21 個時間表提醒模因：為您的團隊提供有趣且有效的提示
已發表: 2023-06-25跟踪員工工作時間確實是一件苦差事，但我們都知道這對於準確的工資單和及時的計費至關重要。 不幸的是，讓員工按時提交時間表感覺像是一場艱苦的戰鬥——即使對於最有組織性的經理來說，這也是一個真正的挑戰。
值得慶幸的是，有一些自動化解決方案（例如時間表提醒）可以用來簡化流程。
在本文中，我們將介紹為什麼時間表提醒如此有用，以及 Connecteam 的時間表軟件如何改變企業的遊戲規則。 我們還將提供一些方便的提示和技巧，以確保您充分發揮它的潛力。
什麼是時間表提醒？
時間表提醒是雇主和經理用來確保員工按時提交時間表的有用工具。 它們可以採用書面註釋、口頭提醒或通過軟件或工具發送的自動通知的形式。
時間表提醒的主要目的是幫助員工跟踪他們的工作時間並確保他們獲得準確的時間補償。
通過設置提醒和發送“溫和的提示”，雇主可以避免追查逾期提交的麻煩，並避免工資單中的混亂或錯誤。
有效的時間表提醒類型
從時間表提醒表情包到大喊“時間表今天到期！” 在整個辦公室，有很多方法可以提醒員工按時提交時間表。
讓我們看一下一些常見的時間表提醒類型，並討論為什麼有些類型不如其他類型有效。
電子郵件
雇主可以通過電子郵件提醒員工按時提交時間表。
然而，這種方法對於雇主來說可能非常耗時，尤其是當他們必須手動發送電子郵件時。 即使是自動電子郵件也可能隨著時間的推移而失去效力。
畢竟，我們都知道，很容易打開一封電子郵件，但片刻之後就忘記了它。
短信
雇主還可以向員工發送短信，提醒其提交時間表。
此方法快速且簡單，但是，如果您沒有使用正確的短信平台，則可能很難跟踪誰已收到或未收到消息。 而且，就像電子郵件一樣，可能很難確定文本是否已被閱讀。
專業提示： Connecteam 的一體化平台有一個內置的員工時鐘，帶有實時 GPS 和自動時間表，您只需點擊幾下即可將其導出到您最喜歡的薪資軟件。 告訴您的全體員工通過自動提醒和集成任務管理填寫時間表。
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谷歌日曆提醒
如果您的公司使用 Google Suite，則可以選擇通過 Google 日曆發送提醒。 使用共享日曆，經理可以發送日曆通知，然後發送電子郵件通知。
如果您的團隊使用 Google 日曆進行大部分日常計劃，那麼簡單的日曆通知不會引人注目。 它甚至可能會迷失在日曆上的許多其他會議、電話和生日通知中。
鬆弛提醒
借助 Slack，您可以自動定期提醒您提交時間表。 Slack 擁有 1800 萬每日活躍用戶和 156,000 個組織，這對許多人來說是一個受歡迎的選擇。 但這真的是最好的選擇嗎？
不幸的是，Slack 的價格相當昂貴，特別是如果您是一個擁有許多員工的大型組織。 值得慶幸的是，有一個比 Slack 更便宜（也更好）的替代品。
通過 Connecteam 自動提醒
並非所有時間表提醒都是一樣的。
一個時間表提醒可以管理所有這些，一個提醒可以找到它們。 提醒一下，將它們全部帶上，並在 HR 批准的情況下將它們綁定。
答案是通過 Connecteam 等軟件進行自動提醒。 Connecteam 旨在讓雇主和僱員的生活更輕鬆，這一切都做到了。 從使用實時 GPS 準確跟踪工作時間到在幾秒鐘內自動完成時間表到工資單，Connecteam 消除了工資單的痛苦。
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有趣的時間表提醒模因
僅僅因為時間表提醒很重要，並不意味著它們需要嚴肅對待。 即使涉及到那些煩人的時間表，也能讓您的團隊保持參與和積極性。
我們精心挑選的表情包一定會讓您的員工在處理截止日期和文書工作時露出笑容。
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為什麼時間表提醒對公司如此重要
如果您沒有按時獲得團隊的時間表怎麼辦？ 如果員工獲得報酬才是最重要的，那麼考勤表提醒真的有那麼必要嗎？
一個答案是——是的。 是的，他們是。 原因有幾個。
減少工資錯誤和成本
通常，提交時間表會導致最後一刻爭先恐後地讓它們按時完成。 而且，有時，偽造工作時間可能太誘人（而且很容易）。
