如何進行時間審計分步指南（+ 時間審計工作表）

時間審計向您展示員工如何在任務和項目中花費時間，以便您評估和提高工作效率。 它們還有助於識別低效工作和時間盜竊。 此外，您可以使用審計表來發現過度工作、防止加班成本並遵守勞動法。

在本指南中，我們將解釋什麼是時間審計以及如何進行時間審計，包括使用時間審計軟件。 我們還提供免費的工作表，您可以下載並用於貴公司的時間審計。

什麼是時間審計？

時間審計是收集和分析有關您的團隊如何花費時間的數據的過程。 審計通常使用帶有打卡和下班條目的時間表進行，並說明休假和休息時間。 對於更多上下文，管理人員還可以檢查任務列表和日曆，或進行調查。

時間表中的數據可以通過多種方式進行分析。 您可以分解數據以查看在不同任務和項目上花費了多少時間，從而了解這與公司目標的一致性。 您還可以跟踪單個員工如何使用他們的時間並評估效率。 此外，時間審計可以讓您了解員工的出勤情況和休假天數。

您審核時間的頻率取決於您的業務需求和目標。 理想情況下，您應該定期進行時間審計——每季度一次，或每 6 個月一次。 但是，如果您的公司更頻繁地進行較短的項目，您可以考慮更頻繁地進行審計。

為什麼進行時間審核很重要？

對員工進行徹底和定期的時間審計可以幫助您：

有效分配資源

查看您的員工如何高效地度過他們的時間可以幫助您更好地分配您的輪班和項目。 例如，您可以將期限較短的任務分配給通常在更短時間內完成更多工作的人。

同樣，趨勢向您展示了哪些員工更擅長需要特定技能的任務。 這可以幫助您將合適的人員安排在合適的項目中，從而最大限度地提高員工的技能。

最後，了解員工可用性的趨勢有助於更好地安排時間。 例如，審計可能會顯示某個特定員工在周五經常缺勤，因此您可以知道安排其他員工來填補該空缺。

識別時間盜竊、遲到和其他低效率

審計時間可幫助您識別時間管理不善——當員工分散在不同地點時，這是一個真正的問題。

例如，您可以發現員工經常遲到等模式。 時間審計還揭示了時間盜竊——當員工無效率地度過他們的帶薪時間時。 它們還表明工人何時休息比計劃的多。

遵守勞動法，防止加班費

對員工進行時間審核可以讓您遵守勞動法。 大多數司法管轄區都有關於加班和休息時間的規定。 時間條目可以幫助您確定某些員工的工作時間是否超出允許的時間或是否沒有安排休息時間。

除了合規性之外，這還可以防止員工過度工作和出現倦怠。 另外，它可以為您節省大量的加班費。

制定戰略性業務決策

時間審核工作表可讓您清楚地了解在不同項目上花費了多少時間。 您可以將時間和勞動力成本與收入進行比較，以確定這些項目是否帶來了足夠的資金來證明在這些項目上花費的時間是合理的。 這些見解對於推動未來的項目選擇和業務戰略決策非常寶貴。

如何通過 3 個步驟進行時間審核

第 1 步：創建時間審核工作表

什麼是時間審核工作表？

時間審核工作表是您的員工可以填寫的表格，用於跟踪他們在工作時間內完成的時間條目和任務。 您可以在 Microsoft Excel 或 Google 表格中創建這些表格，或者使用筆和紙手動創建這些表格。 您的員工可以在線或使用筆填寫這些信息，具體取決於您分發的是數字副本還是紙質副本。

您可以簡單地使用時間表或日曆來查看員工的輪班時間和工作時間。 但是，這不提供輪班期間完成的任務等詳細信息。 它也不考慮休息時間、用餐時間等。

時間審核工作表中應包含的內容

• 月/季度：在工作表的頂部，您可以添加表格的有效月份或季度。 例如，2023 年 7 月或 2023 年第 3 季度。確保您為工作人員提供足夠的空間來添加月份或季度的條目。

