如何計算工資工時和使用不同的工具

已發表: 2023-06-12

計算小時工的工資單首先要跟踪他們的工作時間。您可以手動跟踪時間，但手寫時間表和手動時鐘容易出現人為錯誤，代價高昂。

值得慶幸的是，現在有許多數字時鐘平台可以幫助您跟踪時間並準確計算工資單的小時數。在本指南中，我們將解釋如何計算工資工時，並重點介紹您的企業目前可以使用的 3 款最佳時間跟踪應用程序。

關鍵要點

為了計算工資時數，您必須準確跟踪員工的工作時間。最好的方法是使用數字時鐘軟件。
您可以通過從員工的下班時間中減去員工的上班時間，然後減去任何休息時間來手動計算工資單小時數。
您還可以使用時間卡計算器計算工資單。或者，大多數時鐘應用程序會自動為您生成時間表。
今天使用的最佳時鐘應用程序是 Connecteam、Timely 和 Harvest。

跟踪工作時間的不同方法

為了計算員工工作了多少小時，您首先需要跟踪他們一周的工作時間。您可以採用多種不同的方法。

手寫考勤卡

手寫考勤卡是記錄時間最簡單的方式，但也是最容易出錯的方式。使用手寫考勤卡，員工或經理只需在一張紙上寫下他們每天的工作時間即可。

這種方法是有問題的，因為員工很容易忘記寫下他們的時間。如果他們確實忘記了，就很難返回並根據記憶填寫打卡時間和下班時間。

即使您的員工以 100% 的準確性記錄他們的時間，手寫的考勤卡仍然會帶來問題。您需要手動計算每位員工的工時，這可能會導致在計算工資單時出現錯誤。

您還需要將這些實體考勤卡至少保存 3 年，以遵守聯邦稅法。這會佔用您辦公室的空間，而這些空間本可以得到更好的利用。

手動時鐘

手動時鐘使用穿孔卡、刷卡或生物識別讀數（例如指紋掃描）來為員工上下班計時。這些時鐘通常位於員工必須經過的中心區域，使員工更難忘記跟踪他們的時間。

優點

手動打卡的一個優點是，員工必須在打卡時親自到場才能打卡上班或下班。這有助於減少時間盜竊，這種情況發生在員工上班前或下班後加班。

缺點

手動打卡的一個主要缺點是它們對大部分時間都在現場的員工來說效果不佳。如果員工不進入辦公室或中心工作場所，他們可能無法打卡或下班。

手動考勤表的另一個缺點是它們通常會製作紙質考勤卡。與手寫考勤卡一樣，這些要求您手動添加員工的工時，並且必須存放在您的辦公室。

你可知道？

一些數字時鐘應用程序還可以讓您設置一個集中式時鐘。即使時鐘是數字時鐘，員工仍然必須親自到場才能使用平板電腦等共享設備打卡。

電子表格

電子表格提供了物理考勤卡的基本數字替代方案。您可以使用 Microsoft Excel 或 Google Sheets 等平台創建電子表格。

優點

走向數字化有許多優勢。首先，從您的計算機或移動設備訪問數字時間卡很容易。電子考勤卡不會因文書工作的混亂而丟失。

您和您的員工還可以共享對數字考勤卡的訪問權限，使您的團隊能夠互相留下筆記或評論。

此外，電子表格還使員工能夠跟踪信息，而不僅僅是他們的打卡時間和下班時間。例如，他們可以提供有關他們正在處理的任務的註釋。這對於了解您的員工的工作效率以及完成特定項目需要多長時間非常有用。

數字時間跟踪的另一個好處是您可以自動累加時間。大多數電子表格軟件都提供求和功能，有助於消除計算工資時數時的錯誤。
最後，數字時間表易於存儲。它們可以保存在硬盤驅動器或您公司的雲存儲中，而不是佔用您辦公室的寶貴空間。這也有利於遵守記錄保存要求，因為與物理時間表相比，數字時間表丟失的可能性更小。