高達 43% 的小時工承認誇大了輪班工作時間。 這種時間表欺詐可能意味著工資單錯誤和生產力損失。 事實上，由於時間表缺失和不准確，美國專業服務行業每天損失約 75 億美元！
時間表提醒可以讓員工對誠實、準確的時間表負責，從而防止這些對您的利潤產生負面影響。
確保按時提交時間表
薪資部門依靠準確、及時的時間表數據來計算工資和處理付款。 收到逾期提交的時間表可能會擾亂薪資流程，導致付款延遲或不正確，從而導致員工不滿。
通過發送時間表提醒並設置明確的截止日期，需要批准時間表的經理可以確保按時提交時間表。 這有助於維持有組織的工作流程，並防止工資單和項目管理等重要流程出現延誤。
確保准確記錄時間
每五個計費小時就有一個未被記錄。 在某些情況下，這不是時間表欺詐，而是健忘。 如果員工不記得自己是如何度過工作時間的，他們可能會“彌補”自己的工作時間並提交不准確的時間表。
Connecteam 的員工時鐘應用程序正是出於這個原因而設計的。 在一款直觀的應用程序中，員工可以隨時隨地輕鬆打卡上下班。 這意味著準確跟踪工作、項目、客戶、設備、里程等的時間。 從那裡，在線時間表會自動創建並導出到您的工資軟件。
阻礙管理者持續跟進
員工們都會同意：沒有什麼比微觀管理更糟糕的了。
甚至經理和企業主也有更重要、更緊急的事情可以處理，而不必不斷提醒員工提交時間表。
時間表提醒消除了這一負擔，這意味著管理者有更多時間專注於戰略任務。
上級持續的嘮叨和跟進可能會使員工與經理的關係變得緊張——尤其是當嘮叨專門針對一名員工時。 有效的時間表提醒用自動、簡單的提醒取代了持續跟進的需要。
幫助項目管理取得進展
時間表提供了用於跟踪項目進度的寶貴數據，例如在不同任務或項目上花費了多少時間。
時間表提醒確保項目經理能夠獲得有關資源使用情況和項目盈利能力的可靠信息。 這有助於他們做出明智的決策、有效地分配資源並使項目步入正軌。
確保合規性
許多行業都有勞動法規，要求準確記錄員工的工作時間。 未能按時提交時間表可能會導致不遵守這些規定，並可能導致法律後果和處罰。
對於在勞動法嚴格或需要接受審計的行業中運營的公司來說，合規性尤其重要。
在某些現場服務行業，提交時間表是出於合規目的的要求。 通過提醒員工提交時間表，您的企業可以避免法律後果和處罰（並為任何審計做好準備）。
時間表對員工的好處
眾所周知，大多數員工通常討厭提交時間表。 但這樣做對他們和你來說都一樣好。 以下是鼓勵他們接受並欣賞使用時間表的一些原因：
幫助準確、按時付款
通過勤奮填寫時間表，員工有助於工資單的順利處理。 當他們精確地記下工作時間時，他們的薪水就反映了他們付出的每一分鐘的努力。
有了時間表，員工就可以按時收到來之不易的薪酬，不會出現任何差異或延誤。
保留工作時間記錄
時間表充當員工工作歷史的個人日誌。 通過始終如一地維護時間表，員工可以為他們在組織中的努力創建可靠的記錄。
如果與雇主發生任何爭議或差異，擁有準確的記錄也會派上用場。
提高透明度
通過準確記錄他們的工作時間和任務，員工可以通過一種切實的方式來傳達他們的工作量和生產力。 這可以更好地了解他們的工作，幫助管理人員了解每個員工的職責範圍以及他們為組織帶來的價值。
這種可訪問的工作時間記錄對於將來的參考很有價值，例如在申請晉升時。 它展示了奉獻精神和可靠性的記錄，展示了員工隨著時間的推移的專業成長。
改善時間管理
填寫時間表需要員工反思他們已經完成的工作以及他們花費了多少時間來完成任務。 這鼓勵更好的時間管理實踐，幫助員工優先考慮他們的工作量並識別浪費時間的活動。
對於績效評估有用
時間表是績效評估期間的寶貴資源。 他們提供了具體的數據，有助於回答以下問題：
- 你準時上班嗎？
- 你打卡上下班嗎？
- 你誠實地對待自己如何度過一天嗎？
- 你遵守規定的時間表嗎？
- 你有加班嗎？
- 你會延長休息時間嗎？
通過保持準確的時間表，員工有客觀的證據來展示他們的職業道德、突出他們的貢獻並支持他們的績效評估。 這些有形數據還可以幫助雇主做出公正的評估並提供有意義的反饋。
如何讓您的員工按時提交時間表
結合時間表輸入提醒，您需要對員工採取正確的方法，讓他們在截止日期前提交時間表。 嘗試以下一些策略，看看哪些策略最適合您的團隊：
使用幽默
讓我們面對現實吧——提交時間表可能是一個枯燥乏味的過程。 有時候，輕鬆的態度就能改變一切。
不要發送正式的提醒，而是嘗試向您的團隊發送包含模因或“雙關語”電子郵件的有趣提醒。 在這個過程中添加一些幽默有助於在提交時間表時營造積極且減少焦慮的氛圍。
