如何寫一個員工+免費員工寫表

作為經理，您有責任確保您的團隊成員滿足為他們設定的期望。 但有時，當員工在工作場所的行為不當時，您需要採取紀律處分。

一種方法是記錄員工。

員工書面記錄提供了員工不可接受行為的正式記錄。 當你寫一個員工時，使用一致的文檔是很重要的。 這有助於在您的企業中保持公平的結構，並隨著時間的推移創建員工行為的書面記錄。

正確完成後，寫下員工可以幫助改善他們的行為並確保他們達到期望和標準。

在這篇文章中，我們解釋瞭如何評價員工以及在評價會議中應該說些什麼。 我們還提供免費的員工意見書模板。

什麼是員工書面記錄？

員工報告是對員工不可接受的行為、行為或表現的正式書面記錄。 它會告知員工他們的行為不符合預期，並向他們提供有關他們需要更改或改進的內容的反饋。 它還詳細說明了不改進的後果。

員工評論用於那些不需要召開紀律會議但仍然不可接受的小問題。 例如，頻繁遲到、粗魯等破壞性行為或輕微的著裝違規行為。

員工書面報告通常是紀律處分流程的第一階段。 但是，您也可以將其用作員工紀律的獨立方法。

紀律會議和紀律會議的區別

紀律處分和紀律會議是員工紀律的兩種方法。 經理和主管使用它們來解決未能達到預期的員工行為。 雖然這兩種方法相似，但它們用於不同的目的。

書面記錄就像“書面記錄”的一部分，用於記錄員工不可接受的行為。 這通常是正式紀律處分程序的第一步。

紀律會議是在員工與其經理或主管之間舉行的正式會議。 它通常發生在員工的行為嚴重不當時。 例如，歧視、騷擾、盜竊、安全違規或嚴重不服從命令。

如果工人的行為在收到員工報告後仍未改善，也可以召開紀律會議。 例如，假設您記錄了一名員工違反著裝要求，但他們仍然沒有正確穿著制服。 在這種情況下，您可以召開紀律會議。

紀律會議和紀律報告為您提供了一個機會，讓您對某種類型的行為劃清界限、改正它並共同前進。 你的語氣應該是嚴肅但支持的。

你什麼時候應該寫一個員工？

通常，員工會因輕微的紀律問題而被記錄下來。 以下是一些可能值得記錄的行為類型示例：

• 持續遲到。
• 不構成不服從命令的破壞性或不專業行為。 例如，在會議期間發誓或對同事無禮。
• 出勤或生產力問題。 例如，在工作時間使用社交媒體或從事其他會降低工作效率的分心活動。
• 未能遵循適當的政策或程序。 例如，沒有正確完成所需的文書工作。
• 輕微的著裝違規行為。
• 不對小問題實施反饋。

您可以使用記錄來處理性能問題或經常缺勤，但它們通常不是解決這些問題的最佳工具。 相反，性能問題可以通過貴公司的能力政策來處理。 經常缺勤可以通過您的缺勤政策進行管理。

同樣，有些事情可能過於嚴重，不值得員工進行書面報告。 這些可以包括：

• 盜竊。
• 對同事、經理或客戶的身體暴力。
• 性騷擾。
• 欺凌。
• 嚴重違反健康和安全。
• 嚴重不服從。

您的紀律政策應明確說明哪些類型的行為將被視為紀律問題，哪些行為可能會被記錄下來。

員工評價中應包含哪些內容

雖然對於您應該在員工書面報告中包含的內容沒有法律要求，但表格可以幫助您在您的業務中創建結構。

以下是要包含在表單中的一些示例：

• 公司的名稱和標誌。
• 撰寫日期。
• 僱員的姓名和職務。
• 經理的姓名和職務。
• 記錄不當行為細節的空間。 這包括描述發生的事情、相關日期、時間和證人。
• 用於記錄您與員工的討論的空間。 這些應該是總結對話的簡短筆記。 不要覺得逐字記錄對話有壓力。
• 寫下改進計劃的空間。 這應該包括員工需要採取哪些糾正措施來改進，以及如果他們不改進他們的行為可能會產生什麼後果。
• 供經理和員工簽署文件的空間。