專家提示：

將數字時間表存儲在雲中比將它們存儲在辦公室的硬盤驅動器上要安全得多。物理硬盤可能會損壞或丟失，而存儲在雲中的數據通常會跨多個數據中心進行備份。

缺點

雖然電子表格與手動時鐘和手寫筆記相比具有主要優勢，但它們仍然有缺點。

首先，很容易在電子表格中輸入錯誤的時間信息，從而導致工資核算錯誤。

員工還需要記住手動輸入他們的時間，就像手寫考勤卡一樣。

也沒有內置的方法來驗證員工輸入時間跟踪電子表格的時間。這會增加您企業中時間盜竊的發生率，從而造成您的金錢損失。

數字時鐘軟件

數字時鐘軟件是跟踪員工時間和計算工資單小時數的最佳解決方案。

優點

該軟件提供了數字時間跟踪的所有優點，並解決了電子表格的一些主要缺點。

時間跟踪應用程序可以根據員工的行為自動開始和停止時間跟踪。例如，時間跟踪應用程序可以在員工打開電子郵件時開始跟踪時間。一些選項，如 Connecteam，也會在員工到達工作地點時提醒他們開始計時。

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數字時鐘軟件的另一個優點是它通常包含防止時間盜用的功能。例如，可以要求員工自拍，以防止其他人代表他們打卡。

您還可以在中央信息亭部署打卡軟件，員工必須親自到場才能打卡進出。這複製了手動時鐘的主要優勢之一。

此外，許多時鐘應用程序會自動計算工資單小時數，您根本不需要將員工的小時數相加。

它們還可以直接與您的薪資軟件集成。因此，您只需點擊幾下即可運行工資單，而不是花一整天的時間來計算工時並仔細檢查您的數學。

如何計算工資小時數

一旦您有了員工的考勤卡，您就可以計算他們的工資總工作時間。如何處理取決於您是手動跟踪時間還是使用時間跟踪軟件。

方法 1：手動計算工作時數

如果您使用物理時間卡或電子表格跟踪時間，則需要手動計算工作時間。

首先將所有時間從上午/下午格式轉換為24 小時格式。例如，下午 3 點變為 15:00。這使得從員工的結束時間中減去員工的開始時間變得更加簡單。

接下來，將分鐘轉換為十進制格式。您可以通過將每個時間條目的分鐘數除以 60 來完成此操作。例如，14:15 將變為 14.25（15/60 等於 0.25）。

現在您可以從員工的結束時間中減去他們的開始時間。如果員工在上午 9:05 開始工作並在下午 5:15 下班，則工作時間為 17.25 – 9.08 = 8.17 小時。

最後，記得減去員工白天的休息時間。例如，如果他們午休 45 分鐘，您將計算出 8.17 – 0.75 = 7.42 小時的工作時間。

方法 2：使用薪資計算器計算工作時間

您可以使用免費的工資單計算器，而不是手動計算小時數。

此時間卡計算器可讓您輸入員工每天的開始和結束時間，並自動計算他們每天的工作時間。您可以一次計算 1 週或 2 週的小時數。

如果您輸入員工的工資率和加班閾值，計算器還將確定他們在支付期間的工資。您可以打印時間表或下載時間表並將其傳輸到您的薪資軟件中。

方法 3：自動計算工作時間

如果您使用時鐘應用程序跟踪時間，您的軟件將自動計算工作時間。它在幕後處理上述所有計算並顯示每天的工作時間。

有用的是，許多時鐘應用程序還可以突出顯示員工考勤卡中的不一致之處。例如，如果一名員工在一天中沒有輸入任何時間，該軟件可能會標記它供您查看。這使您有機會詢問員工是否忘記激活時鐘或在您運行工資單之前發現其他問題。

使用工作時間計算總工資

一旦知道員工一周工作的總小時數，就可以計算出他們的總工資。

如果員工的工作時間為 40 小時或更少，只需將他們的每週工作時間乘以他們的基本工資率即可確定他們的總工資。

如果員工每週工作超過 40 小時，您必須支付加班費。方法如下：

將員工的基本工資率乘以 40，然後記下這個數字。
將員工工作的加班小時數乘以他們的基本工資率，然後乘以 1.5 來計算他們的加班費。
將第一個數字和加班費加在一起以確定員工的總工資。

例如，假設一名員工以每小時 10 美元的基本工資率工作了 46 小時。您可以計算：(40 x 10 美元) + (6 x 10 美元 x 1.5) = 490 美元。

