如何制定出色的輪換計劃

製造、酒店和 24/7 隨叫隨到的企業經常使用輪換時間表。 在這個系統中，每個人在不同的時間和不同的日子輪流工作。

當您不想讓員工在不理想的輪班中精疲力盡，但需要一致的覆蓋範圍以保持開門或生產正常運轉時，輪班時間表非常適合。 他們確保有人始終按時上班，同時為您的員工保持公平。 新的時間表的製定和啟動可能會令人畏懼，因此我們隨時為您提供幫助。 請繼續閱讀，了解輪換時間表是否適合您的業務以及如何創建適合整個團隊的輪換時間表

什麼是輪換計劃？

輪班工作計劃是針對多班次（例如白班和夜班）的企業的調度系統。 在輪班制中，員工不會像白班那樣固定輪班。 相反，他們在所有可用的輪班時間輪流工作。

日程安排是重複的並且是可預測的。 但是，它不遵循定期的日曆間隔，例如每週或每月。 相反，它會重複一個週期或一個輪換。 每次輪換都是固定的天數，並且允許輪班所有輪班，輪班之間有休息時間。

這與固定時間表相比，在固定時間表中，員工每天被分配相同的工作時間，每周也有相同的休息日。

輪班安排的一個示例可能是具有 2 個 12 小時輪班制的製造工廠。 每位員工將：

• 每週上 12 小時夜班。
• 請幾天假吧
• 一周實行 12 小時白班制。
• 請幾天假吧
• 重複循環。

這只是輪換時間表的一個示例。 稍後，我們將討論更複雜且針對行業和公司需求的其他類型的輪班。

誰使用輪換時間表？

輪班時間表對於每天 24 小時和/或每週 7 天營業的企業特別有用。 輪班制為常態的一些行業示例包括：

• 緊急服務。 護理人員和警察部門經常使用輪換時間表來確保服務不會中斷。
• 招待和餐飲服務。 酒店需要 24/7 工作人員進行深夜入住並確保客人的安全。 許多餐廳員工還在酒店、餐館或汽車餐廳通宵工作。
• 製造。 輪換計劃在製造環境中很常見，以保持生產順利進行。
• 零售。 加油站和其他商店經常對員工實行輪班制。
• 衛生保健。 醫院主要採用輪班制，因為他們需要隨時有工作人員在場。 其他延長工作時間的醫療機構（例如緊急護理機構）也可能採用輪換時間表。
• 隨叫隨到的服務。 許多支持 24/7 業務的待命服務（例如 IT）都採用輪換時間表。

輪換計劃如何運作？

輪班安排的工作方式是讓員工在指定的時間內輪流承擔所有輪班。

對於輪班安排，工作日被分為不同的班次。 這些時間可以是 8、10 或 12 小時，或者適合您企業運營時間的任何時間。 員工也被分成小組以確保持續覆蓋。

然後，建立輪換模式，確保所有員工在特定時期內平等地輪班工作。

這可能意味著員工輪班幾個夜班，休息一天，工作幾個白班，休息一天，然後輪班幾個夜班。 然後重複循環。

輪換總是包括休息日。 另外，與固定時間表相比，輪換時間表通常會給員工更多的連續休息天數。 它根據輪班模式而有所不同，但較長的輪班時間可以讓員工更快地達到每週 40 小時。

