有效流程的 12 個虛擬入職最佳實踐
已發表: 2023-06-14當您親自入職新員工時，您可以帶他們參觀工作場所，將他們介紹給同事面對面，並觀察他們的適應情況。
但是，當員工不在中心位置或同時工作時，您可能沒有機會做任何事情。 或者，您可能根本沒有時間、金錢或其他資源來親自入職每位新員工。
在這種情況下，您需要一個出色的虛擬入職流程。
虛擬入職涉及在有限甚至沒有面對面互動的情況下將新員工帶入您的組織。 雖然它有其獨特的挑戰，但有可能成功完成。
為了助您一臂之力，我們分享了重要提示，以便您可以創建虛擬入職流程，讓新員工感到興奮和消息靈通。
關鍵要點
- 出色的虛擬入職流程可為新員工提供公司歡迎的體驗，並提供他們在其職位上取得成功所需的資源和培訓。
- 為防止在虛擬入職期間不知所措，請將您的資源和培訓材料放在一個易於訪問的平台上。
- 良好的溝通是虛擬入職期間的關鍵。 使用在線聊天、網絡攝像頭會議和其他資源保持聯繫並傳達期望。
- 準備充分後，入職順利進行。 確保概述可靠的虛擬入職流程並使用虛擬入職清單。
- 雇主還應該為管理人員提供虛擬入職培訓。
如何虛擬入職員工
所以，你有一個新員工。 他們可能遠程工作，或者您的團隊可能不在中心位置工作，或者這個新員工的工作時間與您的其他員工不同。
或者，也許您的公司沒有預算或資源來親自入職所有（或任何）新員工。
無論情況如何，您已經確定數字入職流程最適合這位新員工和您的公司。 在他們的第一天之前，您需要準備三樣東西。
入職材料
在虛擬入職期間，您需要與新員工分享許多不同的材料。 這些包括：
- 員工協議，需要員工簽字
- 有關員工福利和員工福利註冊表的信息包
- 員工手冊和手冊，概述了工人的職責
- 作為工作職責的一部分，工人可能需要擁有並填寫表格
- 允許團隊成員訪問其工作所需的軟件和在線平台的密碼和其他信息
- 工作中使用的機器、軟件或其他資源的說明手冊
- 安全說明和安全培訓材料
- 有關公司文化的信息，包括有關組織使命、公司活動和假期的詳細信息
- 視頻培訓和其他培訓資源，幫助員工了解工作的最佳實踐並更多地了解公司文化
收集這些材料並將它們保存在安全可靠的地方，以便您可以在入職期間輕鬆訪問和分發它們。
專家提示：
使用像 Connecteam 這樣同時提供知識庫和文檔管理功能的軟件解決方案，這樣您就可以安全地存儲和更新并快速訪問公司的所有文件和員工的文檔。
立即免費開始使用 Connecteam！
虛擬培訓材料
如果您還沒有準備好虛擬培訓材料，則需要創建它們。
虛擬培訓通常包括向新員工傳授公司流程和程序、工作最佳實踐和公司文化的視頻。
您可以購買現成的培訓材料，將其創建外包給外部公司，或在內部創建。 選擇製作您自己的定制培訓視頻意味著您可以為您的虛擬入職流程提供個人風格。 這也是新同事了解您和您的團隊的絕佳機會。
你可知道？
借助 Connecteam，您可以在幾分鐘內創建和提供定制培訓課程。 您可以一次培訓無限數量的人，所有材料都集中在一個中心位置，員工可以按照自己的進度完成培訓。 這是雙贏！
在內部創建培訓材料也可以為您節省資金。 與其將培訓預算花在購買可能枯燥且難以更新的視頻內容上，不如確保您的視頻製作成本不高，而且對新員工來說很有趣。
製作較短的培訓視頻以進一步降低成本並保持員工敬業度非常重要。 製作長視頻的成本很高，更新起來也很困難，並且有可能讓新員工感到厭煩。
我們建議製作一些2 或 3 分鐘的視頻，涵蓋新員工需要了解的基礎知識。 只需讓現有員工使用他們的智能手機拍攝自己的視頻，解釋他們的日常職責以及貴公司的生活。
這使得視頻更加個性化和引人入勝，新員工也更容易瀏覽。 此外，當您需要更新信息時，較短的視頻更容易重新拍攝。
專家提示：
將自定進度的視頻培訓與更多實踐教育相結合。 這可以包括虛擬聊天以復習關鍵概念或在線測驗以鞏固新團隊成員所學的知識。
