如何制定餐廳時間表（+ 最大化團隊生產力的技巧）

為您的餐廳制定時間表可能具有挑戰性，因為您需要考慮許多不同的因素和相互衝突的優先事項，並試圖取得平衡。

員工可能希望在不同的時間工作，有些人可能會要求休假，而另一些人可能會要求增加或減少工作時間。 在管理所有這一切的同時，您需要確保每個班次都有人坐滿，並確保您的員工盡可能提高工作效率。

好消息是創建完美的餐廳時間表並不一定很麻煩。 通過遵循一些提示和技巧，您會發現這個過程非常簡單。 在本指南中，我們涵蓋了您需要了解的有關如何制定餐廳時間表的所有信息，並提供了成功的重要秘訣。

為什麼餐廳安排如此重要？

調度對於任何餐廳的順利運營都至關重要。 讓我們仔細看看適當的日程安排可以幫助您的業務蓬勃發展的一些關鍵方法。

確保涵蓋每個班次

在餐飲業中，沒有什麼比在繁忙的輪班期間人手不足更糟糕的了。 訂單需要更長的時間，員工的士氣會受到影響，客戶更有可能獲得糟糕的體驗。

排班的主要好處之一是它確保在每個輪班期間涵蓋每個角色。 您可以決定任何給定輪班需要多少廚師、公交車員工和侍應生，然後分配合適的員工在每個輪班工作。

如果您一次創建一整週的時間表，您就可以放心地知道您的餐廳將在接下來的幾天裡滿員。

最大限度地提高員工的生產力

餐廳員工需要團隊合作，以盡可能提高工作效率。 您需要互相代替的侍應生和工作風格一致的廚師。

日程安排讓您有機會決定哪些員工將一起工作以及工作頻率。 一起工作的員工往往更快樂、更有效率，這可以帶來更好的客戶體驗和增加的收入。

在員工之間平均分配工作

在餐飲業中眾所周知，有些輪班對侍應生來說比其他輪班更好。 例如，一家高檔餐廳在周末晚上比工作日的午餐時間更有可能人滿為患。 更忙的班次意味著更多的小費，因此員工通常希望盡可能多地獲得這些有利可圖的班次。

您可以在製定時間表時考慮到這一點，以確保每位員工的輪班分配均等。 這樣，員工每週獲得小費的機會大致相等。 認為自己受到這種公平對待的員工更有可能喜歡在您的餐廳工作。

節省人工成本

雖然確保涵蓋每個班次很重要，但您也不想為不需要的人工付費。 這意味著盡可能消除冗員和減少加班。

借助排班軟件，您可以預測每個班次所需的覆蓋範圍並安排適當數量的員工。 您還可以監控每個員工在一周內安排了多少小時，並進行調整以減少加班時間。

餐廳員工調度如何工作？

餐廳員工排班從經理確定企業的運營需求和最忙時間，以及員工的可用性、技能和輪班偏好開始。 然後，管理人員將創建一個計劃來考慮這些因素——通常使用筆和紙、在線電子表格或數字員工計劃工具。

然後與員工共享時間表，他們可以在需要時請求更改。 經理將根據需要更新班次，以避免安排衝突和人員不足或過多等問題。 對於可能影響日程安排的缺勤，經理和員工都需要特別靈活和溝通。

對於大多數餐館老闆來說，創建員工排班的最佳方式是使用專門的員工排班軟件。 這使您能夠將每一天分解為輪班，並決定應將哪些員工分配到這些輪班。

一些日程安排平台，如 Connecteam，提供用於構建日程表的拖放界面。 這很有用，因為您可以創建一個初始計劃，然後只需在您的日曆中移動輪班和員工即可進行更改。 您還可以將一個星期的時間表複製到下一個星期，如果您餐廳的人員配備需求相對一致，這樣可以節省時間。

當然，您仍然需要了解每次輪班需要的覆蓋範圍。 此信息通常基於您自己的經驗，因此請想一想您餐廳的哪些日子和時間最繁忙，然後從那裡出發。 每天記下員工配置的質量也是一個好主意，這樣您就可以根據需要調整未來的日程安排。

