什麼是知識經理？（職責和完整的職位描述）

已發表: 2023-05-30

在大多數組織中，員工需要獲得知識才能完成工作。安排學習機會和組織信息以便員工可以檢索它可能是一個挑戰，尤其是當需要共享大量複雜資源時。

知識經理可以在這方面提供幫助。他們創建系統和知識數據庫來捕獲信息並共享它，並確保信息流動，以便每個人都能盡其所能。

在本文中，我們將仔細研究知識經理的角色，以便您決定您的組織是否需要知識經理。然後，我們將介紹在聘用知識經理時要尋找的品質以及可以幫助他們履行職責的工具。

關鍵要點

知識經理是幫助設計流程、系統和資源以確保知識在您的公司中自由流動的專業人員。
他們鼓勵在您的組織中形成一種知識共享文化，這樣經驗和信息就不會成為瓶頸。
及時、開放地訪問信息可以提高員工效率和滿意度。
數字知識庫提供了一個安全存儲公司資源的集中位置。他們可以幫助尚未準備好僱用此類專業人員的知識管理者和組織。

什麼是知識經理？

知識經理負責知識管理，這是在組織中處理信息的過程。雖然公司中的每個人都可能使用數據或為數據做出貢獻，但知識經理是負責確保信息流動的人。

該專業人士是企業運營團隊的一員，與每位領導者和員工合作，確保每個人都擁有所需的資源。

有時被稱為知識庫經理，知識經理還負責監督團隊成員訪問信息的技術。知識管理者可以：

創建和維護知識數據庫
負責公司內部知識的存儲和訪問
創建流程，以便員工可以獲得工作所需的培訓、信息和資源
創建流程以幫助員工彼此分享知識和經驗，並與未來的員工分享知識和經驗

知識經理通過減少信息瓶頸為組織的發展和整體成功做出貢獻。知識經理不是讓少數員工了解如何有效地完成工作，而是確保每個人都能訪問這些信息。

知識經理職責

知識經理可能需要處理不同類型的文件化資產，包括員工反饋、員工創建的資源、操作指南文章、內部文件或政策、培訓計劃和視頻以及其他材料。

根據組織及其需要，知識經理可能負責以下工作：

創建和實施企業知識框架

“企業知識框架”是一個總稱，用於描述用於在組織中創建、存儲和分配知識資源的流程、技術和思維。這包括決定如何在公司內部收集和共享信息的流程和思維。這些信息通常不會對外共享。

企業知識框架還通過定義誰應該分享他們的經驗以及如何分享他們的經驗來鼓勵協作。例如，一個框架可能包括召開會議，鼓勵員工分享他們在其角色的特定方面所學到的知識——例如，客戶服務。

創建和維護知識庫

知識庫是一個中心樞紐，內部員工可以在其中訪問政策、手冊、員工手冊、培訓等。一些基地也允許客戶和客戶等外部用戶訪問某些信息。知識經理負責創建和維護這些基礎。

知識庫通常是自助式的。它們就像一個圖書館，組織和存儲用戶可以搜索和訪問的信息，無論他們身在何處。

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設置搜索系統

知識經理幫助確保員工能夠訪問信息並了解如何找到它。這意味著知識經理的部分職責涉及創建和測試可搜索資源以及培訓員工如何查找和使用這些資源。

識別所需信息

這可能涉及與領導者和員工合作，以確定組織需要哪些資源、此信息應採用何種格式以及共享此數據的最易訪問和最簡單的方式。

與公司領導和同事合作

知識管理者需要優化信息存儲和分發。他們可能需要與領導和同事交談以獲得他們的見解，以便創建和開發可以共享的書面資源和信息視頻。

例如，假設一家家庭護理組織擁有經驗豐富的護士，他們已經幫助了數百名患者。這些護士有很多關於他們所在地區最佳實踐的信息。知識經理可能希望與這些護士合作製作培訓視頻或會議。

此外，他們可能想採訪他們以了解這些護士知道什麼，以便將這些信息傳遞給新員工。管理人員甚至可能希望與護士合作制定指導計劃。

這種級別的協作可確保重要信息不僅僅被公司中的少數人理解。相反，它可以共享以提高新員工和現有員工的效率。如果有經驗的員工離開，此過程可確保他們的一些見解仍可用於使團隊受益。