獲得工具和技術
確保每個人都可以直接訪問他們需要的工具和技術，從而減少問題並使您和您的員工的工作更加高效。 他們可以很容易地找到他們需要的東西，你會花更少的時間回答同樣的問題。
以下是員工可能需要使用的一些工具和技術示例。
- 文檔管理系統，以便員工可以根據需要安全地上傳文檔並與您和其他團隊成員共享
- 溝通和協作工具，如公司聊天、電子郵件帳戶和與團隊成員溝通的信使
- 任務和項目管理工具，用於分配任務、跟踪進度和
- 時間跟踪軟件，允許他們打卡進出並記錄他們的時間
- 員工可以用來請求休假、查看時間表和工資單等的人力資源(HR) 或人員管理平台
專家提示：
通過轉移到Connecteam 等一體化平台，您可以大大簡化入職流程的這一部分，該平台提供這些工具以及更多工具——可直接從您的移動設備訪問。
立即免費開始使用 Connecteam！
您可以通過不同的方式提供對這些技術的訪問，但以下是兩種最流行的方法：
- 通過發送包含註冊鏈接的電子郵件邀請他們設置帳戶，他們可以在其中創建帳戶並設置自己的密碼
- 使用他們的電子郵件地址和其他信息為他們設置一個帳戶，然後共享一個他們可以在入職期間更新的臨時密碼
有效虛擬入職的 12 個技巧
通過遵循這些虛擬入職最佳實踐，您可以熱烈歡迎所有新員工並確保入職工作順利進行。
為你的新員工準備過度
在您僱用第一個虛擬團隊成員之前，請考慮一下理想的入職流程是什麼樣的。 您可以首先與您的管理團隊一起集思廣益，回答以下問題：
- 這個角色的成功是什麼樣的，員工需要知道什麼才能成功？
- 這個角色最常見的困惑點和最大的挑戰是什麼？
- 如果您必須列出員工首先需要了解的最重要事項，那麼這些事項是什麼？
- 哪些資源對新員工來說最重要？
- 以虛擬方式提供入職培訓的最佳方式是什麼？
- 我們已經擁有哪些用於入職的內部資源，以及我們需要創建哪些資源？
- 該工作的法律或合規要求是什麼？
得到答案後，制定詳細的入職計劃。 該計劃應包括行政要求，例如讓您的員工簽署福利、讓他們進入工資單，並確保您已簽署並提交任何文書工作，包括出於稅務目的可能需要的任何文件。
該計劃還應包括員工需要知道的內容，包括他們任務的任何最佳實踐、他們需要的任何密碼或帳戶信息，以及他們需要採取的任何工作特定步驟。 例如，您可能需要檢查表來確保您的團隊遵守其工作現場的安全標準。
制定入職計劃
要製定遠程入職計劃，您最好的攻擊計劃是列出讓新員工入職所需完成的所有任務，並包括所有需要參與的人。
按優先順序安排這些任務。 例如，在共享任何可能包含專有信息的內容之前，您可能需要讓新員工簽署保密協議。
為了讓您的新團隊成員步入正軌，您可能需要創建 2 個時間表。
一個應該是與您的經理共享的內部時間表。 它應該包括入職流程的每一步以及何時發生。
第二個時間表應發送給新員工。 它應該詳細說明將發生什麼以及何時發生，以便新員工知道對流程的期望以及對他們的期望。 例如，您可能有一個項目讓員工知道他們需要觀看入職培訓，並指定完成時間。
專家提示：
計劃涵蓋入職的第一周是很常見的。 但是，您可以選擇計劃 2 週或更長時間的入職培訓，具體取決於新員工和公司的需求。
示例虛擬入職時間表
第一天
- 歡迎致電經理和人力資源總監，概述入職流程並提供有關公司及其文化的更多信息。
- 新員工將獲得工具的使用權（並根據需要進行相關培訓）。
- 新員工將在周四之前收到文件以供審查和簽署。
- 對高級團隊成員的虛擬介紹。
第 2 天
- 新員工將收到培訓材料，包括視頻培訓和書面資源。
- 員工完成培訓課程，概述他們的角色和主要職責。
- 員工完成特定工作的技能發展培訓課程。
第 3 天
- 第 3 輪，與部門成員進行 30 分鐘的虛擬會議，以了解有關日常運營的更多信息。
