完整的薪資年終清單 + 薪資準備指南

即使在最好的情況下，準備工資單也可能很耗時，但在年底會變得更加耗時。 當年的最後一份工資單是最複雜的，需要您審查全年的工資單信息並向稅務機關提交所需的文件。

提交這些表格並按時繳納您所欠的稅款非常重要。 否則，您可能會面臨處罰。 同樣重要的是，您的表格必須準確，以避免進一步的處罰，包括罰款。

在本文中，我們將解釋如何為今年的最後一次工資發放做好準備，以及確保明年的工資發放順利進行可以採取的步驟。 我們還提供了年終工資核對錶，以幫助您輕鬆、無誤地完成最終工資單。

什麼是年終工資？

年終工資單是審查企業的財務和工資記錄以統計當年員工工資、其他薪酬、工資稅和扣除額，然後將這些記錄報告給適當的稅務機關的過程。

企業在日曆年的最後一個季度和新年第一季度開始時進行年終工資發放。

一般來說，年終工資發放涉及以下任務：

• 檢查員工信息並根據需要更新信息。
• 員工薪酬、稅收和扣除額總計。
• 向國稅局 (IRS)、社會保障局提交相關表格。 政府 (SSA)，以及您所在州和地方的稅務局。
• 繳納您的企業所欠的任何稅款。

具體的年終工資義務取決於您企業的性質、類型和規模。

聯邦、州和地方稅法和勞動法將在年終工資發放期間適用於您的企業。

確保您尋求法律建議以充分理解您的所有義務。 這將有助於確保您的年終工資單準確且您的業務保持合規。 如果您未能按時提交表格或向稅務機關提供不正確的信息，您可能會面臨處罰，包括審計和罰款。

2023 工資年度什麼時候結束？

工資年終是一個貫穿日曆年第四季度並持續到下一年第一季度初的流程。

例如，2023 年的最終工資單發生在 12 月。 工資年底所需的大多數聯邦稅表必須在 2024 年 1 月提交。

您需要什麼稅表？

雇主必須準備並提交一系列表格作為年終工資單的一部分。

• W-2 表：代表每位員工提交，用於向社會保障管理局 (SSA) 申報員工工資和預扣稅款。 當局使用​​此信息來計算社會保障和醫療保險福利。 您還必須向員工提供一份副本，以用於個人納稅申報表。
• 表 W-3 ：總結表 W-2 中的信息，並附在表 W-2 後提交給 SSA。
• 1099-NEC 表格：報告獨立合同收入。 雇主必須為每個日曆年支付超過 600 美元的獨立承包商提交一份此表格的副本。 雇主還必須向承包商提供一份個人稅務記錄副本。
• 表格 1096：如果您使用的是紙質版本，則用於匯總表格 1099 並將其發送給國稅局 (IRS)。
• 表格 940：由擁有 1 名或以上員工的企業提交。 此表格詳細列出了雇主的年度工資單，用於計算企業的聯邦失業稅 (FUTA)。
• 941 表格：用於申報稅費的季度表格，包括聯邦所得稅、社會保障稅和醫療保險 (FICA) 稅。
• 943 表：由向農場工人支付工資並繳納所得稅、社會保障稅或醫療保險 (FICA) 稅的企業提交。
• 944 表：由每年納稅​​義務預扣的聯邦所得稅和 FICA 不超過 1,000 美元的雇主提交。 這使他們能夠每年而不是每季度納稅。
• 表格 1095-B 和 1095-C：向 IRS 提供有關向員工提供的健康保險範圍的詳細信息。 全職員工少於 50 名的雇主使用 1095-B 表格。 1095-C 表格適用於擁有超過 50 名全職員工的雇主。

如何準備今年的年終工資單

您可以採取以下步驟來幫助您的企業為今年的最終工資單做好準備。

檢查您企業的稅務信息

確認您企業的州和聯邦雇主識別號 (EIN)、公司名稱和地址等詳細信息。 如果去年有任何變化，請更新它們。

確認員工信息

確保您員工的工資詳細信息正確無誤。 確認他們的法定全名、聯繫地址、社會安全號碼和其他聯繫信息，並根據需要進行更新。

這也是更新勞動力變化的好時機——例如，如果一名員工在一年內休了長假、終止僱傭關係或去世。

這樣做有助於確保您將稅務文件的員工副本發送到正確的位置並向 IRS 提供最新信息。 如果您不這樣做，您可能會受到處罰。 例如，您可能會因為在 W-2 表格上提交不正確的員工姓名或社會安全號碼而被罰款。

