如何創建和執行成功的知識轉移計劃

讓您的員工保持高技能和消息靈通是幫助他們在工作中取得成功的方法。 最終，這也是您幫助您的組織取得成功的方式。 知識轉移是實現這一目標的一種簡單方法。

知識轉移是團隊成員之間共享信息和技能的過程，以防止發生事故、溝通不暢和關鍵知識的丟失。 當您擁有可靠的知識轉移流程時，您可以避免所有這些情況並簡化團隊中每個人對信息的訪問。

然而，為了使知識轉移成為可能，您需要一個計劃。

在本指南中，我們討論如何制定可靠的知識轉移計劃以及它如何幫助您的業務。

我們還提供了一個方便的模板來幫助您入門。

什麼是知識轉移？

知識轉移是一個正式的過程和一系列具體活動，用於在企業的一個部分和另一個部分之間共享知識或信息。

這可能看起來像是經理和員工之間的共享或點對點共享。 它還可能意味著當您的團隊成員離開公司時共享信息。

知識轉移的目標是防止知識流失。 通常，這看起來像是與公司中的人員共享不同類型的知識，分為隱性知識或顯性知識。 它還可以幫助填補員工離職時的信息空白，並支持多個部門的整合，以減少業務中的冗餘。

一般來說，知識轉移涉及任務、信息、文檔、流程、想法等的流通。 如前所述，知識轉移涉及兩種主要類型的知識：隱性知識和顯性知識。

以下是每項的詳細說明：

隱性（或隱性）知識

隱性知識或隱性知識是指員工難以以口頭或書面形式傳遞或傳遞的信息。 它涉及一個人的見解、經驗和觀察。

被視為隱性知識的技能示例包括：

• 做出邏輯預測的能力
• 肢體語言和幽默
• 識別所見之人的能力
• 情商
• 特定語言的知識
• 領導能力

隱性知識也更加專業化和個性化，因為它存儲在一個人的頭腦中。 它主要是通過認知過程（如觀察、反思、直覺等）和實踐獲得的。

傳遞隱性知識的最佳方式是通過面對面的活動或會議。 這使得隱性知識的給予者和接受者能夠頻繁地互動。 這反過來又有助於建立相互信任。

顯性知識

顯性知識是指快速記錄、編碼和表達以供共享和傳輸的任何信息。 與隱性知識相比，記錄和記錄顯性知識要容易得多。

確定您正在處理的是顯式信息還是隱式信息可能很棘手。 可以這樣想：顯性知識是人們之間共享和表達的直接信息。

它幾乎總是有清晰的記錄，通常是書面形式。 例如，它可以是標準操作程序 (SOP) 或季度營銷報告。 除了 SOP 之外，入職文檔和操作指南也可以作為顯性知識。

知識轉移的四種主要類型

雖然知識轉移涉及兩種類型的知識，但知識轉移本身有四種主要類型。 這些都是：

• 默會到默會：涉及將無形知識從一個人或團體轉移到另一個人或團體，而另一個人或團體以默會形式保留該知識。
• 從隱性到顯性：也稱為外化。 它涉及將隱性知識轉化為顯性知識，例如在會議記錄中實際記錄某人的個人見解。
• 顯式到顯式：涉及從現有顯式知識創建新信息，例如將物理報告數字化。
• 顯性到隱性：也稱為內化。 它涉及向一個人或一個團體傳授明確的知識，並牢記在心。 一個例子是，一個人與團隊分享人力資源政策，團隊會在心裡記住這些信息。

為什麼知識轉移很重要

知識轉移有許多不同的好處，這對於企業來說非常重要。

一方面，它有助於改善時間管理，同時培訓新員工擔任特定角色。 當您的團隊參與知識轉移時，管理者知道要與新員工分享的確切信息，他們不會在入職和培訓期間浪費時間。 此外，有效的知識轉移可以讓您騰出時間專注於入職的其他方面，例如向團隊其他成員介紹新員工。

