EDI 運輸：電子商務業務綜合指南

已發表: 2023-09-06

EDI 運輸解決方案已存在數十年，但電子商務企業主往往不知道它們的好處。

無數電子商務組織使用 EDI 運輸。不花時間了解它如何增強您的運輸策略就意味著錯過寶貴的競爭優勢。

在這個關於 EDI 貨運和物流流程的速成課程中，我們將深入研究這些廣泛使用的工作流程和技術，以便您可以在電子商務運輸運營中利用它們。

什麼是 EDI 運輸？

EDI 運輸和 EDI 履行可實現合作夥伴之間快速、高效且無差錯的數據傳輸。

EDI（電子數據交換）是指一種旨在以標準化電子格式交換業務文檔的技術系統。

以下是 EDI 可以在航運和物流行業中管理和共享的一些文檔：

發票和提前發貨通知
付款文件
貨運單據
庫存文件
海關文件
送貨細節
倉庫詳情
提單
訂單

當一個實體發送訂單或提出請求時，EDI 技術會立即創建必要的文檔並將其上傳到接收方的系統。

了解電子商務運輸中的 EDI

EDI 運輸的功效來自於所有用戶都採用的標準化電子格式。

當所有供應商、托運人、零售商和物流提供商使用相同的操作系統時，信息可以從一個實體的系統無縫傳輸到另一個實體的數據庫。

EDI 工作流程可分為三個簡單步驟：

數據準備：企業使用標準化格式準備電子文檔（例如採購訂單、發票）以供交換。
發送：接下來，文檔通過安全電子通道從您的 EDI 解決方案發送給收件人。此過程自動發生，並且需要零人工輸入。
確認和集成：消息經過驗證，並發送確認以確認接收。錯誤會自動標記以供審查。然後數據會自動集成到接收者的後端系統中。

手動執行此工作流程可能需要數小時並涉及多名人員。

借助 EDI 運輸技術，您可以加快發票發送和接收速度，消除電子商務供應鏈中的摩擦並加快履行流程。

重要的 EDI 文件

EDI 貨運和運輸解決方案依賴於一組標準化 EDI 文件。

有數十個文檔，每個文檔都有特定的功能。您會遇到的一些最常見的 EDI 文檔包括：

採購訂單 (EDI 850)：採購訂單是買方發送的基本 EDI 文檔，用於以商定的價格訂購特定數量和類型的貨物。
採購訂單確認 (EDI 855) ：賣方發送 EDI 855 以確認他們已收到並處理買方的採購訂單。
提前發貨通知 (EDI 856)：賣方發送提前發貨通知 (ASN)，以便買方在貨物發貨前確認所有詳細信息。
發票 (EDI 810)：除了 EDI 855 之外，賣方還將向買方發送發票。 EDI 810 概述了到期費用並包括還款條款，例如“收到後到期付款”。
提單 (EDI 211)： EDI 211 相當於紙質汽車承運人提單。托運人將其發送給承運人並提供交貨說明。
功能確認 (EDI 997)：收款人或發貨人發送功能確認以響應每個交易請求。
付款訂單/匯款通知 (EDI 820)：付款人使用 EDI 820 向賣家提供有關待付款的信息。

