沒有回復後如何寫後續郵件

蘇揚帕特爾

• 2022 年 6 月 17 日

如果寫後續電子郵件的想法讓您感到有點不舒服，那麼您並不孤單。 我們的直覺告訴我們，如果有人沒有回复我們之前的電子郵件，他們就不感興趣，如果我們再次打擾他們，他們也不會喜歡。

不幸的是，在這種情況下，我們的直覺往往是錯誤的。 很少有潛在客戶對第一個問題說“是”——或者，就此而言，對第二個、第三個或第四個問題說“是”。

繼續閱讀以了解如何在沒有回復後撰寫後續電子郵件。

回應率：理想的跟進次數

Iko System 的一項研究顯示，他們發送的第一封電子郵件的回复率為 18%，第四封的回复率為 13%。 該序列中的第六封電子郵件收到了 27% 的巨大回复率。

Yesware 的一項類似研究顯示，第一封電子郵件的回复率為 30%，第四封電子郵件的回复率為 14%。 他們實際上總共發送了 10 封電子郵件，即使是最後一封也有 7% 的回复率。

儘管如此，Yesware 報告稱，70% 的電子郵件鏈在收到一封未答复的電子郵件後就停止了。

它變得更糟或更好，取決於你如何看待它：大約 80% 的潛在客戶在最終說“是”之前四次說“不”。 但 92% 的人在聽到“不”四次後就放棄了。

那麼，這有什麼關係呢？ 這意味著只有 8% 的銷售人員（至少跟進五次的銷售人員）產生了 80% 的銷售額。

此外，其他研究表明，包含 4 到 7 條消息的電子郵件滴灌系列比只有 1 到 3 條消息的電子郵件系列提供的響應多 3 倍（分別為 27% 和 9%）。 事實上，即使只跟進一次也可以多轉換 22% 的回复。

不用說，發送後續電子郵件是必不可少的（除非您喜歡錯過銷售......）！

“你不能在訂婚的早期階段跟進太多。” 〜達米安湯普森，Leadfuze

需要一些提示嗎？ 以下是在沒有回復後如何撰寫後續電子郵件的方法。

1. 在跟進之前您應該等待多長時間？
2. 自動化您的後續序列
3. 多元化您的渠道
4. 決定你想要達到的目標
5. 設身處地為他們著想
6. 如何撰寫跟進電子郵件
7. 銷售跟進電子郵件模板
8. 專家提示

在跟進之前您應該等待多長時間？

這裡的簡短回答是“不長”。

絕大多數電子郵件在發送當天就打開了，如果收件人要回复，他們可能也會在同一天回复。 這意味著可以假設如果有人在您發送原始電子郵件的那天沒有回复，他們根本不會回复。

有多安全？ 大約 90% 的收件人在收到電子郵件的當天打開並回复（如果他們要回复）。

形象學分

那麼，在發送後續電子郵件之前應該等待多長時間？

作為一般規則，在發送您的第一封後續電子郵件之前，等待兩三天是一個很好的時間。 然後，您應該將第一封郵件之後的每封後續電子郵件的等待期延長幾天，尤其是取決於您計劃發送的後續郵件的數量。

雖然對於如何處理這個問題沒有硬性規定，但 Close.io 首席執行官 Steli Efti 建議將冷電子郵件跟進間隔如下：

形象學分

您可以並且應該嘗試為後續跟進的時間安排，但除非另有證明，否則該時間表與任何時間表一樣好。 你想跟進而不用每天的爆炸打擾你的目標。 Efti 建議的時間表包括六封電子郵件——最初的聯繫和五封跟進。

有了它，您可以檢查所有正確的框。 繼續這樣做，直到你發現它對你和你的觀眾不起作用。

直到最後一滴

通過自動化跟進，將滴灌消息添加到您的活動序列中。

為成功做好準備

好的，所以你知道為什麼跟進很重要，等待多長時間，並且大致了解要發送多少條消息。

但是，在開始之前，您需要為最大的成功做好準備。 第一步？ 把它都寫下來。

寫下你的目標和工作流程在許多方面都是有益的：它可以在團隊中的每個人之間建立一致性，讓每個人都在同一個頁面上，而且它實際上可以幫助你更好地實現你的目標，而不是你沒有寫下來。