知識轉移還有助於培養您的員工。 他們可以從組織中的其他人那裡學習技能和信息，如果知識轉移不是您公司的標準做法，他們可能無法獲得成長。

此外，知識轉移可以幫助現有員工過渡到即將離職的團隊成員的角色。 它可以幫助您的公司維護關鍵信息，即使您正在處理員工流動問題。

同時，它可以更好地幫助您的所有員工在各自的崗位上取得成功，幫助他們提高工作效率。

除此之外，知識轉移很重要，因為它可以促進創新。 這可以帶來新的想法、更有動力的員工、更好的商業聲譽、更強的客戶滿意度等等。

最後，知識轉移的過程通常涉及創建一個集中的地方來存儲知識，這有助於防止信息丟失。 這減少了團隊成員丟失、刪除或忽視重要數據的可能性。

什麼是知識轉移計劃？

知識轉移計劃是幫助企業將信息從組織的一個部分轉移到另一個部分的策略。 在大多數情況下，這看起來就像將信息從一個人或部門轉移到另一個人或部門。

本質上，這些計劃是共享知識的路線圖——詳細說明知識是什麼、如何共享、誰將共享以及誰將接收知識。

知識轉移計劃可以是書面文件，也可以是口頭共享策略。 無論如何，目標都是相同的：確保知識在組織內成功轉移。

這些計劃通常涉及 4 個關鍵階段：

1. 識別關鍵知識
2. 捕捉這些知識
3. 記錄知識
4. 分享知識

這些階段允許企業將知識從一個人或部門轉移到另一個人或部門，而不會丟失或誤解信息。

知識轉移計劃的好處

您可以通過多種方式從創建和實施強大的知識轉移策略中受益。 您可以加快收集和傳播知識所需的時間，更好地將想法融入其他部門，促進公司的創新等等。

他們還可以幫助您：

提高工作場所生產力和效率

這些計劃簡化了知識共享，使員工更容易獲取完成工作所需的信息。 他們不會浪費時間提問或與其他部門來回溝通。 這讓他們有更多時間專注於自己的工作。

它還使他們能夠做出更好的決策並更快、更有效地解決問題。 這可以保持您的員工和您的組織的生產力。

與此同時，當員工掌握了關鍵知識時，他們就能更好地準備好一次就把工作做好。 這可以避免他們犯錯誤，也可以避免重新做工作的某些部分。

加強協作

知識轉移計劃還可以使部門之間的合作更加容易。 它們促進不同部門成員之間順利的信息共享，使他們能夠利用彼此的知識、技能、想法等，為公司取得更大的成功而努力。

此外，這些計劃還可以防止信息被竊取 一個部門。 相反，有一個流程可以在團隊成員和部門需要時共享知識。 這改善了公司內部信息的整體訪問，從而使協作更加順暢。

提高參與度

知識轉移計劃可幫助經驗豐富的同事和主題專家更輕鬆地與公司的其他人共享信息。 這讓您的員工接觸到他們以前可能沒有聽說過的想法、技能和信息，並且可能會感到興奮。

這可以培養對新技能的興趣，鼓勵您的員工尋求專業發展機會，使他們能夠更好地完成當前的工作或有能力承擔新的職責。 這種新激發的興趣會激勵員工，進而讓他們更加投入。

知識轉移計劃應包括哪些內容

了解完定義後，我們來討論知識轉移計劃中應包含哪些內容。

一般來說，一個好的知識轉移計劃將包括：

• 主要目標：傳輸此信息的最終目標是什麼？
• 明確定義的知識：您想要分享什麼？ 該信息是默示的還是顯性的？
• 誰在共享知識：誰是擁有該知識的個人、團隊或部門？
• 誰在接收知識：將向誰提供知識的個人、團隊或部門？
• 誰從知識轉移中受益：除了提供者和接收者之外，還有誰將從共享的信息中受益？
• 方法論：您將如何分享知識？ 例如，您可以選擇指導、結對工作或工作見習。
• 工具：您將使用哪些工具來促進知識共享？ 例如，數字協作平台、學習管理系統或在線知識庫。
• 截止日期：什麼時候需要共享信息？
• 位置：信息將存儲在哪裡？ 例如，它會存儲在計算機數據庫（例如 Google Drive 或 Dropbox）中，還是存儲在物理位置（例如文件櫃）中？
• 跟進：您將如何跟進參與知識共享的人員以跟踪進度並收集反饋？
• 衡量：您將如何衡量和量化知識轉移的成功？