- 員工完成安全培訓課程。
第四天
- 簽署的文件到期。 新員工將接受有關如何將它們上傳到文檔管理系統的培訓。
- 新員工將接受有關如何使用公司通訊系統的培訓。
- 對團隊其他成員的虛擬介紹。
第五天
- 新員工完成公司文化培訓課程和相關測驗。
- 與經理進行一對一的虛擬會議，回顧入職培訓、分享和回答問題，並討論後續步驟。
創建入職清單
虛擬入職清單是確保沒有任何遺漏的好方法。 它還有助於使您的流程具有可操作性。
考慮包括發送歡迎包裹的提醒以及組織簽到、歡迎會議等的提示。
因為入職是一個過程，所以你的清單應該詳細說明在新員工加入你的團隊後一周、一個月甚至 6 個月你必須採取的步驟。
在入職正式開始之前共享信息
在他們被雇用後但在正式入職流程開始之前盡快向您的員工發送有關工作的信息。
你可能不想發送專有信息，但你可以發送一段介紹你自己和公司的視頻，以及一些通用資源文件，如公司的使命宣言、員工手冊和組織結構圖。
這可能會讓您感興趣：
閱讀我們的 2023 年員工手冊完整指南。
設定明確的期望
確保為新員工定義工作成功的標準。 檢查他們需要執行的每項任務，並查看您正在尋找的結果以及需要遵循的步驟。
新員工清單可能是傳達期望的好方法。 例如，如果您有一名銷售代表加入您的團隊，您可以有單獨的清單，其中包含處理新客戶和客戶投訴的分步說明。
傳達您的公司文化
融入新的公司文化感覺就像是學校的新生。 你的新僱員不知道組織是如何運作的，或者它的方法、傳統或個性特徵是什麼。
這就是為什麼在入職期間向新員工介紹您的公司文化至關重要。
首先，您應該與新員工分享有關公司文化的任何現有資源和材料。 您還可以專門針對公司文化開展培訓課程——例如，涵蓋員工如何與客戶溝通、組織的價值觀是什麼等等。
此外，您可以將團隊建設活動添加到您的虛擬入職培訓中。 這些可能包括虛擬午餐、數字問答環節或在線問答環節或專注於破冰活動的會議。
在入職期間，您還可以邀請新員工參與公司文化活動。 例如，如果您的團隊有一個在線讀書俱樂部，請邀請新員工加入。
這可能會讓您感興趣：
如需更多想法，請查看我們關於遠程工作者團隊建設遊戲的文章。
與團隊安排面對面的視頻介紹
與整個團隊的視頻通話讓您的工作場所有機會表達熱烈的歡迎。 這也是您的新員工了解每個人的機會。
在你的會議開始之前，確保你介紹了每個人。 虛擬會議可以很容易地在他們的視頻源下顯示每個人的名字，這可以幫助新團隊成員了解每個人的名字。
也考慮破冰船。 讓現有員工分享一個關於他們自己的事實，例如他們的興趣或他們擁有的特殊才能。 當然，也請您的新員工自我介紹。 這有助於您的團隊成員找到共同點，並讓您的新員工感覺自己是團隊的一員。
與團隊的初次會面也可以是一個回顧當前公司和團隊目標、當前項目以及團隊如何看待新員工作為貢獻者的機會。 請務必在會議結束時留出一些時間來回答任何問題。
你可知道？
深思熟慮、引人入勝的介紹有助於提高員工敬業度，並在整個公司營造一種社區意識。 閱讀我們的指南，了解使新員工公告有趣且引人入勝的最佳方法。
安排與同行和主要團隊成員的虛擬會議
團隊會議可能會很有趣，但與公司的一些關鍵人物召開虛擬會議也很重要。
小型會議是最好的，因為它們可以讓新員工了解同事和經理，並留出更多時間進行討論。
將員工與同事聯繫起來
除了會議之外，還可以使用不同的通信方式（例如視頻通話、群聊、電話交談和個人消息）將新員工與他們的同事聯繫起來。
你可知道？
Connecteam 具有聊天功能，員工無需共享聯繫信息即可進行交流。 他們可以在個人聊天或群組聊天中發送消息，並將文件、圖像、音頻筆記等附加到消息中。
例如，您還可以鼓勵他們與同齡人一起解決問題並與他們合作開展新項目。
讓他們與團隊一起計劃即將舉行的公司活動是鼓勵他們建立聯繫的另一種方式。
你可知道？