如何建立員工時間表

現在您了解了餐廳日程安排的基礎知識，讓我們深入了解如何制定餐廳日程表。 我們將其分解為 6 個步驟。

第 1 步：安排輪班

創建餐廳員工時間表的第一步也是最複雜的。 您需要決定需要輪班的時間以及每個輪班應涵蓋的時間。

我們將在下一節中解釋一些最常見的餐廳輪班時間表類型。 許多餐館老闆混合使用 4 小時和 8 小時輪班，一些使用 12 小時輪班，而其他人則按小時安排。

無論您使用哪種輪班結構，每周保持輪班佈局相同通常很有幫助。 這減少了員工的困惑，並使調度過程更簡單。

您還需要確定餐廳的每項任務需要多少員工。 也就是說，廚房需要多少人？ 有多少侍應生？ 有多少迎賓員，有多少巴士工作人員？

要做到這一點需要一些試驗和錯誤。 查看您過去的時間表（如果有），並考慮您的餐廳在特定日期和時間通常有多忙。 不要忘記考慮假期，這可以帶來額外的客戶。

第 2 步：確定您的日程安排的長度

當您坐下來製定時間表時，您可能一次要安排一天以上的班次。 否則，您將不得不每天花時間制定計劃，效率不高。

但是你應該安排多少天呢？

對於許多餐館來說，答案是一次 2 週。 發布 2 週的班次值可以讓員工提前計劃，但也不會太過依賴未來。 對於雙週計劃，您每年需要創建和發布 26 個計劃。

一些餐館老闆選擇創建月度時間表。 這將您每年需要製定的計劃數量減少到 12 個。但是，員工可能難以計劃未來一個月或更長時間。 這可能會導致更多的最後一刻請假甚至缺席。

每週時間表也是一種選擇。 由於每周安排的輪班即將到來，因此員工不太可能有意外休假或其他阻止他們上班的問題。

然而，員工很難按照每週的時間表來計劃他們的生活，這可能會導致士氣低落。 作為餐廳經理，提前一周計劃輪班也可能會給您帶來壓力。

第 3 步：創建計劃草案

一旦您為整個日程安排了班次，您就可以開始將員工添加到班次中。 您正在這個階段創建一個草稿，所以不要太擔心減少每個員工的加班時間或平衡工作時間。 目標是簡單地填寫您的所有班次。

如果您有前 2 週期間的時間表，您可以復制它以創建您的草稿時間表。

第 4 步：微調您的日程安排

現在您已經填寫了所有班次，是時候進行一些微調了。

首先，仔細檢查所有班次是否可行。 您分配給輪班的每個員工都應該有資格擔任他們分配的角色。 您還應該檢查您安排的班次是否與員工請假的時間不衝突。

接下來，計算每個員工的分配時間。 他們每個人的工作時間應該大致與他們通常計劃的工作時間相同。 如果任何員工被安排加班，您可能希望輪班更換他們以最大限度地減少加班成本。

最後，檢查您分配給每個員工的班次是否平衡。 也就是說，每個員工應該有大致相同數量的有利可圖的輪班（如周末晚上）分配給他們。 如果這在單個時間表中是不可能的，請確保在每次創建時間表時改變哪些員工獲得更有利的時間表。

第 5 步：發布您的日程安排

準備好日程安排後，您可以發布它並與員工共享。

至少提前發布您的日程安排是個好主意。 也就是說，如果您創建雙週計劃，請提前 2 週發布每個新計劃。 對於月度時間表，請提前一個月發布。

專家提示：

將您的日程安排發佈在員工容易找到的地方。 您可以通過電子郵件將其發送給他們或通過日程安排應用程序提供。 打印一份您的日程安排並將其掛在餐廳的員工區也是一個好主意。

第 6 步：進行調整

一旦您發布了新的時間表，員工將不可避免地要求更改。 有幾種方法可以適應變化。

首先，您可以允許員工在您同意的情況下相互調換班次。 換班是一個相對容易的調整選項，因為它可以幫助確保涵蓋每個班次，並讓員工決定哪些變化對他們有用。

另一種選擇是從輪班中刪除員工並保持開放狀態。 然後，任何合格的員工都可以在您的批准下申請開放班次。 這為想要加班的員工提供了一種方式。

對於最後一刻的時間表更改，請務必在更改時間表後儘快給員工打電話或發短信，讓他們知道調整了什麼。

餐廳工作時間表的類型

雖然您可以自由創建最適合您餐廳的時間表，但大多數餐廳老闆都採用了一些通用的時間表結構。

固定班次

在固定班次的情況下，員工每週都按照相同的時間表工作。 這可能是有利的，因為它使日程安排變得簡單明了，並且您的員工在一致的團隊中工作。

固定班次的缺點是它們不是很靈活。 他們可能很難適應繁忙的時期。 它們還可能導致不平衡的時間表，其中一些員工反復工作比其他人更有利可圖的班次。

輪班

通過輪班，員工的日程安排每週都會發生變化。 通常，輪班以可預測的模式輪換。 以下是 3 種最常見的輪班時間表：

5-2-2-5 時間表

5-2-2-5 時間表要求員工工作 5 天，休息 2 天，再工作 2 天，然後再休息 5 天。 班次通常為 12 小時，但也可以分為 8 小時和 4 小時。

2-2-3 時間表

2-2-3 輪班時間表通常由 24/7 營業的餐廳使用。 員工工作 2 天，休息 2 天，然後再工作 3 天。 接下來的一周，他們休息 2 天，再工作 2 天，然後再休息 3 天。 班次通常為 12 小時。

