新員工最重要的 14 份入職文件

介紹

入職培訓的目標是幫助新員工感到受歡迎、了解情況並準備好開始工作。 通過使流程簡單、有趣且信息豐富，您將為與新團隊成員建立長期成功的關係奠定基礎。

有效的員工入職培訓的很大一部分是提供正確的文檔。

在本文中，我討論了入職文件在入職過程中的重要性，並列出了您必須提供給新員工的 14 份文件。

為什麼良好的入職流程很重要？

良好的入職流程對您的業務至關重要，因為它可以幫助新員工感到受歡迎，並使其更容易過渡到新職位。

當新員工有積極的入職體驗時，員工敬業度也會提高。 員工更有可能對自己的工作感到忠誠，這可以帶來更好的績效和更高的保留率。

事實上，Brandon Hall Group 2015 年的一項研究發現，擁有強大入職流程的組織的員工保留率提高了 82%。

簡化入職文件是該過程的重要組成部分。 通過為新員工提供包含有關職位、福利和公司政策的清晰簡明信息的文件，您可以幫助員工快速上手，並對他們的新職位充滿信心。

這減少了混亂，節省了時間，並允許更平穩的過渡和更高的生產力。 這對新員工和整個組織都有好處！

什麼是入職文件？

入職文件提供了重要信息，可以幫助您的新團隊成員取得成功。 他們還可以幫助您滿足政府要求。

下面，我概述了最重要的入職文件，分為 4 個部分。

法律和稅務表格

這些是強制性的，是州或聯邦政府要求的。 其中包括 W-4 和 I-9 表格等文件，這些文件必須在員工入職日期後的幾天內完成，以避免罰款或處罰。

公司特定文件

這些涵蓋了員工應該知道的所有信息，無論他們的職位如何。 其中包括員工手冊、組織結構圖和使命宣言。

角色特定文檔

這些詳細說明了您對新員工的期望，並提供了標準操作程序 (SOP) 以及政策和程序手冊。

薪酬和福利文件

這些教育您的員工如何獲得報酬以及他們可以利用哪些福利。 他們還為工人提供他們需要利用福利的信息。 此類別可能包括健康福利包、401k 信息、休假政策、股票期權文件等。

有關詳細信息，請閱讀 Connecteam 的入職清單模板。

14 份基本入職文件

現在您已經了解了入職文件是什麼，讓我們來討論提供新員工的 14 個最重要的文件。

法律和稅務入職文件

W-4 表格

為新員工提供 W-4 聯邦所得稅表很重要，這樣他們可以調整自己的預扣稅狀態。 您有責任跟踪每個員工的最新 W-4 表格，並確保他們的薪水反映他們更新的預扣稅選擇。

為遵守法規，您必須在僱傭稅到期或支付之日起（以較晚者為準）將每位員工的這些稅務文件存檔至少 4 年。

通過保持井井有條並保留準確的記錄，您可以確保您的企業遵守法律，並確保您的員工得到準確的報酬。

I-9 表格

就業 I-9 表格是用於驗證新僱員是否有資格在美國工作的重要文件。

作為雇主，您有責任確保您的新員工根據其公民身份、簽證、居民和移民身份獲得合法授權在該國家/地區工作。 公民和非公民都需要 I-9 表格。

I-9 流程包括兩個基本步驟：

• 新員工必須填寫一份表格，聲明其資格以及可用於驗證其身份的文件。
• 新僱員必須提交雇主必須審查的工作資格文件。 通常，公司的人力資源部門將驗證這些文件是否符合美國國稅局的可接受文件清單。 例如，這些文件可以是護照、出生證明或永久居民卡。

一旦您驗證了新員工的公民身份，他們就可以開始為您的公司工作。

您不需要提交就業 I-9 表格或驗證文件，但如果移民官要求，您必須提供這些文件。

州稅表格

一些州有基本的預扣稅表。 您應該諮詢當地政府，看看您是否需要員工完成此入職文書工作。

目前， 31 個州需要州預扣稅證明。 這些都是：

• 阿拉巴馬州
• 亞利桑那
• 阿肯色州
• 加州
• 康涅狄格州
• 哥倫比亞特區
• 喬治亞州
• 夏威夷
• 伊利諾伊州
• 印第安納州
• 愛荷華州
• 堪薩斯州
• 肯塔基州
• 路易斯安那州
• 緬因州
• 馬里蘭州
• 馬薩諸塞州
• 密歇根州
• 密西西比州
• 密蘇里州
• 新澤西州
• 紐約
• 俄亥俄州
• 俄克拉何馬州
• 俄勒岡州
• 賓夕法尼亞州
• 羅德島
• 佛蒙特
• 弗吉尼亞州
• 西弗吉尼亞
• 威斯康星州

藥物測試和背景調查

如果您的公司需要藥物測試，您必須在入職文件中包含一份藥物測試政策的副本。

保留測試結果和背景調查的記錄以遵守政府或行業法規也很重要。

我的建議：使用支持自定義表格和文件上傳的數字在線員工管理系統意味著您可以將公司的所有員工文件保存在一個地方。

Connecteam 允許員工從任何地方填寫他們的 W-4、I-9 和其他詳細信息。 這有助於簡化和簡化您的入職流程。 註冊免費試用以測試這些功能以及更多功能。

公司入職文件

競業禁止協議

競業禁止協議禁止員工為競爭對手工作 或在離開貴公司後的特定時期內開始類似的業務，例如 6 個月。

這些協議對於投入大量資源來開發對其成功至關重要的專有信息或客戶關係的公司很有用。

此外，競業禁止協議可以防止前僱員與競爭對手分享他們的知識和專長，從而幫助公司保持競爭優勢。 它們還可以幫助避免利益衝突。 這些協議有助於確保員工專注於他們當前的工作職責，而不是利用他們在公司內的職位為競爭企業謀利。

