如何撰寫有效的正式電子郵件（使用模板）
已發表: 2023-09-13
- 2023 年 8 月 20 日
內容
您是否曾經在寫電子郵件的過程中停下來思考自己是否太隨意了？ 無論您是撰寫正式電子郵件、發送專業詢問還是與新客戶合作的銷售人員，如果您想取得成果，都可以遵循一些最佳實踐。
如何通過 9 個步驟撰寫正式電子郵件
無論是第一次外展還是後續郵件，請按照以下九個步驟為您的下一封正式電子郵件傳達正確的語氣。
1.考慮您的電子郵件地址
當您從個人電子郵件地址發送正式電子郵件時，確保其看起來專業並準確反映您想要達到的語氣非常重要。
如果您仍在使用多年前的內容，其中包含無意義的字母、隨機數字串、您最喜歡的運動隊或任何可能被同事或客戶視為不專業的內容，那麼是時候進行更新了。 發送正式電子郵件的最佳電子郵件地址往往是您名字和姓氏的組合。
2.使用正確的字體
藍色可能是您最喜歡的顏色，但這並不意味著它適合作為正式電子郵件的文本顏色。 同樣，雖然您在向朋友和家人發送消息時可能有首選字體，但在正式電子郵件中請堅持使用無干擾的字體 — Arial、Calibri 或 Times New Roman。
您希望您的信息能夠吸引別人的眼球，而不是您選擇的字體。
3. 仔細選擇你的主題行
在某種程度上，越短越好。 根據 Kinsta 的說法，大多數電子郵件主題行不超過 100 個字符，但提高打開率和點擊率的最佳位置是 110 到 140 個字符。
撰寫主題行時需要考慮以下幾點：
- 誰是你的觀眾？ 向營銷經理髮送正式電子郵件與向專業同事發送正式電子郵件時，您的主題行看起來會有所不同。
- 您的讀者關心什麼？ 除了您的電子郵件地址之外，正式電子郵件的主題行也是讀者對您的第一印象的關鍵。 通過關注他們關心的事情來吸引他們打開它，無論是關於客戶的痛點還是相互聯繫。
主題行最重要的方面之一是它必須準確反映正式電子郵件的信息。 垃圾郵件主題行是失去信任和信譽的好方法。
需要一些主題行想法嗎？ 查看這些最佳實踐和示例。
4. 使用正確的問候語
完成這三個步驟後，就可以選擇合適的正式電子郵件問候語了。 為您的朋友和家人保留“嘿”和“嗨”等隨意的問候語。
一些語氣正確的正式電子郵件問候語包括：
- 你好
- 問候
- 親愛的
如果您要向潛在客戶或業務夥伴發送電子郵件，則需要使用更正式的語氣。 您還總是希望包含收件人的姓名。 如果你不知道，就找到它。 如果這不合理，您可以將正式電子郵件發送給“可能涉及的人員”或“銷售團隊”、“營銷團隊”等，但這些問候永遠不應該是您的第一選擇。
5. 適當地自我介紹
正式電子郵件的第一句話應簡要介紹您自己和您的公司。 收件人不需要你的生活故事。
以下是有關如何通過電子郵件正式介紹自己的一些提示：
- 保持簡短。 如果你用超過一句話來介紹自己，讀者可能會跳過整個段落。
- 以問題引導。 “你能使用更多的網絡流量嗎？ 我是 GenericSEOCompany 的 John Smith，我很樂意提供幫助。”
請記住，讀者想知道您能為他們做什麼； 他們對你是誰或者你為什麼做你所做的事情不太感興趣（還）。
6.剪掉絨毛
正式電子郵件應始終簡短、切題。 發送兩句話或三句話的電子郵件比包含不相關的信息更好。 同樣，不要將電子郵件作為單個大文本塊發送，而是使用短段落和要點將其分解。
大塊的文本使收件人很難找到正式電子郵件的要點。 將電子郵件格式化為包含大量空白，可以更輕鬆地閱讀和查找重要信息； 它還增加了獲得答复的可能性。
7.適當地結束它
準備好把它包起來了嗎？ 確保以適當的方式結束您的正式電子郵件。
就像您的問候語一樣，留下與家人和朋友通信時的隨意短語。 例如，不要以“謝謝”結尾，而是用更正式的“謝謝”。
一些帶有正確語氣的正式電子郵件結束語是：
- 真摯地
- 尊敬
- 此致
- 期待您的回音
一旦您與通訊員建立了融洽的關係，您就可以選擇一些更隨意、更有趣的正式電子郵件結尾。 在此之前，請堅持使用上面列出的正式結束語。
