固定時間表的完整經理指南

固定的工作時間表是管理員工的一個重要方面。

作為一名經理，制定工作時間表以確保您的團隊高效工作、滿足業務需求並保持員工積極性非常重要。

本指南旨在為您提供有效創建和管理固定工作時間表所需的知識和技能。

了解固定工作時間表

固定工作時間表是一種常見的時間表類型，要求員工每天在固定時間工作，每天工作一定小時數。

常見的“朝九晚五”時間表是固定工作時間表的一個例子。

這些可以隨時用於輪班以及全職和兼職工作。

什麼是固定工作時間表？

在固定的時間表中，員工每週在同一時間和同一地點工作相同的固定天數。

固定時間表通常是五天八小時輪班，每週總計 40 小時，例如上午 8:00 到下午 5:00 輪班，中間有午休時間。

如果企業的活動全天候運行，則企業可能會錯開多個固定班次，例如白班和夜班，並有一些重疊的時間。

通常，組織會制定時間表，員工對何時工作以及工作量有明確的期望。

固定工作時間表對企業和員工的好處

固定的工作時間表為員工和企業都帶來了好處。

員工喜歡它們的一些原因——例如減輕壓力和更好的團隊凝聚力——提高了企業的生產力和溝通。

可預測性有助於平衡工作與生活

在工作中具有基於日程安排的可預測性使員工更容易計劃家庭活動、娛樂和醫生預約等活動。

固定的工作時間表還可以幫助員工保持一致的睡眠模式並獲得他們正常工作所需的高質量睡眠，從而提高工作效率並支持健康。

共享時間加強同事之間的聯繫

輪班工作的員工自然會培養出更好的團隊協調能力。

員工敬業度是管理團隊時的一個關鍵因素。

更好的溝通可以增強團隊凝聚力，員工在為實現共同目標而共同努力時可能會感到與同事之間的聯繫更加緊密。

設置調度改善時間和勞動力管理

經理們意識到固定時間表的建立是一種一勞永逸的前景。

一旦您為您的企業創建了一個理想的固定工作時間表，您就可以坐下來讓時間表重複。

您只需要管理休假時間或在需要時糾正路線。 固定的時間表還可以更輕鬆地衡量員工的工作效率。

作為獎勵，喜歡輪班的員工可能想留下來。

企業和員工固定工作時間表的缺點

雖然固定的工作時間表有很多好處，但它們也可能存在一些缺點。

員工可能想要更大的靈活性或更好的工作班次，而管理人員可能難以安排不受歡迎的輪班或為有經驗的員工公平分配時間。

靈活性降低導致員工摩擦

工作時間固定的員工在生活情況發生變化時沒有多少迴旋餘地，他們不能簡單地調換班次。

有些人厭倦了在同一時間同一地點做同樣的事情，並且更喜歡輪換或靈活的時間表。 此外，最近的數據表明，許多員工更喜歡靈活安排工作時間。

不受歡迎的輪班推動人員流動

即使您盡可能製定最公平的固定工作時間表，也不可能每個員工都能獲得理想的輪班時間。

有些人將不得不工作不太理想的班次，這可能導致員工離職率很高，因為不滿意的員工跳槽以尋求更有利的班次。

生產力可能會受到既定時間表的影響

通常，資歷較高的員工會優先選擇更好的班次，這可能會無意中導致與經驗最豐富的員工一起輪班。

這可能會導致一些轉變需要更有經驗的領導者。

一些高效率的工人會在輪班結束前完成他們的任務。

如果管理人員不密切監控產出，這可能會浪費時間並使員工感到厭煩。

制定有效的固定工作時間表

理想的固定工作時間表必須適合您的業務需求以及員工的需求。

當您對固定工作時間表的利大於弊感到滿意時，就可以為您的公司定制一個，但您需要牢記一些注意事項。

評估業務需求

在滿足其他因素之前，固定的工作時間表必須符合您的業務需求。

考慮完成所有內部流程所需的技能水平和勞動力，以便所有操作順利進行。

