了解電子數據交換 (EDI) 的完整指南

介紹

對於電子商務公司和物流服務提供商而言，交換業務文檔是家常便飯。 電子數據交換 (EDI) 是一種用於企業的工具性通信技術。 儘管 EDI 自 1040 年代末以來就以某種身份存在，但其目前的化身最適合增強 B2B 通信。

供應鏈中的每個階段都需要採購訂單、提貨單、運輸標籤、發票或訂單確認書。 在紛亂的論文和雨點般的文字中很容易浪費寶貴的時間和準確性。 減輕企業負擔，EDI是最值得信賴的資源。 讓我們進一步了解這種多功能技術。

EDI：下一代商業通信的先驅

電子數據交換，更廣為人知的名稱是 EDI，是一種幫助企業以數字方式相互交流的技術。 它是一種促進兩個計算機系統之間通過安全網絡路徑交換業務文檔的媒介。

今天，EDI 已成為處理兩個或多個企業之間發票和提單等文件的最重要的通信來源。 但情況並非總是如此。 要完全理解和欣賞EDI 的價值，讓我們快速回顧一下它的創立歷史。

EDI的歷史

EDI 是美國陸軍軍士長 Ed Guilbert 的心血結晶。 1960 年代初期，Guilbert 先生開發了一種電子消息傳遞標準，用於交換有關航運和貨物的信息。 這標誌著 EDI 的出現。

在一艘美國-荷蘭輪船通過電傳信息發送運輸清單後，它獲得了國際知名度，電傳信息是一種通過電傳打字機以電子方式交換手寫信息的系統。 這是第一次在傳輸後兩分鐘內發送貨運清單。

從那時起，EDI 獲得了物流行業的普及和信任，在隨後的幾十年中迅速發生了許多具有里程碑意義的事件。 其中之一是 TDCC（運輸數據協調委員會）的成立，該委員會標準化了運輸部門的 EDI 格式。 後來改為電子數據交換協會。

其他還有 VAN（增值網絡）的發展和允許通過 Internet 傳輸數據的 HTTP 協議的製定。 從20世紀90年代初期開始，EDI就得到了眾多美國企業的信任，歷史記載，1991年已有約12000家公司廣泛使用EDI。

EDI 支持的文檔格式類型

EDI 的主要特徵之一是它消除了基於紙張的交互需求，甚至取消了使用電子郵件進行業務交流。 但它是如何做到的呢？

EDI 支持將文檔轉換為標準格式，這些格式通過互聯網以電子方式傳輸到計算機系統。 您可以將這些格式視為計算機可以理解和處理的代碼模板。 EDI 支持超過 1000 種針對特定業務目的的業務文檔標準。 這裡有幾個例子：

• 北美有 300,000 家企業使用 ANSI X12 格式。 例如，EDI 856 用於提前發貨通知，EDI 250 用於採購訂單發貨。
• EDIFACT 是一個由聯合國管理的通用 EDI 標準，包含許多用於運輸和商業的子集。 例如，DELFOR（交貨預測）和 INVOIC- 發票。
• 專為醫療保健行業設計的 HIPAA 格式。
• ODETTE 標準主要為歐洲的汽車行業設計，並使用 OFTP 和 OPTP2 EDI 代碼。

不同類型的 EDI 系統：

許多不同類型的 EDI 證明了 EDI 在通過接觸點和電子系統交換結構化信息方面的多功能性。 以下是一些最普遍的 EDI 通信渠道模式：

1) 點對點EDI

這是兩個獨立企業之間直接且安全的通信渠道。 任何相關方都不能複製或與其他企業共享此連接。 這種 EDI 方法要求兩家公司採用​​相同的 EDI 協議。 它還要求雙方對符合條件的 EDI 交易使用相同的 EDI 包，如 AS2 或 FTPS。

2) 通過 VAN 或網絡服務提供商的 EDI

在這種方法中，企業可以通過具有 Internet 連接的增值網絡 (VAN) 與其他方發起基於 EDI 的通信。 VAN 網絡服務提供商將為企業主創建一個郵箱。 郵箱便成為企業收發文件的倉庫。

