6 種員工時間跟踪方法 + 如何選擇合適的方法

時間跟踪可讓您深入了解員工在上班時如何度過他們的時間。 您可以確保他們按計劃完成任務並遵守最後期限。

它還有助於更好地分配資源，並允許您檢查和控制加班時間。

此外，通過準確的工時跟踪方式，您可以正確地向員工支付工資——防止糾紛和工資單錯誤。

使用正確的時間跟踪方法，您可以捕捉員工上下班、休息和休假的時間。

我們研究了 6 種流行的時間監控方式，因此您擁有為您的團隊挑選最佳方式所需的一切。

什麼是時間跟踪及其重要性？

時間跟踪是指記錄花費在任務、活動或項目上的時間量的做法。 它涉及記錄工作的開始和結束時間——通常包括休息時間、用餐時間和其他休息時間。

您可以使用紙筆、電子表格、日曆條目等手動跟踪時間。 或者，還有可以簡化和自動化時間跟踪過程的軟件。 您可以每天、每週、每 2 週跟踪一次時間，甚至可以根據項目的需要自定義時間跟踪。

跟踪員工時間對組織有幾個好處。 它可以幫助您：

保持高效的勞動力

時間跟踪讓您可以完全了解您的員工如何度過他們的預定時間。 您可以發現經常遲到或缺勤的員工。 此外，您還可以識別並解決時間盜用問題或員工無效率地使用時間的問題。

跟踪時間還可以幫助您發現員工需要額外幫助和資源的地方。 例如，如果一個團隊總是需要更長的時間來執行任務，他們可能需要更多的培訓或支持。 一旦確定，您可以快速解決這些問題，以確保您的員工保持生產力。

有效分配工作量

了解不同員工如何跨項目花費時間有助於更好地分配資源。 例如，您可以將最快的員工分配給周轉時間很快的項目。

此外，您可以確定由於人手不足而進展緩慢的項目，並為這些輪班分配額外的工人。 此外，了解員工的可用性有助於您提前計劃。 這樣，即使員工休假，您也有足夠的員工在工作。

減少工資單和客戶賬單中的錯誤

時間表會告訴您員工的帶薪時間是多少。 使用此數據創建正確反映員工工作的薪資報告。 這有助於減少代價高昂的工資單錯誤和與工人就所用時間發生的耗時糾紛。

同樣，清楚地記錄工作時間有助於您創建準確的客戶發票。 一切都是黑白分明的，與客戶就計費和非計費時間發生糾紛的可能性較低。

遵守勞動法律法規

最後，時間跟踪可確保員工按照勞動法律法規的要求休假、休息和進餐。

此外，員工可以獲得防止倦怠所需的停機時間，因此在工作中更有活力和效率。

此外，通過監控時間，您可以控制員工加班時間。 這樣，他們就不會過度工作，您可以節省加班費，並且您的公司仍然遵守加班法。

不同類型的時間跟踪方法

您可以通過多種方式跟踪員工的時間。 我們在下面概述了 6 種最流行的方法（排名不分先後）。

紙和筆

方法

員工使用筆記本或日記記下他們開始和完成任務、活動或項目的時間。 您需要收集所有時間條目並手動創建可用於工資核算的時間表。

優點

• 容易做而且便宜
• 可以在任何地方完成，不需要互聯網

缺點

• 管理人員難以核實時間條目
• 耗時、手動且容易出錯
• 如果存放不當，文件很容易放錯地方
• 難以創建報告和分析趨勢和主題

榮譽制度

方法

這種方法依賴於工人使用他們自己對他們在項目上花費的時間的估計。 你必須相信你的工人的粗略估計，並按照他們所說的按小時費率支付他們的工作時間。

優點

• 最簡單的時間跟踪方法
• 不涉及成本，也不需要材料

缺點

• 不可靠且極易出錯
• 經理無法核實工時
• 沒有創建或分析趨勢的數據
• 沒有計費時間記錄的客戶的可信度較低

使用電子表格

方法

此方法有 2 個選項：

1. 工人們用筆和紙記錄他們的時間。 然後，您將時間數據手動輸入到電子表格模板中進行存儲和分析。
2. 員工使用電子表格模板輸入數據，例如來自 Google 表格或 Microsoft Excel，您可以通過電子郵件發送給他們。

