正式溝通的完整指南
已發表: 2023-06-18當您想到交流時，您可能會想像與朋友或同事的隨意交談。
然而，在許多專業環境中，正式的溝通對於有效和有組織的溝通是必要的。
那麼究竟什麼是正式溝通呢？
什麼是正式溝通？
正式溝通是指用於官方信息、命令和指示的預定義溝通渠道。
這是信息以有組織的方式通過預定義的通信渠道流動的時候。 這些渠道可以是同一層級員工之間面對面的橫向溝通，也可以是不同層級員工之間的對角線溝通。
正式溝通的目標是確保信息清晰簡潔，並及時到達合適的人手中。
雖然與非正式對話相比，正式溝通可能看起來很耗時，但對於企業來說，維持秩序和結構至關重要。
預定義的溝通渠道還有助於建立清晰的指揮鏈，以便高層員工可以向低層員工下達命令或指示。
正式溝通的常見形式包括電子郵件、信件、報告、備忘錄和演示文稿。
正式的溝通是任何專業環境的重要組成部分，因為它確保信息流有條理和高效。
雖然它可以比非正式對話更有條理，但預定義的渠道有助於在組織內建立秩序，以便每個人都能清楚地了解他們的角色和職責。
正式與非正式溝通
正式和非正式交流之間最顯著的區別是使用的語言。 經理向其團隊發送的關於即將開展的項目的電子郵件將包含正式和精確的語言。
然而，同一位經理在對團隊成員的生日或即將退休表示祝賀時會使用更輕鬆的表達方式。
以下是正式與非正式溝通之間的其他一些區別：
- 可靠性——正式的溝通被認為更可靠，因為總是有書面或電子記錄的踪跡。
- 速度——正式溝通的傳播速度更慢，因為在公開之前有一個指定的審查和批准溝通的層次結構。
- 耗時——正式溝通的創建需要更多時間。 可能需要解決語言方面的繁文縟節或法律問題。 非正式通信通常會立即發送而無需審查。
正式溝通的主要特徵
讓我們探討有關正式溝通的常見方面的更多細節。
- 結構——電子郵件和商業信函中的正式交流通常遵循既定格式。 通常有一個標題，一些常見的問候語，最後還有一個簽名。 許多商務人士使用模板來創建備忘錄和其他官方文檔，以確保他們正確傳達官方信息。
- 語言——專業交流中使用的語言應該準確且適合上下文。 切勿使用俚語和其他非正式用語。 正式的交流應該包括正確的語法並且沒有收縮。 例如，作者應該拼寫“do not”而不是“don't”。
- 語氣——專業交流的語氣應該保持嚴肅和專業。 寫作中不應有明顯的個人意見或情緒。 相反，重點應該放在尊重和客觀地傳達準確的信息上。 選擇中性、外交用語，尤其是在涉及敏感話題時。
- 層次結構——正式的溝通應該通過既定的公司層次結構進行。 指定的渠道應該有適當的程序和協議來管理流量。 未經指定的公司官員事先授權，不得進行正式溝通。
- 文檔——所有正式的溝通都應該遵循歸檔文檔流程，以確保記錄組織內採取的任何決策、政策或行動。 這促進了問責制的環境，並使信息可供未來參考。
- 溝通渠道——正式溝通應通過官方渠道，如指定的電子郵件系統。 例如，它們可以作為報告、正式信件呈現，或提供給有組織的會議中的其他參與者。 只有公司認可和批准的渠道才能用於正式溝通。
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為什麼正式溝通很重要？
正式的溝通會減少誤解或解釋錯誤的餘地。 如果你發送了一份概述新工作政策細節的備忘錄，員工就會有一些記錄在案的東西，以便在他們有問題時參考。
依靠非正式的溝通，比如通過電話隨意交談，可能會導致誤解，從而導致代價高昂且危險的錯誤。
為不同類型的正式通信制定的嚴格規則確保了正確的記錄跟踪。 如果出現公司審計或法律問題，最好記錄發生了什麼通信以及發生的時間。 與依賴員工的記憶或不得不聯繫不再在公司工作的人相比，這是一個更好的政策。
儘管這似乎違反直覺，但您可以通過建立正式的溝通來節省更多時間。 寫完後，您可以根據需要快速將其發送給任意數量的人。 這意味著將信息傳達給相同數量的人所需的面對面對話更少。
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知識管理庫允許您將過去通信中的信息存儲在一個位置，以供員工在方便時查找。
