如何組織員工人事檔案

員工人事檔案包含有關您員工的重要信息，例如稅務文件、績效評估、僱傭合同等。

如果沒有清晰的人事檔案組織結構，重要數據可能會丟失或放錯地方。 這使得人力資源 (HR) 工作人員、薪資管理員和經理更難找到他們需要的信息。 此外，失去對員工數據的跟踪可能會使您的公司不遵守州和聯邦勞動法。 這也使得更難知道何時需要更新或替換文檔。

在本指南中，我們將解釋員工人事檔案中包含的內容，並提供有關如何組織員工人事檔案的五個提示。

什麼是人事檔案？

員工人事檔案是與員工在貴公司的任期相關的文件集合。 它作為他們從申請工作到離職的就業記錄。

人事檔案對於各種內部業務目的和法律要求很重要。 它們作為與員工相關的所有行政、管理、合同和補償、發展和紀律問題的參考點。

員工檔案對於合規性也很重要，通常包含法律要求雇主保留的數據。 這包括美國國稅局要求的 W-4 表格等員工稅務文件，以及《公平勞工標準法》(FLSA) 要求的薪酬記錄。

此外，員工檔案為僱傭合同和競業禁止協議等法律文件提供了一個安全的場所。 在發生勞資糾紛時，您的公司必須隨時可以訪問這些文件。

誰負責組織人力資源檔案？

人力資源管理員通常負責日常組織人力資源檔案和處理人事檔案中的文件。 他們還負責確保文件是最新的，並為需要文件的人提供文件訪問權限。

管理人員還可能負責將績效評估等文件添加到員工檔案中。 在這種情況下，他們應該對文件組織系統有一定的了解。

員工人事檔案中包含哪些內容？

學習如何組織 HR 文件的第一步是決定文件中應包含哪些表格和數據。 我們將列出人力資源通常保存在人事檔案中的一些常見文件。

合規文件

合規文件是聯邦法律或州法律要求您的企業保留的任何與員工相關的文件。 這些包括：

• 國稅局稅 預扣稅表（例如 W-4 和 W-9 表）
• 移民文件（例如 I-9 表格）
• 員工時間表、工資單和其他工資單記錄
• 人口統計數據（包括姓名、社會安全號碼、性別和地址）
• 每個員工職位的職位描述
• 員工福利登記表（例如 401(k) 登記表）
• 工傷賠償文件
• 終止數據，包括 COBRA 保險和失業文件

公司文件

公司文件是貴公司內部使用的或提供員工在貴公司的歷史記錄的任何文件。 它們可能包括：

• 簡歷和工作申請求職信
• 簽署的工作邀請函
• 勞動合同
• 績效考核文件
• 升職加薪記錄
• 簽署公司政策確認書，包括您的員工手冊
• 競業禁止或保密協議
• 紀律記錄
• 辭職信和離職面談文件

機密員工檔案

重要的是，您的公司可能需要保留一套或多套與您的主要員工檔案分開的機密人事記錄。

這些機密文件中的文件應該只供需要查看它們的人力資源管理員訪問。 管理人員不應訪問它們，查看它們的過程應受到嚴格控制。

應放入員工機密文件的文件包括：

• 背景調查
• 藥檢結果
• 子女撫養費文件
• 工資扣押記錄
• 受益人信息
• 與正在進行的訴訟有關的任何記錄

您還需要考慮如何存儲包含醫療信息的員工文件。 醫療數據受健康保險流通與責任法案 (HIPAA) 的保護。 它必須存儲在自己的機密醫療文件中，與其他類型的機密數據分開。

醫療文件可能包括：

• 健康、牙科和視力保險登記表
• 人壽保險登記表
• 保險索賠和醫生的筆記
• 病假申請文件
• 殘疾住宿申請

紙質與電子員工檔案

您需要做出的一項重大決定是使用紙質文件還是電子文件。

幾十年來，員工檔案都是紙質記錄。 大多數企業都有上鎖的文件櫃，只有人力資源管理員可以訪問。 每個員工都有自己的馬尼拉信封，隨著時間的推移，信封會逐漸裝滿紙質文件。

如今，很少看到公司持有紙質記錄。 組織員工檔案的最佳方式是電子化。 數字員工文件通常更方便，並提供幾個重要的優勢。

首先，電子文檔是可搜索的。 只需在文件管理器或文檔管理系統中搜索員工姓名，即可快速調出特定員工的最新績效評估。 與翻遍文件櫃尋找特定的文件相比，這節省了大量時間。