您需要的 EDI 文件取決於您在供應鏈中的地位、與您合作的貿易夥伴以及您所在的行業。

EDI 在運輸和物流領域的 6 大優勢

將 EDI 運輸和運輸流程集成到您的電子商務策略中可以帶來諸多好處，包括：

1. 效率

效率是 EDI 運輸解決方案的最大優勢。

交換紙質文檔需要大量的手動輸入。您的團隊成員必須傳真或掃描並通過電子郵件發送紙質文檔，浪費寶貴的時間。

另一方面，EDI 可讓您自動輸入數據並優化供應鏈的效率。

EDI 解決方案幾乎可以立即發送和接收文檔，同時將您的訂單數據整合到安全且集中的位置。

2. 節省成本

EDI 運輸也有利於您的預算。

手動訂購和開票策略既乏味又費力，會分散您的團隊對更動態任務的注意力，並導致勞動力浪費。

一旦實施基於 EDI 的流程，您就可以大幅降低與發票和採購訂單處理相關的勞動力成本。

您還可以削減文檔管理費用，因為您不再需要處理、管理、保留和組織數百個物理文檔。

3. 減少錯誤

EDI 運輸解決方案消除了手動數據輸入的需要，改變了您的工作流程並降低了數據輸入錯誤的風險。 EDI 有助於確保您和您的合作夥伴收到準確、及時的發貨。

此外，最大限度地減少錯誤有助於增強最終消費者的體驗。您可以防止缺貨、庫存短缺或誤揀貨件。

訂單準確性很重要，因為它可以提高您的品牌形象並幫助您實現增長目標。

4. 改進庫存管理

當您手動管理髮票、採購訂單和其他文檔時，您會不斷使用幾天甚至幾週前的信息。

不准確或過時的數據會導致延誤、庫存管理不善和缺貨——這對您的企業來說都是壞消息。

借助 EDI 運輸解決方案，您可以訪問實時庫存和訂單數據。這些見解將幫助您保持充足的商品供應，避免庫存過多，並增強您的現金流。

為了最大限度地提高整個組織的可見性，請確保您的 EDI 系統與其他軟件解決方案集成。

當您的應用程序完全集成後，您可以為所有運輸、訂購和物流操作創建一個統一的通信中心。其結果是業務更加高效和敏捷。

5. 減少浪費

近年來，物流行業齊心協力減少碳足跡並減少廢物產生。

EDI 運輸和物流技術在減少廢物產生方面發揮著至關重要的作用。當您實現數字化時，您可以大幅減少紙張消耗，因為您不再需要創建、分發和存儲物理文檔。

通過採用數字方法，您還可以節省輔助成本，因為您不再需要花費資源來執行以下任務：

購買紙張
管理物理文檔
回收發票和其他紙質文件
郵寄發票、收據和採購訂單

如果您的組織致力於走向綠色環保，EDI 運輸對於您的計劃來說是一個有價值的補充。

6. 加強合作夥伴關係

如果您想與合作夥伴建立積極的關係，請努力使與您的公司的互動盡可能順暢。 EDI 解決方案可以幫助您做到這一點。

通過EDI，您可以即時傳達消息，提高業務效率，更有效地為您的合作夥伴服務。

他們還可以快速將信息傳遞給您的企業、下訂單、進行採購併獲取發展所需的資源。

當您和您的供應商合作夥伴使用 EDI 時，每個人都會受益。

EDI 運輸的挑戰和復雜性

EDI 運輸非常方便且應用廣泛，但這並不意味著它是一個完美的解決方案。

儘管 EDI 是管理運輸和其他物流工作流程的最務實的方式，但它也存在一定的缺點，包括以下內容：

成本和復雜性

EDI 運輸的最大缺點是相關的成本和復雜性。

要設置和維護您的系統，您必須購買軟件許可證、實施 EDI 技術並將其與其他解決方案集成。此過程可能需要幾個月的時間，並對您的 IT 團隊提出很高的要求。

如果您經營的企業規模較小，IT 部門的實力較差，您可能需要引入外部資源來促進集成。這樣做會增加實施 EDI 的成本。

即使您的系統已啟動並運行，您也需要不斷為其投入資源以保持其按設計運行。這些持續的維護成本將產生豐厚的回報，但在轉向 EDI 之前您必須了解它們。

兼容性

儘管 EDI 文檔被視為“標準化”，但您仍然可能會遇到交叉兼容性問題。每個企業可能需要不同的字段並接受相同文檔格式中的不同數據，從而導致集成障礙。

這些差異通常要求組織與每個合作夥伴建立和維護單獨的集成。此外，每個合作夥伴可能需要不同的安全通信方法，需要構建和維護額外的基礎設施。

此外，EDI 文件不斷更新。即使您和您的合作夥伴使用來自同一平台的文檔，每個文件的版本也可能不同。如果您使用最新的文檔版本而他們使用去年的版本，則可能會出現兼容性問題。

數據隱私

在網絡攻擊猖獗的情況下，企業有理由擔心數據安全。

要從事 EDI 運輸和物流，您需要在您的網絡和供應商合作夥伴的網絡之間創建連接。如果管理不當，這些網絡連接可能會使您的 IT 基礎設施容易受到攻擊。

考慮到這一點，實施明確的協議來維護 IT 基礎設施和網絡至關重要。遵守最新的網絡安全最佳實踐並維護現代防護軟件，例如防火牆和防病毒解決方案。

此外，您必須嚴格審查您的貿易夥伴。在與貿易夥伴進行 EDI 運輸之前，務必確認他們認真對待網絡安全。

如何確保EDI交易安全可靠

如果您希望獲得 EDI 運輸交易的優勢，而又不想讓您的組織面臨過度的網絡安全風險，請務必選中以下複選框：

選擇安全的 EDI 協議

合適的 EDI 協議為您的企業和貿易夥伴之間快速、高效和安全的數據共享奠定了基礎。儘管有許多不同的協議可用，但最常見和最安全的三種是：

HTTP/HTTPS：超文本傳輸協議和擴展超文本傳輸協議安全是 EDI 使用最廣泛的兩種安全協議，因為它們可以使用各種解決方案進行加密，包括 TLS 或 SSL。也就是說，它們不如下面概述的其他安全協議那麼可靠或強大。
AS2（適用性聲明 2）： AS2 通過 HTTP 或 HTTPS 協議運行，但提供更高的可靠性和安全性。它使用加密和數字證書來保護傳輸過程中的數據。
FTP/FTPS：文件傳輸協議比 HTTP 和 HTTPS 提供更好的可靠性，但代價是簡單性。文件傳輸協議安全和安全文件傳輸協議 (SFTP) 是具有獨特優勢和理想用例的安全版本。

