發送發票後如何跟進客戶

已發表: 2019-04-10

當您向客戶發送正確分項的發票時，您通常會期望及時收到付款。不幸的是，您不可避免地會遇到健忘、雜亂無章或根本不願意付款的客戶。

無論出於何種原因，您仍然需要為您的工作獲得報酬，這可能需要您跟進過期的發票。雖然這些情況可能會令人沮喪，但在與客戶就未付款項聯繫時保持專業始終很重要。

在本文中，我們將提供一些建議，說明如果未按時支付發票，如何通過電子郵件進行跟進。我們還將討論如何以外交方式處理這種情況，以保持良好的關係（如果可能）。讓我們開始吧！

為什麼跟進（並防止）未付發票很重要

在您將發票發送給客戶後立即收到付款對於保持業務運營和確保順暢的現金流至關重要。不幸的是，由於各種原因，有時無法按時支付發票。

在這些情況下，您需要及時、仔細地與您的客戶跟進延遲付款。如果您疏忽了這一點，您可能會失去所欠的錢，因為客戶可能已經丟失或忘記了發票。他們也可能對如何以及何時向您付款感到困惑。

稍後，我們將討論如何實際處理未付發票。但是，考慮如何完全防止這成為一個問題也是明智的。考慮到這一點，您可以通過以下方式避免將來看到未付發票：

通過遵循這些簡單的步驟，您應該能夠避免發票可能未付的許多情況。但是，仍有可能出現未按約定發送付款的情況，此時您必須直接與客戶聯繫。

在接下來的幾節中，我們將看看在就過期發票與客戶進行跟進時應如何進行。通過採取這四個關鍵提示，您可以提高收到錢的機會，而不是與客戶燒毀橋樑。

首先，重要的是不要讓逾期發票長時間未付。有時人們覺得過早跟進可能會讓人覺得咄咄逼人或不專業。然而，事實並非如此。

事實上，沒有什麼比期待您的協議得到各方遵守更專業的了。因此，您應該在到期日過後立即跟進逾期發票。要有禮貌，不要假設惡意或無能。一些簡單的事情就足夠了，例如：“我只是想提醒你這筆款項是昨天到期的。你能告訴我什麼時候可以期待嗎？”

如果客戶只是忘記支付或丟失您的電子郵件，這通常足以解決問題。一旦您發送了初始付款提醒電子郵件，如果您沒有收到回复，您需要在一周內再次跟進。

雖然沒有得到報酬無疑是一種令人沮喪的經歷，但在整個過程中保持專業的語氣和態度很重要。這適用於即使它遠遠超過了付款到期日，並且您沒有收到客戶的任何消息。

現實情況是，生氣，或者把沒有及時付款的問題當成個人而言，根本就沒有建設性。事實上，如果您在與客戶就逾期付款進行的所有溝通中保持冷靜、禮貌的語氣，您更有可能迅速解決問題。

保持專業是確保客戶也會這樣做的最佳機會，而情緒化可能會引起類似的反應。還值得記住的是，未付發票可能是由於一個誠實的錯誤，這意味著您可能會通過發送一封憤怒的逾期發票電子郵件或拋出指控來燒毀一座寶貴的橋樑。

如果您在一兩週內發送了幾封電子郵件，但沒有收到任何回复，這可能是因為客戶的收件箱出現問題。您的郵件可能最終進入了他們的垃圾郵件過濾器，或者他們可能只是更改了地址或錯誤地為您提供了錯誤的地址。

在這種情況下，通過不同的方法聯繫總是一個好主意。例如，如果您有客戶的電話號碼，您可以直接給他們打電話。此外，請查看您是否有其他電子郵件地址存檔，或者他們的組織中是否有其他人可以聯繫到。不要害怕堅持不懈，並嘗試各種形式的溝通，直到有什麼事情發生。

如果此過程持續了一個多月而沒有任何回應或付款，您可能需要採取法律行動。此時，您應該聯繫您的律師，他將能夠向客戶發送要求函。這將包括原始發票中列出的欠您的未償金額。

當然，這是最後的策略。希望您永遠不會處於有必要這樣做的情況，但您應該意識到這可能是必要的。如果客戶無視您或拒絕付款，您完全有權尋求幫助。

為您的工作獲得報酬至關重要，但您可能會遇到客戶忘記或選擇不向您匯款的情況。在這些情況下，您需要注意如何跟進他們。

回顧一下，以下是您在跟進發票時要記住的內容：

您對處理未付發票有任何疑問嗎？在下面的評論部分讓我們知道！