當每個人都完成每班工作並有足夠的休息時間後，時間表就會重新開始。

輪班安排可以確保沒有人無限期地陷入他們不喜歡的輪班。 他們還確保每個人都能輪到最好的輪班。 艱苦的輪班更容易應對，因為工人們知道他們很快就會下班。

輪換時間表可能需要一些工作來設置，但一旦到位，它就會為員工提供始終重複的一致時間表。 這使他們更容易為工作做準備併計劃連續的休息日。

輪換工作安排的好處

輪班安排對您和您的員工都有很多好處。

確保持續覆蓋

輪換時間表最明顯的好處是，它們確保您的企業可以保持全天候覆蓋。

如果您的企業尚未 24/7 營業，它甚至可以讓您的企業營業更長時間。 或者，它可以讓您在工作日中添加全新的輪班。

提高公平性並有助於減少人員流動

輪班安排可以促進輪班的平均分配和公司的公平感。 每個人輪流輪班，包括晚上，這意味著沒有人必須一直輪班。

這可以幫助防止您的員工（尤其是夜班員工）辭職。 一項對工作安排模式的研究發現，白班員工在公司的工作時間比只上夜班的員工長近 4.5 年。

提供新機遇並提高參與度

這種類型的日程安排讓員工的工作生活變得多樣化，讓他們接受不同的輪班——有些他們以前可能從未工作過。

通過輪班，員工還可以更好地了解團隊成員並了解更多業務。 因此，他們會感覺與同事的聯繫更加緊密，並感覺自己是組織的重要組成部分——這是提高員工敬業度的重要因素。

通常，輪換時間表也意味著改變工作職責。 這可以給員工帶來新的挑戰和機會，幫助他們更加融入公司。

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提高靈活性

從本質上講，輪換工作時間表為員工提供了靈活性。 員工在不同的時間輪班工作，這使他們能夠以一種典型的朝九晚五的時間表無法適應的方式適應自己的個人生活。

例如，輪班的工人可能在一周內連續休息 2 天。 他們可以利用這段時間處理個人任務或參加週末或工作日晚上不允許的約會。

提高士氣和生產力

輪換時間表的關鍵要素之一是它非常公平。 每個員工每班工作一次。 工作場所的公平感可以帶來很多好處，包括提高員工士氣和生產力。

認為自己的工作公平的員工是更快樂的員工。 快樂的員工往往會更高效地工作並提供更好的客戶服務。 他們也更有可能留在您的公司，從而減少人員流動。

輪換工作時間表的挑戰

輪換時間表並不適合每個企業或團隊。 在考慮此類時間表時，請記住：

可能會損害工作與生活的平衡

儘管這些時間表為員工提供了靈活性，但這種靈活性有時也僅限於此。

固定工作制的 8 小時工作制讓員工每天有專門的時間在家，但 10-12 小時的輪班可能會干擾家庭日常生活或日程安排。

較長的輪班時間確實意味著員工有統一的休假時間，例如在工作 4 個 10 小時的工作日後每週休息 3 天。 然而，錯過日常活動的感覺可能會導致工作與生活不平衡，甚至倦怠。

輪班類型的頻繁變化也使得每日或每週的例行工作變得具有挑戰性。 此外，按照輪流安排來管理兒童保育和家庭責任可能很困難。

此外，在傳統的周一至週五時間表之外工作可能會妨礙員工參加大多數人下班時發生的社交活動和重要活動。

可能會導致沮喪

一些輪班制可能會引入 12 小時輪班，而以前的標準是 8 小時輪班。 其他人可能會交換夜班和白班。 這可能會讓員工感到沮喪，因為他們制定的例行公事和承諾很難根據時間表進行調整。

例如，晚上工作的人可能會很樂意換成白班，但對於有外部任務或只能在正常工作日時間內獲得托兒服務的員工來說，晚班或夜班可能會破壞交易。

可能導致健康問題

夜班和白班之間的變化可能會對員工的睡眠時間表造成嚴重破壞。 這可能會對員工的直接健康和整體健康產生負面影響。

因此，輪換時間表也有可能導致更多的電話來電或因健康問題而缺席。

可以要求員工輪班時間更長

輪班制可能需要 12 小時甚至 24 小時輪班，如果您的員工習慣於每天工作 8 小時，這可能是一個很大的轉變。

對於某些行業的某些員工來說，每天工作 12 小時可能會造成體力消耗過大，生產力可能會因此下降。

會讓安排休息時間變得更加困難

您希望員工使用帶薪休假 (PTO) 福利，但輪班時間表的精確性使得調換班次變得更加困難。 作為調度程序，您必須在不擾亂輪換的情況下管理請求。 微小的變化可能會讓某人加班，或者連續工作太多天而沒有休息日。