這將告訴您需要為誰工作以及何時工作。

確定員工的可用性和偏好

仔細審查員工的可用性以避免運營摩擦。

不要對員工的可用性和個人情況做出假設，而是去了解他們。

人們總是喜歡被當作人對待，因此雖然您不能犧牲業務需求來滿足每個人的個人喜好，但一定要就日程安排決策提供清晰的溝通。

安排班次和分配任務

考慮每個班次任務的技能和勞動力需求。

您希望將最熟練和最有經驗的員工分配到不同的班次，以提高效率並避免因技能差距或勞動力短缺而導致的滯後。

將時間表傳達給員工

在推出之前告知您的員工您的固定時間表，讓您有機會考慮他們的反饋，並讓他們能夠快速順利地進行調整。

您還可以解釋您的日程安排背後的理由，包括您遵循的任何既定政策。

管理固定工作時間表

當您制定最適合您的業務的固定工作時間表時，您還需要製定政策來支持它，包括提前計劃安排衝突以及監控出勤率和生產力。

處理員工的日程變更請求

員工要求安排是最常見的員工安排問題之一，但解決方案並不一定很複雜。

數字調度軟件可以讓計劃和調整變得容易。

為員工提供清晰的請求更改途徑，以確保他們感到被傾聽和考慮，即使您最終無法滿足請求。

要確定更改是否對企業有效，請考慮您在他們希望更改到的班次和他們希望關閉的班次上的可用資源。

您需要在員工可用性與人員配置要求之間取得平衡。

如果另一個輪班可以使用額外的人手或增加經驗，那麼批准他們的請求可能是有意義的。

但是，如果這是一個流行的轉變，您在人員配置方面沒有問題，您將需要仔細考慮需要改變什麼以適應他們的偏好。

如果對員工請求的回答是肯定的，您可以使用具有拖放功能的數字排班工具在幾分鐘內重新安排班次。

如果答案是否定的，請概述原因和任何相關政策。 避免給予“也許有一天”他們可以實現這種轉變的錯誤希望。

如果您有機會在未來批准時間表變更——例如，如果您定期重新評估班次，或者如果達到特定任期的員工有資格獲得優先考慮——請將該流程清楚地傳達給員工。

管理日程衝突

制定政策來定義員工何時以及如何申請休假，包括病假和假期是否分開。

確保這些政策在您的員工手冊中有清楚的概述，以供員工輕鬆參考。

在運營方面，制定人員配置計劃。

如果一個人不在，你能維持你的業務活動嗎，或者你能不能叫另一名員工來掩護？

為您的員工提供一種直接協調換班的簡單方法可能很有意義。

確保您的政策符合當地勞動法律法規，並堅持執行以確保公平對待所有員工。

監控員工績效和出勤率的策略

您需要確保員工出現並完成工作 - 但您不想損害他們的自主意識。

工作場所的缺勤是管理者需要解決的一個真正問題，在任何給定的工作日，只有超過 3% 的員工缺勤。

儘管如此，許多員工仍然厭惡微管理或被監視的感覺，因此要透明並清楚地傳達您的工作場所監控政策。

尋找一個易於集成的考勤管理系統，讓員工可以打卡上班和下班，並與您的工資單和人力資源系統無縫集成。

您還可以使用有效的任務管理軟件跟踪績效，幫助員工在預算內快速完成項目。

使用清單和設定任務可以使事情更易於管理並提高效率。

管理固定工作時間表的最佳實踐

簡單地管理日程安排以確保在需要的地方安排人員和妥善管理日程安排是有區別的。

最佳實踐包括強有力的溝通、合規性、員工投入和工作與生活的平衡。

與您的員工溝通

無論您使用哪種類型的日程安排，開放的溝通渠道對於保持士氣和生產力都至關重要。

在您的工作流程中構建透明的溝通和參與功能可以培養信任文化。

當你需要做出改變時，清楚地傳達你的理由，並儘可能多地通知員工以適應他們。

確保遵守勞動法律法規

在製定日程安排政策時，請確保它們符合相關的聯邦、州和地方勞動法律法規。

