什麼是補假 (TOIL)？ 你需要知道的一切
已發表: 2023-05-29工作世界正在發生變化。 除了傳統的朝九晚五之外，員工還有許多其他工作選擇，例如兼職、彈性工作時間、隨叫隨到和混合安排。 隨著工作安排變得更加靈活，為您的員工提供靈活的休假選擇也變得同樣重要。
這就是補假 (TOIL) 發揮作用的地方。 TOIL 是雇主可以用來平衡員工需求與企業需求的工具，無需額外費用。
在本文中，我們深入探討了 TOIL——涵蓋它是什麼、它與帶薪加班的區別、優點和缺點，以及如何為您的員工計算它。
關鍵要點
- 代休假是一種安排，加班的員工可以休假而不是額外的工資。
- 使用 TOIL 可以支持工作與生活的平衡、控製成本並幫助您在緊迫的期限內完成任務。
- 但是，TOIL 很難持續實施，如果您沒有適當的穩健政策，它可能會被濫用。
什麼是補假 (TOIL)？
超過合同規定工作時間的員工應獲得相應的補償。 但是，由於預算限制，並非總能為他們提供加班費。 這是代替休假的地方。
TOIL 是一種做法，在這種做法中，加班的員工可以休假作為支付額外工作時間的替代方案。
例如，如果一名員工有每週 40 小時的合同，但一周工作 44 小時，則可以允許他們在另一周工作 36 小時。 通過這樣做，該員工將在 2 週內工作 80 小時並履行合同。 這兩週他們的工資應該沒有變化。
TOIL 通常只適用於受薪僱員。 小時工應為所有工作時間支付報酬。
TOIL 與帶薪加班
帶薪加班是指員工因加班而獲得額外報酬。 根據您居住的地方或員工加班的天數，您的企業可能會產生額外費用。 例如，在英國，在不合群的時間或在銀行假期工作的員工可能有權獲得半小時甚至雙倍的工資。 查看英國政府的網站，了解有關帶薪加班的更多信息。
另一方面，TOIL 意味著員工可以在以後的某個日期補償任何加班時間作為休假。 例如，如果一名員工在一周內加班 4 小時，則他們在下一周可以少工作 4 小時。 由於不涉及任何額外的工資成本，TOIL 通常對企業更有利。
你可知道？
在英國，沒有自動的法律義務支付員工加班時間的一半。
TOIL 與補償時間
在美國，根據勞動法和法規，提供加班費比提供補休假更為普遍。 一些美國公司可能會提供補休，也稱為補償時間，其工作方式與 TOIL 非常相似，但要遵守《公平勞工標準法》(FLSA) 中概述的嚴格規定。
如何計算 TOIL
那麼，您如何計算員工的 TOIL？ 按照以下 3 個步驟準確記錄、計算和實施 TOIL 小時數。
第 1 步：記錄所有員工工時
首先，重要的是投資一個可以準確記錄員工工時的可靠系統。
我們建議使用 數字時間跟踪軟件，如 Connecteam 的時鐘。 頂級選項將在員工上班的那一刻自動開始記錄他們的時間，並在他們下班的那一刻停止。 另一方面，依賴於手動時間跟踪選項（例如基於紙張的輪班系統和電子表格）會使您容易出現計算錯誤和代價高昂的工資單錯誤。
最好的數字時間跟踪系統，如 Connecteam，將採用員工的時間條目並創建自動時間表，以說明缺勤、休息和加班。 這有助於進一步簡化 TOIL 計算，因為您可以準確地看到每位員工在支付期間的加班時間。
專家提示：
尋找一種可以自動將所有員工工時備份到雲端的工具。 這樣，您手頭總是有時間條目，以防您需要根據要求生成記錄。
閱讀有關2023 年最佳員工時間跟踪應用程序的更多信息
第 2 步：每週檢查是否有任何到期的 TOIL
一旦你建立了跟踪員工工時和加班時間的方法，你就應該開始例行檢查你的員工是否應該 TOIL。 通過這種方式，您可以在 TOIL 累積後立即提供 TOIL，而工人最終不會積壓 TOIL 時間。
