為什麼以及如何實施設施管理軟件

在當今日益複雜的工作環境中，組織專注於構建穩健的基礎設施以實現可持續增長。 它涉及物理基礎設施和管理它的流程和系統的底層基礎設施。 無論您擁有建築工地、教育機構還是公司辦公室，您都可能會遇到許多問題，因為維護有關維護和組織的法規具有挑戰性。

設施管理系統位於組織的中心，以簡化流程，以最大限度地提高基礎設施的效率和利用率。 設施經理必須了解不同的平台，並將它們整合到一個集成、有序且管理良好的解決方案中。

眾多設施管理提示和指南有助於簡化和加快整體管理流程。 在這篇文章中，我們將了解為什麼以及如何實施設施管理軟件，但在此之前，讓我們先了解設施管理、類型、功能等的基礎知識。

什麼是設施管理？

根據國際標準組織 (ISO)的定義，設施管理是一種組織功能，它在建築環境中整合人員、場所和流程，以提高人們的生活質量和核心業務的生產力。

國際設施管理協會 (IFMA) 是全球設施管理人員最廣泛認可的專業協會，將其定義為“將實體工作場所與組織的人員和工作進行協調的實踐”。

設施管理包括支持企業運作、安全和可持續性的工具、軟件和服務。 一些設施管理活動涉及：

• 租賃管理（行政和會計）
• 資本項目規劃和管理
• 維護和運營
• 能源管理
• 員工和住戶體驗
• 房地產管理
• 應急管理和業務連續性
• 空間管理

什麼是設施管理軟件？

設施管理軟件是為優化樓宇管理而設計和開發的定制軟件。 它使組織能夠從基於 Web 的儀表板或設施管理應用程序管理其整體維修和維護計劃。 現代 FM 軟件還旨在提高工作流程的完成度並加強團隊溝通。

目前，設施管理軟件是小型到大型企業的一部分，可幫助他們提高資產生產力並將可操作的項目轉化為有意義的結果。 該技術解決方案使多設施經理能夠在持續的維護和維修中執行多種功能，例如商業承包商採購和合規、維護計劃、發票和數據分析。

基於雲的解決方案通過附加的安全措施幫助企業實時查看數據。 它還有助於分析一段時間內的支出模式，並有助於削減成本，同時加強與服務提供商和內部利益相關者的溝通。

現在讓我們了解設施管理軟件的類型。

設施管理軟件的類型

在研究企業設施管理軟件系統解決方案時，您一定遇到過許多難以理解的術語。 目前，市場上的設施管理軟件種類繁多，為企業提供不同層次的不同功能。

以下是當今市場上可用的設施管理軟件類型。

綜合工作場所管理系統

集成的工作場所管理系統或 IWMS 是管理設施的一整套工具。 使用 IWMS，您可以處理從您的房地產投資組合到平面圖創建、維護計劃、控制等的所有事務。根據預測，部署 IWMS 解決方案可將能耗降低 10%，工作空間改善40%，並將設施維護成本降低 14%。

計算機輔助設施管理

計算機輔助設施管理軟件，又名 CAFM，是一種設施管理軟件，使管理人員能夠改進空間、設施、預算、預防性維護和客戶服務請求的長期規劃，以完全符合業務需求。 它有助於計劃、執行和監控涉及空間和工作場所管理的所有活動。

電腦化維修管理系統

CMMS 或計算機化維護管理系統通常用於物理基礎設施至關重要的行業。 它是集中維護數據並按時處理維護操作的軟件。 CMMS 的一些功能是資產註冊、資源和勞動力管理、工單管理、報告、分析和審計。

企業資產管理

EAM 或企業資產管理是維護和控制操作設備所需的一套軟件、系統和服務。 EAM 專注於優化資產的質量和利用率，同時提高生產力並降低運營成本。 它涉及工作管理、資產維護、供應鏈管理和 EHS 計劃。