8. 不要忘記專業簽名
電子郵件地址和主題行給收件人留下了對您的第一印象，而您的電子郵件簽名則給他們留下了最後的印象。
正式的電子郵件簽名應包括您的：
- 全名
- 職稱
- 聯繫信息
- 指向您相關社交媒體資料的鏈接
不要滿足於無聊的通用簽名-查看適用於商務和正式電子郵件的最佳電子郵件簽名生成器。
9. 校對（並再次校對）
一旦您發送了正式電子郵件，就無法退回。 即使您在點擊發送之前多次閱讀它，也很容易忽略簡單的錯誤。
Grammarly 和 Hemingway 都是免費工具，您可以使用它們來查找您可能錯過的拼寫錯誤和語法錯誤。
需要雙重、三重和四重檢查的最重要的事情是收件人的姓名和他們的公司名稱 - 如果您打開一封電子郵件並且您的名字拼寫錯誤，您還會費心閱讀它嗎？ 可能不會。 公司名稱也是如此：Milkshake 和 Mailshake 是兩種截然不同的東西。
2023 年使用的 10 個正式電子郵件模板
為了完成本文，這裡還有 10 個可供您自定義和使用的正式電子郵件模板。
1. 信息請求
主題：有關[產品/服務]的信息請求
親愛的[收件人姓名]，
我的名字是[您的公司]的[您的名字]。 我正在聯繫您尋求有關您的[產品/服務]的更多信息。
您能否提供詳細信息或建議合適的討論時間？
先感謝您，
[您的電子郵件簽名]
2. 會議要求
主題： [日期] 的會議請求
您好[收件人姓名]，
這是[您的公司] 的[您的名字]。 我想在[日期]安排一次會議來討論[主題]。 請讓我知道您的空閒時間。
此致，
[您的電子郵件簽名]
3. 會後跟進
主題：我們會議的行動項目和筆記
親愛的[收件人姓名]，
感謝您在[日期]與我會面。 我整理了行動項目和值得注意的要點的概述。 [要點簡要清單]。 讓我們討論進一步的步驟。
真摯地，
[您的電子郵件簽名]
4. 商業提案
主題： [貴公司]的商業提案
您好[收件人姓名]，
我是[您的公司]的[您的名字]。 我們有一個對雙方都有利的商業提案。 [簡要描述提案]。 我們可以更詳細地討論這個問題嗎？
尊敬，
[您的電子郵件簽名]
5. 職位查詢
主題： [公司名稱]的職位查詢
問候，
我是[您的名字]，對貴公司的[職位名稱]職位感興趣。 [簡要描述您的資格和經驗]。 我們可以進一步討論這個問題嗎？
此致，
[您的電子郵件簽名]
6. 客戶反饋請求
主題：請求您提供寶貴的反饋意見
親愛的[收件人姓名]，
我是[您的姓名]，在[您的公司]擔任[您的職位]。 我們重視您的意見，並感謝您對[產品/服務]的反饋。
謝謝你，
[您的電子郵件簽名]
7. 道歉郵件
主題：我們對 [問題] 表示誠摯的歉意
親愛的[收件人姓名]，
我們很遺憾地通知您[描述問題]。 我們正在努力解決此問題，並對由此造成的任何不便表示歉意。
真摯地，
[您的電子郵件簽名]
8. 報價
主題： [產品/服務]的報價
您好[收件人姓名]，
感謝您對我們的[產品/服務]感興趣。 附件是根據您的要求提供的報價。 讓我們討論更多細節。
此致，
[您的電子郵件簽名]
9. 活動邀請
主題：邀請參加 [日期] 的 [活動] – 回复
您好[收件人姓名]，
我們很高興邀請您參加 [日期] 的 [活動]。 活動詳情請見附件。 然而，為客人提供的空間和茶點有限，因此我們懇請您在參加活動之前回复。
我們期待您的加入，並希望您能成功。
溫暖的問候，
[您的電子郵件簽名]
10.產品更新公告
主題： [產品名稱] 中令人興奮的新功能
您好[收件人姓名]，
我們很高興地宣布我們的[產品名稱]的一些新功能。 這些功能[在此簡要描述]。 我們相信這些變化將[描述好處]。 讓我們安排一次通話來引導您完成這些改進。
此致，
[您的電子郵件簽名]
撰寫正式電子郵件不一定是一個挑戰。 遵循這九個步驟，您就可以發送專業、正式的電子郵件並獲得結果。 如果您想掌握電子郵件外展的藝術，請查看我們的免費冷電子郵件大師班。