正式溝通有什麼好處？
正式溝通是業務流程的重要組成部分，其好處是顯著的，尤其是在非辦公桌行業，在這些行業中，員工可能無法持續使用數字工具或與管理層直接面對面互動。
確保安全：建築、製造或物流等非辦公桌行業通常涉及潛在的風險和危害。 正式溝通可確保所有員工清楚地傳達、理解和遵守安全協議、指南和重要更新。
明確的指示：在工人在現場或生產線上的行業中，清晰簡潔的正式溝通有助於防止誤解。 它確保任務正確有效地執行，最大限度地減少錯誤和返工。
保持一致性：正式溝通可確保傳遞信息的一致性，尤其是在員工在不同班次或地點工作的行業中。 這對於每個人都在同一頁上並堅持質量標準至關重要。
合規性：正式溝通有助於維護合規性可能需要的記錄。 它有助於證明員工已正確了解政策、程序和更新，這在許多非辦公桌行業中至關重要。
縮小信息差距：由於非辦公人員的角色性質，他們通常會感到與核心業務運營脫節。 正式溝通可以通過向他們提供有關公司政策、變化和新聞的定期更新來縮小這種差距，從而培養一種包容感。
問責制：正式溝通有助於在非辦公桌行業建立問責制。 通過書面溝通，有發出和收到的指令的跟踪記錄，如果有任何爭議，可以參考這些指令。
反饋機制：正式溝通還可以為非辦公室工作人員提供一個表達他們的擔憂、想法或反饋的平台。 這對於改進業務流程、安全性和員工滿意度非常寶貴。
建立專業環境：正式的溝通促進了專業的工作環境，並加強了公司的權威和等級結構。 它傳達了一個信息，即組織重視其員工並以尊重和專業的方式與他們溝通。
培訓和發展：在非辦公桌工作盛行的行業中，正式溝通通常用於培訓和發展目的。 它允許公司共享教育材料、指南或程序更新，以確保員工擁有所需的知識和技能。
正式溝通的類型
組織通常以五種方式之一分發正式通信。
向下溝通
向下溝通涉及通過公司從更高管理層傳遞重要信息。
本質上，您是在遵循一系列命令。 例如，副總裁可能會發送一份備忘錄，通知董事們 PTO 政策即將發生的變化。 然後，這些經理會將信息傳遞給他們團隊的成員。
企業通常使用向下通信來發送信息：
- 定義新政策
- 概述現有政策的變化
- 提供有關授權職責變化的信息
- 解釋即將發生的人事變動
向下溝通也可能發生在非正式溝通中。 經理可以與他的團隊面對面交談，而不是發送電子郵件。 但是，重大改革應始終使用正式的溝通過程來確認消息的傳遞。
向上溝通
向上溝通是員工用來向管理層和公司領導提供反饋的過程。 一個例子是回應年度調查，詢問員工對公司不同方面的看法。
您還可以在會議中進行向上溝通。 通常，員工提交書面問題並收到管理層的正式回复。 許多公司還設有意見箱或論壇，員工可以在其中記錄問題或提出改進建議。
向上溝通的目標是記錄員工對其工作環境的感受。 這是管理層更好地了解他們所僱用的個性的一種方式。
員工提供的反饋使高管和管理層能夠以幫助員工提高工作效率或讓員工感到自己的貢獻更有價值的方式改進流程。
橫向溝通
水平或橫向溝通發生在大致相同水平的工人之間。 他們可能在同一部門工作或擁有相似的職位。
如果現場領班向另一位領班發送與工作相關的消息，那將是橫向溝通的一個例子。
您經常會看到在項目中工作的團隊成員之間的橫向溝通。 休假的團隊成員可以記錄他們的工作流程，並將其傳遞給外出時填寫的人。
橫向溝通旨在鼓勵同事之間更好的協作和協調。
對角線溝通
對角線溝通鼓勵不同級別和不同指揮系統下的員工之間的直接接觸。 管理人員可能必須與新項目的現場負責人進行正式溝通，以幫助他們更好地了解其工作的更廣泛背景。
同一現場負責人可能會將有關項目狀態的更新傳遞給更高級別的員工，以向他們更新項目進度。
對外溝通
外部通信描述了從組織發送到外部實體的正式消息。 示例包括法律部門回應監管機構的詢問。 發送給客戶和股東的電子郵件也算作外部通信。
組織如何對外溝通有助於樹立他們的形象。 該格式可以包括從網頁內容到會議演示文稿的所有內容。 任何外部通信都應傳達有關組織的質量和能力的信息。
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正式溝通的例子