• 員工姓名：為員工留出填寫全名的空間。

• 日期欄：表格應包含日期欄，以便工作人員可以清楚地指明他們輸入信息的日期。

• 開始時間欄：此欄是工作人員可以記錄他們開始任務或項目的時間的地方。

• 時間結束列：這表示員工停止執行任務的時間。 這可能是一天的結束或他們停下來休息的時候。

• 總小時數列：此列表示在“時間開始”和“時間結束”之間完成了多少小時的工作

• 任務/活動欄：在這裡，工作人員可以跟踪他們在記錄時間內的工作內容。

• 優先級列：在這裡，員工可以標記任務或項目的重要性或高優先級。 您應該有一個一致的系統來記錄這一點。 例如，1 表示非常高的優先級，5 表示非常低的優先級。

• 附加註釋欄：為員工留出一些空間來添加關於他們花費的時間或他們從事的任務的任何額外註釋。

• 簽名：為員工提供空間來簽署他們的時間條目。 這有助於讓員工承擔責任，鼓勵誠實，並且如果您的公司接受過審計，這可能很有價值。 您還可以為經理提供一個空間，讓他們在批准條目後簽名。

第 2 步：收集額外的上下文（可選）

在分析結果之前，收集工作人員無法添加到他們的表​​格中的額外信息是很有幫助的。 例如，由於生病或其他一些個人原因，項目工作可能比平時慢。

您可以通過採訪被分配到輪班或項目的工人來收集背景信息。

但是，如果您需要從更大的時間範圍內收集信息，訪談可能會很耗時。 調查是快速獲得團隊意見的好方法。 您甚至可以讓他們匿名，這樣工作人員的回答就是真實的。

第 3 步：創建報告並分析結果

創建圖形和圖表來分析趨勢

收集時間審核工作表不足以了解您的業務中真正發生的事情。 要發現趨勢並獲得有價值的見解，您需要執行以下操作：

• 將所有條目整理到 Excel 或 Google 電子表格中。 如果工作表已經採用這種格式，這樣做會更容易。 否則，您需要手動將物理副本中的數據添加到在線表格中。

• 考慮您想從數據中得到什麼。 您可以通過多種方式分析數據，例如按工作人員、團隊、項目、位置等。 決定您要尋找哪些見解。 例如，您可能想查看在項目 X 和項目 Y 上花費了多少時間。

• 創建圖形和圖表以幫助您直觀地查看差異。 使用 Excel 或 Google 表格圖表創建簡單的視覺效果。 例如，條形圖可以顯示在項目 X 和項目 Y 上花費的總時間。但是餅圖可以幫助您了解團隊在項目 X 上花費的總時間。

你可知道？

Connecteam 具有高級報告功能，您只需單擊幾下即可查看有關時間和出勤的自定義報告。

使用洞察力來推動決策制定

從時間審計中獲得的見解可以幫助您做出符合公司目標的決策。

例如，如果花費的時間不值得它帶來的收入，你可能會決定停止承擔某些項目。 或者，您可以決定獎勵在更短的時間內完成大量出色工作的員工。

這些見解還將有助於更有效地規劃和確定工作的優先級——例如，將高優先級項目分配給通常工作速度更快的員工。

時間審計最佳實踐

遵循這些最佳實踐可確保您的時間審核流程穩健可靠。

向所有員工和新員工分發表格

您可以通過電子方式（通過電子郵件、文件共享、短信、鏈接共享等）或親自使用紙質副本分發表格。 只需確保公司中的每個員工都在使用工作表來跟踪他們的時間和任務。

您可以通過電子郵件或短信與您的員工聯繫，看看是否有人錯誤地沒有收到工作表。 缺少表格會導致結果出現錯誤——很可能給您提供錯誤的信息。

強調工作表的重要性並發送提醒

您還需要確保公司中的每個人都了解使用工作表的重要性。 通過公司公告或電子郵件做到這一點。 親自、通過電話或通過電子郵件或短信跟進任何未按應有的方式使用表格的員工。

您還可以將表格作為強制性公司程序部分的一部分附加到您的員工手冊中。

此外，提醒員工使用工作表打卡上班和下班。 每天向他們發送電子郵件提醒或將其添加到他們的任務列表中，以便他們記住。 您還需要提醒員工定期提交他們的時間表——每週、每月等。

