如何創建政策和程序手冊（+免費模板）

如果您的員工不知道在哪裡可以找到它們，那麼好的政策和程序是無效的。 這就是為什麼必須將它們存儲在手冊中，團隊成員可以在需要時輕鬆訪問它們。

政策和程序手冊是包含所有政策和程序的中央結構化文檔。 作為一項重要的員工管理工具，它制定了標準操作程序以幫助指導決策制定。 改進的決策制定可以提高組織的合規性和生產力。 擁有集中的手冊還可以確保您的員工始終知道去哪裡獲取他們完成工作所需的信息。

本文將向您介紹如何創建政策和程序手冊，並為您提供免費模板以幫助您入門。

什麼是政策和程序手冊？

政策和程序手冊是一份重要的業務文件，可指導員工了解組織最重要的政策及其相關流程。 本手冊以數字格式或硬拷貝形式提供，是供組織內部使用的內部文件。

政策是指導關鍵業務活動（如人力資源 (HR) 或技術使用）的更廣泛的規則。 它們為員工的決策和行為提供必要的指導。

另一方面，程序更具體。 他們提供分步說明，幫助員工完成申請休假或報告工作場所事故等任務。

本質上，政策和程序手冊是組織的規則手冊。 它指導雇主和僱員做出重大決策，制定最佳實踐和工作標準，並解釋組織對其員工的期望。

政策和程序手冊應涵蓋哪些內容？

有效的程序手冊通常涵蓋與您的業務相關的一系列主題。

例如，大多數包括一個關於休假權利的部分，該部分涉及：

• 員工有權享受的休假類型和數量，例如帶薪休假 (PTO) 和病假
• 員工如何累積休假（每日、每月或每年）
• 請假的條件
• 休假申請和批准流程，包括時間表
• 未使用的應計假期會怎樣

您可能希望包括的其他部分是：

• 列出您組織的報告結構的組織結構圖
• 對貴組織文化的描述（包括其使命和核心價值觀）
• 招聘政策
• 紀律處分等人力資源政策
• 您的多元化、公平和包容 (DEI) 政策
• 騷擾和歧視政策
• 內部投訴
• 工作場所健康和安全規則
• 緊急程序
• 員工福利政策
• 休假政策
• 行為守則
• 支付程序
• 銀行手續
• 公司信用卡使用規定
• 費用報銷和表格
• 著裝要求
• 技術的使用
• 使用社交媒體
• 在家工作政策
• 搬遷規則
• 旅行政策和表格
• 培訓手冊
• 客戶服務政策
• 與您的工作場所相關的特定流程——例如，批准新項目或申請撥款時所需的流程

為什麼政策和程序手冊必不可少

創建政策和程序手冊可為您的企業和員工帶來一系列好處。

提高生產力

精心編寫的政策和程序手冊將成為您組織中值得信賴的單一事實來源。 將所有相關政策和程序存儲在一個地方，員工可以根據需要參考它們。

確保信息易於訪問可以限制對員工注意力的干擾，因為他們不必搜索大量紙質文檔來找到他們需要的東西。 數字手冊很容易搜索，員工可以從任何地方訪問它們。 您的員工可以在幾分鐘內找到他們需要的信息並繼續工作。 手冊還消除了打擾其他員工工作以尋求幫助的需要。

輕鬆訪問與業務運營相關的相關政策和程序還可以通過降低錯誤或事件的風險來節省您的組織時間。 員工了解最佳實踐並可以將其應用到工作中。 如果確實發生了事件，員工知道如何應對以最大程度地減少其影響和中斷。

例如，如果員工在工作中受傷，他們知道首先要尋求醫療救助，以確保不會讓傷勢加重。 他們還知道通過事件報告表盡快報告事件。 這使組織能夠解決任何更廣泛的安全問題，從而降低未來發生事故的風險。

設定行為標準和期望

手冊使員工清楚地了解在工作和行為方面對他們的期望。 使用單一的、權威的文件來設定共同的目標，可以營造一個積極的工作環境，讓每個人都朝著相同的目標努力。

此外，手冊是傳達組織使命和價值觀的另一種方式，因此所有員工都在同一頁面上。 這有助於員工了解他們的工作環境以及它如何為大局做出貢獻，從而營造團隊合作感。

制定您的政策和程序也為任何必要的紀律處分提供了基礎。 手冊可以概述處理違反政策的步驟，使管理人員能夠更有效地處理潛在的困難情況。

例如，如果一名員工屢次上班遲到，經理就會知道先與他們討論這個問題，而不是立即採取紀律處分。 與員工交談可能有助於確定他們難以準時的原因。 然後，經理可能能夠支持員工解決問題。