選項 2 是當今更流行的方法。

電子表格模板通常包含以下列：

• 工人姓名
• 日期
• 任務/活動
• 開始時間
• 時間結束
• 休息時間
• 加班時間
• 總工作時間

經理可以添加列來顯示他們的小時費率併計算工資單中的應付金額。

優點

• 捕獲跨任務花費的時間並包括休息時間
• 可以使用內置圖形和圖表來識別趨勢

缺點

• 工人仍然需要在電子表格中手動輸入時間
• 經理無法驗證 ‌time 條目
• 需要手動將所有數據添加到一張表中進行團隊分析
• Excel 在移動設備上對用戶不友好，因此容易出錯

基於日曆的跟踪

方法

您使用數字日曆創建固定的工作時間表，包括員工休息時間。 工作時間是通過查看日曆中的哪些時間段被阻止工作來計算的。 可以標記日曆條目以反映任務或活動，並且可以添加註釋以提供額外的上下文。 然後根據日曆向工人支付他們工作的小時數的小時費率。

優點

• 易於可視化跨任務花費的時間
• 可以將註釋添加到條目以獲取更多上下文

缺點

• 很難準確跟踪工作時間的花費情況
• 不能防止時間被盜
• 經理將需要手動創建時間表和薪資報告
• 管理者無法實時跟踪任務進度

打卡

方法

所有員工都會獲得“打孔卡”，他們必須在上班和下班打卡時將其插入特定的物理時鐘。 打卡器在打卡卡上打上上下班時間。 員工工時是使用穿孔卡計算的，您可以使用工作時數及其小時費率創建工資單報告。

優點

• 進出打卡物證杜絕糾紛
• 簡單易用

缺點

• 容易被時間盜用和夥伴打孔
• 時間表和工資報告需要手動創建
• 不考慮休息時間和用餐時間
• 存儲和管理員工打孔卡的行政工作繁重

時間跟踪軟件

方法

借助 Connecteam 等時間跟踪軟件，員工可以使用時間跟踪應用程序從任何地方打卡上下班。 您通常可以使用實時 GPS 功能驗證工作人員是否在他們需要的地方。

時間表是使用時間條目自動創建的，並發送給您進行審批。 一旦獲得批准，您可以將它們與薪資軟件集成，以便快速輕鬆地支付員工工資。

優點

• 易於使用和遠程訪問
• 時間條目安全地存儲在雲中
• 工人收到自動提醒上班和下班
• 時間表是自動創建的，不易出錯
• 管理人員可以使用 GPS 技術輕鬆驗證條目
• 自動創建自定義時間和出勤報告

缺點

• 比其他選擇更貴

哪種時間跟踪方法最好？

跟踪項目時間和記錄總工作時間的最佳方法是使用時間跟踪軟件。 這些工具簡化了流程的各個方面，為您和您的員工節省了大量時間和精力。

以下是時間跟踪應用程序與其他方法的比較：

錄音時間

員工只需通過他們的時間跟踪應用程序打卡上班和下班，省去了使用紙筆或 Excel 手動記錄時間的麻煩。 他們甚至可以在休息時間和用餐時間打卡出去，這樣時間輸入就可以精確到秒。 這與穿孔卡不同，穿孔卡通常只記錄工作的開始和結束時間。

時間報告應用程序還可以讓您的員工使用台式機或移動設備隨時隨地記錄時間。 此外，系統會向他們發送自動提醒以簽入和簽出，從而減少他們忘記這樣做的可能性。

驗證時間條目

最好的時間跟踪軟件帶有GPS 位置跟踪工具，因此您可以在工作時間跟踪員工的實時位置。 這樣，您就可以在他們打卡時驗證他們是否在正確的班次。

一些應用程序還允許您使用地理圍欄驗證條目。 地理圍欄是可以在工作地點周圍設置的虛擬邊界。 員工在進入地理圍欄之前不能打卡。 這意味著時間數據在到達您之前已經經過了一層驗證。

創建和存儲時間表

時間跟踪應用程序根據記錄的時間條目生成自動數字時間表。 這不需要時間或精力。 此外，與您必須自己手動創建時間表的紙筆或榮譽系統方法相比，它減少了錯誤。 日曆方法還要求您通過查看日曆條目手動輸入工作時間。