計算年終獎金

將所有年度獎金包含在員工的最終工資中，以便他們可以適當納稅。

如何以及何時從您的企業稅中扣除獎金取決於您是否使用現金會計方法或權責發生製會計方法。

使用現金會計方法，您可以在支付獎金的納稅年度將獎金作為業務費用扣除。 採用應計製方法‌，您可以在賺取獎金的當年扣除獎金，無論獎金是否已支付。

審查發薪期以確認工資、稅收和福利

雖然在發放最終工資之前您無法運行年終報告，但提前檢查和準備較早的工資期會很有用。

首先，確認每個員工的工資狀況是否正確。 例如，注意他們在上一年是否活躍、休假、終止或死亡。

此外，檢查員工的報稅狀態，以確認他們是否免稅或不免稅。 此信息通常可在其 W-4 表格（預扣稅證明）上找到。

接下來，檢查以前的工資單期間，以確保每位員工全年都得到正確的報酬。 例如，確認他們獲得了正確的工資、獎金和加班費。 另外，確保員工在每個工資週期都獲得工資，特別是如果您所在的州需要強制性工資。

此外，請仔細檢查其他員工薪資詳細信息，例如稅率、免稅、扣除、福利支付和費用報銷。

一種方法是運行相關的工資報告。 例如，工資匯總報告為您提供總工資和淨工資、預扣稅款、扣除額和其他工資詳細信息的概覽。 員工摘要報告為您提供有關每個員工的更詳細信息。

較大的企業通常使用薪資軟件或薪資服務來執行此操作。 小型企業可能需要手動運行這些工資流程。 這包括首先審查每位員工的工資單和當年的工資期間。 下一步是手動計算整個員工隊伍以及每位員工的總工資和淨工資、預扣稅款和扣除額。

檢查員工的休假餘額

如果您的企業為員工提供帶薪休假 (PTO)，請檢查他們的剩餘休假餘額。 然後，根據您的 PTO 政策處理它們。

您可能希望向員工發出使用休假的提醒，特別是如果您的公司採用“使用它或失去它”的政策，阻止員工在新的一年使用之前累積的休假。

如果您根據法律要求或選擇支付員工應計的 PTO，請在最終工資單中執行此操作，以便可以報告這些金額以用於稅務目的。

訂購任何必要的稅表

如果您向 IRS 和 SSA 提交紙質表格，獲取當年版本非常重要。 您的薪資提供商也許能夠為您提供這些。 否則，您可以向 IRS 索取。

紙質表格可能需要大約 10 個工作日才能送達，因此請務必在提交截止日期之前提出申請。

發送表格 W-2 和 1099

一旦您仔細檢查並準備好工資單信息，您就可以完成年終工資單。

然後，必須在 1 月 31 日之前將 W-2 表格發送給所有員工。還必須在 1 月 31 日之前將 1099 表格發送給您的獨立承包商。

如果您的員工同意，您可以以電子方式提供這些文件。

向稅務機關提交相關表格並納稅

向 IRS 和 SSA 以及您所在州和地方稅務機關提交任何必要的表格。 這些的截止日期各不相同，因此請務必提前確認。

許多聯邦稅表必須在次年1 月 31 日之前提交。 這些包括：

• W-2 表格。
• W-3 表格。
• 1099-NEC 表格。
• 1096 表格。
• 940 表格。
• 941 表格。
• 944 表格。

檢查您因提交這些表格而欠下的任何未繳稅款的繳納期限也很重要。 您可以在美國國稅局網站上找到小型企業的申報日期列表。 您還可以在 IRS 網站上查找獨資企業、合夥企業、公司、小型公司、有限責任公司 (LLC) 和國際企業的稅務信息。

州和地方稅務申報可能適用不同的申報和付款截止日期。 檢查您的州和地方稅務機構網站以了解這些詳細信息。 或者，向您的財務團隊或會計師尋求幫助。

工資年終清單

• 確認業務信息
• 確認員工信息
  • 根據需要更新員工狀態
• 計算年終獎金並將其計入最終工資單
• 審查發薪期
  • 員工的工資狀況是否正確？
  • 員工是否正確歸類為豁免或非豁免？
  • 員工的工資、扣除額、預扣稅和福利支付是否正確？
• 檢查員工 PTO 餘額
  • 如果公司政策規定將應計 PTO 支付給員工，則將應計 PTO 包含在最終工資中
• 訂購必要的表格
• 將 W-2 和 1009 表格發送給員工和獨立承包商
• 向相關稅務機關提交所需表格
• 繳納未繳稅款