提高合規性

政策和程序手冊是解決適用於您的業務的任何法律法規的最佳場所。 這些可能包括反歧視立法、記錄保存要求以及工作場所健康和安全法規。

在您的手冊中，您可以創建符合任何相關法律的政策和程序。 當員工了解這些政策和程序以及它們存在的原因時，他們就更有可能遵守它們。 這有助於提高組織合規性。

提高合規性可降低工作場所事故的風險，確保員工的安全。 它還降低了可能導致罰款等處罰的違規風險。

使入職和培訓更容易

手冊還可以簡化您的入職和培訓流程。

新員工在入職的頭幾周經常會遇到信息過載的情況。 手冊是一個很好的資源，可以包含在他們的入職材料中，幫助他們了解組織。 您可以指導新員工了解優先政策和程序，他們可以按照自己的節奏閱讀其餘部分。

為您的員工提供手冊也可以減少員工培訓時間。 員工可以根據需要參考手冊，而不是針對每項政策和流程的來龍去脈提供重複的培訓課程。

如何創建用戶友好的政策和程序手冊

做你的初步研究

只有紮實的研究才能創建有效的程序手冊。 通過評估您需要包括哪些類型的政策和流程來啟動流程。 與每個部門交談，了解他們使用最多的部門，並了解他們的員工遇到的任何問題。 這也有助於您確定要在手冊中解決的任何知識差距。

並非每個小程序都需要在您的手冊中。 部門或團隊可能會使用隨時間自然發展的日常非正式流程，例如，安排團隊成員休息的時間。

你的手冊應該在全面和不繁瑣之間取得平衡。 如果流程是必不可少的，請包括流程，例如旨在創建安全工作環境的流程。 如果以書面形式將其顯著改進流程，則也包括在內。

例如，複雜的、例行的或最近更新的程序通常受益於寫下來。 將任何高度基於規則或需要一致性的流程放入您的手冊中也是一個好主意。

組建團隊

創建手冊通常不僅僅是一個人的工作。 建立一個團隊來幫助創建手冊的每個部分是很有用的。 讓每個部門的發言人都參與進來，並確保代表具有廣泛的經驗和專業知識。

然後，您可以指派人員幫助完成各種任務，包括研究和編寫內容、編輯手冊以及定期審閱。

研究內容

然後，您需要研究政策的內容。 與在日常工作中使用每個流程的工人交談。 您還應該向主題專家尋求有關高度技術或法律政策和程序的建議。

此步驟的一個重要部分是了解適用於您的業務的相關法律法規。 就您的合規義務尋求內部或外部法律建議。 此信息使您能夠制定合規的政策和程序。

起草內容

準備工作完成後，您現在可以為您的手冊編寫政策和程序。 在編寫這些部分時，請記住這些要點。

• 每項政策或流程都應包含一個標題，以便於參考。 例如，“過夜旅行政策”。

• 包括政策的描述。 它是用來做什麼的？ 例如，“該政策規定了所有員工在使用潛在有毒物質時必須遵守的安全程序。”

• 在每項政策的開頭，解釋其目的。 例如，健康和安全政策的目的可能是“為所有員工提供盡可能安全的工作環境”。 當工人​​了解政策背後的目的時，他們更有可能支持它。

• 確定政策的範圍及其適用對象。 它是否適用於所有員工、一個部門或一組具有特定工作職責的員工？ 您還應該列出政策或流程的任何可能的豁免或排除。

• 確定誰負責應用該政策並批准任何豁免。 這可能是一個部門，如 HR，或特定的人，如消防員。 例如，在處理工作場所騷擾時，手冊應確定員工可以向誰尋求幫助或提出正式投訴。

• 盡可能簡明扼要地寫出程序步驟。

• 添加指向有用文檔的鏈接，以幫助您的團隊成員了解政策或程序。 其中包括表格、模板、立法或相關政策和程序。 在數字手冊中添加內部鏈接可幫助員工在各部分之間輕鬆導航。

