與團隊成員共享信息的 12 種有效方法
已發表: 2023-06-18無論您身處哪個行業，共享信息都可能是您組織日常運營的重要組成部分。 您可能會分享工作訂單、新在線平台的說明、更有效工作的技巧和最佳實踐，甚至第二天的休息時間。
在當今忙碌的世界中，溝通如此頻繁，重要的細節可能會被漏掉。 當他們這樣做時，工人可能沒有他們完成工作所需的信息。 更糟糕的是，如果他們被排除在循環之外，他們可能會感到沮喪、被忽視或脫離。
我們在這裡幫助您避免這些問題。 下面，我們將詳細說明如何與團隊成員共享信息。 我們還將教您如何提高透明度並防止溝通不暢和信息丟失。 此外，我們還介紹了最有效的溝通渠道，以及如何使用 Connecteam 等軟件讓每個人都在同一頁面上。
關鍵要點
- 有效的信息共享有助於創造更好的工作場所文化，讓員工更加信任和更有效率。
- 在選擇要使用的通信渠道時，您應該考慮它們將如何使信息易於查找並可供所有員工訪問。
- 雙向溝通和反饋可幫助您創建更強大的信息系統。
- 使用具有多種通信渠道的一個平台可以幫助您降低信息被遺漏的風險。
- 像 Connecteam 這樣的一體化平台是滿足您的信息共享需求的完美解決方案。
與團隊成員共享信息的重要性
共享信息對於您的底線和公司的成功至關重要。 當您有效地共享數據和重要知識時，您：
幫助員工提高工作效率
有了良好的溝通系統，您的團隊就不必花費數小時來尋找員工手冊、說明以及他們工作所需的一切。 相反，他們將更多時間花在工作任務上。
鼓勵員工更有效地完成工作
這很簡單：分享有關最佳實踐和技巧的知識可以幫助員工更好地完成工作。
建立更好的工作場所文化
當公司分享有關組織的任何變化或任何即將發生的事件的詳細信息時，員工會感到自己被包括在內。 反過來，這可以建立更強大的工作場所文化。
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降低挑戰的風險
許多工作場所的挑戰都歸結為信息共享不暢。 例如，如果員工沒有被告知他們在遲到時需要打電話，經理可能會對不打電話、不出現的員工感到沮喪。 溝通流程和期望可以消除許多類似的問題。
讓員工快樂和參與
當每個人都直接從公司而不是口耳相傳地獲取信息時，員工更有可能感覺自己是團隊的一員。 共享信息可以建立信任和融洽關係。
從舉措中獲得更好的結果
無論您是要成立公司讀書俱樂部，還是需要一個委員會來為您的組織籌劃假期派對，通過某種方式向您的團隊提供信息都有助於您獲得更多支持。
減少你的責任
您可能需要傳達安全或行業特定的監管信息，以降低昂貴訴訟的風險。 例如，如果您從事醫療保健行業，您的團隊需要知道如何保護患者數據。
與團隊成員共享信息的 14 種方法
與群組共享信息的最佳方式取決於您共享的內容以及與誰交流。 您的組織可以在線和離線進行交流，並且每種共享信息的方法都可以發揮作用。
您可以通過以下 14 種方式與您的團隊保持聯繫，以確保他們擁有所需的資源、事實和數據。
9種在線方法
- 公司維基百科。 這些是與一組（通常）不更改的數據共享信息的最佳方式。 例如，您可以在這裡解釋您提供的服務、您的價值觀和使命宣言。
- 即時通訊。 支持即時消息傳遞的平台，如 Slack 和 Connecteam，非常適合與個人和團體進行即時通信。 您可以直接通過移動設備與其他團隊成員聯繫並實時聊天。 例如，您可以快速了解項目的突然變化，或者警告現場團隊即將到來的惡劣天氣。
- 在線視頻。 在線發布的 2-3 分鐘短視頻是展示工作任務或提供培訓的好方法。 它們也非常適合與群組共享信息。
- 電話。 這些可能是立即從員工那裡獲取信息的好方法。 例如，如果一個工人沒有上班，一個電話可以快速解決問題。
- 電子郵件。 這是用於官方正式通知的好方法，尤其是當您想要保留文檔時。 例如，如果你想宣布合併，它可能是正確的選擇。 電子郵件為您提供解釋一切的空間，並讓員工在自己的時間閱讀郵件。
- 公司新聞提要。 這非常適合同時與特定團隊或整個組織共享信息。 您也可以將其用作電子郵件的替代方式來發布更正式的公告。
- 允許協作的工具。 Google Docs 和 Connecteam 等平台非常適合協作工作和內部信息共享。 例如，您可以使用其中一個平台共享項目文件或要求員工將自己的想法添加到新公司使命宣言的草稿中。
- 內容管理系統 (CMS)。 旨在管理內容開發的平台讓您可以跟踪截止日期和項目，讓員工對工作任務發表評論，並讓您共享新的任務和文件。
- 內部社交網絡。 Yammer 和 Connecteam 等平台可以充當安全的內部社交媒體平台，員工可以在其中參與社交“飲水機”聊天。
5種離線方法