您應該在註意到不可接受的行為後立即完成員工報告。

填寫員工備案表後要做什麼

安排與您的員工的非正式會議，向他們展示表格並解釋您的疑慮。 此時，您可以收集簡短的討論記錄，就下一步行動達成一致，然後請您的員工在表格上簽名。

如果員工認為不公平或不准確，他們可能會拒絕簽署書面報告。 提醒他們，他們簽字是為了承認他們已經收到了報告，而不是同意其中關於他們行為的陳述。

如果他們仍然拒絕在表格上簽名，請在他們的簽名框中註明他們的拒絕。 一個簡單的“員工拒絕簽字”就可以解決這個問題。 拒絕簽署書面報告的員工不會使該文件無效或阻止其在未來的紀律處分程序中使用。

然後，您應該創建一份已簽名或未簽名的報告副本。 將一份副本交給您的員工，並將另一份副本保存在他們的人事檔案中。 如果員工拒絕拿走他們的副本，請自己保留兩份副本。 附上一張說明該員工沒有隨身攜帶副本的說明。

如果您使用的話，您還可以將報告的數字副本上傳到您的人力資源管理軟件解決方案。 如果原件丟失或損壞，這將確保您始終擁有一份表格副本。

寫員工時應該怎麼做？

您在書面報告中應該說什麼取決於員工行為的性質。 然而，無論撰寫的內容如何，都有一些共同的最佳實踐可供遵循。

清晰透徹

寫一個員工可能很困難，但必須清晰透徹。

在報告中，清楚地說明您注意到的行為是不可接受的，並且他們因此收到了報告。 詳細說明您所說的具體行為、發生時間以及不可接受的原因。 該行為可能會影響其他員工或違反您的行為準則。 也可能是出於任何其他實質性原因。

如果您的員工在書面會議期間提出問題，請在表格上註明並在最後解決。 如果您不確定如何回答問題，請不要編造答案。 告訴員工你會檢查並回复他們。 如果您不確定，請不要害怕向其他經理尋求支持。

使用“我”陳述

“我”陳述是一種交流工具，著重於說話者的信念或感受。 顧名思義，這些陳述以“我”而不是“你”開頭。

使用“我”陳述是一種輕微的語言變化，可以讓員工更容易接受你告訴他們的內容。 這可以防止推卸責任並有助於保持對話的客觀性。 使用“我”陳述還有助於在您和您的員工之間建立信任。

例如：

• “我注意到你這週遲到了三歲。” 而不是“你這週遲到了很多次。”
• “我擔心你在團隊會議期間的行為具有破壞性。” 與“你在會議上很粗魯”相反。
• “我很失望上週沒有對我給你的反饋採取行動。” 而不是，“你上週沒有聽我說。”

理解

舉報並不是要懲罰你的員工。 這是關於公平一致地記錄和解決不良行為。 這是一種幫助員工了解他們的行為未達到預期並分享有關他們如何才能取得成功的指導的方法。

會議的基調應該是嚴肅的，但也應該是支持和理解的。 重要的是讓您的員工從懷疑中獲益並通過改變他們的行為來支持他們。

以下是寫員工時要理解的方法：

• 使用非判斷性語言。 例如，不要寫“在我們上次團隊會議上你的行為完全不專業”。 相反，你應該這樣寫：“在我們上次團隊會議上，我注意到你對你的同事講話並打斷了他們的貢獻。 這種行為具有破壞性。”
• 在您的解釋中提供上下文。 例如，如果員工經常遲到，請在表格中解釋為什麼準時上班很重要。 您可能會注意到，遲到會影響生產力、團隊士氣或企業在客戶中的聲譽。
• 提供資源和支持。 例如，如果員工難以達到生產力預期，請為他們提供額外的支持，例如更多培訓或更新員工手冊。

為衝突做好準備

雖然員工評價是改善員工行為和績效的機會，但沒有人喜歡被告知他們做得不好。

衝突是員工評價的自然組成部分。 員工可能會感到情緒激動，就像他們受到了懲罰，甚至認為這個決定是不公正的。 積極傾聽並回應員工的感受。

在撰寫過程中，員工可能會：

• 否認有任何不當行為。 員工可能會否認您告訴他們的內容，聲稱信息不真實，或者試圖結束對話。 這就是為什麼帶著證據參加會議很重要。 當證據擺在他們面前時，他們不能合理地否認文章的內容。
• 擾亂會議。 員工可能會大喊、咒罵、哭泣或離開房間。 如果發生這種情況，請保持冷靜和客觀。 給他們倒杯水，或者離開房間，等員工平靜下來。
• 將責任推卸給同事。 你的員工可能會試圖聲稱他們的同事確實對他們的不良行為負有責任。 例如，假設一名員工一直錯過最後期限。 他們可能會聲稱他們的同事分散了他們的注意力，使他們難以完成工作。 鼓勵員工專注於自己的行動。 例如，您可以說，“讓我們專注於製定有助於您保持正軌並實現目標的策略。”
• 責怪你或公司。 員工可能會試圖引導談話以攻擊您或公司作為他們不可接受的行為的原因。 避免變得防禦或參與爭論。 保持冷靜，將談話重新回到手頭的具體行為問題上。