我們建議每個星期一檢查時間數據，以了解前一周的加班時間。 然後，與您的員工討論他們到期的 TOIL（如果有的話），並相應地調整您的輪班表。
第 3 步：計算到期 TOIL
一旦掌握了計算 TOIL 的竅門，就很容易了。 您只需查看員工在給定時間段內的加班小時數，然後向他們提供準確的 TOIL 小時數。
例如，假設您的一名員工每週簽訂 40 小時的合同。 然而，上週，他們為了趕上最後期限而工作了 46 小時。 這意味著他們要完成 6 個小時的 TOIL。 為了解決這個問題，員工可以在本週的某一天只工作 2 小時，而不是通常的 8 小時，從而收回這 6 小時的加班時間。
另一個很好的例子是，一名員工只在周六和周日工作，但由於銀行假期而同意在周一工作一整天。 這意味著您的員工將有權獲得一天的代替。 他們可以在其他時間休息一整天並領取全薪。
重要的是要注意，員工在使用 TOIL 時間之前必須得到經理的批准。 通過這種方式，您可以回填您的員工日程安排，以確保在您的團隊成員完成他們的 TOIL 工作時您的人員配備齊全。
專家提示：
考慮修改您的加班政策，規定員工可以使用 TOIL 的頻率，這樣您就可以最大限度地減少業務中斷。 例如，您的政策可能規定員工必須累積 5 小時的 TOIL 才能休假，並且必須在提前一周通知的情況下申請休假。
是否必須提供 TOIL 或加班費？
在英國，提供 TOIL 或加班費不是強制性的。 事實上，無償加班是合法的，只要員工沒有被迫違背自己的意願加班，並且他們至少賺取了國家最低工資標準。 然而，對員工的工作時間進行補償仍然是一種很好的做法，這就是加班費和 TOIL 發揮作用的地方。
如果您打算為您的員工提供帶薪加班或 TOIL，那麼制定健全的 TOIL 和加班政策至關重要。 這將確保參加 TOIL 的程序公平公正。 這也是確保員工不會經常超過預定時間的好方法，因為這會導致壓力和倦怠。
這可能會讓您感興趣：
我們的綜合指南將教您如何發現、解決和防止員工倦怠。
在英國，有一項名為工作時間規定指南的立法。 它指出，出於健康和安全原因，員工每週工作時間不應經常超過 48 小時。
也就是說，您的工作時間政策和員工合同應明確規定可能需要加班。 您可以考慮在員工合同中添加一個條款，聲明通過簽署，員工承認他們有時可能需要每週工作超過 48 小時才能滿足業務需求。
專家提示：
在您制定或調整您的工作時間政策和員工合同以計算 TOIL 和/或加班費時，聘請法律顧問是個好主意。 他們可以幫助確保您滿足相關要求並按部就班。
TOIL 對雇主有利嗎？ — 補假的優勢
雖然 TOIL 對員工有很大好處，因為他們可以收回加班時間，但對雇主也有好處。 它可以幫助您：
滿足最後期限
提供 TOIL 使您能夠通過讓員工靈活地加班並在以後的休假中獲得補償來解決時間敏感的截止日期和緊急的業務需求。 它也非常適合您在緊要關頭時使用，因為它可以在最後一刻提供。
降低成本
您可以按員工通常的工資率提供 TOIL，而不是按加班費支付加班費。 這將幫助您遵守工資預算。
如果您曾經使用加班來產生額外的銷售額，那麼 TOIL 也是有益的。 您不會看到您的利潤因加班費而縮水。
支持員工的工作與生活平衡
提供 TOIL 向員工表明您致力於為他們提供健康的工作與生活平衡。 他們可以在加班時佔用私人時間（儘管您仍然需要批准員工何時可以使用他們的銀行休假）。 一直以來，他們都在節省實際的休假津貼，以備不時之需——比如休假。
