如何估算項目管理的完成時間

計劃和估算對於完成項目至關重要——您需要知道項目將花費多長時間，以便您可以製定切合實際的截止日期、管理資源、制定適當的預算並為員工和利益相關者設定期望。

如果沒有適當的計劃，本應耗時數週的項目最終可能會拖延數月。 這種生產力低下會使您超出預算，使您的企業因超額勞動力成本而損失資金，並讓您的客戶不滿意。

項目經理用來有效計劃和估算的一種流行技術是預計完成時間 (ETC) 預測。 在本指南中，我們將詳細介紹什麼是 ETC、正確估計時間的重要性、如何正確估計時間等等。

預計完成時間是多少？

ETC 涉及估算完成一個項目所需的總時間。 它比簡單的猜測更準確，讓您在分配人員、設定預算和分配資源時更有信心。 它還可以幫助您規劃需要完成的任務，並確保每個人都知道他們必須工作多長時間。

應在項目生命週期中儘早計算 ETC，以準確估計完成它所需的時間量。

適當時間估計的重要性

首先，獲得正確的時間估算可以幫助您的團隊避免延誤並按時交付已完成的項目。

您需要能夠始終如一地按時完成任務，以便與您的客戶或客戶建立信任，這樣他們才會一次又一次地請求您的服務。 ETC 可以幫助您的團隊有效地管理他們的時間，以便所有任務都能達到或超過客戶的期望。

準確 時間估算 還可以幫助您確保擁有必要的資金來完成每個項目，並在您需要時擁有合適的員工。

此外，ETC 可以幫助項目經理創建詳細的進度表。 這些時間表將突出顯示一個人或團隊負責做什麼，以及基於您的預測的項目截止日期。

了解完成某件事需要多長時間以及哪些員工負責其任務有助於您更有效地管理您的團隊。

做出錯誤的時間估計也會帶來負面後果。 您冒著使項目時間表脫軌、推遲最後期限和員工超負荷工作的風險。 此外，比預期晚完成項目會使客戶失望並損害您的聲譽。

如果項目花費的時間太長，則沒有估算適當的 ETC 也會導致預算不足，從而讓您甚至您的客戶付出代價。 在某些情況下，項目可能會因時間估計不當而徹底失敗。

正確估計時間的技巧

不正確的時間估計可能代價高昂且危險，因此這裡有一些提示可確保您正確估計時間。

了解完成項目所需的一切

如果沒有完成項目的任務、會議和其他要求的完整列表，您會發現很難估計完成時間。

任何對項目成功至關重要的事情都應該記錄下來並說明。 遺漏的東西很容易使您的估計增加幾天或幾週，這可能會打亂您的時間表。 確保以適當的順序列出行動項目和項目要求——按時間順序、按優先級或兩者兼而有之。

您可能會考慮使用工作分解結構之類的技術來分解較大的項目並清楚地了解需要完成的所有事情。

此外，在估算完成時間時，不要忘記考慮執行項目前測試、與員工和客戶溝通以及編輯項目需要多長時間。

查看過去項目的數據

使用過去項目的歷史數據可以幫助微調您當前的估計。 查看您過去的時間表和項目任務，了解它們花費了多長時間，然後使用此信息來指導您的 ETC 預測。

確保您正在審查類似的項目，以確保您分析的信息是相關且有用的。

在某些情況下，您也許能夠查看其他已完成類似項目的公司的歷史數據。 但是，在某些情況下訪問它可能具有挑戰性且成本高昂。

確保跟踪員工的工作時間，以便您可以準確了解特定任務和項目所花費的時間。 這將有助於跟踪您當前的項目，並使未來的估算更加容易。

讓您的團隊參與估算

努力讓團隊成員參與您創建的估算。 與他人協商有助於確保您的估算合理並準確反映您的團隊完成項目所需的時間。

此外，讓您的團隊參與進來有助於提高員工滿意度。 徵求他們的意見會讓員工感到自己受到重視和有能力，從而讓他們更加投入。 此外，如果他們幫助創建了項目，他們將更有動力努力工作並堅持項目的時間表。

另外，請不要猶豫，聯繫從事過類似項目的專家或專家。 一雙新鮮的眼睛可以創造奇蹟。 具有專業經驗和知識的人可以讓您更好地了解項目應該花費多長時間，並且可以讓您對有效的項目管理有更多的了解。