讓我們仔細看看組織如何進行正式溝通。
會議
大多數員工都熟悉使用會議來傳達信息。 會議涉及團隊與管理層之間的向上和向下溝通。 在正式溝通方面，制定議程可確保涵蓋所有相關主題。
正式會議通常以開幕式和特別嘉賓介紹開始。 如果您已將您的團隊聚集到一個地方，您希望明智地利用他們的時間。 堅持你的議程，同時邀請團隊一定程度的參與和參與。
簡報
大多數正式會議和會議交流都包括演示文稿。 它們用於以專業和結構化的方式正式交流想法、數據或建議。
演講應該有一個明確的目標，演講者從一開始就明確他們想向觀眾傳達什麼。
演示文稿可以側重於預覽即將推出的產品或概述新公司項目的目的。 其他人傳遞有關業務計劃的更新或向利益相關者提供有關新提案的信息。 視覺輔助工具有助於增強演示文稿的信息並保持觀眾的參與度。
電子郵件
電子郵件是在整個組織中傳遞消息的最常見方式之一。
它們通常用於正式通信中的以下目的。
- 發送命令和說明
- 發出請求
- 提供官方信息
- 傳達公告
正式電子郵件包含明確且專業的主題行，以闡明郵件的意圖。
它針對使用正式稱呼的收件人，並以專業的方式結束。 消息正文應包含旨在有效傳遞消息的簡明語言。 理想情況下，您希望避免任何有損於整體信息的華麗或冗長的語言，並在整個過程中使用專業的語氣。
備忘錄
備忘錄傳達組織內的公告、新政策和指示。 正式指令可能與特定部門或整個組織相關。 人們通常會在需要分發敏感信息時發送備忘錄。
公司通常將備忘錄保存在組織內部。 它們通過預定義的通信渠道發送，以確保它們到達目標受眾。 例如，備忘錄只能發送給特定的個人或通訊組列表。
一旦發送，備忘錄通常會被存檔，以確保有關於決策或政策變更的歷史記錄。
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具有員工調查功能的內部員工溝通應用程序可以提供寶貴的見解，向您展示您的組織在員工溝通和參與方面的表現如何。
改善正式溝通的 6 個技巧
讓我們看看組織可以改進處理正式溝通方式的一些方法。
一、及時提供信息
雖然可能需要審查正式溝通的措辭，但要盡快傳達信息。 如果您要消除可能影響客戶和其他行業領導者對您公司看法的謠言，這一點尤其重要。 避免員工對即將到來的組織變革可能產生的任何擔憂也是一件好事。
2.透明
明確正式溝通的目的。 嘗試提供盡可能多的信息。 這樣一來，當員工後來聽到似乎與您發布的內容相矛盾的消息時，他們就不會感到措手不及。
3. 優先考慮一致性
為員工提供模板，幫助他們設計正式的溝通方式。 您還應該向他們提供有關用於信息流的渠道的指導。 這避免了那些需要信息的人沒有收到消息或文件被送到意外收件人手中的問題。
4. 定制信息
避免使用過多的措辭，以免影響您的消息傳遞的意圖。 避免使您的交流顯得過於非正式的收縮也是一個好主意。
使用官方頭銜正式稱呼同事和業務合作夥伴。 避免使用人稱代詞以保持消息正文的客觀性。
5. 強化你的信息
雖然軼事在進行演示時很有效，但請重點強調正式交流的要點。 這樣，讀者就可以獲得他們需要的信息。
6.徵求反饋
鼓勵收件人向您提供有關您的溝通的意見，這將使您了解您是否有效地傳達了您的信息。
結論
正式溝通是任何組織的重要支柱，是結構良好、高效和一致的信息傳播的支柱。 這對於員工可能無法定期使用傳統通信工具的非辦公桌行業尤為重要。 通過堅持正式的溝通，企業可以確保清晰度和一致性，維護安全標準，滿足法規遵從性，並提高生產力。
像 Connecteam 這樣的數字通信工具的集成可以大大提高公司內部正式通信的效率。 無論員工身在何處，此類平台都可以進行實時、準確的通信。 從即時消息、任務管理、日程安排到進行反饋調查，這些工具囊括了公司溝通的所有重要方面。
歸根結底，有效的正式溝通與正確的數字工具相結合，可以幫助企業營造更好的工作環境，促進問責制，並保持一支消息靈通、聯繫緊密的員工隊伍。 無論您的員工是在辦公桌前還是在現場，簡化的溝通始終是業務成功的關鍵因素。
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