回答這些問題將幫助您定義知識轉移的對象、方式、內容、原因、時間和地點。 您可以輕鬆制定一個每個人都可以遵循的有效計劃。

排除不相關信息

除了知道應該在知識轉移計劃中包含哪些內容之外，了解不應該包含哪些內容也很重要。 這意味著要查看哪些信息與您的目標無關，然後將其排除在外。

例如，假設您正在傳播有關公司招聘政策的知識。 在這種情況下，您需要省略與招聘不直接相關的其他人力資源信息，例如有關裁員和解僱的政策。

否則，您可能會讓團隊成員不知所措，並使他們更難吸收和使用新信息。

分 7 個步驟執行知識轉移計劃

為了確保流程順利進行，我們準備了一份方便的知識轉移清單。 下面概述的七個步驟中的每一個都將為您提供有關需要完成的任務的明確指導。

讓我們深入研究並開始讓知識轉移變得輕而易舉。

第 1 步：確定您的目標和需求

創建知識轉移計劃的第一步是確定您的目標並找出您需要收集的信息。

設定目標通常涉及查看哪些人員或部門容易遭受知識丟失以及哪些信息是需要保存的關鍵知識。 您還需要了解誰負責該信息以及您是否確實需要知識轉移來保存它。

一個示例目標可能是為現任員工提供接替即將離職的團隊成員的職位所需的技能和知識。 或者，讓您的銷售部門向營銷部門學習技能和特質，以改善協作。

從那裡，您可以確定需要收集哪些信息。 查看一個人或一個團體每天需要使用的知識。 他們的角色或團隊或部門的職能需要什麼？ 主要是隱性知識，如領導技能，還是顯性知識，如操作重型機械的技能？

您還應該弄清楚哪些知識是某些人或部門專有的。 考慮每個團隊如何工作，以及哪些團隊成員或部門知道如何完成其​​他人也應該知道的任務。 您還可以考慮當人們在完成任務時遇到困難時通常會向誰尋求幫助。 您需要從這些人那裡收集信息。

最後，您可以列出需要在團隊成員之間共享的信息列表，並將其記在您的知識轉移計劃中。

第 2 步：收集信息

接下來，您需要實際收集信息。

這可能很棘手，因為您可能會同時處理隱性知識和顯性知識。 這意味著您必須使用各種方法來收集信息，例如：

• 進行直接觀察/工作見習（非常適合隱性知識）
• 觀看或錄製視頻（對於默會知識很有用）
• 進行訪談（非常適合隱性知識）
• 研討會和信息會議（對於隱性知識和顯性知識都有用）
• 查看書面文檔（對於顯性知識非常有用）
• 查看協作平台中的共享文檔（對於隱性知識和顯性知識都很有用）
• 審查政策和程序手冊（非常適合顯性知識）
• 聆聽或捕捉錄音（非常適合隱性知識）
• 進行調查（對於隱性知識和顯性知識都有用）
• 舉行焦點小組或小組討論（對於隱性知識和顯性知識都有用）

第三步：妥善保存信息

一旦獲得所有這些信息，您就必須將其存儲在某個地方。 您可以以物理方式存儲信息（例如文件櫃），也可以以數字方式存儲信息。

無論哪種方式，您可能都必須轉錄某些信息，以便它們採用數字或物理格式。

例如，如果您拍攝瞭如何執行特定任務的視頻演練，並且您要將知識保存在物理位置，則需要將其存儲在 USB 上。 如果您有紙質書面備忘錄並以數字方式存儲知識，則需要在存儲之前將備忘錄數字化。