此外，時間跟踪應用程序將時間表安全地存儲在雲中。 您可以輕鬆參考它們，以應對未來與員工或客戶的任何糾紛。 與必須存儲時間表的紙質副本相比，這是一個更好的解決方案。

運行工資單

由於系統中已有員工的工資率和工作時間，因此可以使用時間跟踪應用程序快速輕鬆地創建工資單報告。 許多應用程序還與薪資軟件集成，以實現快速、無縫的支付，並減少錯誤。

分析趨勢

時間跟踪可以幫助您識別趨勢並解決整體時間管理方面的任何問題。 但如果沒有時間跟踪軟件，這很難做到。

使用紙筆、榮譽或日曆方法，您無法看到員工如何度過他們的時間。 例如，這些方法不會為您提供有關執行了哪些任務和子任務的信息。

此外，有時您可能希望在團隊或公司級別分析主題。 為此，您需要將所有員工的時間條目手動輸入到 1 個電子表格中，以便識別趨勢。 這既費力又費時。

使用時間跟踪軟件是跟踪項目時間並確定趨勢和潛在問題的最佳方式。 它可以讓您在幾分鐘內創建自定義報告，並且您可以查看時間和出勤歷史記錄。 您還可以查看顯示時間在項目、任務和位置上花費情況的報告。

如何選擇合適的時間跟踪軟件

當您在時間跟踪軟件之間進行選擇時，需要考慮多個因素。

首先，易於使用。 這些工具背後的想法是簡化時間跟踪過程。 如果您的員工發現系統太複雜而無法使用，他們就不太可能始終如一地使用它——如果有的話。 這不僅意味著您沒有得到所支付的費用，而且還可能導致您在報價、發票和工資單中出現代價高昂且不必要的錯誤。

選擇可與您使用的其他工具輕鬆集成的應用程序也很重要。 這樣，您無需在多個應用程序之間切換即可完成任務。

您的預算也是一個關鍵的考慮因素。 有些解決方案比其他解決方案更昂貴，並且並不總是提供您可能需要的額外功能。

以下是一些需要注意的功能，以便您可以選擇最適合您的時間報告工具。

• 直觀、準確的時鐘：員工應該能夠從任何地方輕鬆地上下班。 Connecteam 甚至會在員工開始或結束輪班時發送上班和下班提醒。

• GPS 位置跟踪：您可以在工作人員上班時實時跟踪他們的位置。 這可以幫助您確保每個人都在他們需要的地方——防止時間被盜和打卡。

• 數字時間表：尋找使用員工時間條目生成自動時間表的平台。 您應該能夠查看並批准它們以進行額外驗證。

• 無縫薪資集成：內置或集成的薪資解決方案使您能夠以更少的錯誤進行更快的付款。 例如，Connecteam 與 QuickBooks Online 和 Gusto 集成，因此您可以輕鬆地支付員工工資。

• 休假跟踪：讓您查看和批准休假的功能允許您提前計劃並有效地分配班次。 休息時間的可見性還可以確保員工獲得所需的停工時間，並且您遵守勞動法。

• 班次安排功能：一個好的時間報告工具也將具有班次安排功能。 這使您可以根據員工的可用性和偏好創建和分配輪班，因此您可以確保您的團隊始終配備人員。

• 報告和分析：您可以跨工作人員、任務、項目、位置等跟踪時間和出勤數據。 它們為您提供見解，您可以使用這些見解來最大限度地提高工作效率並確定需要改進的地方。

使用 Connecteam 跟踪您的時間

Connecteam 是最好的一體式考勤跟踪解決方案。 它記錄了員工的工作時間——包括休息時間和休假時間。 它還可以讓您查看員工的實時位置，從而更好地了解和控制您的團隊。

讓我們更深入地了解 Connecteam 的時間跟踪功能。

支持 GPS 的時鐘和地理圍欄，用於準確、經過驗證的時間條目

Connecteam 的打卡器讓員工只需在桌面或移動設備上輕輕一按，就可以打卡上班和下班。 如果您的團隊在單一地點開展工作，則自助服務終端功能可讓員工通過單一共享設備打卡進出。 您還可以為不同的位置設置多個信息亭。

