯繫他們。 如果您不這樣做，請使用“這可能與誰有關”。
• 員工的全名。
• 他們的就業日期，包括開始和結束日期。 如果該員工仍在貴公司工作，您可以將結束日期標記為“現在”。
• 如果收件人有任何問題或需要更多信息，您的姓名和聯繫信息。
• 你的簽名。

如果法律特別要求和允許，您可能還需要包括：

• 收件人公司的名稱和地址（如果知道）。
• 員工的職務和部門。
• 員工職責的簡要說明。
• 員工的工資。
• 他們工資的支持證據，例如工資單或時間表。
• 支付頻率——例如，每週或每月。
• 員工一周或一個月的工作小時數。
• 他們的工作類型（全職、兼職或合同）
• 為什麼他們的工作即將結束。
• 他們的工作是否有望繼續。
• 僱員重新僱用的資格。

根據要求，您可以提供數字或硬拷貝格式的僱傭信證明，並通過郵寄、電子郵件或傳真發送。

如何格式化就業證明信

準備帶有貴公司徽標的公司抬頭或文具上的信件。 這為收件人確認了其真實性。

呈現這些信件的最佳方式是採用商業信函格式。

將您的公司名稱和地址、日期和收件人地址（如果知道）寫在信件的左上角。 然後，包括您的問候語、信件的內容和正式的落款，例如“真誠地”或“最誠摯的問候”。 您的簽名、姓名和角色應該跟在後面。

工作驗證函政策和程序

作為雇主，您的員工可能會定期要求提供就業證明表。 出於這個原因，創建僱傭信政策的驗證並列出請求和準備它們的程序是很有用的。

制定政策和程序可確保您的公司採用一致的方法來證明僱傭信件。

政策和程序還可以節省您和您的員工的時間。 您可以將它們添加到您的政策和程序手冊中，以便您的員工輕鬆找到。 通過清楚地列出步驟，您可以從員工那裡獲得所需的所有信息，而無需來回走動。

政策

員工驗證表政策規定瞭如何處理信件請求以及誰負責準備信件。

在編寫您的保單之前，確認您在聯邦和州一級的法律義務非常重要。 僱傭信件的驗證涉及向第三方發布敏感的員工信息。

通常有關於您可以和不能發布哪些員工信息以及這樣做的過程的法律法規。 例如，在美國的一些州，雇主不能與第三方分享工資歷史。

在提供就業證明信之前，您可能需要獲得員工簽署的同意才能發布他們的信息。 要求書面請求也是一個好主意。 書面請求和簽署的授權書會在以後發生任何爭議時創建記錄——例如，如果員工反對您披露的信息。

由於這些原因，人力資源 (HR) 的任務通常是響應員工驗證函的請求。 然後他們可以確保這封信符合公司的內部政策和任何相關法律。

經理或主管也可以準備員工驗證表。 但是，人力資源部門仍應在發送之前對其進行審核。

程序

創建一個標準程序來請求驗證就業信件可以節省您和您的員工的時間。 員工知道向誰提出請求以及需要什麼信息。

在你的程序中，解釋：

• 員工和第三方應向誰提出請求。
• 誰負責準備信件。
• 準備這封信需要哪些信息。
• 是否需要數字或硬拷貝信件以及將其發送到哪裡。
• 響應請求的時間範圍。
• 任何相關政策或表格的鏈接。

創建一個員工可以用來索取信函的樣本表格可能很有用。 將表格添加到您的政策和程序手冊或員工手冊中，可以讓您的員工輕鬆找到它。 他們只需填寫所需信息並將其發送給相關人員或部門。

專業提示：使用像 Connecteam 這樣的專用人力資源文檔管理系統可以輕鬆管理所有重要的員工文檔和信息。

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準備工作證明信的技巧

寫工資證明信時，請記住這些要點。

簡明扼要

這些信件不需要冗長或複雜。 他們只需要中立地呈現所請求的信息。 這些信件不應成為意見——例如，關於員工的表現或性格。

在發送之前校對您的信件

像任何外部通信一樣，就業證明信是您業務的反映。 它應該是無錯誤和專業的。

另外，檢查信件是否包含所有要求的信息。 對於員工來說，這是幫助他們獲得抵押貸款、住房或未來就業的重要文件。 提供不完整的信息可能會減慢他們的申請。

確保信中包含的信息準確、真實

您信中的詳細信息應基於人力資源記錄。 第三方可能會使用您的信件對您的員工做出重大決定，例如授予或拒絕向員工的家庭成員發放簽證。

準確性還有助於保護您免受對您提供的信息不滿意的員工的任何後續投訴。

按時提供信件

員工驗證函請求通常是時間敏感的。 例如，考慮抵押貸款申請的銀行可能需要兩個工作日內的信息。

如果員工要求提供就業確認函，您應該盡快回复他們。 您可以在您的政策和程序中概述周轉時間。 然後，員工了解他們需要提前多長時間提出要求。

就業證明信樣本

以下是現任和前任員工的工作驗證函的兩個示例。

這種當前僱傭信模板的驗證格式類似於正式的商業信函。 自定義文本以匹配您的相關信息。 保存一份副本供您參考，並使您未來的就業驗證信件快速、清晰、簡潔。

下載當前就業信模板的驗證

谷歌文檔

這種過去僱傭信模板的驗證格式類似於正式的商業信函。 自定義文本以匹配您的相關信息。 保存一份副本供您參考，並使您未來的就業驗證信件快速、清晰、簡潔。

下載過去就業信模板的驗證

谷歌文檔

簡化流程

您的員工可能經常需要員工驗證表，因此制定政策和程序來處理他們的請求很有用。 這使流程標準化，幫助您及時提供信件。 它還確保您包括必要的信息，如員工的角色、工作描述和薪水。

通過編寫專業和準確的就業證明表，您可以幫助支持您的工人購買自己的房屋、租房和尋找未來的工作。

按照我們的分步指南，使用我們的就業證明信模板，輕鬆按需製作專業的就業證明信。

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