注意風險

在努力創建準確的 時間估算 時，您需要意識到風險。 風險可能會導致延誤和預算問題等問題，從而使項目戛然而止。

風險可能是內部的，例如沒有項目所需的資金或員工意外辭職。 外部風險，例如惡劣天氣使您無法工作，也會使項目偏離正軌。

通過考慮潛在風險並製定應急計劃，您可以將延遲降至最低並避免讓單個問題導致項目失敗。

以一定的靈活性工作

在創建項目計劃和確定時間時，安排額外的時間以備不時之需很重要。 例如，考慮額外的時間來應對勞動力短缺、設備故障、停電、惡劣天氣甚至某些資源不可用等挑戰。

當只出現一個問題時，周轉時間緊迫且缺乏靈活性的計劃可能會分崩離析。 安全總比後悔好，增加一些應急時間可以挽救生命。

另外，請注意您在處理項目時花在其他事情上的時間。 沒有一個團隊在所有時間都保持 100% 的效率，您需要為此做好計劃。 即使當您和您的團隊正在處理最重要的項目時，您也一定會互相聊天、提問和回答問題、吃點東西或喝點東西，否則就會分心。

完全避免時間浪費是不現實的，因此最好將其計入您的總估算中。

項目完成後始終檢查您的時間表

項目完成後，詳細審查其時間表。 與您的估計相比，這可以讓您清楚地了解實際項目持續時間。 您可以輕鬆識別估算值和結果之間的任何差異，並決定如何在下一個項目中解決這些差異。

此外，您應該努力跟踪每個項目的進度。 如果出現任何問題，您可以即時調整時間線。

跟踪還可以確保您始終了解項目的最新進展情況。 獲得正確的任務管理工具（最佳任務管理應用程序評論）——例如清單、正在進行的任務分配和直接發送到員工設備的任務通知——可以使這變得容易。

通過跟踪進度，您可以將事情的實際進展情況與您估計的情況進行比較，從而使未來的估計更加準確。 您在分析和理解您的項目方面投入的工作越多，您的估計就會越準確。

估算時間的最佳方法

一旦您獲得了必要的信息並了解項目的所有內容，您就可以開始進行估算了。 堅持如何估算項目的時間？ 以下是您可以遵循的一些最佳和最受歡迎的方法。

自下而上的估計

自下而上的估計方法涉及單獨分析任務並檢查每個任務可能花費的時間。 然後，您只需將各個任務的時間相加，就可以得出整個項目的總估算值。

這是估算項目時間的一種非常準確的方法，因為它會迫使您首先查看每個特定任務，然後再查看整個項目。

這種方法通常需要更多的時間和精力，但它最終有助於通過將大型項目分解為更易於管理的單個任務來減輕估算時間的壓力。

自上而下的估計

自上而下的估計與自下而上的估計相反。 它涉及弄清楚你需要花多少時間來完成一個項目，然後將這段時間分配給它的任務。

您可能會考慮使用歷史數據來了解整個項目應該花費多長時間，並據此做出估算。 或者，您可能只是根據客戶的規格來估計完成時間。

總的來說，自上而下的估算可能是一種更快、更簡單的方法，因為您更多地關注整個項目而不是每個任務的細節。

三點估計

顧名思義，三點估算法涉及對項目時間進行三種估算：最好情況、最壞情況和最可能情況。

最好的情況估計是一切都按計劃進行，零問題，最壞的情況估計是所有可能出錯的事情都出錯了。 最有可能的估計是在整個過程中只出現了一些小問題。

三點估算通常是估算時間的最安全方法，因為它有助於確保無論項目如何進行，您都已做好準備。 話雖如此，這確實需要很多努力。 許多項目經理最終會使用所有三種情況的平均值來得出實際估算值。

參數估計

這種方法涉及計算出單個任務所需的時間，然後將該時間乘以項目中涉及的類似任務的數量。 一個項目中的許多任務都是相似的，這種方法可以讓你做出準確的估計，而不必逐一分析。

由於參數估算要求您將相似的任務組合在一起以估算項目時間，因此可能會出現一些變化，尤其是當任務與您最初想像的不相似時。 儘管如此，只要您了解任務及其要求，這種方法還是很有用的。

比較估算

比較估算（也稱為類比估算）是指您檢查過去的項目花費了多長時間，然後將這些見解應用到您當前的項目中。 例如，假設您和您的團隊過去在一個類似項目上花費了四個月，則當前項目將需要四個月才能完成是合理的。

您可以使用此方法快速輕鬆地估算時間，但如果您所指的當前項目和過去的項目有不同的要求，則準確性可能會受到影響。

結論

在不知道如何估算項目時間的情況下，您可能會以失敗的項目、不准確的預算和日程安排問題告終。 員工可能會長時間工作，並且可能會錯過最後期限。 糟糕的時間估算最終會浪費大量的時間和金錢，並且讓客戶不那麼興奮。

無論您的企業從事何種項目，使用估計完成時間 (ETC) 預測都可以幫助您按時完成任務、創建更好的時間表、正確管理時間並保持在預算範圍內。 您的員工將更好地了解他們需要做什麼以及何時完成，並且您將通過始終如一地按時交付項目來保持良好的聲譽。