時鐘還具有內置 GPS 軟件，因此您可以驗證工人的全天候位置。 這有助於防止打卡——員工為同事打卡。

使用 Connecteam，您還可以設置地理圍欄。 當工作人員進入或離開地理圍欄時，他們會收到自動提醒以開始或停止跟踪時間。 此外，除非他們在地理圍欄內，否則他們不能打卡。 這可以防止時間被盜，並避免您在他們的工作時間之外向他們付款。

為休假、休息和加班設置自定義規則

借助 Connecteam，您可以設置自定義休假政策——包括事假、假期、病假等。 您和您的員工可以查看他們的休假和出勤記錄，以及他們剩餘的休假時間。 休假請求和批准也可以使用該應用程序輕鬆完成。

Connecteam 允許您創建休息時間政策，並將休息時間納入員工日程安排。 當員工要加班時，智能警報會通知您，您可以通過您的設備輕鬆批准或拒絕加班請求。 這樣，您就可以遵守勞動法律法規。

通過自動化時間表和工資單集成減少工資單錯誤

Connecteam 使用時間條目自動生成員工時間表。 這些還包括休息時間、休息時間和用餐時間，使它們精確到秒。

在您的中央儀表板中，您可以發現並更正錯誤並批准時間表，然後再將其用於工資單報告。 Connecteam 與 Gusto 和 QuickBooks Online 等薪資軟件集成，可實現快速準確的支付。

通過員工排班在幾分鐘內分配班次並進行調整

Connecteam 的拖放式日程安排工具可讓您在幾分鐘內創建和分配班次。 工作人員可以共享他們的位置和可用性首選項，以便您可以盡可能高效地分配工作。 員工甚至可以在批准或不批准的情況下從空缺班次中挑選。 您還可以查看員工的資質，以便將合適的員工分配給合適的項目。

可以通過在應用程序內輕鬆換班來解決最後一刻的缺勤或變更。 受影響的員工會收到智能警報，通知他們日程安排發生變化。 您還可以使用應用內聊天功能直接與他們進行實時交流。

任務管理、報告等工具

除了這些功能之外，Connecteam 還具有任務管理工具，可讓您創建任務和子任務並將其分配給員工。 您可以發送提醒並實時跟踪進度，以便您了解員工如何度過他們的時間。

另外，Connecteam 的 自定義報告功能使您能夠查看有關出勤、項目和任務花費的時間、人工成本等的詳細報告。 您可以及時發現並解決遲到、缺勤或工作效率低下的問題。

Connecteam 還提供更多用於通信、培訓、人力資源管理等的功能。 它是滿足您所有工作管理需求的一站式商店。

最多 30 個用戶的付費計劃起價低至每月 29 美元。 用戶少於 10 人的小型企業可以永久免費使用 Connecteam。

在升級到您選擇的計劃之前，您可以註冊 14 天免費試用以探索 Connecteam 的所有功能。

結論

如果沒有有效的時間跟踪方式，您的公司可能會面臨時間被盜用、工作效率低下、錯過最後期限等問題。 您需要監控員工如何度過他們的時間，找出任何值得關注的領域，並為員工的貢獻正確支付報酬。

有幾種方法可以跟踪時間。 紙筆、榮譽、日曆的方法耗費時間，容易出錯，也不能讓你洞察時間是如何度過的。 電子表格雖然流行，但僅收集個人層面的數據。 將團隊或公司範圍的數據收集到一張表中以分析趨勢是一項艱鉅的任務。

時間跟踪軟件簡化了簽入和簽出、創建時間表、付款和發現趨勢的過程。 Connecteam 是當今市場上最好的時間跟踪應用程序。 它提供單點觸摸時鐘、GPS 位置跟踪、自動時間表等功能。

立即免費開始使用 Connecteam！

常見問題

您如何跟踪團隊的時間？

您可以收集每個員工的考勤卡並手動將數據添加到單個電子表格中以跟踪您團隊的時間。 然而，更好的方法是使用 Connecteam 等時間跟踪軟件來節省您的時間和精力。 它的報告工具​​可以讓您跟踪整個團隊所花費的時間，甚至可以按項目、地點等進行跟踪。

員工如何從時間跟踪工具中受益？

借助時間跟踪工具，員工可以了解他們如何在任務和項目中花費時間。 他們可以確定哪些方面運作良好，哪些方面可以改進。 一些解決方案還考慮了休息時間、加班時間和休假時間，以便員工可以檢查他們是否得到了他們有權獲得的休息時間。

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