緊急聯絡表

為員工準備緊急聯繫表是任何公司風險管理計劃的重要組成部分。 該表格使您的公司能夠在緊急情況或事故發生時快速輕鬆地與員工指定的緊急聯繫人取得聯繫。

擁有緊急聯繫表還可以提高員工滿意度。 知道他們的雇主備有他們的緊急聯繫信息並且可以在緊急情況下聯繫到他們可以讓員工安心，並幫助他們感到受到重視和關心。 這是一個簡單的步驟，可以在建立積極的公司文化和培養員工的社區意識和支持感方面大有幫助。

員工手冊

員工手冊可作為員工在公司政策、期望和程序方面的指南。 它清晰簡潔地概述了對員工的期望以及他們對公司的期望。 它還有助於在法律上保護公司。

員工手冊中應包含的一些關鍵要素是：

• 公司概覽：首先介紹公司概況、使命和文化。 這可以幫助員工感受到與組織的聯繫並了解其價值觀和目標。

• 僱傭政策：例如員工分類、職位描述、工作時間表和福利。

• 行為準則：概述公司對員工行為的期望，包括與著裝規範、工作場所行為以及反歧視和騷擾政策相關的政策。

• 安全和安保：包括與安全和安保相關的政策，例如應急程序、工作場所安全規則和 IT 安全政策。

• 績效管理：描述公司的績效管理流程，包括如何評估績效、反饋和紀律處分程序。

• 終止和辭職：解釋公司終止和辭職的政策和程序，包括通知要求和離職面談。

還包括供員工簽名的確認表。 這將表明他們已經收到並閱讀了手冊並了解其內容。

此外，請記住保持語言簡單易懂，並確保定期更新手冊以反映政策或程序的任何變化。

組織結構圖

為新員工提供組織結構圖有助於員工了解公司的結構、層次結構和報告關係。

它還可以幫助新員工更有效地與同事溝通。 他們可以更好地了解同事的角色和職責，從而更容易協作並實現共同目標。 組織結構圖還可以幫助員工確定向誰提出問題或疑慮，以及誰有權做出某些決定。

品牌指南

品牌指南文件確保員工了解公司的品牌標識以及如何始終如一地代表它。 該文件保證公司的聲音和形像在整個員工隊伍中保持一致。

該文件應包括以下指南：

• 營銷材料中的語氣
• 徽標的使用
• 使用的字體和排版
• 要合併的配色方案和形狀
• 攝影和藝術品使用指南

角色特定文件

就業錄取通知書

聘用信概述了新員工的角色期望、薪酬和福利。 員工仔細審查並簽署錄取通知書後，應將其保存在他們的檔案中，以備日後參考，以防出現任何潛在問題。

員工合同

您可能有一份單獨的員工合同，其內容比員工錄用通知書更詳細。

僱傭合同可以包括以下方面的更多詳細信息：

• 職稱和職責
• 工作日程
• 賠償
• 終止政策和程序
• 知識產權
• 保密
• 爭議解決政策和程序
• 好處

我的建議：在您的員工合同中，包括特定於角色的詳細信息，例如薪酬和工作時間。 在員工手冊中加入更多所有員工必須遵守和了解的通用規則和信息。 可以參考員工合同中的員工手冊。

流程和程序手冊

除了入職夥伴的實際入職和培訓外，我還建議您為員工提供正式的程序手冊。 這些應包含新員工將負責的不同任務的詳細說明。 他們還應概述處理可能出現的任何挑戰的升級程序。

員工在完成初始入職流程後，可以輕鬆地回顧這些手冊。

薪酬和福利文件

直接存款表格

許多員工更願意通過直接存入他們的銀行賬戶來領取工資。 為促進此過程，您需要向新員工提供直接存款表，他們可以在其中輸入銀行賬戶詳細信息和存款偏好。

福利概覽文件

員工福利概述文件應提供公司提供的福利方案的全面摘要。

該文件應包括：

• 健康保險：解釋可供員工選擇的選項，例如計劃類型、保險金額和保費。

• 退休計劃：詳細說明公司提供的退休計劃，例如 401(k) 計劃或養老金計劃。 包括員工供款要求和雇主匹配供款。

• 休假政策：概述公司關於休假、病假、個人日和假期的政策。

• 其他保險：詳細說明任何額外的保險福利，例如人壽保險、傷殘保險或視力和牙科保險。

• 健康計劃：描述公司提供的任何健康計劃，例如健身房會員資格、健康檢查或減壓計劃。

• 員工援助計劃：解釋公司提供的任何員工援助計劃，例如諮詢服務、財務規劃或法律援助。

• 額外津貼：詳細說明公司提供的任何額外津貼，例如員工折扣、學費報銷或交通援助。

提供清晰全面的福利概述文件可以幫助員工了解他們的福利方案的價值，並就他們的選擇做出明智的決定。

概括

有效的入職培訓對於任何新員工的成功都至關重要。 它為他們在公司的經歷定下了基調，並為積極的僱傭關係奠定了基礎。

入職文書工作在其中起著重要作用。 通過以清晰有序的方式提供文件，雇主可以減輕新員工入職流程的壓力和困惑，並為他們在新角色中取得成功做好準備。