為了最大限度地提高您的後續成功率，請針對時間、頻率、數量和信息制定一套具體的“規則”。 始終如一。 並自動化。

多元化您的渠道

將那些搖擺不定的後續遊戲與那些只是通過動作區分開來的另一個關鍵組成部分是全渠道方法。

是的，電子郵件是您最好的選擇，也是整體溝通的首選渠道。 但這並不意味著其他渠道不值得努力。

“對我來說，社交不是‘我應該做嗎？ 你必須。 如果您的受眾生活在 LinkedIn、Twitter 或 Instagram 上，您必須在那裡與他們互動。” ~傑克·鄧拉普，Skaled

探索包括電子郵件、視頻、社交媒體和電話在內的全渠道方法——尤其是如果您沒有得到其中一個的回复。 擁有全渠道參與流程的公司的年收入同比增長 9.5%——幾乎是沒有參與的公司的 3 倍——此外還增加了參與度本身。

全渠道體驗提供了關於勘探、培養和保留的商品。

他們似乎更喜歡哪些渠道和/或您第一次與他們互動的地方，他們在每個渠道上做了什麼（只是在社交上輕描淡寫，在電子郵件上做生意，反之亦然）？ 從他們那裡得到啟示。 在他們似乎喜歡的地方和方式與他們互動。

“如果你使用的渠道多樣化，你更有可能得到別人的回應。” ~Matt Heinz，亨氏營銷

混合方法

使用內置的Mailshake Dialer將冷呼叫作為序列的一部分。

決定你想要達到的目標

在你做任何其他事情之前，你決定你想從這封電子郵件（或多封電子郵件）中實現什麼是至關重要的。

例如，您可能想要：

• 獲取更多信息或特定信息
• 安排會面
• 關閉銷售

我在這裡幫不了你太多，因為每種情況都是獨一無二的。 您想要和需要從後續電子郵件中獲得的確切內容可能會隨著您開展的每個活動而改變，甚至可能在您發送的每個後續活動之間發生變化。

不過，你必須知道。 永遠不要發送電子郵件——跟進或其他方式——除非你確切地知道你需要從中得到什麼。

設身處地為他們著想

在起草或發送之前，請考慮用戶體驗 (UX)。 它已經是您業務成功的關鍵要素，並且有望在未來一兩年內成為關鍵的差異化因素。 超過價格。 不僅僅是產品或服務本身。

想想你的後續電子郵件的頻率和活動。 暫時忘記專家說你應該做什麼或不應該做什麼，只從客戶的角度來看。

太多的後續行動很煩人。 太少會失去動力。 為您的目標找到合適的平衡點。

問問自己：這對他們有什麼好處？ 他們感覺如何？ 他們有什麼樣的經歷？ 我是否有理由跟進（不僅僅是跟進）？

提出並回答這些類型的問題，您將從頭開始為他們設計一個後續活動，而不是您。 這可以使一切變得不同。

就您的方法而言，並非所有後續行動都是平等的，所以讓情況定下基調：

• 如果潛在客戶要求電話或演示，您可以更積極地滿足他們的需求。
• 如果他們下載了某些東西，他們表示了興趣，但沒有明確要求與他們聯繫，所以你必須證明你的價值（根據他們具體下載的內容不同的滴水）。
• 當您發送冷電子郵件時，您必須小心行事，因為他們沒有向您提出任何要求。