您還應該注意隱私和存儲法規。 當您收集知識時，其中一些可能包含敏感數據。 請務必閱讀任何可能影響您選擇存儲信息的方式的安全和隱私法規。

第四步：選擇你的工具

在開始傳授知識之前，您必須弄清楚將使用哪些工具來完成傳授知識。

其中一些工具可能是物理工具，例如書面培訓材料或現場培訓課程所需的道具。 其他可能是數字化的，例如 Zoom 等視頻會議平台或可讓您進行交互式演示的軟件。

要選擇工具，請考慮共享您要傳輸的信息的最佳方式。 例如，最好使用視頻會議平台來傳遞隱性知識，例如銷售人員直觀的客戶服務技能。 對於明確的知識，例如晚上關閉餐廳的正確程序，書面文件可能是理想的選擇。

請注意，在知識轉移過程中您可能需要混合使用物理和數字工具，因此請做出相應的計劃。

第 5 步：選擇您的方法並執行轉移

接下來，是時候選擇交付方法了。

您可以選擇多種不同的知識轉移交付方法。 這些包括：

• 指導：非常適合分享隱性知識，這涉及經驗豐富的人培訓經驗較少的人。
• 工作觀摩：允許新學習者在日常工作中進行觀摩，了解他們如何將知識付諸實踐。
• 同伴學習：包括結對或小組合作來分享隱性和顯性知識。
• 在職培訓或指導經驗：經驗豐富的員工在正常工作日對另一名團隊成員進行任務、最佳實踐等方面的培訓。 這有助於轉移隱性知識和顯性知識。 這對於動覺或“動手”學習者來說非常有用。
• 講師主導的學習：顧名思義，這是指由主題專家或高技能員工主持學習課程，向其他人傳授特定主題的知識。 這可以是面對面的（通過物理演示或講座）或在線（通過數字演示或講座）。
• 模擬和角色扮演練習：通過這種方法，個人在受控環境中參與工作情境。 這教會他們正確的技能和行為。 這種方法對於隱性知識的傳遞非常有效。
• 電子學習和技術主導的學習：這涉及使用帶有視頻、數字培訓材料、測驗和其他數字活動的數字平台來分享知識。
• 視頻教學：包括讓預先錄製的或現場講師向個人或團體口授虛擬課程。
• 輔導：這是指經驗豐富的員工與其他團隊成員密切合作，以發展他們的技能、提高他們的知識並確保他們表現良好。
• 社交參與：涉及使用交互式平台，使員工能夠查找信息並相互交流，以促進知識轉移。

請記住，這些只是不同知識轉移方法的幾個示例。 您需要選擇對您的業務最有意義的內容，以確保知識的成功轉移。

根據您選擇的方法，您可能需要返回並在您的知識轉移計劃中添加新工具。

選擇方法（或多種方法）後，執行您的知識轉移！

第 6 步：衡量轉移是否成功

完成知識轉移計劃後，就該衡量其成功程度了。

首先，您需要確定表明轉移成功的關鍵績效指標 (KPI) 。 一些例子包括：

• 改進的客戶滿意度調查
• 產品缺陷更少
• 提高完成任務的生產力或效率
• 提高合規性或遵守法規
• 某些流程中出現的錯誤更少
• 更快的客戶服務響應時間

在您的知識轉移計劃中記下這些內容，然後將您的轉移結果與它們進行比較。 您的員工是否成功了，或者他們沒有達到目標？ 是否有更多信息需要轉移或需要確定需要改進的領域？