成功實施可能需要時間

新時間表啟動時可能會有一個過渡期。 變革常常會給員工帶來損失，甚至可能會失去一些根本無法適應新日程的人。

然而，一旦到位，員工將始終知道會發生什麼，這甚至可以成為吸引喜歡輪換時間表的新候選人的一種方式。

固定時間表與輪換時間表

在談論了輪換時間表之後，為什麼您會選擇或堅持固定時間表呢？

固定時間表是指每個人都有可預測的工作時間，每週都保持不變。 如果滿足以下條件，這可能對您的團隊來說是最好的：

• 您僅在 1 個輪班時間內開放，例如上午 9 點至下午 5 點的白班。
• 您已經為全體員工提供了固定的休息日。 例如，您可能會在周末或一周中的某一天休息。
• 您的團隊成員有嚴格的可用性，因此不值得強迫解決這個問題。

輪班計劃是指員工輪班並以與日曆週不同的周期工作的計劃。 如果滿足以下條件，這可能對您的團隊來說是最好的：

• 你一天有多個輪班，有些輪班被普遍認為比其他輪班“更糟糕”。
• 您每週工作 7 天或處於隨時待命的環境中。
• 您的潛在員工已經習慣了這種日程安排，或者會將連續幾天的休假作為一種福利。

輪換時間表的常見類型

您可以創建最適合您的公司和團隊的自定義輪班計劃，但您也可以使用一些經過驗證的系統來開始。

4-3輪換時間表

這是 輪流上班4天，休息3天。 員工不再連續 5 天工作 8 小時，而是連續 4 天工作 10 小時。 從本質上講，這個時間表增加了員工的日常工作量，但在輪班之間給了他們 3 天的休息時間。

在輪換計劃中，10 小時、4 天輪換錯開，以確保 7 天的覆蓋範圍。 例如，這意味著，如果您的企業 24/7 營業，您將需要 6 個團隊來確保完全覆蓋。

10 小時輪班還意味著，如果您 24/7 都開放，有時團隊會重疊。 這可以提高生產力和友情，但如果沒有足夠的任務需要完成，也可能會導致閒置。

示例 4-3 輪換計劃模板

24-48輪換時間表

這是24小時上班、48小時休息的時間表。 它對於依賴待命員工的行業非常有用，例如緊急服務。 它確保不會因員工換班進出而對服務造成乾擾。

這種時間表類型對於有外部承諾甚至其他工作的員工來說也是一種勝利，因為它從不要求他們連續工作超過 1 天。

示例 24-48 輪換計劃模板

皮特曼（2-2 3-2 2-3）輪換時間表

這是2 天休息 2 天、休息 3 天休息 2 天、休息 2 天休息 3 天的 2 週輪換。

這就帶來了很多變化，特別是如果員工每次輪班都輪換夜班和白班的話。 它還提供了 3 天的周末和周中休息日的良好組合。

Pitman 輪換計劃模板示例

杜邦輪換時間表

這可能是最複雜的，但它是專門為 24 小時營業而創建的。 如果使用得當，員工每月可以連續休息一周。 這對於現有員工來說是一個很大的福利，也是吸引新候選人的一種方式。