借助 Connecteam，您可以輕鬆規劃和管理公司的各種活動——生日、務虛會、會議、團隊會議等等。
當您有策略地鼓勵聯繫時，它可以幫助提高士氣並營造團隊氛圍。 建立聯繫有助於新員工了解他們將與之共事的人，這使他們更容易在同事周圍感到自在。
確定導師
一個 入職夥伴或導師可以成為新員工的重要資源。 這可以是向新員工展示繩索並作為新員工可能遇到的任何問題的第一聯繫人的人。
入職夥伴成功的秘訣是選擇合適的人來完成任務。 重要的是，您選擇指導新員工的員工是合適的。 他們可能擁有相同或相似的職位、多幾年的經驗和/或相似的背景。 如果需要，一個好的入職夥伴也能夠提供任何額外的培訓。
詢問更有經驗的員工是否願意成為夥伴計劃的志願者。 明確期望的內容，包括花費在指導上的時間以及這些時間是否得到補償。 此外，為這些志願者提供培訓，並嘗試將您的入職夥伴與他們有共同點的新員工配對。
定期檢查新員工
確保您的新員工在入職期間需要幫助時感到自在。 解釋他們如何联系、何時聯繫以及誰可能是聯繫的合適人選。
如果員工有一個組織結構圖（也稱為公司報告結構）概述了他們可以聯繫的人和時間，他們可能會更自在地提出問題和伸出援手。 概述聯繫對象和最佳聯繫方式的公司名錄也有幫助。
例如，您可以創建一個組織結構圖，顯示公司的每個部門和每個角色中的每個人。 除了人力資源部員工的姓名外，您還可以這樣寫：“如有任何與薪酬或福利相關的問題，請聯繫凱西。 最好通過聊天聯繫她週一至週五 9-5 EST。 在這幾天或幾小時之外，請通過電子郵件與她聯繫。”
協調安排的簽到
當您的新員工通過虛擬入職流程時，您會希望提供支持而不會讓他們不知所措。 安排一些初始簽到可能是執行此操作的好方法。 這些簽到可以通過電話、電子郵件、聊天或視頻會議完成。
他們在公司的頭幾週，您可以每週進行一次或兩次簽到。 例如，當一名新員工知道他們每週五都會與您聊天時，他們可能會更好地準備一些問題或更新。
一般來說，簽到不需要花很長時間。 通過電話或視頻通話 15 到 30 分鐘通常就足夠了。 通過電子郵件或聊天，您可能會來回瀏覽 2-3 封電子郵件或消息。 或者，您可以簡單地要求從一開始就詳細介紹以節省時間。
專家提示：
擁有一個您的團隊可以與新員工和現有員工互動的地方可以營造一種社區感，並防止新員工被他們需要檢查的多個系統所淹沒。 這就是為什麼我們建議使用像 Connecteam 這樣的一體化解決方案。
保持你的溝通建設性
在與新團隊成員建立聯繫時，保持平衡很重要。 您要確保他們知道在需要幫助時如何與誰聯繫。 但是，當他們努力學習新角色和公司的繩索時，您也不希望打擾他們的注意力。
因此，保持溝通建設性和切中要點。
避免提出諸如“最近怎麼樣？”之類的模糊問題。 相反，分享反饋，發送即將到來的培訓課程或活動的提醒，或者對完成特定的入職里程碑表示感謝。
當然，您可以為您的新員工打開對話來提問和提供最新信息——但要確保對話保持重點。
此外，當您簽到時，不要忘記積極強化。 對新團隊成員做對的事情表示由衷的讚揚，甚至是對完成入職培訓的獎勵，都可以建立信心並讓工作關係有一個積極的開端。
將文檔存儲在中央位置
安全存儲員工入職文件的副本至關重要。 但是，跨多個平台存儲信息可能會創建過時文檔的副本，並使查找所需信息變得困難且耗時。
為避免這些挑戰，請使用 Connecteam 等集中式平台來存儲所有與員工相關的文件。 借助 Connecteam，您可以安全地存儲已簽署的文檔、員工福利文書、已簽署的員工協議以及任何其他重要文件。 在需要時立即輕鬆檢索任何信息。
所有員工信息的中央位置還為您提供了一個地方來保存有關即將進行的員工評估的績效文檔。 同樣的信息可用於提供有關績效的早期反饋，並允許您開始為新員工製定時間表。
你可知道？