此評估對於確保您的知識轉移流程有效至關重要。

第 7 步：收集反饋

最後，您必須跟進所有相關方。 與分享知識的人、接受知識的人、從知識轉移中受益的其他人以及在此過程中發揮作用的任何其他人建立聯繫。

您可以面對面、通過電話、電子郵件或即時消息進行檢查，並詢問員工對此流程的想法和意見。 您甚至可以創建並分享一項調查，詢問您的員工的反饋。

跟進可以讓您深入了解哪些內容有效以及哪些內容可以改進。 反過來，這可以幫助您下次需要在公司分享知識時完善您的方法。

知識轉移模板

由於每家公司都不同，因此不存在通用的知識轉移計劃。 但使用基本知識轉移計劃模板作為起點是一個好主意。 您可以對其進行自定義，以創建適合您業務的有效策略。

我們製作了一個知識轉移模板，您可以使用它來開始：

Connecteam 如何幫助您在企業中傳遞知識

知識轉移計劃最重要的組成部分之一是共享信息所需的方法和工具。 Connecteam 是一個一體化工作和知識管理平台，提供多種簡化知識共享的工具。

讓我們來看看一些傑出的作品。

通過定制培訓分享知識

首先，Connecteam 提供強大的員工培訓功能，使知識共享變得輕而易舉。

您可以創建和上傳自己的培訓材料，也可以從頭開始或使用 Connecteam 的模板之一創建自定義課程。 添加視頻、圖像、音頻筆記等。 然後，進行一個測驗來衡量員工保留培訓信息的情況。 您還可以對模塊進行分段，以便員工更輕鬆地完成培訓，而不會感到不知所措。

員工可以從移動設備或台式機訪問課程和材料，並且可以使用 Connecteam 的員工數量沒有限制。 培訓幾個團隊或整個公司！

圖片：添加 connecteam 訓練功能的圖片

此外， Connecteam 的培訓功能可以作為您的知識轉移計劃的方法。 您可以直接在平台上創建和存儲電子學習模塊、視頻培訓、講師指導課程等。 Connecteam 甚至還具有活動管理功能，您可以使用它來安排現場培訓課程。

所有這些都會使您的組織內的知識轉移更加順暢。

通過知識中心存儲和訪問信息

Connecteam 的知識中心功能允許您處理知識傳輸的存儲方面。 將公司的所有重要信息存儲在一個中心位置，員工無論身在何處都可以輕鬆訪問。

知識庫的其他一些功能包括：

• 沒有存儲限制，因此您可以存儲任意數量的內容。
• 端到端數據加密，使您的數據受到保護並遵守隱私法規。
• 自動數據同步，讓您知道您存儲的信息永遠不會過時。 最近的更改總是反映在文檔中！
• 自定義用戶權限，這樣您就可以指定哪些員工可以查看哪些文件。

使用應用內聊天和更新功能讓員工了解情況

Connecteam 的通信工具可以幫助您的公司更輕鬆地進行知識轉移過程。

首先，內置的聊天功能可讓您和您的團隊成員通過一對一或群組對話進行實時交流。 發送帶有視頻、圖像、音頻筆記和文件附件的消息，以快速輕鬆地傳遞知識。

還有更新功能，使您能夠與組織中的每個人或僅與某些員工組共享信息。 您可以根據部門、職能、姓名和其他因素選擇接收信息的人員。

作為經理，您可以查看您的帖子獲得的瀏覽量，Connecteam 會向員工的設備發送通知和提醒，這樣就不會錯過信息。

這兩個功能使您可以在整個組織中輕鬆傳播信息，並且可以成為您用來執行知識轉移計劃的工具。

通過調查和民意調查收集反饋

您還可以使用Connecteam 的調查和民意調查功能來收集員工對您的知識轉移流程的反饋。

該平台提供調查模板，但您可以使用各種不同的問題類型輕鬆創建自己的調查模板，包括是/否、多項選擇和開放式問題。 還可以選擇向員工發送自動提醒以完成調查。

結論

知識轉移涉及組織內團隊成員之間的信息共享。 它有助於改善溝通並使信息更容易獲取。 為了做到這一點，制定知識轉移計劃是關鍵。

紮實的​​知識轉移計劃可以幫助您清晰、簡潔、有效地進行知識轉移過程。 它可以幫助提高整個企業的生產力、協作、員工敬業度等。

無論您要傳授什麼類型的知識，都必須遵循類似於我們在本文中介紹的分步指南。 我們還建議使用 Connecteam 等數字工作管理工具來幫助進一步簡化公司的知識共享。

立即開始使用 Connecteam！  

常見問題解答

知識轉移的主要目的是什麼？

知識轉移的主要目的是改善公司內部信息的傳播和獲取。 因此，它有助於防止信息丟失、鼓勵協作、提高效率等等。

知識轉移有哪四種類型？

知識轉移的 4 種類型是：

• 默契到默契
• 隱性到顯性
• 顯式到顯式
• 顯式到隱式

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