混合起來

我們的集成讓您擁有更大的權力——根據頁面訪問、文檔下載等啟動外展活動。

如何撰寫後續電子郵件

既然您知道跟進的重要性，以及在發送每封電子郵件之前應該等待多長時間（給予或接受），讓我們來看看如何編寫跟進電子郵件本身。

請記住，在跟進時測試最佳主題行很重要。 這些微小的句子可以成就或毀掉你：47% 的人打開電子郵件，69% 的人僅根據主題行將其報告為垃圾郵件。

給您的電子郵件主題行他們應得的時間和精力。

正確的味道

Mailshake 的電子郵件複製分析器提供實時反饋和建議，以提高可傳遞性和可讀性。

我將撰寫後續電子郵件分為五個部分。 為了幫助您，我在每個部分中都包含了您可能會說的示例——您可以將所有內容鏈接到一個自定義的後續電子郵件模板中。

1.添加上下文

嘗試通過參考以前的電子郵件或互動來打開您的電子郵件，從而喚起收件人的記憶。 即使您的收件人不作任何回答，如果他們被提醒他們以前曾收到您的來信，他們也更有可能對後續行動做出積極的反應。

您可能想嘗試的開瓶器包括：

• 我只是想跟進我上次發送的關於 [電子郵件主題] 的電子郵件 [已發送電子郵件的星期幾]。
• 我只是想跟進看看您對 [電子郵件主題] 的看法。
• 希望這聽起來並不奇怪，但我看到您閱讀了我之前的電子郵件。

2. 增值

你永遠不應該在沒有提高賭注和展示你的價值的情況下發送後續消息。

避免懶惰的跟進——那些你只是“觸碰基地”或“追趕”的跟進——除了在收件箱中再添加一封電子郵件外，不會添加任何其他內容。 在每次互動中提供價值。 讓他們值得花時間打開、點擊和響應。

有機、自然的互動和跟進的機會來自於給他們一些有價值的禮物作為禮物，無論是運送給他們的相關實物，還是網絡研討會、案例研究、模板或其他數字資源。

“有一分鐘，我不是銷售人員——我給了他們一些東西。” ~Dan Murphy，文化放大器

您可以輕鬆獲得有關這些增值優惠的大量後續信息。 使其具有高質量並與他們相關。 您希望被視為他們的資產。

如果你不提供某種額外的價值，就沒有理由聯繫他們，甚至更沒有動力讓他們做出回應或關心。

“你必須每次都為接受者提供價值。” ~馬特·海因茨

3. 解釋你為什麼要發郵件

繼續以既直接又簡潔的方式解釋您的後續電子郵件的原因。 只需告訴收件人您想要什麼。 如果自上一封電子郵件以來這沒有改變，請提醒他們。

• [產品名稱] 確實可以更有效地幫助您 [潛在客戶角色的要素]。 我很想快速聊天，看看我是否正確。
• [產品名稱] 真的可以幫助您，我想知道您是否有興趣試用一個月左右（當然完全免費）。
• 我們剛剛推出了 [產品名稱]，它可能會對 [潛在客戶角色的要素] 產生重大影響。 有一個資源鏈接可以在下面告訴您更多信息，但如果我們也可以討論您當前的需求，那就太好了，這樣我就可以確切地了解 [產品名稱] 可能對您有什麼幫助。

在這里關注他們。 從您的文本中刪除“我”陳述。 老實說，他們不太關心你或你的想法或信仰。

4.包括行動號召

讓電子郵件收件人輕鬆回复。 例如，如果您要安排會議，建議具體的日期和時間（以及地點，如果您要安排面對面的會議）。

• 星期四下午 2:15 對你有用嗎？
• 你是談論這個問題的合適人選嗎？ 如果我在錯誤的地方，你能指出我正確的方向嗎？
• 如果您有興趣獲得更多信息，只需回复“是”，我將發送一些簡短的文檔。

如果您是營銷團隊的一員，或者您是銷售專業人士，請盡量不要讓其含糊不清。 讓您的號召性用語清晰明了，難以抗拒。 你到底想讓他們做什麼？ 您是否提供了指向您網站的鏈接？ 告訴他們，這樣你就能得到最好的結果。

