時鐘四捨五入的完整指南

跟踪員工的工作時間可能是一項具有挑戰性且耗時的任務，尤其是當他們早晚幾分鐘上班或下班時。 為了使這個過程更容易，公司可以使用時鐘四捨五入。 這涉及將員工的簽到和簽退四捨五入到最接近的時間間隔。

關鍵要點

• 如果時間四捨五入到最大增量為 15 分鐘，則時鐘四捨五入是合法的，並且不會導致員工始終被低薪。
• 各州有不同的時鐘規則。 這些州包括華盛頓、加利福尼亞、德克薩斯和密歇根。
• 舍入時間有三種方法：5、6 和 15 分鐘增量。
• 時鐘四捨五入的最佳做法包括使用公平的四捨五入增量、定期與員工就四捨五入進行溝通，以及每年審查您的四捨五入政策。
• 您必須保留準確的員工工時記錄，以確保您始終遵守勞動法和法規。

由於數字時間跟踪軟件的普及，時間時鐘舍入不像以前那樣普遍。 但是，時鐘四捨五入有好處。 它可以幫助簡化薪資流程、簡化工資計算並防止員工盜用時間。 但如果處理不當，也可能導致員工糾紛甚至法律問題。

下面，我們討論時鐘舍入的最佳實踐以及如何避免舍入偏差。 我們還介紹了三種舍入方法並分享了幾個示例時鐘舍入圖表。

什麼是時鐘四捨五入？

時鐘舍入涉及雇主將僱員的工作時間向上或向下舍入。 小時數根據預設的時間增量四捨五入——通常為 5、6 或 15 分鐘。

雇主經常使用時鐘四捨五入來更容易地計算出員工的工作量，從而減少計算工資所需的時間。 如果以一貫和公平的方式進行，不會導致員工一直被低薪，那麼這通常是合法的。

例如，假設您的員工每小時支付 20 美元並且每天工作 9 小時。 他們早上 8:02 打卡，下午 5:01 打卡。 如果不進行四捨五入，您將需要計算員工準確工作時間的工資。 它看起來像這樣：

(20 美元 x 9 小時) + (1/60) x 20 美元) – ((2/60) x 20 美元) = 179.67 美元

但是，您可以輕鬆地將他們的開始時間四捨五入到上午 8 點，將他們的結束時間四捨五入到下午 5 點。 計算要簡單得多：

20 美元 x 9 小時 = 180 美元

33 美分的差異可以忽略不計。 使用時鐘四捨五入，工資計算非常簡單。

豁免與非豁免員工的時鐘四捨五入

小時工和非小時工或受薪員工有不同的時鐘規則。 小時工“不免除”時鐘四捨五入，而非小時工或受薪員工則“免除”。

這意味著您可以舍入非豁免員工的工作時間。 這是因為他們必須為任何超過 40 小時的加班支付報酬。 他們還必須支付聯邦最低工資。

另一方面，豁免僱員的加班時間超過 40 小時則無需支付報酬。 但是，您仍然需要向公平勞工標準法案 (FLSA) 證明這些工人每週的工作時間通常不會超過 40 小時。 在這里和那里四舍五入甚至幾分鐘可以使工人每週的時間條目超過 40 小時。 因此，不建議

各州的時鐘規則

除了聯邦時鐘法外，一些州還有自己的時鐘規則。 這些狀態包括：

• 華盛頓。 華盛頓法律要求雇主向非豁免僱員支付超過 40 小時的正常工資率的 1.5 倍。
• 加州。 加州工資令規定，員工考勤卡必須用英語填寫，並且不能被篡改。 加州要求雇主使用墨水（非鉛筆）書寫的紙質考勤卡或數字考勤卡。
• 得克薩斯州。 德州發薪日法允許雇主使用數字時鐘和時間表來記錄工作時間。 它還規定，雇主必須為每個支付期創建和存儲最多 3 年的時間記錄。
• 密歇根州。 密歇根州的雇主必須記錄員工每天的總工作時間，清楚地顯示開始和結束時間。 時間應精確到小時的十分之一（6 分鐘）或更短。

為什麼雇主要安排員工的時間？

既然您已經很好地了解什麼是時間時鐘四捨五入，讓我們討論一下雇主將員工時間四捨五入的一些原因。 舍入有助於：

• 提高公平性。 四捨五入有助於確保所有員工在計算工作時數時得到公平和平等的對待。
• 允許靈活性。 四捨五入的員工工作時間為他們的工作日提供了一些靈活性。 例如，員工可以在堵車時遲到 5 分鐘，或者提前 5 分鍾離開去赴約，而不會影響他們的工資。
• 簡化薪資計算。 根據整數和簡單分數計算薪酬比根據精確到秒的時間計算薪酬更容易。
• 減少管理時間並提高工作效率。 四捨五入可以節省數據輸入和薪資計算等任務的時間，因此您和您的員工可以專注於更重要的工作。
• 最大限度地減少錯誤並降低成本。 工資單的捨入時間減少了錯誤，從而防止了對員工的少付或多付。 這也意味著管理人員不必浪費時間糾正錯誤，這有助於節省人工成本。
• 確保合規。 通過四捨五入計算工資和記錄員工的時間，雇主可以確保他們遵守勞動法和法規。 其中包括 FLSA 和勞工部關於休息時間、工作時間、加班費等的規定。