如何準備明年的工資單

完成年終工資單後，您可以採取幾個步驟來確保明年的工資單順利進行。

檢查是否有任何法律更新

稅收和勞動法不斷變化。 密切關注即將發生的任何可能影響明年工資單的變化至關重要。

重要的是，尋找最低工資的增長情況，以便您可以根據需要調整員工的薪酬。 這些更新通常發佈在聯邦、州和地方勞工部網站上。 最低工資上漲通常從新年的 1 月 1 日開始，因此您需要提前了解這一變化。

稅率和報告要求也會發生變化，因此也要留意這些。

審查明年的補償

確定明年員工的工資是否有任何變化或某些員工的加薪，以便您可以相應地更新您的工資單。

此外，確保明年的工資單反映了員工福利的任何計劃變化。

這也是重置 PTO 應計費用的好時機，包括員工無法結轉的任何應計假期。

審查薪資政策和流程

檢查您的工資政策並根據需要進行更新非常重要。 這可能包括調整工資週期、重新格式化工資單或切換到新的工資軟件。

這項審查對於大幅增長的企業尤其重要。 例如，支付週期、支付方式、工資單格式和工資流程可能需要更新，以適應更多的勞動力。

檢查新年的相關日期

為了幫助您制定新一年的工資表，請通過相關的聯邦、州和地方稅務機構網站檢查季度截止日期和期間結束日期。

在您的日曆中標記這些，以便您可以留出時間來準備必要的文件和備案。 另外，請考慮週末或節假日的任何日期，以便您可以提前做好計劃。 這有助於您履行持續的工資義務並為年底做好準備。

使用數字應用程序簡化您的薪資

簡化薪資流程（包括當年最後一次薪資）的最佳方法之一是使用 Connecteam 等應用程序。

Connecteam 旨在節省您的時間和金錢，包括一個方便的時鐘功能，讓員工可以精確到秒地記錄他們的工作時間。 這可確保輪班信息對於工資核算而言是準確的。

您還可以使用時鐘來設置您選擇的付款週期。 這可以讓您快速概覽任何發薪期，這在準備今年最後一次工資單的報告時特別有用。

Connecteam 還允許您直接從時鐘生成數字時間表。 您可以通過應用程序輕鬆查看、修改和批准這些時間表，從而簡化預工資流程。

然後，您可以將批准的時間表直接導出到您的薪資系統，因為它們包含準確可靠的時間信息。 Connecteam 與多家薪資提供商集成，包括 QuickBooks Online 和 Gusto。

最棒的是 Connecteam 是一款一體化應用程序。 除了薪資功能之外，您還可以使用 Connecteam 與員工保持聯繫、在幾分鐘內創建和共享團隊日程表，並跟踪員工培訓。

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結論

正確計算年終工資並確保按時向稅務機關提供準確的信息非常重要。 使用我們上面的年終工資清單作為指南是一個很好的起點。 Connecteam 等工作管理應用程序還可以幫助您記錄員工工作時間、福利和 PTO，以確保您的工資記錄準確。

但請記住，每個組織的薪資需求都是獨特的，並且根據您的業務類型和規模、收入水平、行業等而有所不同。您應該針對您的業務情況尋求具體建議，以確保遵守年終薪資要求和避免任何處罰。

常見問題解答

工資年終責任是什麼？

作為企業，您的年終工資責任主要包括：

• 確認您的企業和員工信息是最新的。
• 準備並提交必要的稅務表格以報告工資和預扣稅。
• 繳納任何稅款。

最常見的工資扣除有哪些？

您需要從員工工資中扣除的具體扣除額取決於幾個因素。 然而，一些常見的強制性扣除包括聯邦和州所得稅、社會保障稅和醫療保險稅。

免責聲明

本網站上提供的有關年終工資單的信息僅供參考。 工資和稅務法律和程序會定期發生變化，並可能根據個人情況而有所不同。 雖然我們已盡一切努力確保所提供的信息是最新且可靠的，但我們無法保證其完整性、準確性或對您具體情況的適用性。 因此，我們強烈建議讀者尋求財務部門、會計師或財務顧問的指導，以確保遵守適用的法律和法規。 請注意，我們不對根據本網站提供的信息採取或不採取的任何行動承擔責任。

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