解釋為什麼按時提交時間表很重要
許多員工不喜歡填寫時間表。 但幫助他們理解為什麼它如此重要可能正是他們需要這樣做的鼓勵。
創建有關時間表提交的政策
制定時間表提交政策，概述按時提交時間表的期望以及不這樣做的後果。
此類後果可能包括口頭警告、書面警告，甚至停職，具體取決於遲到的頻率。 確保罷工政策和流程有詳細記錄並可供所有員工訪問（就像在內部維基中一樣！）。
利用自動化和技術發揮您的優勢
是否需要不斷跟進員工提交時間表？ 沒有人有時間這樣做！
軟件和自動化功能消除了手動發送時間表提醒的麻煩。 Connecteam 自動計算員工的工作時間，以便您可以將時間表直接導出到薪資軟件。
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明智地選擇何時發送提醒
時間就是一切，包括時間表提醒。 考慮在重要時刻設置提醒，例如周末或月末。
避免在周末當員工試圖放鬆時用提醒轟炸他們。 相反，計劃在適當的時間發送提醒，您將增加員工真正關注並採取行動的機會。
確保員工了解系統
員工需要知道如何有效地使用您現有的時間跟踪軟件。 如果需要，提供培訓和資源來指導他們完成整個過程。
當員工對系統充滿信心時，他們更有可能準確、按時完成時間表。
不要做得太過分
雖然提醒很重要，但每天用提醒轟炸員工可能會適得其反。 如果你不斷地向他們的收件箱發送大量提醒，他們可能會開始完全忽略這些提醒。
在溫和的提醒和壓倒性的堅持之間找到適當的平衡。 請記住，您想要激勵和參與，而不是惹惱和沮喪。
按時批准時間表
時間表是一條雙向路。 正如員工需要按時提交時間表一樣，經理也必鬚髮揮自己的作用。 及時批准時間表表明了對員工努力的尊重，並強調了該流程的重要性。
通過及時審查和批准時間表，您將為您的團隊樹立積極的榜樣，並鼓勵他們優先考慮提交的內容。
如果員工忘記提交時間表會怎樣？
假設，即使在多次提醒提交時間表之後，員工仍然無法按時提交時間表。
您可以參考以下一些可能的解決方案：
與他們聊天
不要急於下結論或假設自己有疏忽，而應與員工進行開誠佈公的對話。
花點時間了解他們為什麼忘記提交時間表。
是因為流程不明確嗎？ 健忘？ 其他潛在的個人問題？
願意開始此對話，以了解更多信息、解決任何疑慮、提供說明並在需要時提供支持。
確保遵守勞動法
雖然如果員工沒有提交時間表，您可能希望扣留付款，但從法律上講，雇主不能僅僅因為未能提交時間表而向員工遲付工資或從其工資中扣除。
根據《公平勞動標準法》(FLSA)，雇主有責任保存僱員的工作時間記錄。 這就是為什麼擁有正確的時間跟踪軟件如此重要。
為什麼選擇 Connecteam 作為時間表提醒？
說到時間跟踪軟件，Connecteam 的時間表應用程序擁有一整套功能和工具，可以使時間表流程高效且輕鬆。
其中一些功能包括：
- Connecteam 的自動時間跟踪消除了手動時間輸入的需要，從而減少了出錯的機會並節省了時間。 這意味著員工可以輕鬆跟踪他們的工作時間並按時提交時間表。
- 通過可定制的時間表，您可以對不同的員工或工作應用不同的工資率，從而輕鬆管理工資單。 無論您需要監控正常工作時間還是加班時間，都可以調整時間表應用程序以滿足您的業務需求。
- 提交的時間表會自動轉換為工資單，從而節省時間並減少錯誤。 這確保了員工按時、準確地獲得工資，並激勵他們按時提交時間表。
- 無論員工身在何處， Connecteam 的移動應用程序都可以讓員工通過智能手機上下班打卡，從而使時間跟踪更加輕鬆，時間表更加準確。 通過 GPS 跟踪，您可以驗證員工是否在正確的地點、正確的時間打卡上下班。
- 提交時間表後，可以輕鬆將這些時間表導入您最喜歡的薪資軟件中。
使用 Connecteam 輕鬆進行時間表提醒
跟踪員工工作時間對於工資和計費準確性至關重要，但對於經理來說這可能是一項乏味的任務。 借助自動時間表提醒，可以簡化流程，節省時間並提高效率。
借助 Connecteam 基於雲的時間表功能，您可以設置自動提醒，促使您的團隊在截止日期前提交工時，從而騰出時間和腦力來完成其他重要任務。 不再有逾期提交或混亂的工資計算。
此外，Connecteam 用戶友好，可從任何有互聯網連接的地方進行訪問，讓您實時了解員工工作時間。 告別手動時間跟踪，迎接準確高效的薪資流程。
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