週期設置為 12 小時輪班，如下所示：

• 4個夜班
• 休息3天
• 3 天輪班
• 休息1天
• 3個夜班
• 休息7天

每個團隊在不同的時間輪換週期，因此覆蓋範圍始終相同。

杜邦輪換計劃模板示例

其他類型的輪班安排

上面的時間表被認為是最流行的輪換時間表，但有很多變化。 您甚至可以創建自己的、最適合您業務的。

您可能會發現有用的其他一些時間表類型包括：

• 4-4. 這可以適用於單班工作，或者團隊可以循環進行 4 天白班、4 天休息、4 天夜班、4 天休息等。
• 6-4輪換。 這個 30 天的周期將工作日分為 3 個輪班。 每個人每月每班有 6 天的時間，中間有 4 天的休息時間。
• 5-3 5-4 5-3。 在這個 25 天的周期中，您需要 5 個團隊。 員工第一班工作5天，休息3天，第二班工作5天，休息4天，第三班工作5天，然後休息3天，然後重複輪換。
• 巴拿馬日程。 這是 2-2-3 時間表的 56 天變體（工作 2 天，休息 2 天，工作 3 天，休息 2 天，工作 2 天，休息 3 天）。 需要4個團隊12小時輪班。 它的獨特之處在於輪換時間長，工人在 28 天中輪班（例如夜班），然後在接下來的 28 天中輪班（例如白班）。

創建輪換計劃時要考慮什麼

如果您一直使用固定係統或每週都臨時使用它，那麼制定輪換計劃似乎會令人畏懼。

為了確保您的日程安排適合您和您的團隊，需要考慮以下一些事項：

您的高峰時段

您什麼時候需要最大的覆蓋範圍？ 是否有時間應該重疊輪班以確保有更多的人上班？

流行轉變

雖然輪班給每個人輪班的機會，但你的工作是確保輪班真正平等，並且每個人都有機會獲得最好的輪班。

例如，在一些餐廳，週日早午餐是最令人垂涎​​的輪班。 但在其他情況下，這是最不理想的，因此週日的白班可能不如周五的白班受歡迎。

員工的工作角色和資歷

也許您當前正在根據員工的工作角色來安排員工。 例如，您可以安排收銀員只上白班，而清潔團隊只上夜班。

在這種情況下，可能無法立即更改為輪班制，因為並非所有員工都具備輪班工作所需的技能。 這將是對員工進行交叉培訓的絕佳機會，以便他們可以輪班工作

您還應該考慮擁有專業技能和資質的員工。 他們可能需要有固定的時間表並且被排除在輪換之外。 例如，假設您需要有人使用叉車來進行夜間庫存，而您只有一名有執照的叉車操作員。 該員工可能需要只安排晚上的工作時間。

團隊成員的可用性和偏好

固定時間表的主要好處之一是可預測性。 您的團隊成員可能已經按照當前的日程安排生活，並且可能難以更改為輪換日程安排，尤其是對於需要輪班的團隊，例如晝夜工作的團隊。

根據您的員工的情況，他們可能根本無法參加要求他們工作的新輪班。

同樣，考慮團隊成員的偏好也很重要。 向您的員工發送調查或與他們聊天，詢問他們喜歡的輪班。 他們是否喜歡白班，如果必須上夜班會很不滿意？ 他們喜歡現在的日程嗎？ 他們對更靈活的輪班感興趣嗎？

根據他們的回答，輪換時間表可能適合您的團隊，也可能不適合。

您的工資預算

輪班制經常導致員工加班。 當員工每週工作超過 40 小時或每天工作超過 8 小時（如果您的企業、行業或州考慮加班）時，可能會發生這種情況。

輪班時間通常平均為每週 40 小時左右。 但由於工作安排不斷變化，您的員工在連續多天休假的日曆週內，其工資可能接近 0 美元，而在一個日曆週內進行 6 個 12 小時輪班的情況下，工資可能會更高。