• 如果需要，在政策結束時為員工提供進一步的支持。 如果他們有疑問，可以去哪裡了解更多有關政策或程序的信息？ 這可能是另一種資源、個人或部門。

整理內容

獲得內容後，您需要將其組裝成手冊。 以更廣泛、更宏大的部分作為開頭通常是一個很好的方法。

組織文化、公司使命和一般人力資源政策都是更廣泛的話題。 該手冊稍後可以解決更具體的政策和程序，例如與付款程序或著裝要求相關的政策和程序。

通過組織您的內容，您可以創建一個邏輯結構的目錄，幫助用戶輕鬆瀏覽手冊。

審查並定稿草案

在手冊定稿之前，獲得有關它的反饋很重要。 負責該手冊的更廣泛的團隊可以提供他們的初步見解，但您也應該徵求管理層的意見。 您還應該諮詢負責實施政策或監督流程的人員或部門。

返回您的主題專家以確認技術和法律部分是準確的。 您還可以從一些員工那裡尋求有關可讀性的反饋，以了解您的手冊的易懂程度。

您可能還想測試您的一些程序，尤其是新程序，然後再將它們寫入手冊。 讓相關團隊或部門執行程序並報告任何問題。 這使您能夠在全公司範圍內推廣手冊之前進行任何必要的更改。

完成內容後，請領導簽字批准最終版本。

分發給您的員工

重要的是要圍繞手冊建立員工意識。

確保所有團隊成員都能輕鬆訪問手冊。 在您的 Intranet 上添加指向它的鏈接，通過您的內部知識庫提供它，並將它納入您的入職和培訓計劃。 發送全公司範圍的電子郵件或通知，讓員工知道他們如何訪問該手冊。

創建數字手冊可以輕鬆更新政策和程序。 您可以發送通知讓員工了解手冊的更改，幫助員工訪問最新版本。

員工通常還可以在他們的移動設備上訪問數字手冊，例如，通過公司的內聯網或知識庫。 這是一個方便的功能，使員工可以隨時隨地參考它。

創建手冊的最佳實踐

在創建手冊時，請牢記以下幾個最佳實踐。

用簡單易懂的語言書寫

您的手冊的可讀性越高，您的員工就越有可能理解並遵循它。

您可以通過以下方式做到這一點：

• 使用主動語態使您的寫作更具吸引力，尤其是在提供分步說明時。 例如，與其寫“表格應該發送給 HR”（被動語態），不如寫“將表格發送給 HR”（主動語態）。

• 清楚地解釋手冊中使用的任何首字母縮略詞或公司特定的行話。 開頭的定義或首字母縮略詞部分是執行此操作的好方法。

• 清晰一致地格式化文檔。 使用簡短的段落和要點，並在適當的地方包括圖表。

優先考慮部分

手冊通常是冗長的文檔，包含大量信息。 知道從哪裡開始可能會讓人不知所措，因此請決定先寫哪些部分。

一個好的起點是法律要求的或您的員工最常使用的任何政策或程序。 在早期階段解決複雜的政策和流程也很有用。 然後，您可以隨著時間的推移構建手冊的其餘部分。

定期審查和更新

您的手冊應該是一份動態文件。 您需要根據您的企業或員工的法律或需求的變化對其進行更新。 因此，您的團隊應定期查看手冊並根據需要更新其內容。

為員工提供培訓

為管理層和員工提供培訓課程，幫助他們熟悉手冊及其內容。 團隊成員瀏覽和理解您的手冊越自在，他們就越有可能使用它。

培訓課程還允許員工提出他們對手冊的任何問題。 您可以親自或在線進行這些培訓課程——例如，通過員工可以按照自己的進度完成的培訓模塊。

使用模板

創建政策和程序模板來指導手冊的起草，確保每個部分都是一致的，並解決所有必要的信息。 作為起點，我們準備了一個方便的免費模板供您使用。

為您的員工創建手冊

政策和程序手冊將您的所有政策和程序放在一個地方，使員工更容易找到他們需要的信息。 在編寫政策和程序手冊時，將您的團隊成員放在首位非常重要。 確保它清晰易讀，並包含與員工工作相關的所有基本信息。

要創建有效的手冊，您需要投入時間進行研究和起草。 它將成為您的員工的重要參考點，有助於提高他們的工作效率，因此您希望為此投入適當的時間和精力。 通過設定預期的工作標準，手冊還可以提高組織內的合規性。 它有助於為您的員工創造一個安全和支持性的工作環境，使他們能夠發揮最佳表現。