您需要遵守加班安排和工資、假期、用餐和休息時間，以及通知員工他們的日程安排的時間範圍，以及其他注意事項。

鼓勵員工反饋和建議

儘早並經常從你的員工那裡尋求反饋，以確保你掌握了誰在他們的角色中快樂和蓬勃發展以及誰越來越沮喪的脈搏。

當您知道問題所在時，您可以更輕鬆地解決它們。

老式的調查框很可能會被忽略，但如果您已經在使用數字解決方案，您可以輕鬆集成一個員工反饋工具，該工具允許多種溝通渠道——包括可定制的調查和模板、現場投票和聊天功能快速直接的輸入。

支持工作與生活的平衡

在工作和個人生活之間保持良好的平衡是員工面臨的共同挑戰。

根據麥肯錫的一項研究，將近一半的員工報告有倦怠症狀。

隨著工作和家庭生活的分離，員工有足夠的時間放下工作，恢復活力。

管理人員可以指導員工製定保持這種平衡的策略，包括擁有指定的工作空間和設備、閱讀和回復工作相關信息的合理界限、健康的習慣以及可預測的時間表。

管理固定工作時間表的工具

勞動力調度是一項複雜的工作，即使固定工作時間表相對穩定也是如此。

假設您根據不同的固定時間表管理許多員工。

在這種情況下，您將花費更多的時間進行前期計劃，並且一旦設置了時間表，它們就不需要像其他一些調度類型（例如靈活的時間表）那樣需要那麼多的監控。

管理固定工作時間表的兩種主要方法包括手動排班和排班軟件。

手動排班

經理或團隊中的其他人確定手動排班的工作時間表。

通常，他們使用複雜的電子表格來權衡員工的可用性和偏好與企業的需求，並試圖找到一個中間立場。

有些人喜歡考慮偏好的動手方法和人為因素，但人為因素也為人為錯誤留下了空間。

如果您的員工人數眾多，那麼設置和監控是一個耗時的過程，而且手動分析數據本身就是一件苦差事。

排程軟件簡介

調度軟件減輕了勞動力調度的時間負擔。

Connecteam 的多合一作業調度程序應用程序可以幫助您優化輪班管理並以更少的麻煩實現最高生產力。 它提高了效率和準確性，並且還包含自動報告。

Connecteam 幫助您簡化所有員工管理和工作安排任務，實現持續的運營效率，其功能包括：

• 將團隊提醒和狀態更新等日常員工管理任務數字化
• 使用時鐘應用程序跟踪員工
• 與您的無辦公桌團隊即時創建和共享日程安排
• 通過在線創建報告、清單、表格和請求從您的員工那裡收集信息

常見問題

固定工作時間表和靈活工作時間表有什麼區別？

在固定的工作時間表中，員工通常每週輪班工作相同的小時數和工作天數。 不過，並非所有工作都需要嚴格的時間表。

靈活的工作時間表不那麼嚴格，允許員工每週或每天記錄一定數量的工作時間，但這些輪班不一定在相同的確切時間進行。

固定工作時間表有哪些替代方案？

經理們至少可以考慮 15 種工作時間表。 其他常見的工作時間表包括靈活的時間表，其中僱員和雇主合作確定僱員的工作量，輪班工作時間表，工人在白天和夜班之間循環，員工在一天中工作兩個時間段並延長中間休息，以及員工根據需要工作的隨叫隨到班次。

固定工作時間表對員工士氣有何影響？

每個員工都是不同的，有些人欣賞固定時間表的可預測性，使他們能夠將個人時間與工作時間區分開來，而其他人可能會對他們的時間表的重複性感到厭煩，或者對他們不喜歡的輪班感到沮喪。

我如何確保我的固定工作時間表對所有員工都是公平公正的？

確保預先就所有日程安排政策進行清晰溝通並遵守這些政策是確保員工公平公正工作日程的最佳方式。

在考慮首選時間表和休假請求時要公平，並與您對任期和績效的考慮保持一致。 考慮使用可最大程度地減少做出有偏見的決策的機會的日程安排軟件。