創建輪換計劃時，請考慮您的發薪期和所在州的法律。 確保您充分掌握需要加班的內容（如果需要）以及何時需要加班。

您的員工還需要了解任何新的加班或休假將如何影響他們的工資，特別是如果他們習慣了每個發薪期的相同小時數。

創建和實施輪換計劃的步驟

第 1 步：考慮上述問題和信息，然後選擇適合您的日程安排類型

我們建議從模板化時間表開始，因為它們是一種流行且易於使用的選項。 您最了解您的團隊和業務，因此，如果您對特定班次和員工有更好的模式，請隨意創建自定義時間表。

要選擇或製定輪換時間表，請查看您需要覆蓋的時間。 您是否已經安排了多個輪班（例如第一班、第二班和第三班）？ 您是否需要員工輪班時間更長，或者標準 8 小時輪班可以嗎？

您還應該考慮您的可用資源。 例如，假設您是一家製造公司的經理，該公司每週 7 天、實行 3 班倒。 您需要考慮生產步驟和可用的機器。

如果您沒有足夠的機器來進行重疊輪班，那麼 4-3 輪換的時間表就沒有意義。 您可以考慮改用 2 個 12 小時輪班制，或嘗試 6-4 個 8 小時輪班制。 另一方面，如果您有足夠的資源，4-3 計劃可以在重疊時間內提高產量。

您還需要考慮您團隊的偏好。 他們會對杜邦公司每個月允許一周休息的時間表感到興奮，還是寧願每周有更多的工作日休息？

第 2 步：根據輪班時間和輪換確定您需要多少個團隊

查看您選擇的模板或您創建的示例時間表，併計算所需的輪換團隊數量，以確保完全覆蓋您的開放時間。

也許您需要 3 個團隊執行 24-48 輪換計劃，或需要 6 個團隊執行 4-3 輪換計劃，以確保 24/7 覆蓋。

此外，請務必將所有將按固定時間表工作的員工分組到自己的團隊中。 這樣，他們仍然有代表並被考慮在內。

第 3 步：命名您的團隊並將員工分配給他們

你的日程安排需要清楚地表明誰在哪個團隊以及什麼輪換。 這意味著您需要清晰的團隊名稱。 不要將一組員工稱為“夜班人員”或“一班人員”，而是將他們稱為“A 組”、“B 組”等，以表明每個輪班中誰一起工作。

接下來，將您的員工分配到您的團隊。 團隊應該或多或少是平等的，因為每個人都會在某個時刻輪班。 通過在每個輪換團隊中包含所有人員的良好組合，盡可能均勻地平衡經驗水平和員工類型。 確保所有團隊的員工數量也大致相同。

當從夜間工作人員和白天工作人員的固定時間表過渡時，不要將這些工作人員轉換為輪換小組，而是將其分解。 每個輪換團隊中的每個人都混合在一起。 這樣，員工就可以從彼此不同的經驗和專業知識中受益。

第四步：與員工溝通，解釋並宣傳新的時間表

當您準備好發布或共享時間表時，請確保您的員工完全了解其工作原理以及它將如何使他們受益。 這將有助於讓他們參與進來，並對輪流安排感到興奮。

您可以召開全團隊會議、發送團隊範圍內的電子郵件、在公司新聞源上發布更新、發送宣布更改的即時消息或根據新時間表舉行信息會議。

第 5 步：根據需要細化日程並繼續分享

在您的日程安排中進行第一次完整輪換後，如果您發現輪班動態或其對您的業務的影響存在任何問題，您可能需要對團隊或輪班進行微調。

例如，您可能希望將某些您認為會提高工作效率的員工分開輪班。 （也許他們不能很好地合作，或者他們在執行任務時會分散彼此的注意力。）

至於時間表本身，也許您注意到您的業務太忙，無法在您最初設定的時間進行換班。 因此，您可以將換班時間向後推遲 1-2 小時。

避免做出太多改變，並且要知道每個人可能需要輪換幾次才能適應新的時間表。

即使輪換時間表變得可以預測，您仍然需要定期發布它，以防 PTO 或其他請求發生變化。 您可以在當前系統中執行此操作，或者使用像 Connecteam 這樣在一個地方具有調度和通信功能的應用程序。