VAN 主導的 EDI 允許企業以 EDI 格式進行快速文檔共享，並且比點對點 EDI 更具成本效益。 它還充當一個集中式系統，允許企業實時跟踪其文件的下落。

3) 基於 Web 或基於雲的 EDI

基於 Web 或云的 EDI 徹底改造了傳統的 EDI 基礎設施，促進了遵循 HTTP、FTPS 或 AS2 協議的 B2B 數據交換。 事實上，AS2 是當今數字環境中使用最廣泛的 EDI 系統，因為它具有安全加密和經濟實惠的特點。

企業可以實施雲 EDI 軟件（市場上有很多）來交換文檔。 雲 EDI 提供商通常提供 EDI 轉換器，允許公司共享 XML 和平面文件。

4) 第三方EDI

這種方法通常稱為 EDI 外包。 在這裡，企業與第三方服務提供商集成並使用他們的平台，而無需設置基礎設施並產生設置成本。

現在需要第三方 EDI 解決方案主要是因為公司更願意將其 EDI 與現有軟件（如 ERP 和 WMS）集成。

EDI在電子商務和物流中的作用

以下是 EDI 在電子商務和物流中發揮作用的主要領域列表：

1) 供應商合規的核心技術

供應商合規性是物流中廣泛使用 EDI 的熱門領域之一。 以 EDI 技術支持的眾多商業文檔為例，如採購訂單和發票。 事實上，沃爾瑪、塔吉特和好市多等主要零售連鎖店都要求其供應商與 EDI 進行通信。

以沃爾瑪為例。 它甚至發布了 4 EDI 供應商合規性要求。 沃爾瑪要求貿易夥伴應該有一套 7 個基本 EDI 文檔，如 821（索賠）和 820（匯款）。 它還尋求供應商在 6 週內成功證明其 EDI 連接性，以獲得沃爾瑪貿易夥伴的資格。

2) 處理提單和其他裝運文件

EDI 因其自動化、更簡單和安全的信息傳播而在貨運和航運業中獲得了永久地位。 EDI 通常用於處理和傳送提單、貨運處理清單和貨物清單。

EDI 有助於在港口當局和航運公司之間建立無縫的溝通渠道。 它使得從主管當局尋求中途停留、停留或繫泊許可變得更快、更容易。 同樣，貨運代理可以使用 EDI 的 CUSDEC 格式提交其用於報關的簡單行政文件。

3) 簡化倉庫和庫存管理

EDI 創建數據令牌，可以創建業務交易的無縫過渡。 有幾種 EDI 文件已證明對倉庫和庫存管理非常有用。 這些包括：

• EDI 945 或倉庫裝運通知，允許 3PL 快速向供應商發送裝運確認以及日期、交貨方式和付款狀態等詳細信息。
• EDI 856，或提前發貨通知，使供應商能夠通知 3PLs 關於一批貨物或商品的提前到達。
• EDI 862，或運輸時間表，傳達有關對裝運所做的任何更改的信息，例如訂單數量的增加或減少。

4) 優化 TMS 和 ERP 通信

如今，許多電子商務和運營商公司都在尋求將 EDI 與 TMS（運輸管理系統）和 ERP（企業資源規劃）軟件集成。 這樣做，在線業務可以促進與航運公司的業務溝通。

有超過 50 種 EDI 標准文檔格式可用於在企業之間以電子方式傳輸消息。 以 EDI 109 為船舶內容詳細信息，以 EDI 212 為機動車輛交付拖車艙單，以 EDI 859 為貨運發票的例子。

同樣，如果 EDI 與 ERP 相結合，它可以大大減少數據輸入錯誤，並創建一個用於存儲業務數據的集中式數據庫。 它還加快了訂單處理時間並有助於提供更好的客戶服務。

5) 加強物流的可持續性

可以很好地推斷，使用 EDI 有助於企業減少碳足跡並在其業務實踐中引入可持續性。 首先，它消除了使用紙張的需要，從而有助於樹木的保存。

不僅如此，EDI 還減少了訂單錯誤的可能性。 這樣一來，它降低了重新訂購和退貨的可能性，從而節省了運輸時間、燃料使用和車輛的碳排放。

企業採用 EDI 技術的 5 大好處

現在我們了解了 EDI 在零售業和物流中的作用，讓我們仔細看看它對企業有多大好處：

1) 以 2 倍速度處理文件

根據 2019 年 B2B 電子商務市場報告，EDI 估計佔所有 B2B 電子銷售額的 78.4%。 主要原因是 EDI 傳輸在短短幾分鐘內發生的速度。 這使公司能夠加快業務流程並將業務週期效率提高約 61%。