定制軟件開發服務提供商可以幫助您設計、開發和部署設施管理軟件，該軟件集成了滿足您實時業務需求的各種功能。

設施管理軟件的功能

設施管理軟件具有定義其功能的各種功能。 目前，設施管理工具正變得更具創新性、集成性和先進性，並具有附加功能。 以下是您在尋找設施管理軟件時必須了解的一些功能：

簡化工單管理

高效的軟件可確保簡化設施中的工單管理。 工作人員可以將維護請求直接輸入系統，並且可以按批准的費率將工作訂單發送給承包商。

SaaS平台

軟件即服務或基於雲的企業設施管理軟件可緩解激增的軟件安裝和升級，同時無需支持額外的硬件，從而降低擁有成本。

第三方集成

功能強大的設施管理系統允許無縫的第三方集成，例如會計和支付系統，以最大限度地減少數據輸入錯誤並自動化支付和審計流程。

可訪問的承包商目錄

設施管理軟件確保了一個易於訪問的承包商目錄，其中包含定期維護和更新的合同信息。 此外，您可以訪問該目錄以查找具備特定項目所需技能的合格承包商。

簡化的用戶界面

設施管理系統儀表板必須提供乾淨、簡單和現代的用戶界面。 簡化的用戶界面減少了查看團隊數據時的混亂，加快了培訓時間，並實現了更快的團隊擴展。

為什麼要實施設施管理軟件？

如果您按照傳統方式同時運行和管理多個設施，可能會充滿挑戰。 您必須管理各種建築系統，保持實時通信渠道，並有效利用所有空間，以最大限度地提高公司的生產力和盈利能力。

設施管理軟件不是使用文件和清單運行，而是將所有內容集中在一個基於 Web 的儀表板中。 重複性任務是自動化的，資源以高效和生產性水平交付設施的方式得到利用。

以下是強調設施管理軟件重要性的幾個原因：

自動化維修和維護

如上所述，設施管理系統可確保簡化維修和維護任務，因此物業經理和店主不必浪費時間與維護人員一起工作。 它使他們能夠將精力投入到其他業務方面，例如管理銷售和交付。

借助 IWMS 等設施管理軟件，他們可以實時觀察和跟踪設施狀態，提前設置維修計劃，並在某些條件未滿足時自動發出維護請求。

讓建築節能

交通、天然氣和製造業等商業和工業建築運行多個設施和系統，如 HVAC、水過濾和閃電來運行，需要大量的能源，需要大量的運營預算。

借助功能強大的設施管理軟件解決方案，您可以找到提高關鍵系統能源效率的方法。 這些解決方案允許進行廣泛的能源審計，以確定哪些系統使用更多能源，以及在保持標準操作功能的同時可以降低哪些能源水平。

延長系統和資產的服務生命週期

設施管理系統通過內置的管理工具和功能幫助組織充分利用其資產並最大化其服務生命週期。 當系統得到定期維護時，它們可以在更長時間內有效地工作。 您還可以獲取維護報告來分析哪些系統需要立即進行維護。

它可以幫助您計劃和確定安排維修、預防性維護或更換機器的最佳時間。 它可以減少系統停機時間並提高生產力，從而產生可觀的投資回報。

優化關鍵系統的佈局和安裝

安裝關鍵系統可能會在您的口袋裡挖個深坑，但設施管理系統使管理人員、建築師和工程師能夠在一個儀表板上查看整個設施的全面圖片。 它使他們能夠為系統安裝提供更優化的佈局。

績效報告、能源審計和分析累積地幫助業務利益相關者做出更好的決策，以保證關鍵系統的高效性能並提供更好的投資回報率。

如何實施設施管理軟件？

實施設施管理軟件不僅僅是一天的工作； 您需要研究您的組織的要求，例如您的設施軟件需要執行哪些活動、它如何指導以獲得更好的性能等等。

以下是每個組織實施設施管理軟件所經歷的五個階段：

第一階段：確定人員

有必要了解將與設施管理解決方案交互的人員。 可能性幾乎包括每個人，但您需要弄清楚。 例如，基層員工通過 CMMS 門戶提交固定工單，部門經理更新現有員工目錄，規劃主管依靠富有洞察力的儀表板數據進行房地產和財務決策，設施經理收集和分析這些數據以改善工作場所，以及IT 管理員通過系統集成辦公設備。