你可知道？

當員工即將加班時，Connecteam 會向您發送實時警報。這些提醒讓您有機會重新分配工作，這樣您就可以最大限度地減少必須支付的加班費。

立即免費開始使用 Connecteam！

跟踪員工工時的最佳軟件

數字時鐘軟件是跟踪員工工時和計算工資單工時的最佳解決方案。

讓我們仔細看看您的企業目前可以使用的 3 個頂級時鐘平台。

連接團隊

Connecteam 是一款一體式工作管理解決方案，具有內置數字時鐘和大量功能，可幫助您跟踪工時、運行工資單和簡化業務。

時鐘是自動的，精確到秒。但如果員工忘記打卡上班或下班，他們也可以手動添加時間條目。

我們的平台可在 Web 和移動設備上使用，因此員工可以輕鬆跟踪他們在辦公室或旅途中的時間。

Connecteam 還提供一個集中式報時亭。您可以在共享的平板電腦或智能手機上設置 Connecteam，然後要求員工在此中央設備上打卡進出。

為了減少時間盜用，您還可以要求員工在打卡時自拍。

此外，您可以設置地理圍欄 在您的辦公室或工作地點附近。（您可以創建的地理圍欄數量沒有限制。）Connecteam 使用 GPS 位置跟踪來確保員工只能從地理圍欄區域內打卡。員工將在到達工作地點時收到打卡提醒。

GPS 位置跟踪功能對於驗證員工的全天候位置也很有用。

此外，如果員工即將加班，您會收到警報。這可以幫助您減少不必要的加班並節省工資。

說到 Connecteam，可以輕鬆計算工資單的小時數。我們的軟件會自動計算休息時間、缺勤時間、加班時間和帶薪休假時間，並在幾秒鐘內生成自動數字時間表。它還會標記錯誤的時間條目，並使管理人員能夠批准或拒絕來自任何設備的時間表。

準備好運行工資單後，只需單擊幾下即可導出時間表。 Connecteam 提供與 QuickBooks Online 和 Gusto 的直接集成，以實現更快的工資核算。

Connecteam 收集的所有時間數據都可以通過自動報告和集中式儀表板查看。它甚至可以跟踪員工休假餘額，從而更輕鬆地管理員工的 PTO 請求。

Connecteam對最多 10 名員工的企業完全免費。對於大型企業，最多 30 名員工的起價僅為每月 29 美元。

免費試用 Connecteam 14 天，了解它如何幫助您輕鬆跟踪工時和計算工資。

及時

Timely 是一款人工智能驅動的時間跟踪軟件，可以自動捕捉員工在不同生產力應用程序上花費的時間。它了解什麼工作與什麼項目相關，使用該平台的員工越多，它就會變得越準確。

員工可以將 Timely 創建的時間條目標記為計費或非計費時間。這對於創建客戶發票很有用，因為經理可以調出一個項目上花費的所有計費時間的報告。管理人員還可以使用這些數據來監控生產力，並查看哪些項目可能會從更多的人力中受益。

Timely 可以自動創建時間表，但它沒有內置的審批系統。員工需要手動將他們的時間表發送給經理，任何關於時間條目的問題都需要在 Timely 之外解決。

Timely 起價為每位用戶每月 9 美元。

收成

Harvest 是一款專為自由職業者和小團隊設計的時間跟踪軟件。它使用戶能夠在網絡、桌面或移動設備上跟踪時間。用戶還可以創建自定義提醒，以確保他們永遠不會忘記啟動和停止時間跟踪器。

Harvest 允許用戶將時間條目組織到項目中，並將小時數標記為可計費或不可計費。該軟件可以自動創建客戶發票，並與 PayPal 和 Stripe 集成，使客戶能夠在線支付。 Harvest 還集成了 QuickBooks Online 和 Xero。

值得注意的是，Harvest 不會為員工生成時間表。它支持可自定義的報告，其中包括員工的總工時，但管理人員需要將這些工時手動輸入到他們的薪資軟件中。

擁有最多 2 個項目的個人用戶可以免費使用 Harvest。 Harvest for teams 起價為每位用戶每月 10.80 美元。

結論

準確跟踪員工工作時間是計算工資時數的關鍵。雖然您可以跟踪時間並手動添加員工的工作時間，但數字時鐘軟件是一種節省時間並消除代價高昂的錯誤的卓越方法。

當今最好的數字時鐘應用程序是 Connecteam。 它提供移動時鐘、中央報時亭、現場員工警報、管理人員集中報告儀表板等等。它是滿足您所有工作管理需求的全能解決方案。