確保所有員工都能訪問重要信息

這可能涉及確保共享和更新員工手冊、操作方法、常見問題解答和任何必要的表格。這也可能意味著確保員工知道如何以及在哪裡找到他們完成工作所需的信息——例如，在知識庫中。

作為其職責的一部分，知識管理者還需要幫助保護私人信息的私密性。他們會在知識庫中設置用戶訪問權限，以確保第三方無法訪問敏感資源。

培養知識共享文化

這可能意味著創建新的使命宣言或包含共享知識的公司願景。

這也可能意味著為員工創造分享最佳實踐和經驗的機會，例如：

同行主導的培訓課程和問答，讓更有經驗的員工能夠支持更多的新團隊成員
合作機會，員工可以在項目上一起工作
開放政策，允許員工索取他們需要的資源
要求員工通過創建可供他人使用的資源來分享他們的知識
創建指導計劃和計劃，讓新員工跟隨更有經驗的員工
激勵員工分享他們所知道的知識的獎勵計劃

你可知道？

借助 Connecteam，您可以通過向員工發送數字代幣來獎勵員工，他們可以用這些代幣兌換禮品卡。它還提供了許多用於員工識別的功能。

對員工進行有關公司資源的教育

知識經理需要培訓團隊如何使用知識管理系統。他們還可能負責設置一般員工的工作培訓和技能提昇機會。隨著流程和最佳實踐的變化，這可能意味著與員工核對以確保他們了解新知識。

保持知識管理系統的相關性

知識經理需要隨著時間的推移保持系統的成功，這可能意味著隨著組織的變化調整系統，以及獲取新知識並將其整合到運營中。它還可能意味著從數據庫中刪除過時的信息並簡化信息以便於查找。

保持暢通的溝通渠道

知識管理者可能希望從領導者和員工那裡尋求信息並據此採取行動，以便他們可以調整知識庫和企業知識框架，使他們更加有效。

員工調查是了解員工需要什麼信息以及經驗豐富的員工的哪些最佳實踐與團隊最相關的好方法。這可能是衡量要共享哪些信息的有用方法。

你可知道？

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示例知識經理職位描述

[公司名稱] 是一家在 [位置] 之外快速發展的科技公司。我們為 B2C 和 B2B 領域開發技術產品，但我們每天都在努力成長並相互學習。

我們目前正在尋求為我們的運營部門增加一名全職知識經理。在這個職位上，您將與我們團隊中的每個人（從 CEO 到新員工）一起工作，幫助我們分享、查找和存儲每位員工履行其職責所需的知識。

我們正在尋找有好奇心、積極主動和善於溝通的人。您應該同樣樂於創建技術解決方案和製定政策或計劃，無論是單獨工作還是團隊合作。

我們公司目前擁有一些知識資產，包括培訓視頻和手冊，但我們的目標是從頭開始建立知識共享文化。我們正在尋找能夠確定我們需要哪些資源、開發這些資源並創建一個系統以確保信息可訪問並始終更新的人。

任職資格：

作為知識庫經理或知識經理的先前經驗
具有知識庫和在線平台組織知識的經驗
優秀的項目管理和溝通技巧
舉辦培訓課程的經驗
創造性思維
組織能力
能夠創建、編輯和更新培訓材料和資源
報告撰寫能力
與團隊合作的技巧
擁有 IT、商業管理或相關領域的學士學位者優先
擁有知識管理證書者優先

職責包括：

創建、組織和更新公司知識庫
制定計劃以鼓勵團隊成員分享他們的經驗和最佳實踐
制定開發新資源的政策和流程
與領導層會面，解釋知識共享計劃的進展
培訓新員工
發展指導、工作見習和類似計劃

年薪在 80,000 至 90,000 美元之間，具體取決於經驗。

為什麼知識經理是一個重要角色

Harris Poll 進行的研究發現，員工每周平均有四分之一的工作時間用於尋找完成工作任務所需的資源。大約 43% 的人覺得這個過程非常令人沮喪，如果他們找不到一種簡單的方法來獲得他們需要的東西，他們會考慮離職。