確定誰需要什麼以及為什麼需要，並評估某些特性、優勢和功能以簡化下一階段。

第二階段： 開發您的軟件

下一階段是開發適合您業務需求的軟件。 對於軟件開發，您可以探索設施管理軟件公司以提供可立即部署的軟件解決方案，也可以由定制軟件開發服務提供商開發。 毫無疑問，開發定制的設施管理軟件是第二階段的最佳方法。

一個現成的軟件可能沒有您的業務需要的所有功能，或者可能有一些您根本不需要的額外功能，無論哪種方式，這都是一項昂貴的投資。 然而，在定制軟件開發方面，您可以獲得業務實際需要的內容以及支持服務，以確保軟件的順利運行。

您可以使用收集到的信息在軟件開發過程中做出明智的決定。 軟件開發階段至關重要，因為它涉及準確實施您的設施管理軟件。 確保您選擇的軟件符合您的業務需求和期望的標準。 從用戶界面、集成機會、報告跟踪等各個方面驗證您的 MVP 。

第三階段：定義和構建系統

現在您終於開發了一個自定義軟件，是時候制定工作流程了。 首先按照以下步驟將軟件集成到您現有的操作中以創建系統：

• 列出您可以通過該平台自動化的流程和任務
• 您可以在軟件中改進數據收集和分析
• 設置集成到軟件中的通信和協作模式
• 修改需要在軟件中恢復的手動流程

定制軟件開發公司將幫助您完成業務設置，並幫助您構建和簡化系統的每個獨特方面。

第四階段：規劃和部署

在推出軟件系統之前，請對其進行測試並確保它已相應開發。 此階段也稱為清洗、打蠟和拋光階段，系統已準備好實施。 但是，測試推出可能會破壞系統並使員工感到沮喪，因此您需要在部署之前考慮最後的步驟：

• 測試工作流程和流程以確保它們按計劃工作
• 根據權限和准入要求為員工建立憑據
• 識別跨部門連接，例如門戶和工作流
• 在多個應用程序之間運行安全審計和可訪問性

第五階段：規範使用

既然您已經實施了設施管理系統，請將其作為組織中執行任何活動的標準。 您的設施管理軟件應該是運營和決策的支柱。 注意到 ROI 的最佳方式是在您的設施中將其在不同垂直領域的使用標準化。

建立設施管理系統是一個漸進的過程，以確保您滿足工作場所的需求以實現巨大增長。

結論

設施管理技術每天都在融入新的改進，新技術的參與有助於創建可持續的先進系統，以滿足標準業務要求，同時提供顯著的產出。 設施管理解決方案有助於確定改進操作和維護程序的更好方法。 借助最佳實踐，您的設施變得更加主動，反應更少。

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常見問題解答：

問：設施管理軟件必須跟踪哪些數據分析？

答：設施管理分析包括設施數據中的關鍵數據趨勢、模式和見解。 您的設施管理軟件必須考慮的主要有 4 個指標：

描述性：根據傳入的數據顯示現在正在發生的事情

診斷：解釋數據為何如此以及事件發生的原因

預測性：幫助預測未來可能發生的事情

規定性：指導並提供有關如何影響數據和做出有影響力的更改的建議

問：IWMS、CAFM、CMMS 和 EAM 之間哪個軟件最好？

A. 這取決於業務的可用性。 根據您的業務需求，您可以在 IWMS、CAFM、CMMS 和 EAM 中進行選擇。 但是，集成的工作場所管理系統提供了一個完整的套件，幾乎可以滿足所有業務需求。

問：設施管理軟件的投資回報率是多少？

A. 設施管理軟件具有很強的投資回報率，尤其是在處理和優化遵循傳統紙質清單方法的多地點業務時。 要計算投資回報率，請將年度總維護費用乘以年度總節省百分比。 減去軟件實施成本和年度總效率節省，以確定投資回報率。