時間時鐘四捨五入合法嗎？

法定時鐘四捨五入

只要雇主遵守以下規則，勞工部就認為時鐘四捨五入是合法的：

• 時鐘四捨五入應該對員工公平。 您不能僅僅為了節省工資成本而縮短員工工作時間。 作為一般規則，您應該以有利於員工的方式調整員工的工作時間。
  
  例如，將上午 8:03 的打卡時間四捨五入為上午 8:00，因此他們會為這 3 分鐘支付報酬。 這將有助於防止投訴和薪酬糾紛。

• 雇主不能以大於 15 分鐘的增量四捨五入。 這意味著您不能以半小時或一小時為增量向下舍入。 除了 15 分鐘四捨五入外，DOL 還允許 5 分鐘四捨五入和 1/10 小時（6 分鐘）四捨五入。

• 雇主必須遵守 7 分鐘規則。 此規則適用於 15 分鐘窗口中的 7 分鐘標記。 例如，如果員工在上午 9:07 之前打卡上班，您可以將時間向下舍入到上午 9:00。 但是，如果員工在上午 9:08 打卡，則您應將此時間舍入到上午 9:15。
  
  在這些規則之外，舍入時鐘時間可能被認為是非法的。

非法時鐘四捨五入

以下是可能導致法律問題的時鐘四捨五入的兩個示例。

1. 假設一名員工早上 7:56 打卡上班，下午 5:03 打卡下班。 您應該將他們的開始時間四捨五入為上午 7:55，將他們的結束時間四捨五入為下午 5:05。 這允許員工多支付 3 分鐘。
   
   但是，假設您將他們的開始時間四捨五入到上午 8:00，將他們的結束時間四捨五入到下午 5:00。 通過這樣做，您以有利於您的業務而不是您的員工的方式舍入了他們的開始和結束時間。
   
   在此示例中，員工損失了 7 分鐘的工作時間。 雖然這看起來沒什麼大區別，但如果在一年中每天都這樣做，則無償工作總計可達 30 小時。 這會使您面臨未付工資索賠的風險。

2. 假設您將員工的時間四捨五入到最接近的半小時，而不是 DOL 允許的最接近的 5、6 或 15 分鐘間隔。
   
   例如，假設一名員工在上午 8:07 打卡。 您應該遵循 7 分鐘規則，將他們的時鐘時間調整到上午 8 點 15 分。 但是，假設您將他們的時鐘時間改為上午 8:30。
   
   這將導致當天有 23 分鐘的無償工作——如果定期進行，每年最多有 100 小時無償工作。

不同類型的時鐘舍入

5分鐘

使用 5 分鐘四捨五入，一小時內每個 5 分鐘的增量都有 2.5 分鐘的閾值。

如果員工在此閾值之前打卡上班或下班，則他們的打卡時間會向下舍入。 如果他們在此閾值之後簽入或簽出，則他們的時鐘時間會被四捨五入。

例如：

6分鐘

6 分鐘舍入也稱為 1/10 小時舍入。 使用 6 分鐘四捨五入，將小時分成 6 分鐘的間隔，閾值為 3 分鐘。

如果員工在 3 分鐘閾值之前打卡上班或下班，他們的打卡時間將向下舍入到最低的 6 分鐘間隔。 如果他們在 3 分鐘閾值之後上班或下班，他們的時鐘時間將四捨五入到最接近的 6 分鐘間隔。

例如：

15分鐘

15 分鐘四捨五入遵循 7 分鐘規則。 該規則指導雇主是否應該將員工的時間四捨五入。

如果員工在 7 分鐘閾值之前打卡上班或下班，他們的打卡時間將向下舍入到前一刻鐘。 如果他們在 7 分鐘閾值之後上班或下班，他們的時鐘時間將被四捨五入。

例如：

時鐘四捨五入的挑戰

在計算員工時間時，您需要注意一些陷阱。

• 加班加點。 加班工作是違反 FLSA 的主要行為。 例如，如果員工在上午 8:55 打卡上班，而您將他們的開始時間四捨五入為上午 9:00，則他們將免費工作 5 分鐘。
  