知識經理可以通過確保公司擁有正確的信息並努力使這些資源易於訪問來減少員工的挫敗感和低效率。

為了保持競爭力，組織還需要能夠共享知識。如果一名員工擁有更有效地完成工作的經驗，則通過與其他員工分享該信息，整個公司都可以變得更有效率。

總體而言，知識經理在公司設立培訓和知識共享。他們確保員工擁有最好和最新的知識，以更好地完成工作，並確保高質量的工作和客戶滿意度。所有這些最終都會幫助組織提高盈利能力並保持良好的聲譽。

什麼品質造就了偉大的知識管理者？

富有同情心的好奇心

知識管理者每天都與信息和資源打交道，因此他們應該充滿好奇心並熱愛學習。他們還需要充分關心組織中的每個人，以滿足每個員工的需求。

強大的優先排序能力

優秀的管理者知道首先要關注什麼，這樣他們才能快速開始創建知識共享系統。

加強積極的公司文化的能力

跳出框框思考，知識經理尋找讓員工對學習感到興奮的方法。他們想方設法確保每天都進行知識共享，從而建立一種知識共享文化。

溝通能力強

這些專業人員需要能夠向所有利益相關者解釋資源和知識共享的重要性。

他們還需要能夠以清晰、流線型的方式解釋知識數據庫和其他系統，以便所有員工都能理解如何使用它們。

提供支持的能力

知識經理需要隨時回答員工和領導關於資源、知識數據庫和知識共享過程其他部分的問題。

出色的項目管理技能

這些人可能需要推出新的知識庫或員工培訓等舉措。項目管理技能將使這些項目按時並在預算之內。

獲取新知識的能力

優秀的知識管理者敏銳地發現有用的信息和資源，可以幫助他們的組織。他們竭盡全力為領導者和團隊成員帶來新想法和新知識。

願意挽起袖子

最後，這些經理知道如何設置和使用技術來共享知識。他們願意投入、進行更新並使用平台和培訓系統的所有功能。

使用 Connecteam 的知識中心進行知識管理

即使擁有最好的知識管理人員，組織仍然需要可靠的工具來存儲和共享信息和資源。這就是 Connecteam 的知識中心可以提供幫助的地方。

知識中心是一個可定制且易於搜索的數字圖書館。即使您的組織還沒有知識管理器，您也可以上傳文件、手冊、操作方法、視頻、與工作相關的表格等等。

在 Connecteam 的知識中心查找信息就像在搜索欄中輸入關鍵字一樣簡單。帶有這些關鍵字的文件立即出現。它易於使用，即使您的技術不太精通的員工也會在幾分鐘內掌握它的竅門。

此外，憑藉端到端加密和無存儲限制，Connecteam 使您能夠安全地上傳和存儲所需的盡可能多的信息。

您還可以完全控制誰有權訪問這些文件。設置自定義訪問權限，以便員工僅查看與他們及其角色相關的信息，而無需查看敏感文件。授予權限後，您的團隊可以從任何移動設備訪問知識中心，無論他們身在何處。

此外，Connecteam 的知識中心會自動同步文件，因此當您上傳新的手冊、培訓文檔或文件時，每個人都能獲得最新版本。您可以告別過時的信息。

更重要的是，知識中心僅僅是個開始。 Connecteam 使建立知識共享文化變得容易，其功能可幫助您：

分享時事通訊和更新
入職和培訓員工
創建員工調查以找出可能存在的知識差距

Connecteam 的知識中心可以成為知識管理者的有力工具。他們可以使用它來輕鬆獲取文件和資源，並在需要時添加新信息。他們不需要用新系統重新發明輪子，他們將擁有讓他們與團隊溝通、創建定制培訓、共享信息等的技術。

專業提示：

考慮指派知識庫經理使用 Connecteam 更新公司資源。這樣，您就知道您的所有資源都是最新的，並且信息可以在您的組織中自由流動。

結論

知識經理是您組織的檔案管理員和翻譯人員，幫助確保信息和資源流向他們需要的地方，並確保每個人都能理解。

合適的知識管理者充滿好奇，熱衷於學習，並使用在線知識庫工具來確保資源保持相關性和全天候 24/7 訪問。他們是任何團隊的寶貴資產，確保每個人都能保持生產力並提高公司的利潤。

想了解有關知識管理的更多信息以及它可以為您的組織做什麼？

查看我們的知識管理指南和 Connecteam 知識中心入門指南。