良好的工作與生活平衡有其自身的好處。 它有助於提高員工的幸福感，提高工作滿意度，提高士氣，並有助於在您的工作場所營造積極和健康的文化。
減輕工作壓力
通過為員工提供 TOIL，他們知道他們可以收回他們工作的任何加班費。 這減輕了他們在超過約定時間工作時可能感受到的壓力。
它還為您的員工提供了靈活性，據發現這可以將工作場所的壓力降低多達 20%。
留住員工並吸引新人才
允許員工參加 TOIL 可以在保持現有員工快樂和吸引潛在新員工注意力方面大有幫助。
現有員工將欣賞 TOIL 為他們提供的靈活性、健康的工作與生活平衡以及認可。 這種積極的情緒會提高工作滿意度和員工敬業度，眾所周知，這會提高保留率。 特別是對於薪水已經很高的員工來說，獲得 TOIL 可能比獲得額外工作時間的加班費更有利。
此外，TOIL 向潛在員工表明您的公司重視員工福利並致力於維持積極的工作環境。
補假的缺點
與任何工作場所倡議一樣，提供 TOIL 也有缺點和局限性。
對所有員工實施起來很棘手
雖然 TOIL 可以成為促進工作與生活平衡並幫助您按時完成任務的有用工具，但 TOIL 可能並不適合所有員工。
例如，低薪職位的員工可能不喜歡額外的休假作為報酬。 此外，兼職員工可能不會像全職員工那樣感受到 TOIL 的好處。
在提供 TOIL 作為加班補償時，請務必考慮您員工的個人情況。 與您的員工討論您當前的安排如何為他們工作。 如果絕大多數人無法從 TOIL 中受益，請考慮調整您的政策。
專家提示：
使用數字調查和民意調查收集員工對 TOIL 的反饋，將其作為一項福利。 例如，Connecteam 讓您可以在短短幾分鐘內創建和發布可定制的調查和實時數字民意調查。
立即免費開始使用 Connecteam！
有被剝削的可能
TOIL 有助於提高靈活性並控製成本，但該政策始終存在被濫用的可能性。
例如，您可能會發現員工開始跳過午休時間以累積額外的 TOIL 時間。 他們也可能開始進行不必要的或未經批准的加班，以增加他們可以收回的時間。
為減輕這種風險，為 TOIL 使用建立清晰透明的指南非常重要。 這包括：
- 指定員工只能通過批准的加班時間來累積 TOIL
- 說明員工必須累積多少小時的 TOIL 才能被錄取——例如，4 小時
- 注意員工使用 TOIL 的頻率——例如，對於每周定期工作 40 小時的員工，在 1 個支付週期內使用 TOIL 的時間不得超過 8 小時
- 詳細說明員工必鬚髮出什麼樣的通知才能請求 TOIL——例如，提前 1 週通知他們的直接主管
您還應該定期監控工作時間並解決任何問題，並確保准確記錄工作時間。 這將最大限度地減少剝削風險並保持 TOIL 對所有人公平。
結論
補休對雇主和僱員都有好處。 作為雇主，補休是一個很有價值的工具，可以幫助您平衡工資成本，支持員工的工作與生活平衡，並在緊要關頭按時完成任務。
然而，以一致和公平的方式實施 TOIL 可能很困難，而且員工可能會利用該政策的風險始終存在。
在為您的組織提供 TOIL 之前，請確保您了解 TOIL 的優點和缺點。 然後，按照本文概述的步驟為您的員工計算 TOIL。
常問問題
我會因 TOIL 獲得報酬嗎？
TOIL 意味著您因加班時間而獲得休假，而不是獲得額外工資。 參加 TOIL 的報酬應該沒有區別。
缺席時 TOIL 是什麼意思？
TOIL 是對經批准的加班工作的補休，因此不像休假或病假那樣算作缺勤。
TOIL 在工資中意味著什麼？
您應該注意到參加 TOIL 的薪水沒有變化。 例如，如果您無償加班 8 小時，收回 8 小時 TOIL 將抵消您的無償工作時間。