  在一周的時間裡，這加起來將近 25 分鐘的無薪時間。 未能支付員工的工作時間可能會導致向 FLSA 提出索賠。

• 微量工作。 De minimis是指任何時間或任務太少而不會引起關注。 DOL 確定最低限度的時間是 15 分鐘以下的任何時間。
  
  因此，雇主可以在 15 分鐘內向上或向下舍入時間。 然而，加州目前正在重新評估這一點。

• 時間表不准確。 員工時間表的過度四捨五入最終可能會導致時間表不准確。 然後，員工可以根據 FLSA 要求不公平或非法的減薪。
  
  為避免這種情況，時間表舍入在整個企業中保持一致非常重要。 您還應該在員工手冊中包含有關時鐘四捨五入的信息，以最大程度地減少誤解。

• 工資糾紛。 過度四捨五入員工的時間可能會導致工資差異。 有時，員工可能期望獲得比實際更高的報酬。 為避免這種情況，您應該向員工傳達您的捨入政策，並始終公平地舍入員工工作時間。
• 員工監控。 四捨五入的員工工作時間可能會讓您的團隊感覺他們受到了微觀管理。 這最終可能會降低士氣、降低生產力，甚至增加員工流動率。

時間時鐘四捨五入的最佳實踐

考慮是否需要安排員工的時間

新技術使跟踪工人的時間變得簡單到秒。 員工可以使用數字應用程序直接通過手機打卡上班和下班。 現代時間跟踪系統還生成自動數字時間表，並經常與薪資軟件集成。 這使得雇主可以輕鬆地向員工支付他們應得的工資。

這樣，您可能不需要（或不想）使用時間時鐘舍入。

創建並遵循時鐘策略

穩健的時鐘舍入策略是確保您在舍入方面保持一致和公平的最佳方式。

您的政策應規定以下內容：

• 將使用的捨入增量。 例如，5 分鐘、6 分鐘或 15 分鐘。
• 在什麼時候向上或向下舍入時間。 例如，對於 15 分鐘舍入策略，在第 7 分鐘。
• 一個示例表，用於說明時鐘時間將如何影響員工的薪酬。
• 上次審查政策的日期。

您還可以包括一個簡短的解釋，說明為什麼您決定以這種方式安排時鐘時間。 這有助於鼓勵誠實和透明的文化。

政策寫好後，直接與員工溝通。 您可以在會議或電話中口頭進行。 或者您可以發送備忘錄或電子郵件，或在您的員工聊天應用程序中發布消息來更新您的團隊。

將舍入政策包含在員工手冊中也很重要。 讓您的員工在閱讀手冊後簽名，以確保他們理解該政策。

然後，確保通過將舍入方法應用於所有員工工時來執行該策略。 這必須在所有團隊和工作模式中一致地完成，以確保公平。

最後，通過電子郵件、電話或會議聯繫您的薪資服務提供商，向他們更新您的捨入政策。

使用公平的捨入增量

公平舍入增量被認為是 5、6 或 15 分鐘。 增量太小（例如 2 分鐘）或太大（例如 30 分鐘）對您的員工不合法或不公平。 他們可能會覺得工作微不足道、沮喪或報酬過低。

避免有偏差的捨入

通常，有偏見的四捨五入是指雇主以一種始終導致無償工作的方式向下舍入時間。 這有利於雇主而不是僱員，並且會在工人之間造成不信任。

例如，將所有時間向下舍入到最接近的一刻鐘的 15 分鐘舍入政策將被視為有偏見，因為它有利於雇主。

一定要以對每個人都公平的方式安排時間。 例如，遵守 7 分鐘規則的 15 分鐘舍入政策對雇主和僱員都同樣有利。

與您的員工討論時鐘四捨五入

與員工討論時間表舍入可能是一個棘手的話題，因為有些人可能認為這只會讓雇主受益。 例如，如果員工始終將他們的簽到和簽退四捨五入，他們可能會覺得自己正在失去工資。

與員工就您的時鐘四捨五入政策進行溝通可以幫助他們對此感覺更積極。 例如，知道他們的上班和下班時間總是四捨五入到最接近的 5 分鐘間隔的員工會更有信心他們的薪水是準確的。

這種開放式溝通還有助於在您的組織內培養一種信任和透明的整體文化。

每年審查您的捨入政策

每年審查您的捨入政策可確保您及時了解最新法規，從而使您的業務保持合規。

它還向員工表明您遵循特定準則並且沒有無緣無故地浪費他們的時間。 這可以幫助他們對您安排他們的工作時間的決定感到更自在。

此外，審查您的捨入政策可以突出顯示員工遲到或加班過多等問題。 然後，您可以製定數據驅動的業務決策來解決這些問題。

保持準確的記錄

即使使用時鐘四捨五入，雇主也需要保持員工工作時間的準確記錄。 雇主應保留工資單副本和任何其他工資記錄最多 3 年。

記錄應包括簽到和簽退以及所做的任何舍入調整。 它們還應該隨時可供員工、審計員和監管機構審查。

總的來說，準確的記錄有助於防止糾紛和法律問題。

結論

雖然今天不太常見，但員工時鐘四捨五入可以成為簡化計時和工資單處理的寶貴工具。 但是，在計算時間時必須遵循最佳實踐，以避免潛在的法律問題和員工糾紛。

通過使用一致的四捨五入政策和公平的四捨五入增量、避免有偏見的四捨五入、保持準確的記錄以及與員工溝通，雇主可以確保他們的時鐘四捨五入做法公平、高效且符合法律要求。