您選擇的協議會對 EDI 運輸連接的安全性產生深遠影響。因此，在確定協議之前，您應該仔細評估每個選項。

澄清和製定政策

在實施新技術和工作流程時，您必須制定政策來管理它們。

同樣的規則適用於 EDI 運輸。為您的員工提供清晰、易於遵循的 EDI 程序，以便他們了解期望。

您的政策應概述每個貿易夥伴需要哪些 EDI 交易。通過提供關於誰需要哪些文檔的明確指導，您可以優化信息共享策略並提高 EDI 技術的投資回報率。

實施訪問控制基礎設施

領先的 EDI 技術包括內置訪問控制基礎設施，允許您限制誰可以查看或更改您的數據。

使用這些解決方案根據組織內每個用戶的角色和權限來限制對 EDI 系統的訪問。

為了提高安全性和控制力，請考慮要求雙因素或多因素身份驗證。

這些要求用戶通過多層驗證才能訪問您的網絡。例如，他們可能必須提供密碼並掃描他們的身份證。

留意可疑和未經授權的活動

對您的 EDI 技術進行定期審核，以便及早發現任何異常活動或可疑訂單。

在審核期間，您的團隊應查找任何偏離預期趨勢的活動，例如異常大的採購或無法識別的交易。

維護 EDI 流程的安全需要採取積極主動的方法。因此，您需要定期進行安全測試。

作為這些測試的一部分，您的 IT 團隊應嘗試查明數字基礎設施中的漏洞，並在不良行為者訪問您的網絡之前進行修復。

EDI 在航運和物流領域的未來

幾十年來，EDI 技術一直是運輸和物流領域的主要技術。

儘管運輸和倉庫管理系統等其他物流技術已經取得了顯著進步，但運輸解決方案中的 EDI 仍然是定制的、繁瑣且實施緩慢。

為了保持競爭力，電子商務企業需要專注於保持供應鏈敏捷性，通過尋找採用更現代的EDI 方法的運輸和物流合作夥伴，讓他們在幾天而不是幾週或幾個月內與新客戶和供應商進入市場。

現代方法降低了 EDI 的複雜性，允許公司使用更現代的開發技術（包括使用 JSON 的 API）集成其後端系統。

它無需為每個合作夥伴構建自定義集成並將數據正確轉換為所需的 EDI 格式。

當電子商務解決方案評估新的運輸和物流解決方案時，他們應該預先詢問 EDI 功能、所需資源以及與新貿易夥伴合作所需的時間。

Orderful 為電子商務企業提供 EDI 解決方案，以優化物流工作流程。

當與 ShipBob 的 EDI 履行技術相結合時，在線企業能夠通過將其店面與不同零售商和市場集成來增強其多渠道零售策略，以創建無縫的履行和運輸操作。

“學習根據每個零售商的要求定制我們的銷售策略、營銷和包裝一直是一項挑戰，但這正是 ShipBob 真正派上用場的地方。 ShipBob 與數十家流行零售商的 EDI 兼容，他們的 API 集成使他們能夠根據每個零售商的合規指南履行訂單。”
亞倫·帕特森 (Aaron Patterson)，冒險挑戰賽首席運營官

EDI 運輸常見問題解答

以下是有關 EDI 運輸的最常見問題的解答。

哪些類型的企業可以從在運輸和物流中使用 EDI 中受益？

任何零售商、承運商或物流實體都可以從 EDI 運輸流程和技術中受益。

運輸中的 EDI 與紙質發票有何不同？

EDI 可以替代紙質發票和採購訂單。托運人、承運人和零售商可以以數字方式進行所有交易，而不是管理物理文件。

EDI 和 EDIFACT 之間有什麼區別？

EDI 和 EDIFACT 在功能和功能方面非常相似。然而，EDIFACT 主要在亞洲和歐洲使用。相反，EDI 主要用於美國和其他北美國家。

EDI 運輸是否適合各種規模的企業？

多半是對的。大多數企業，包括中小型公司，都可以實施 EDI 運輸。然而，也有例外，例如擁有過時技術堆棧且沒有預算升級空間的小公司。

在運輸或物流運營中實施 EDI 系統通常需要多長時間？

實施 EDI 系統可能需要 30-60 天或更長時間，具體取決於各種因素，包括組織的規模和現有的 IT 資源。如果您遇到技術兼容性問題或其他挑戰，實施可能需要更長的時間。