休假申請表：最佳實踐和免費模板

已發表: 2023-01-31

提供休假作為福利對員工和企業都有好處。它可以提高工作效率，提升員工幸福感，並讓您的員工更快樂。要獲得這些好處，規劃員工的休假時間至關重要。

但是，計劃每個人的休假時間以確保您的業務在他們不在的情況下順利運行可能會很棘手。員工通常希望在大約同一時間休假——例如，在假期和重大體育賽事期間。你如何決定誰得到它？

繼續閱讀以了解休假請求、如何公平地確定請求的優先級以及休假請求流程的最佳實踐。

什麼是休假申請表？

休假申請表是一種可以申請休假的方式，也可以通過口頭、電子郵件或 Connecteam 等休假申請系統來申請。

員工在申請休假時提交休假申請表，可以是紙質表格，也可以是通過公司內聯網以數字方式提交。他們的團隊領導或經理將收到表格，然後可以決定他們的團隊是否允許該員工缺勤。

休假請求有多種形式，從正式請求到隨意對話。在一些員工管理時間的白領企業中，休假請求更多的是通知而不是請求。

但是，作為經理，您應該記錄所有請求和通知，這樣您就可以錯開一次請假的員工人數。

您還應該簡化接收休假請求的途徑；否則，您可能會發現自己被請求淹沒了。 Connecteam 的應用程序通過將所有請求集中在一個集中記錄中來幫助簡化流程。

在此處下載免費的可打印休假申請表

谷歌文檔

PDF

員工可以享受帶薪休假 (PTO) 或無薪休假 (UTO)。

一般來說，沒有提供帶薪休假的法律義務。但是，為您的員工提供 PTO 可以幫助他們找到良好的工作與生活平衡。無薪休假也可以支持這一點；但是，財務影響可能會阻止員工花時間。

在一種情況下，您必須提供 PTO。如果員工在過去 12 個月內為您工作了至少 1,250 小時，則他們有權根據《家庭和醫療休假法》(FMLA) 享受帶薪休假，以照顧患有慢性病的家庭成員。申請此類 PTO 的員工應優先於其他員工。

為員工提供休假可以為您的企業帶來多項好處，例如：

強大的公司文化：為您的員工提供休假福利將營造一種信任和主人翁精神的文化。員工會期待提前預訂的休假時間，並能平衡工作和個人生活。這最終將增加參與度並建立對貴公司的忠誠度。
減少人員流動： 《福布斯》指出，員工倦怠是員工流動率高的主要原因。高達 50% 的員工因此離職！為您的員工提供休假可以讓他們有時間休息和恢復，從而防止他們精疲力竭。
提高生產力：當員工知道他們有休假或減少工作時間時，他們將被激勵更加努力地工作以實現他們的工作場所目標。這導致更高的生產率，不僅因為員工工作更努力，而且因為他們在工作之間有足夠的時間休息。
更好地平衡工作與生活：為您的員工提供休假，讓他們有時間參與個人生活中的重要事情，例如家庭婚禮、假期和畢業典禮。這有助於您的員工在工作和生活之間取得良好的平衡，並提高他們在工作時的參與度。

批准休假請求時，您要採取的第一步是確保您擁有健全的休假政策。這應該包括員工如何預訂休假、誰將批准他們的請求以及如果他們的請求被拒絕他們可以做什麼。您還應該包括員工休假的時間，並為他們的請求指定任何標準。這可能包括有多少人可以在假期或體育賽事期間休假。

就此主題編寫工作場所政策可能很耗時。但是，從長遠來看，這是值得的，因為員工對於任何與休假相關的查詢總是有一個參考點。

如上所述，在很多情況下，多名員工都想請假。這可能會給管理人員帶來挑戰，因為您仍然需要足夠的勞動力來經營您的業務，但您也希望每個人都快樂。

我們對請求進行優先排序的第一個技巧是鼓勵團隊之間的靈活性。鼓勵管理人員通過尋找高峰期的變通辦法來支持員工抽出他們需要的時間。你可能需要促成談判，讓每個人都有時間休息。

我們的第二個技巧是清楚地概述如何決定休假批准。他們將基於先到先得的原則、資歷或誰擁有最多的休假時間？所有這些選項都是有效的，但由您決定什麼適合您的業務！

假設您的政策規定只有 20% 的員工可以在假期前後同時使用 PTO。您可以考慮將其延長至 30% 或 35%，以確保每個人都可以根據需要休假。如果您的員工是超級體育迷，您也應該考慮同樣的大型體育賽事，例如超級碗。

您應該將任何個人時間或休假的 PTO 請求與您對員工缺勤的考慮分開考慮。當員工生病或去看醫生時，這些缺勤通常不能重新安排，因此應該在個人休假請求上獲得批准。

當然，當員工生病或需要治療時，他們無法提供幫助。但是，因為另一名員工缺席而拒絕一名員工獲得 PTO 可能會在您的員工隊伍中造成緊張。考慮是否可以讓兩名員工同時下班，讓生病的員工休息，讓另一名員工享受私人時間。如果您正在為員工而苦苦掙扎，請嘗試為有空的員工提供加班時間或激勵當天工作以增加員工人數。

一旦員工的 PTO 獲得批准，他們可能已經預訂了航班和住宿，或者與朋友或家人制定了計劃。因此，取消他們的請求可能會令人失望。即使在緊急情況下，您也應該在拒絕他們批准的休假請求之前探索所有其他途徑。否則，您可能會發現自己身邊有很多心懷不滿的員工。

有許多不同的方式可以接收休假請求，從對話到桌上的便利貼。雖然手動方法有其優點，但它們也有缺點：如果您忘記討論怎麼辦？或者你丟了便利貼？在這種情況下，您將批准員工休假，但您不會記得申請的時間，也無法為他們制定計劃！

這就是像 Connecteam 這樣的系統的完美之處。 Connecteam 的集成休假請求系統將您所有的人員配備管理工具集中在一個地方。

易於使用的在線時間表可幫助您直接通過手機查看誰在上班、準時休息和請病假。

立即免費試用 Connecteam，輕鬆處理休假請求