5-4-9 時間表

許多每週營業 5 天的餐廳使用 5-4-9 時間表。 員工一周工作 4 天 9 小時和 1 天 8 小時，然後下一周工作 4 天 9 小時，休息 1 天。

輪班制

任何被長時間休息分開的班次都被稱為拆分班次。 它們可以用來讓員工在午餐時間工作，然後休息幾個小時，然後回來吃晚餐。

輪班制減少了員工在餐廳客流緩慢時的工作時間。 然而，它們也會讓員工更難以實現健康的工作與生活平衡。 在一些州，包括加利福尼亞州，輪班工作的員工有權獲得額外補償。

餐廳安排技巧

以下是我們的 5 條重要提示，可幫助您確保您的餐廳始終配備適當的員工。

設置調度策略

創建一組基本的調度策略並堅持使用。 這可能包括您將提前多長時間發佈時間表以及員工需要提前多長時間提出休假請求。

您的日程安排政策還可以包括為每個員工設置最短工作時間或將特定班次指定為高流量（因此更適合小費）。

榮譽休假請求

如果員工要求休假，請盡一切努力滿足這些要求。 即使您很忙，也不希望員工精疲力竭。 發現休假請求被拒絕的員工也更有可能在別處尋找工作。

發送輪班提醒

自動輪班提醒可以大大減少未出現的情況。 這些可以像發送到員工移動設備的短信或推送通知一樣簡單。

交叉培訓員工

減少人員不足的一種方法是對員工進行交叉培訓。 例如，您可以交叉訓練迎賓員等候餐桌。 這樣，他們可以在您的餐廳特別忙或您的一名侍應生未能上班時介入。

您的員工為填補多個職位而接受的交叉培訓越多，您創建的每個時間表中的冗餘就越多。

收集數據

在每天結束時，記下您的人員配置與您實際需要的覆蓋量相比如何。 如果您在特定輪班期間一直人手不足或人手過多，它會顯示在您的數據中。 然後，您可以使用此數據相應地調整您的日程安排。

餐廳調度最佳實踐

遵循一些最佳實踐可以幫助您制定更好的時間表，讓您的員工開心，並最大限度地提高您的業務收入。

使用調度軟件

雖然可以使用筆和紙或數字電子表格（如 Google 表格或 Microsoft Excel）來創建餐廳時間表，但這些選項非常耗時且容易出錯。

另一方面，像 Connecteam 這樣的日程安排軟件可以大大減少制定日程表所需的時間。 它還可以幫助您消除可能導致人手不足或過多的日程安排衝突和錯誤。

最好的選擇將提供一個直觀的拖放界面，用於快速簡單的日程安排、創建開放輪班的能力，以及根據資格、偏好等安排員工的選項。

未雨綢繆

在該時間表的第一個班次之前儘早創建並發布您的時間表。 這使員工有時間圍繞新時間表進行計劃。 如果員工需要找人替他們輪班，他們可能需要幾天時間才能找到替代者。

創建備份系統

錯誤和緊急情況時有發生，在發生時做好準備很重要。 也許員工沒有上班，或者您的餐廳晚上比您預期的要忙得多。 不管是什麼原因，重要的是你有一個系統來從當前不工作的員工那裡獲得支持。

實現這一目標的一種方法是向隨叫隨到的員工支付較低的工資——也就是說，隨時準備上班。

或者，您可以為同意在短時間內上班的員工提供一半的時間。 這意味著您支付給他們的工資是他們平時每小時工資的 1.5 倍。

與員工溝通

您與員工就日程安排溝通得越多，遇到的日程安排問題就越少。 定期親自或通過電子郵件或短信與他們交談，了解他們的日程安排、可用性和輪班偏好。

此外，提醒員工在創建新時間表之前提交任何休假請求。 您還應該讓員工知道何時需要新的時間表，以及如何解決時間表發布後出現的任何問題。

結論

您的餐廳的時間表需要確保您的餐廳始終配備適當的員工，同時還要讓您的員工開心。 創建時間表需要安排您的班次，在員工之間平均分配工作，並根據需要進行調整。

雖然一開始製定時間表似乎令人望而生畏，但隨著實踐的進行，這個過程會變得更容易。 遵循我們在本文中分享的重要提示——並使用專用的日程安排軟件——你會發現創建一個很棒的餐廳日程表是輕而易舉的事。

有關更多信息，請查看我們的最佳餐廳調度軟件指南，以找到適合您業務的工具。

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常見問題

我可以使用 Excel 創建餐廳時間表嗎？

雖然可以使用 Excel 創建餐廳員工日程安排，但這不是一個好主意。 很容易忘記 Excel 中的班次並產生可能會在以後損害您的業務的計劃衝突。 相反，我們建議使用像 Connecteam 這樣的專用調度軟件。

你怎麼知道如何安排餐廳員工？

確定您需要多少員工在您的餐廳全天工作可能很棘手。 最好記下您預定的覆蓋範圍與您餐廳的繁忙程度的比較。 隨著時間的推移，您將有大量數據可用於決定如何安排班次。

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