5. 關閉您的電子郵件

以一種你覺得自然的方式結束，並且同情你迄今為止與收件人的互動。

雖然我在下面有一些建議，但這部分真的很個人化——如上所述，不管你覺得舒服，都可以結束。

• 讓我知道你的想法！ [你的名字]
• 如果您有任何問題，請告訴我。 [你的名字]
• 快說吧？ [你的名字]
• 我期待著您的回音！ [你的名字]

將其添加到菜單

製作您喜歡的電子郵件後，將其另存為模板，以便您和您的隊友可以再次使用它。

銷售跟進電子郵件模板

如果上述建議不足以讓您使用，以下是我們在 Mailshake 為用戶提供的銷售電子郵件模板選擇中的一些示例。

特殊訂單

模板為您提供了一個框架，但個性化仍然是關鍵。 使用郵件合併來個性化您的外展服務。

快速讚美並增加價值

嘿{{Name}}，

我在 Twitter 上看到您一直在分享一些關於轉化率優化的精彩帖子。

最近我發現了這兩個超級有用的帖子，只是想與您分享：

{{鏈接 1}}
{{鏈接 2}}

如果您願意，也很樂意分享一些關於我們在 Sumo 的轉化率的信息嗎？

乾杯，
{{你的名字}}

下載此模板

這個模板是一個簡單、禮貌的跟進電子郵件的例子——它給出了一個相關且無辜的解釋，說明你為什麼要聯繫，同時也很容易讚美。 在那之後，分享他們或他們的追隨者可能感興趣的另一或兩個內容是一個快速的勝利。 而不是為了跟進而跟進這封電子郵件試圖改變對話並提供價值。

最後，簽字是一個簡單的請求，可以用“是”或“否”來回答。 像這樣一個簡單的公式很有效，因為它不需要太多時間來瀏覽，提供直接的價值，並且作為對話而不是銷售。

讓回複收件人成為一項一次性任務

嗨 {{Name}}，

我經常在我的 CRM 中查看業務關係。 通常，如果我 30 天沒有收到某人的回复，這意味著他們要么真的很忙，要么只是不感興趣。

如果您不感興趣，請告訴我，我會立即關閉您在我們的 CRM 中的選項卡，不再用 {{company}} 銷售電子郵件打擾您。

1 – “對不起，我真的被淹沒了，但我仍然感興趣……”
0 – “請關閉我的標籤，我不感興趣……”

謝謝，
{{你的名字}}

下載此模板

您之前可能已經看到過這種效果——或者我猜您已經看到過，因為這種類型的電子郵件經常出現在我的收件箱中。 但是，這並不是說您不應該自己使用它。 這種格式很受歡迎，因為它有效。 它之所以有效，是因為它使潛在客戶的回複變得異常容易。 請記住，如果您使用它，則需要特別注意適應它的程度。

承認他們的興趣

嗨{{name}}，

我注意到您打開了我周五發送給您的電子郵件並查看了我們的網站 {{your URL}}。 但是，我從來沒有收到你的回音。

我只是想知道這些行動是否意味著您有興趣了解有關 {{your business name}} 的更多信息，以及我們如何為您在 {{name of the business}} 上的類似在線業務提供價值。

作為一個經常與 {{your location}} 上下眾多潛在客戶聯繫的人，我今天想跟進一下，看看您是否對 {{your business name}} 或我們的任何產品有任何疑問。 我認為您是討論{{您的公司名稱}}的最佳人選。

下週你有 10 分鐘的時間打一個簡短的電話嗎？

乾杯，
{你的名字}}

下載此模板

此電子郵件圍繞觸發事件展開。 如果您使用的是 Mailshake 等軟件，則可以跟踪電子郵件打開和點擊電子郵件中提供的鏈接等內容。 因為他們點擊了某些東西，你知道他們至少有點感興趣，所以這封後續電子郵件非常適合開始對話。

絕對相信您的產品適合前景

我理解您的立場，但如果我不強烈認為 {{your company}} 可以幫助 {{prospect company}} 解決 {{challenge}} 通過 {{product benefit #1} ] 和{{產品優勢 #2}}。

