什麼是考勤卡審批+工作的最佳工具

時間卡批准允許企業審查員工記錄的時間，並確保他們的工作得到正確的報酬。 這是一個必須正確處理的重要過程。 否則，工資發放可能會延遲，或者員工可能會多付或少付。

因此，必須準確了解考勤卡審批的工作原理以及涉及的步驟。 在本文中，我們解釋了您需要了解的所有內容，並重點介紹了 3 種可簡化您的時間跟踪流程的最佳自動化工具。

什麼是時間卡批准？

工時卡批准是指雇主檢查員工在當前支付期間工作了多少小時。

員工將在考勤卡上記錄每個支付週期的工作時間。 這會細分支付期間的每一天，並顯示員工在每一天工作的所有時間。 支付期通常為 2 至 4 週。 然而，在大多數州，雇主可以自由決定他們想要運行工資單的頻率。

考勤卡審批流程的目標是確保員工正確記錄他們的工時，並在計算工資單之前發現任何錯誤。

時間卡上應該包括什麼

考勤卡應包括工作時間，以及休息時間和帶薪休假時間。 它還需要提供有關員工所從事的任務或項目的信息，特別是如果員工針對不同的任務獲得不同的工資率。

檢查考勤卡的準確性

員工在將考勤卡發送給您批准之前，應檢查他們自己的考勤卡。 收到員工的考勤卡後，您可以檢查其準確性。

這種準確性檢查通常包括將員工記錄的時間與他們的工作時間表進行交叉引用。 如果您的公司使用 GPS 位置跟踪來驗證員工在工作時間的位置，您還可以將員工的位置數據與其考勤卡上列出的時間進行比較。

計算加班費

您還需要計算每個員工的加班時間並在考勤卡上列出。 加班費必須按員工基本工資率的 1.5 倍支付，並且適用於員工每週工作超過 40 小時的情況。 如果員工有資格獲得其他時間獎金，您也可以將這些添加到時間卡中。

批准或拒絕考勤卡

如果員工考勤卡上的所有信息都正確，您可以批准考勤卡並將其傳遞給公司的薪資團隊。

如果有任何不正確的信息，您可以拒絕考勤卡並將其發回給員工進行修改。 員工修改考勤卡後，您可以再次查看。

為什麼批准考勤卡很重要？

查看考勤卡有助於防止工資單錯誤。 這些錯誤可能會導致您的員工支付不正確，甚至會導致法律問題。

另一方面，如果處理得當，時間卡批准可以幫助您：

避免薪酬差異

審查和批准考勤卡有助於防止公司多付或少付員工工資。

隨著時間的推移，多付給員工的工資可能會非常昂貴。 少付給他們是違法的，並可能導致監管機構的嚴厲處罰。 不正確地支付你的員工也會影響他們的士氣，並可能導致熟練的員工離開你的公司。

在批准過程中，管理人員充當員工考勤卡的第二隻眼睛。 他們可以發現誠實的錯誤並發現潛在的時間盜用實例。 他們還對用於處理工資單的時間記錄的準確性負責。

提高薪資準確性

當提交的所有工資單時間卡都正確時，您只需在每個支付週期發送一次付款。 但是，當考勤卡出現錯誤時，您可能需要多次運行工資核算來解決付款錯誤。

這會花費時間和金錢。 減少您需要進行的工資核算次數符合您企業的最大利益。 審查和批准考勤卡是實現這一目標的關鍵。

保持合規

公平勞工標準法 (FLSA) 要求公司將員工考勤卡至少保存 2 年。 考勤卡審核流程可確保經理在每個發薪期收集每位員工的考勤記錄。

如果您的公司曾經面臨對您的薪酬做法的調查，您可以出示考勤卡並確信它們是正確的。

考勤卡審批如何幫助員工？

審查和批准考勤卡的過程也可能對員工有益。

員工希望按工作時間獲得準確的報酬，但他們有時可能會犯錯誤，例如忘記輸入時間。 您可以發現這些錯誤並確保員工的所有工作時間都得到報酬。

與員工共享考勤卡信息還可以讓他們查看自己的工作時間。 這可以幫助員工更好地了解他們的工作量以及他們應該期望獲得多少報酬。 它還在薪資流程中提供了更高的透明度，這對提高員工士氣很有幫助。

雇主可以更改考勤卡嗎？

當您在查看員工的考勤卡時發現錯誤時，您可以執行以下 2 項操作中的一項：

1. 拒絕考勤卡並將其發回給員工進行修改。
2. 對時間卡進行修改並批准。

出於法律原因，重要的是對考勤卡所做的任何更改都有證據支持。 例如，當員工忘記上班或下班時，經理可能會做出改變。 或者，如果 PTO 沒有自動添加到考勤卡，經理可能會代表員工添加這些時間。

讓員工知道何時對考勤卡和書面文件進行更改總是一個好主意。

批准考勤卡後會發生什麼？

一旦考勤卡獲得批准，它就會發送給您的薪資團隊。

通常，考勤卡可以導入到您的薪資軟件中，而無需手動輸入數據​​。 一些時間表平台直接與流行的薪資平台集成。 您還可以將考勤卡數據導出為 CSV 文件並將文件上傳到您的薪資軟件。 然後使用時間卡數據來處理工資單。