以下是在公司中離線共享信息的最有效方法：
- 每日站立。 這些簡短的日常會議可幫助您分享項目和團隊目標的進展。 他們還讓您分享和解決任何可能減慢工作速度的挑戰。
- 一對一會議。 與特定個人面對面地共享信息。
- 每週團隊和每月全公司會議。 將每個人聚集在一起可以讓您處理即將到來的工作和輪班、取得的進展以及實現即將到來的目標可能需要的任何事情。
- 季度全體會議。 全體會議將所有利益相關者（包括所有員工和領導層）召集在一起，以審查全公司範圍內的任何事項。 這可能包括引入新的公司目標或新的領導層。
- 公司撤退。 務虛會讓員工在工作之外聚在一起。 這是一個進行指導、技能培養、社交、網絡和破冰活動的機會，旨在提高員工士氣、加強團隊並降低倦怠風險。
專家提示：
寫下您需要與團隊分享的所有信息，包括流程、培訓等。 在每個資源旁邊，記下分享此信息的最佳 1 或 2 種方法。 這可以幫助您了解哪種溝通方式最適合您的組織（以及何時）。
如何促進貴公司的良好溝通
既然我們已經了解了與團隊成員共享信息的 14 種有效方式，您可能會意識到在不同的情況下您需要不同的溝通方式。 良好的溝通策略可以提供幫助。
以下是創建方法：
建立你的透明度水平
考慮您將與您的團隊分享多少信息。 如有疑問，寧可提高透明度。 這鼓勵了信任，並開創了信息共享的先例，也可以激勵員工分享他們自己的見解。
貴公司的領導層和經理應該討論哪些信息可以共享，哪些信息是私有的。
您可能還想定義哪些信息由誰共享。 例如，您可能決定經理可以共享團隊目標，而領導層負責共享公司範圍內的變化。
考慮您團隊的需求
年輕的員工可能更喜歡直接消息和即時通信，而一些年長的員工可能更喜歡電子郵件或電話。 但情況並非總是如此。
調查您的團隊，找出適合每個人的信息共享形式。
如果達成共識，您可以選擇一種溝通渠道而不是另一種溝通渠道，例如通過電子郵件進行即時消息傳遞。 或者，您可以選擇通過幾個渠道共享相同的信息，以確保每個人都能看到。
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讓溝通成為協作的迴旋鏢，而不是單行道
查看信息在貴公司的流動方式。 當您向您的團隊發送新聞或更新時，信息應該連同反饋和新想法一起返回給您。
當您採用這種協作方法時，您可以在信息的基礎上進行構建。
例如，想像一下分享公司假日聚會的想法。 一些員工自願組織這次活動並分享他們對裝飾的想法。 突然之間，您發送和接收可以使用的信息。
為確保信息不會一成不變，請在共享更新或公司新聞時徵求更多意見。 例如，您可以共享一個文件並寫下：“如果您發現這裡有任何遺漏，請告訴我。”
輕鬆掌握信息
當員工無法參加全公司的虛擬會議或錯過有關新培訓的通知時，請確保他們能趕上。 例如，您可以在公司知識庫中在線發布會議記錄，或發送有關培訓的提醒。
在線平台或員工通訊是確保每個人都能獲得所需信息的兩種好方法。 當分享一條新消息或更新時，將其發佈在中心位置，以便每個人都有第二次機會了解。
評估您的信息共享方法
積極尋找減緩資源共享的減速帶。 確保員工擁有在線查看文件的適當權限，並且文件已更新為最新信息。 在線刪除過時的資源以防止混淆。
此外，定期向您的團隊詢問有關他們有權訪問的數據和資源的反饋。 詢問是否有額外的培訓選項、清單、表格或其他信息可以幫助他們更好地完成工作。 然後，努力實施這些資源。
制定規則，通過正確的渠道將信息交到正確的人手中
大多數員工不想通過即時消息了解終止。 然而，他們確實經常希望在公共論壇上聽到讚美，比如與團隊分享的視頻信息。
召開全體會議，審查應如何共享不同類型的信息。 這有助於您在共享信息時就什麼是合適的和不合適的達成共識。 例如，您可能決定只能通過電子郵件共享有關工作變動的信息。
除了考慮如何共享信息外，還要考慮何時共享信息。 例如，您可能想要設置有關經理是否以及何時可以在下班後聯繫員工的規則。
在考慮如何共享信息時，不要忘記可訪問性。 例如，有聽力障礙的員工會喜歡視頻消息中的隱藏式字幕，而其他員工可能會受益於文檔、消息和其他公告中包含的圖像和圖形。
使用 Connecteam 與團隊成員有效地共享信息
Connecteam 是一個一體化平台，可滿足您的所有通信和信息共享需求。 它擁有端到端的數據加密和無存儲限制，因此您可以充滿信心地共享您需要的所有文件和文檔。
讓我們仔細看看可以讓您的工作生活更輕鬆的功能。
知識庫
Connecteam 使您能夠創建一個包含所有重要公司信息的知識庫。 員工可以隨時隨地通過移動設備訪問它。 他們甚至可以使用 14 種不同語言中的任何一種使用 Connecteam 應用程序，並輕鬆搜索他們需要的信息。