如果您希望我接聽電話，請告訴我，以便我可以引導您完成我們所做的工作。

乾杯，
{{你的名字}}

下載此模板

如果潛在客戶對您的產品或服務提出具體反對意見，請不要立即放棄。 在您被拒絕後，我已根據原始來源稍微修改了此模板，以作為後續電子郵件。 現在，它允許您通過展示您對產品或服務的絕對信心來繼續電子郵件線程，同時加強收件人將如何受益。

提供價值

分享智慧、社會證明、統計數據或任何其他類型的相關內容始終是在銷售中部署的一種很好的做法，並有助於有效的跟進電子郵件。 從您的第一次互動開始，您就希望將自己定位為值得信賴的顧問，而不僅僅是等待完成交易的銷售人員。 下面的電子郵件示例以簡潔的格式優雅地做到了這一點。

示例 #1：分享一個快速提示

嗨{{name}}，

你可能會處理 {{business pain}}，所以我想我會分享一個我的許多客戶認為有幫助的快速提示：{{1-2 句可操作的建議}}。

關於 {{improving X}}，我還有一些想法。 讓我知道你是否有興趣聽到他們的聲音。

乾杯，
{{你的名字}}

下載此模板

示例#2：會後提供價值

嘿{{Name}}，

你提到你喜歡嘗試新食物。 看到這個團體在紐約組織美食之旅。 這裡是他們帶你去幾家民族餐廳的地方： 原創多元文化酒吧跳躍之旅

聽起來你的味蕾會很高興！

順便說一句，項目進展如何？

乾杯，
{{你的名字}}

下載此模板

（資源）

電子郵件 #2 繼續會議中的對話，同時還增加了個人價值（根據收件人與您分享的任何愛好對其進行自定義）。 這樣做可以縮短跟進時間，並以隨意、非侵入性的 CTA 結束對話。

替代情況的後續電子郵件模板

鏈接建設模板

你如何處理鏈接建設？

大多數情況下，您發送一封電子郵件，其中包含指向過時文章或損壞鏈接的鏈接，然後告訴網站所有者您發布了一篇新的、更新的文章，這可能是對他們內容的一個很好的補充。 聽起來有點熟？ 這是一種行之有效的方法。

但大多數情況下，這還不足以保證響應。
如果您的電子郵件遭到震耳欲聾的沉默，這裡有一個後續電子郵件模板可能會有所幫助： 嘿{{Name}}，

我知道您正忙於管理 {{business or website name}}。 刪除斷開的鏈接可能會佔用您太多寶貴的時間。

但是，這就是為什麼您應該從內容中刪除不良鏈接的原因：

• 根據 Moz 的說法，如果您遇到 404 錯誤，您將失去獲得內容排名的巨大機會。
• BlizzardPress 最近刪除了他們所有的 404 錯誤，幾乎立即攀升了 1713 個位置。- 它不會佔用你太多時間。 我有一個包含所有損壞鏈接的電子表格。 它將使您的過程輕鬆 100 倍。
• 我很樂意分享電子表格並幫助您完成此過程。 你感興趣嗎？

一會再聊，
{{你的名字}}

下載此模板

銷售推廣模板

假設您是一名自由設計師，並為您的設計服務推銷了一位客戶。

在您的外展電子郵件中，您列出了您過去幫助過的所有公司，此外您還分享瞭如何幫助他們打造品牌的想法。

雖然還有其他方法可以引起他們的注意，但這封後續電子郵件可能會發生數字魔術。 嘿{{名字}}，

幾天前，我和你分享了一個設計理念。 你有機會仔細看看嗎？

為了說明它的有效性，我已經開始花時間為您的網站創建一個線框。 它是圍繞您業務的核心價值而設計的。 我對像您這樣的項目有很多經驗，包括 {{Previous Client's}} {{Project or Asset}}。

我在通過 {{Project Deliverable}} 傳達品牌的創意身份方面打下了非常堅實的基礎，我期待幫助 {{Company Name}} 為您的客戶提供更多獨特的價值。

這週你可以快速聊天嗎？

謝謝，
{{你的名字}}