之後，考勤卡應安全保存至少 2 年，以符合 FLSA 要求。

使用自動化來跟踪員工的時間

過去，公司使用的機器會在員工的考勤卡上印上他們的上班和下班時間。 如今，大多數公司都取消了實體考勤卡，轉而依靠軟件來跟踪員工的工作時間。

時鐘軟件提供多種功能來幫助您的企業自動執行時間跟踪、時間表生成和考勤卡審批。 這些功能可以減少創建考勤卡所需的時間。 它們還可以幫助確保員工的時間記錄準確無誤，並簡化審批過程中經理與員工之間的溝通。

有關更多信息，請閱讀我們對 2023 年 6 種最佳簡單時鐘軟件解決方案的總結。

以下是一些可以改進考勤卡審批流程的自動化功能示例。

啟用 GPS 的時間跟踪

支持 GPS 的時鐘應用程序可以幫助您在員工上班時驗證他們的位置。 您可以在工作人員打卡時查看他們的位置，或者在他們外出時查看他們的位置。

然後，當您查看時間卡時，您可以根據員工的時間卡條目交叉引用員工的位置。 這有助於消除時間盜竊，並使您能夠檢查每次輸入是否都分配給了正確的項目。

此外，許多支持 GPS 的時鐘允許您在辦公室或工作地點周圍設置地理圍欄。 當員工進入或離開地理圍欄區域時，他們會收到上班或下班打卡的提醒。 這可確保員工永遠不會忘記打卡上班或下班。

加班和休息時間計算

時間表審批軟件可以自動計算加班費和休息費。 這使您不必自己進行這些計算。 因此，它減少了批准考勤卡所需的時間，並確保員工得到正確的報酬。

時間表

時間跟踪軟件還可以整理員工的時間條目並在幾秒鐘內生成數字時間表。 由於不必在時間表中手動記錄他們的工時，這可以避免員工犯錯。

考勤卡通知

如果您需要有關時間條目的其他信息，一些軟件解決方案可讓您直接在時間表上留下註釋。 員工將收到通知，以便他們可以快速提供信息或進行修改。

考勤卡審批的最佳工具

讓我們仔細看看您的企業可用於時間跟踪和考勤卡審批的一些頂級工具。

Connecteam 是一款一體式時間跟踪軟件，可確保您的員工準確及時地獲得報酬。 我們的軟件具有減少錯過時間條目、加快審批流程和消除時間盜竊的功能。

首先，Connecteam 使員工可以輕鬆跟踪他們的時間。 啟用 GPS 的時鐘提醒員工在到達工作地點時打卡，在離開時打卡。 他們只需輕觸一下，即可通過智能手機打卡進出，並對每次進入項目或任務進行分類。

您可以決定員工是否可以手動編輯他們的時間條目，這有助於消除時間盜竊。

Connecteam 將自動收集員工時間數據，計算加班和休息時間，並為每個支付週期生成數字時間表。 您可以一目了然地了解員工的工作量、加班時間和休息時間。

Connecteam 的另一個好處是您可以在審批過程中讓員工了解情況。 您可以使用 Connecteam 的消息功能與員工聊天，詢問有關時間條目的更多信息。 此外，員工會自動收到對其時間表所做的任何更改的通知。 批准考勤卡後，它將被鎖定以供進一步編輯。

Connecteam 與 Quickbooks Online 和 Gusto 集成以進行工資單處理。 您還可以輕鬆導出時間表以與其他薪資軟件一起使用。

Connecteam對最多 10 名員工的企業免費。 對於大型企業，最多 30 名員工的 Connecteam 起價僅為每月 29 美元。 您可以免費試用 Connecteam 14 天，看看它如何簡化您的考勤卡審批流程。

TimeCamp 是一個時間跟踪應用程序，支持每日和每週時間卡審批。 該軟件還使管理人員能夠設置提醒，以便考勤卡在薪資截止日期之前送達以供審批。

此外，TimeCamp 支持時間表內的評論。 這允許經理和員工在需要更多信息時討論時間條目。

TimeCamp 集成了多個生產力平台，允許員工自動跟踪他們的時間。 但是，它不提供任何 GPS 跟踪功能，因此對於有員工在該領域工作的公司來說，它可能不是最佳選擇。

TimeCamp 為無限用戶提供免費計劃，但它僅支持時間跟踪。 包含時間表批准功能的計劃起價為每位用戶每月 10.99 美元。

Toggl Track 是一款時間跟踪軟件，集成了 100 多個流行平台。 這些集成使 Toggl Track 能夠自動記錄員工的工時並將工作分類到特定項目。 員工還可以通過在計算機或智能手機上單擊或點擊來手動開始和停止時間條目。

Toggl Track 自動組裝時間表並按項目或任務分解時間條目。 經理可以為不同的項目分配不同的工資率，並查看休息和加班時間。

Toggl Track 不提供任何工資單軟件集成，但它可以將時間表數據導出為 CSV 文件。 它還缺乏內置的通信工具來解決審批過程中的問題。 經理和員工將需要在 Toggl 之外進行溝通，以注意考勤卡的任何變化。

Toggl Track 為最多 5 名員工的企業提供免費計劃。 付費計劃起價為每位用戶每月 9 美元。

概括

考勤卡批准是指雇主檢查和批准員工的考勤卡以確保其準確無誤。 批准流程有助於消除工資單錯誤並確保員工得到正確的報酬。 這對於遵守 FLSA 的薪酬報告要求也很重要。

使用考勤卡批准軟件可以更輕鬆地創建時間表並減少運行工資單所需的時間。 我們認為 Connecteam 是批准各種規模企業考勤卡的最佳工具。

免費試用 Connecteam 14 天，了解它如何簡化您的考勤卡審批和薪資流程。