2) 將運營成本降低 1/20 比例

EDI 的核心特徵之一是減少紙質交易的使用。 這反過來又降低了各種變量的成本，包括打印、存儲、歸檔、發布和檢索成本。

由於 EDI 是機器翻譯的，它還降低了手動訂單處理的成本。 總體而言，它使企業能夠節省大約 35% 的經營業務總成本。

3) 錯誤率降低30%，確保訂單準確性

幾乎沒有任何與 EDI 相關的技術錯誤。 由於 EDI 格式受嚴格的協議和遵守規範的約束，因此出現錯誤的可能性較小。 事實上，行業研究表明，EDI 幫助企業將錯誤和不一致減少了 30%。

這有助於在線企業與家得寶和沃爾瑪等大型零售商簽訂貿易合同。 已有 160,000 家公司從手動訂單處理轉向 EDI 交易。

4) 提升 2 倍的業務效率

將 EDI 納入企業有助於改善訂單到現金和採購週期。 它還有助於提高供應鏈運營、履行和交付時間的可見性。

此外，EDI 通過使公司能夠滿足貿易夥伴的 SLA 合同，有助於提高業務效率。 按照這些思路，EDI 可幫助企業消除服務拒付和違規罰款的情況。

5) 交易安全性提升90%

EDI 交易是在安全和受保護的網絡上進行的，主要是在 VAN 和基於網絡/雲的解決方案上。 這些解決方案創建了完整的審計跟踪，以便企業了解其交易細節的專業知識。

大多數（如果不是全部）這些服務都使用加密代碼來確保數據的完整性和安全性。 除此之外，EDI 服務提供商還針對未經授權的人員採取了預防措施。 這些措施包括授權驗證、數字簽名和網絡安全步驟。

EDI 的未來是什麼樣的？

在過去的幾年裡，有人猜測 EDI 技術已經過了鼎盛時期。 但事實遠非如此。 根據現行市場統計數據，預計到 2029 年，EDI 將達到 40.4 億美元，預測期內的 CAGR 為 11.6%。 據估計，59%-80%的供應鏈業務都採用了EDI。

EDI 技術的標誌之一是它對不斷變化的 IT 基礎設施和業務需求的適應性。 目前正在努力將 EDI 與 API（應用程序編程接口）集成。 這將允許 API 在多個業務合作夥伴和 EDI 技術之間傳播標準化文檔，以覆蓋更多公司。

此外，B2B 企業在涉足電子商務時不斷變化的期望可以通過 EDI 進行管理。 EDI 被擴展為依靠自動化的力量提供“無摩擦”的商務。

此外，鑑於 EDI 的安全生態系統和文檔傳輸的便利性，它已成為 B2G（企業對政府）電子採購的關鍵參與者。

事實上，歐盟為此目的創建了 Peppol（泛歐公共採購在線）標準。 這表明 EDI 的未來正在擴展到 B2B 領域之外。

結論

EDI 是一種值得注意的企業對企業通信技術，它允許關鍵業務信息的無縫傳輸。 自二戰後最初幾年以來，它在商業和物流領域有著廣泛的應用歷史。

EDI 已證明自己是一種可靠、安全和自動化的解決方案，可以減少郵政業務通信中的成本、錯誤和緩慢的速度。 EDI 的未來尋求通過與 API 等新技術相結合來進一步提高其實用性。 通過集成兩者的功能來創建混合解決方案，企業可以將效率提升到一個新的水平。

常見問題

1) 什麼是 EDI 合規性？

EDI 合規性是一個過程，通過該過程，企業可以根據其合作夥伴的要求，確定它可以安全、準確地與其貿易夥伴交換 EDI 交易。

2）有哪些好的EDI軟件？

市場上一些優秀的 EDI 軟件包括 IBM（適用於大型零售商和電子商務公司）、Cleo（適用於與多種軟件的集成）、Truecommerce（適用於順暢的庫存管理和直銷）和 SPS commerce（適用於客戶服務和運營管理）。