保存電子記錄也更具成本效益和空間效率。 您無需在主辦公室使用大型文件櫃來佔用寶貴的空間。 也沒有印刷或碎紙成本。

此外，電子記錄比紙質記錄更安全。 人力資源管理員可以配置訪問權限，以便經理只能查看直接下屬的員工文件。 這些權限消除了員工文件可能被無權查看的人看到的風險。

從監管的角度來看，紙質文件和電子文件在很大程度上是等同的。 您的公司可以使用軟件完全在線填寫和簽署表格，或掃描紙質表格以創建數字副本。 在大多數情況下，一旦您創建了文檔的數字副本，您就可以隨意處理原始紙質副本。 根據職業安全與健康管理局的要求，存在一些值得注意的例外情況，例如 X 射線圖像。

無論您選擇保留紙質還是數字員工文件，維護備份都是一個好主意。 對於紙質記錄，這意味著將所有文件的副本存儲在場外——例如，在商業文件存儲設施中。

對於數字記錄，您可以將備份保存到硬盤驅動器或使用 Google Drive 等服務將它們存儲在雲中。 許多提供文檔存儲的人力資源管理系統（例如 Connecteam）會自動在雲中備份您的員工文件。

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如何整理員工檔案：5 個技巧

既然我們已經回答了人事檔案是什麼，並且您知道人事檔案中應該包含什麼，我們有 5 個關於如何以電子方式組織員工檔案的提示。

我們關於如何組織人力資源文件的第一個技巧就是一致性。 無論您決定如何組織您的文件，請在整個 HR 系統中這樣做。

在單個文件級別，使用標準化方法命名文件。 例如，您可以使用以下公式命名文檔：

[員工姓氏] [員工名字] – [文件名稱] – [年份]

這種命名方案可以很容易地看出文檔屬於誰、文檔是什麼以及它有多舊。

在員工文件夾級別，您可以應用類似的標準化。 例如，每個員工都可以有一個包含其姓名或員工編號的文件夾。 在該文件夾中，您可以有標記為“入職”、“工資單”、“績效評估”等的子文件夾。 然後，將相同類型的文檔放入每個員工的每個子文件夾中。

使用專門的應用程序來組織文件可以使管理員工文件變得更加容易。 文檔管理系統使您能夠在文件夾之間拖放文件、按名稱或內容搜索文檔等等。

一些文件管理系統，如 Connecteam ，還使員工能夠安全地將所需的 HR 文件上傳到您的系統。 該軟件使用自動化將每個員工的人事檔案和表格放在它應該去的地方，從而節省時間並減少錯誤。

Connecteam 還為管理人員和員工提供自助服務門戶以查看文檔。 例如，您可能希望允許經理查看員工績效評估，允許員工查看工資單。 這可以讓您的人力資源團隊騰出時間來專注於比不斷響應文檔請求更重要的任務。

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學習如何以電子方式組織員工文件的一個重要部分是設置訪問權限。 訪問權限決定公司中的哪些人可以查看哪些員工文件。 它們對於確保敏感的員工數據只對需要查看的人可見至關重要。 權限還有助於防止文件被意外移動、編輯或刪除。

使用文件管理應用程序來組織文檔，建立訪問權限應該很簡單。 一個好的開始是讓管理人員只允許他們的直接下屬訪問非機密文件。 高級管理人員可能需要訪問下兩層報告的文件。

只有高級人力資源管理員和福利經理才能訪問員工福利信息和其他機密文件。 只有貴公司法律團隊的成員才能訪問與正在進行的訴訟相關的文件。

組織人事檔案的另一個技巧是使用表格和清單，就像 Connecteam 提供的那樣。 這些確保員工填寫他們需要的每份文件。

表格和清單在入職期間和每年年初都特別有用，因為這時員工需要提供大量文件。 員工和人力資源經理都可以輕鬆查看重要文件或表格是否丟失。

管理員工檔案的棘手問題之一是掌握表格更新和認證到期的情況。 問題是如何組織員工的人事檔案，以確保您的員工表格始終是最新的。

再一次，使用文檔管理系統可以提供幫助。 當人力資源管理員上傳文件時，他們可以為其指定一個到期日期。 這可能是從表格上傳之日起一年、認證到期之日或一年的最後一天。

例如，Connecteam 允許您為每個文檔條目或每個類型設置到期日期。 按類型分配到期日期（例如，一年或 18 個月）使您不必為每個文檔手動執行此操作。

當到期日期臨近時，您的文檔管理系統將自動通知您或員工。 這可確保文件和表格在過期前得到更新，因此不會出現合規性問題。

概括

了解如何組織員工檔案可以對您企業的人力資源運營產生巨大影響。 組織良好的員工檔案使人力資源管理員和經理更容易找到他們需要的信息。 它們對於確保您的企業遵守稅法和勞動法也至關重要。

以電子方式組織員工文件的最佳方式，最好使用Connecteam等專用人力資源文件管理系統。 您可以創建標準化的文件命名系統、控制訪問權限、輕鬆掌握文檔過期時間等等。

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Connecteam 是管理員工人事檔案的終極解決方案。 我們專用的 HR 管理平台提供安全的文檔存儲、輕鬆訪問和機密信息的高級權限。

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