限制變化

最好不要對工作表模板進行任何重大更改。 當所有字段都保持不變時，隨著時間的推移比較結果會更容易。

與審計保持一致

確保您定期審核團隊的時間。 這可以是每月一次、每季度一次、每半年一次，或者任何最適合您公司的方式。 保持一致有助於您跟踪您的業務決策是否會隨著時間的推移而有所改進。 此外，它向工人表明時間審核過程是認真對待的。

避免偏袒

在分析時間審計的結果時要公平和平等。 例如，如果另一名工人遲到的頻率與另一名工人遲到的頻率相同，則您不應該對另一名工人的遲到採取行動。 偏袒會使您面臨歧視的法律風險，並損害您在員工、客戶和投資者中的聲譽。

小心安全地存放工作表

無論工作表是在線提交還是作為紙質副本提交，您都需要將它們安全地存儲在一個地方，以免丟失。

將它們放在公司辦公室的安全、物理位置，例如上鎖的文件櫃。 或者，您可以使用基於雲的軟件以數字方式存儲它們。

然後，確保只有合適的人才能訪問工作表。 例如，只給某些員工文件櫃的鑰匙，或者如果您選擇以數字方式存儲工作表，則設置自定義用戶訪問權限。

評估有效性

定期審查您的時間審核流程並檢查其工作效率。 評估您收到的信息是否足以了解您的員工如何度過他們的時間。 然後，考慮更多有用的上下文或需要添加到表單以進行更好分析的其他字段。 最後，您可以進行任何調整以改進流程。

使用 Connecteam 完全自動化時間審計

審核時間可能既耗時又令人沮喪，但像 Connecteam 這樣的軟件可以減輕流程的壓力。

借助 Connecteam，員工只需輕觸一下他們的設備就可以打卡上班和下班。 他們將收到自動提醒，在輪班開始和結束時開始和結束他們的時間跟踪。

Connecteam 還使您能夠設置地理圍欄。 員工只有在地理圍欄內才能打卡，離開該地點後需要打卡下班。 此外，您還可以使用內置的 GPS 位置跟踪軟件來確保員工在工作時間處於他們需要的位置。

此外，您可以為休息和加班設置自定義規則，並直接從應用程序內批准或拒絕加班請求。 這樣，部分審計過程在問題增長之前實時發生。

此外，Connecteam 的任務管理功能讓您可以看到員工在您分配給他們的任務上的進展情況。 您還可以在截止日期臨近時向員工發送完成任務的提醒。

最後，Connecteam 的自定義報告工具使您能夠立即分析數據，而無需自己整理數據和創建圖表。 您可以跟踪出勤情況、跨項目花費的時間、個別員工的工作時間等等。

結論

審核員工的時間有很多好處，可以幫助您提高生產率。 此外，該流程還可以幫助您遵守勞動法並做出更明智的業務決策。 但即使知道這些信息，您可能會發現很難準確了解如何進行時間審核以及應遵循哪些步驟。

首先，您需要創建一個時間審核工作表並確保所有員工記得完成它。 然後需要將來自所有工作表的數據合併到一個 Excel 或 Google 表格文件中，以便您可以創建圖表來分析結果。

Connecteam 等軟件自動化並簡化了整個流程，端到端。 員工可以在他們的移動設備上跟踪時間。 然後，您可以使用 Connecteam 的報告工具​​輕鬆分析數據，以便做出更好的業務決策。 立即查看 Connecteam，充分利用您團隊的時間。

常見問題

您如何準備時間審核？

要準備時間審核，請創建時間審核工作表並將其分發給您的員工，無論是紙質副本還是數字副本。 然後，規劃創建報告和分析數據所需的資源——例如，外部顧問或 Connecteam 等在線軟件解決方案將為您創建報告。

什麼是“實時審計”？

傳統的時間審計分析歷史時間表和趨勢。 這些見解推動未來的業務決策。 “實時審計”意味著實時查看員工如何度過他們的工作時間。 Connecteam 等應用程序會向您顯示工作人員的實時條目、位置等信息，因此您可以立即進行改進。

您應該多久審核一次工人的時間？

您可以每月、每季度、每半年甚至每年執行一次時間審計，具體取決於您的業務性質。 某些業務（例如送餐）具有內部控制流程，需要更頻繁地進行時間審計。 一些公司使用 Connecteam 等軟件進行實時審計。

時間審核表

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