Connecteam 還包括一個員工時間表功能，您可以使用它來跟踪員工的里程碑、績效評估、工作紀念日等。
用自學的想法填補停機時間
您的新員工在完成入職任務之間或入職開始之前可能會有一些額外的時間。 為了幫助他們填補這段時間，提供大量他們可以瀏覽的資源。 員工可以按照自己的節奏瀏覽培訓材料和視頻的在線圖書館是一個不錯的選擇。
專家提示：
標記哪些視頻和資源最重要，以便員工可以從這些開始。
給雇主的額外提示：培訓經理進行遠程入職
經理是在線入職的基石。 他們通常是新員工遇到的第一個人，而且他們通常是員工過渡到他們的角色時的主要聯繫人。
因此，經理對新員工的體驗有很大影響。 但並非所有經理都知道如何遠程歡迎員工。
他們可能無法完全理解新團隊成員在“虛擬入職”時可能面臨的獨特挑戰。 他們還可能難以應對遠程管理某人的實用性，並最終過度管理他們。
通過確保您的經理完全了解您公司的虛擬入職流程、其挑戰是什麼以及最佳實踐是什麼樣子來解決這些潛在問題。 對管理人員的培訓還可以確保他們都以相同的方式入職，因此每位新員工都有始終如一的積極體驗。
如何培訓你的經理
您不必重新發明輪子來創建經理培訓。 您的團隊中可能已有成功管理虛擬入職流程的成員。 找出他們知道什麼，並利用他們的專業知識來塑造入職培訓。
這看起來像是將他們對您正在創建的新培訓資源的洞察力付諸實施。 你甚至可以請更有經驗的經理來主持培訓——例如，通過視頻通話——或者讓他們參與創建你的虛擬培訓材料。 這樣，他們可以直接分享他們的經驗和最佳實踐。
為什麼制定虛擬入職行動計劃至關重要
強大的虛擬入職流程可確保您的新員工擁有開始工作所需的一切。 另外，它可以幫助：
給人留下良好的第一印象
入職是您的新員工對與您共事的第一印象。 一個組織良好、有用的入職流程是良好工作關係的開始。
提高員工敬業度
遠程入職的行動計劃可以讓員工從一開始就感到受歡迎並成為團隊的一員，並且感覺他們有能力並準備好為公司的成功做出貢獻，從而提高員工敬業度。
提高員工保留率
執行良好的虛擬入職計劃會讓員工感到受歡迎和支持，這可以提高員工保留率。 如果新員工覺得自己是您組織中有價值的一部分，擁有做好工作所需的一切，並且感覺與團隊有聯繫，那麼他們可能不太可能提前離職。
強化企業文化
有了一個強有力的流程，您可以確保您的新員工正確了解您公司的文化。 您可以通過團隊建設活動、教育材料甚至專業培訓課程來做到這一點。
這有助於讓新員工與組織價值觀、規範和期望保持一致——這使他們更容易過渡到新角色。
結論
強大的虛擬入職流程可確保新員工在您的組織中感到受歡迎，並擁有他們茁壯成長所需的一切。 它可以讓他們從一開始就提高工作效率，儘早標記他們可能遇到的任何問題，並幫助您發現新員工何時需要一些額外的支持。
虛擬入職需要付出努力，但通過遵循本指南中概述的最佳實踐，您可以確保您的流程有效。
現在您已經了解了虛擬入職的基礎知識，請查看我們的遠程團隊管理指南。
常見問題
虛擬入職和傳統入職有什麼區別？
虛擬入職大部分或完全在線進行。 與傳統的面對面入職培訓相比，這可能會帶來一些挑戰。 例如，經理可能無法親自觀察新員工。 通過虛擬入職，社交和隨意結識同事的機會也更少了。
另一方面，在線入職有一些獨特的優勢，例如允許新員工在自己的時間訪問資源和培訓。 如果做得好，它可以像傳統的入職培訓一樣個性化和受歡迎。
虛擬入職的四個階段是什麼？
任何類型的入職培訓（無論是虛擬的還是傳統的）都有 4 個階段：入職前、歡迎新團隊成員、培訓以及將員工轉變為新角色。
通過遠程入職，在線進行培訓，您需要付出更多努力來歡迎新的團隊成員。 您應該通過聊天或視頻通話與他人聯繫，介紹同事，並製作溫馨、友好的視頻和互動。
此外，與傳統的入職培訓相比，以虛擬方式將員工轉變為新角色可能需要更多的簽到。 您可能希望首先每週通過聊天或視頻進行聯繫，以回答他們可能提出的任何問題。