使用 Connecteam 規劃您的輪換時間表

Connecteam 是滿足您的日程安排需求的完美解決方案，旨在減輕此類複雜日程安排的壓力。

以下介紹瞭如何使用 Connecteam 創建輪換計劃。

創建班次

Connecteam 的即用型模板使創建日程表變得輕而易舉。 查看您需要的班次並選擇最適合的模板。 您可以將它們調整到您需要的時間，並使用特定的工作地點或工作角色標記輪班。 您甚至可以對它們進行顏色編碼，以幫助區分輪換團隊。

然後，使用重複功能將時間表設置為根據需要重複。

分配員工和任務

接下來，您將使用 Connecteam 的拖放調度工具輕鬆為員工分配班次。

員工可以直接在應用程序中註明自己的空閒時間。 這樣，您在安排時就不會遇到任何衝突。 Connecteam 還會自動標記日程安排中的任何問題，例如輪班重疊，以便您可以在發布之前更正它們。

您還可以在每個班次中包含任務列表，以便員工在工作時核對。 這些列表對於新輪班的人特別有幫助，他們可能需要一些提醒來注意輪班職責的細微差別。 例如，您可以為每個夜班添加結賬清單，這樣就不會有人忘記正確的程序。

共享日程並與員工溝通

當您發佈時間表時，Connecteam 會將其直接發送到員工的設備。 您不必等待傳遞實際時間表，也不必只是希望您的員工能夠找到新發布的時間表。

還有一個內置聊天功能，可以就 PTO 請求或其他日程問題進行實時對話。 您可以一對一或分組交談，並在消息中共享圖像、音頻筆記、文件等。

此外，Connecteam 可作為 iOS 和 Android 設備上的移動應用程序使用。 這意味著員工無論身在何處或何時工作，都可以訪問日程安排並與您和他們的同事進行溝通。

使用 Connecteam 進行輪換計劃的其他好處

除了日程安排工具外，Connecteam 還擁有一個可以準確記錄員工工作時間的時鐘。 使用這些時間和出勤數據，您可以看到員工調整和遵守新時間表的情況。 他們是否因為無法適應新的輪班而經常遲到或曠工？ 或者，由於新時間表的內置休息日，他們缺勤的次數是否減少了？

如果您的輪換計劃涉及輪換工作職責，Connecteam 還具有可以使用的培訓功能。 從頭開始創建有關任何主題的自定義課程，或者使用模板在幾秒鐘內開始。 培訓材料可直接從移動應用程序獲取，確保每個人都能獲得做好工作所需的信息。

結論

對於 24/7 營業並需要確保持續覆蓋的企業來說，輪換時間表是一個不錯的選擇。 這些時間錶帶來了一些挑戰，例如潛在的時間表衝突和員工倦怠，但它們也帶來了好處。

有多種輪換計劃類型可供選擇，但創建它們仍然很困難。 根據我們上面概述的分步說明，您將能夠很好地創建適合您的團隊的時間表。

要進一步簡化員工排班流程，請使用 Connecteam。 它的模板和拖放功能使安排變得輕而易舉！

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常見問題解答

最好的輪換時間表是什麼？

輪班安排有多種類型，最適合您的業務的一種是符合您擁有的資源和業務需求的輪班安排。

輪換時間表的示例是什麼？

輪班計劃是員工在不同日期和不同輪班時間輪換的計劃。 它們不會定期重複。

例如，員工可以不每週一至週五上白班，而是上 4 個夜班，休息 4 天，再上 4 個白班，休息 4 天，然後重複該循環。 另一個例子是錯開員工時間表，涵蓋 7 天 24 小時輪班，其中 24 小時上班、48 小時休息、24 小時上班等。

許多行業和企業，例如緊急服務和製造業，通常採用輪班制。 一些輪班時間表，例如皮特曼和杜邦時間表，已成為行業標準。

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