使用 Connecteam，組織和共享文件和信息輕而易舉。 只需拖放文件即可上傳。 您還可以輕鬆替換舊版本的文件——因為所有內容都備份到安全的私有云中，所以您始終可以查看每個文件的最新版本。 再也不用擔心過時的信息了！
此外，您可以設置自定義權限，以便您團隊中的合適人員可以訪問他們需要的員工手冊、培訓材料、文檔和其他信息。 您可以撤銷權限或要求您的團隊根據需要上傳他們自己的文件。
Connecteam培訓
Connecteam 讓上傳簡短的培訓視頻和為您的團隊創建完全定制的培訓課程變得簡單。 您甚至可以對員工所學知識進行測驗。
此外，您還可以查看您的員工完成了哪些培訓，並向他們發送完成培訓課程的提醒。 此外，您可以隨時輕鬆更新和更換培訓材料。
應用內聊天
Connecteam 的安全內置聊天可讓您和您的員工實時相互聯繫。 設置群聊或個人聊天以實現即時通信，無論您的團隊身在何處。
在消息中，您可以共享圖像、音頻筆記、文件，甚至是其他 Connecteam 功能的快捷方式。
調查和民意調查
Connecteam 的調查讓您掌握組織的脈搏並輕鬆收集反饋。 例如，您可以詢問您的員工需要哪些信息以及他們對您公司的溝通方式的體驗如何，這樣您就可以根據需要進行任何更改。
還有一個實時投票工具，非常適合快速了解某些主題。
公司動態
借助 Connecteam，您可以設置公司新聞源以與某些團隊成員或整個組織共享更新和公告。
新聞源創建了一種社交媒體風格的體驗，因為您可以將圖像、GIF 和視頻添加到帖子中，使信息易於理解。
有一個安排帖子的選項，確保在正確的時間共享信息。 您還可以查看誰查看了您的帖子，以便始終了解誰是最新的。
員工目錄
公司名錄 讓每個人都保持聯繫並易於找到——Connecteam 讓您可以輕鬆地為您的員工創建一個。
您和您的員工可以輕鬆搜索其他團隊成員，並直接從目錄中通過聊天、文本、電子郵件或電話與他們聯繫。
通過搜索員工的位置、姓名、職務或部門來查找員工。 您甚至可以查看每個團隊成員的詳細信息，例如他們的首選通話時間。
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了解為什麼在線員工名錄是您企業的必備品。
運營信息
任務管理和日程安排直接包含在 Connecteam 應用程序中，因此您可以讓員工實時了解他們安排的工作時間以及他們需要做什麼。
一目了然地查看誰有空，並確保每位員工都擁有每項工作所需的表格、任務列表、清單和其他資源。 您甚至可以就休假進行溝通。
員工認可和獎勵
使用 Connecteam 的內置 員工識別功能，您可以向員工發送個性化的識別徽章，以慶祝他們的成功並識別里程碑。 您還可以向員工發送數字代幣，他們可以用這些代幣兌換禮品卡。
Connecteam 的底線
在一個平台上擁有多個溝通渠道可以降低任何事情漏掉的風險。 這是因為員工只需檢查一個平台即可查看日程信息、工作信息、聊天、更新等。
您可以使用 Connecteam 共享程序手冊、培訓文件、員工政策、員工手冊、庫存電子表格、公司維基以及您需要您的團隊訪問的任何其他品牌公司材料。 一切都在一個地方，並且總是更新。
Connecteam 甚至可以讓您看到哪些員工已完成培訓、誰訪問了文件以及誰看到了更新。 這樣，您可以確保團隊中的每個人都獲得他們需要的信息。
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結論
您的員工需要了解您的組織正在發生的事情，才能做到最好，保持高效，並感受到對公司使命的投入。
了解如何與團隊成員共享信息是一個很好的起點，合適的技術可以提供幫助。 像 Connecteam 這樣的平台可以幫助您用一個您的員工可以隨時隨地使用的應用程序取代許多溝通和信息共享渠道。
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常見問題
在公司共享信息的過程是怎樣的？
該過程從確定對特定類型信息的需求開始。 然後，您將創建內容，並將其發送或上傳到適當的渠道。 之後，您將希望收集反饋，以便將來更輕鬆地共享信息。 根據需要定期更新信息以保持其相關性也很重要。
哪些信息需要在組織中共享？
大多數公司需要共享 5 種主要類型的信息：
- 法律要求的材料，例如強制性培訓或安全信息
- 幫助員工完成工作的特定於任務的資源，例如機器說明
- 公司更新和組織變革，包括公司活動
- 幫助員工在工作場所取得成功的信息，包括工作技巧和有關職業發展機會的詳細信息
- 表彰或慶祝員工的公告，例如對工作出色或達到工作場所里程碑的大喊大叫。