員工評論的重要提示

保持冷靜和客觀

當您需要將他們寫下來時，對您的員工感到失望、沮喪甚至生氣是可以理解的。 但是，您永遠不應該在生氣或沮喪時將它們寫下來或召開會議。 這些感覺讓人很難做到公平和客觀。

花點時間冷靜下來。 去散散步，或者喝點水。 或者，您可以練習將情緒陳述（例如“你總是遲到！”）改寫為“我”陳述。 這將幫助您分散您的感受，並讓您準備好以清醒的頭腦開始寫作過程。

一旦您感到平靜，請按照自己的進度填寫書面表格。 如果困難的情緒再次冒出來，休息 10 分鐘。 然後，繼續寫。 請記住，可以在事件發生後的第二天完成書面表格。

詳細記錄問題並做好記錄

在文章中包含盡可能多的細節。 這包括任何日期、時間或支持該報告的進一步證據。 做好準備會讓您對召開會議充滿信心，並幫助您為自己和您的員工獲得最好的結果。

一旦您填寫了書面意見表並與您的員工舉行了會議，請保留書面意見的原件以備將來參考。 如果員工提出法律糾紛，這份文件可能會派上用場。

記錄以下內容也很重要：

• 為進一步的紀律處分創建文件記錄
• 支持未來關於晉升或橫向變動的任何決定
• 保留工作績效的正式記錄。

參考公司政策

您的公司政策應該支持您為員工寫信的決定。

如果您出於政策之外的原因給員工寫信，員工可能會要求受到不公平對待或向您提出索賠。

該政策應概述哪些行為是可以接受的，哪些行為值得記錄，以及哪些行為可能構成不當行為或嚴重不當行為。 您可以以列表或表格形式執行此操作。

以下是您可以對其進行格式化的不同方式的一些示例：

列表形式

寫上去

• 持續遲到
• 違反著裝要求
• 無禮行為
• 繼續…

不當行為

• 不服從命令
• 擅自缺席（AWOL）
• 偽造文件
• 繼續…

嚴重不當行為

• 盜竊
• 嚴重違反健康和安全
• 騷擾
• 繼續…

表格形式

此外，您的公司政策應包括一個涵蓋所有基礎的條款，以防員工表現出該政策未涵蓋的不可接受的行為。

例如，一個條款聲明：“以下行為和行動是通常被視為不當行為的示例，將根據我們的紀律程序進行處理。 此列表僅供參考，並非詳盡無遺。”

與您的人力資源團隊討論將此條款納入您的紀律政策。

跟進您的員工

一旦您完成了書面表格，與您的員工進行了交談，並提交了文件以供妥善保管，跟進您的員工就很重要了。

這可以是一個隨意的簽到，看看他們在寫下來後的表現如何，或者檢查他們是否已經實現了寫下的目標。

後續會議不是提醒員工他們的不當行為的機會。 相反，這是一個詢問他們是否需要進一步的支持或指導來改善他們的行為的機會。

一次檢查應該就足夠了。 但是，如果在會議中提出任何進一步的觀點，您可能需要安排額外的會議來支持您的員工。

員工評價的底線

員工評論是管理員工行為、提供糾正性反饋和傳達期望的有效工具。 它們不是懲罰員工的機會，而是讓員工了解如何改善自己行為的機會。

舉報通常用於輕微的不當行為，例如無禮行為、持續遲到或輕微的著裝違規行為。 它們可以作為口頭警告構成您紀律處分過程的一部分，也可以作為獨立工具使用。

報告應以您的紀律政策中規定的行為為基礎。 應盡可能詳細地填寫書面表格，在非正式會議期間提交給員工，簽名並妥善保存以備將來參考。

免費的員工報告模板

此樣本員工評價表已準備好供您的組織使用。 自定義徽標和文本以匹配您的相關信息。 保存一份已簽名的副本供您參考，並將另一份副本交給正在撰寫的員工。

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