2022 年小型企業人力資源完整指南

作為小企業主或經理，您習慣於戴很多帽子。 您不僅負責企業的戰略監督和領導，還大量參與日常任務，尤其是在人力資源方面。

但人力資源職能的範圍非常廣泛，即使對於小型企業也是如此。 它會很快佔用您的時間，並且您可能會發現自己在人力資源文書工作和管理上花費了數小時。 您幾乎沒有足夠的時間來確保沒有任何事情從裂縫中溜走，更不用說專注於發展和發展您的業務了。

毫不奇怪，有足夠的時間做所有事情是小企業主最擔心的五個問題之一。

這就是為什麼不可避免地需要將人力資源委派給組織內的另一個人或團隊的原因。 但是你怎麼知道什麼時候是做這件事的正確時間呢？ 您如何建立專門的人力資源人員或團隊？

請仔細閱讀，找出答案！

什麼是人力資源？

HR代表人力資源。 人力資源管理協會 (SHRM) 將人力資源管理定義為“管理組織員工……以有效實現組織目標的過程”。

人力資源團隊最終負責整個員工體驗，從招聘到終止、辭職或退休——以及介於兩者之間的一切。

這包括：

• 招聘和保留
• 薪酬福利管理
• 工資單，包括稅務合規
• 員工滿意度、敬業度、安全性和幸福感
• 入職和離職
• 績效評估
• 員工獎勵和認可
• 開發和維護員工資源，例如培訓手冊和員工手冊
• 創造企業文化
• 員工參與與溝通
• 訓練與發展
• 時間跟踪和考勤
• 勞動法合規

小型企業從僱用第一位員工的那一刻起就開始處理人力資源問題。 只有少數員工，除了您的管理和所有權責任之外，您還可以自己管理人力資源任務。 但是隨著您的業務增長，很容易看到這個列表變得太多，一個人無法單獨管理！

小型企業的關鍵人力資源職能

小型企業人力資源的關鍵領域是：

1. 招聘和保留
2. 薪酬福利
3. 員工敬業度
4. 訓練與發展
5. 勞動法合規。

讓我們仔細看看其中的每一個，以及它們為什麼對您的業務很重要。

吸引和留住頂尖人才是小型企業最重要的人力資源職能之一。 但它並不便宜。 高質量的招聘和保留實踐需要時間和金錢來開發和實施。

招聘包括準備職位描述、創建招聘決策框架、管理招聘流程（包括面試）、完成合規文書工作（例如僱傭合同和工作資格文件）以及設計和實施入職流程。

多元化、公平和包容 (DEI) 是各種規模企業招聘的一個重要方面。 DEI 不僅僅是一個像徵性的姿態。 它必須滲透到組織的各個層面和職能中，包括人力資源部。 DEI 是吸引頂尖人才的重要因素——幾乎 80% 的員工希望為重視 DEI 的組織工作。

除了吸引新人才外，人力資源部還負責保留政策和實踐。 旨在提高員工滿意度和敬業度以及培訓和發展的策略是提高員工保留率的好方法。

HR 通常負責確定組織的薪酬理念、薪酬策略和薪酬結構，包括基本薪酬和額外薪酬。

在設計薪酬結構時，您需要了解任何法定最低工資以及您的競爭對手為員工提供的服務。

薪酬方案的一個重要部分是員工福利，例如健康保險、帶薪休假、靈活工作時間、佣金和員工健康計劃。 福利對員工很重要。 雖然薪水很重要，但 79% 的員工會接受加薪後的新福利或額外福利。

與法定最低工資一樣，確定您必須依法提供的任何福利非常重要。 這些取決於您所在的位置，可能包括工傷補償、帶薪休假和傷殘保險等福利。

薪酬的另一個方面是工資和稅收。 即使對於員工有限的小型企業，這些流程也會很快變得複雜和耗時。 許多小企業主低估了發薪所需的時間，每個發薪期可能需要將近五個小時。

員工敬業度是員工與組織及其目標的聯繫。 它在您的業務成功中發揮著重要作用。 它可以直接影響您的盈利能力——敬業的員工效率更高，缺勤的可能性更小。 另一方面，74% 積極離職的員工正在尋找新工作或留意其他機會。

HR 負責設計策略和流程，以解決影響敬業度的任何潛在問題，例如提高員工士氣。 這樣做可以提高保留率和底線。

為您的員工提供持續的專業發展機會對於提高積極性和敬業度至關重要。 員工渴望有機會學習新技能。 在德勤的一項調查中，近 80% 的千禧一代認為正規的工作場所培訓、在職培訓和專業發展對於幫助他們發揮最佳表現非常重要。

精心設計的培訓和發展計劃還有助於員工為內部晉升做好準備，從而為您節省外部招聘成本。

HR 的培訓和發展職責包括準備一份員工手冊，其中列出了您的公司使命、核心價值觀、員工期望、公司政策以及紀律處分和解僱程序。

即使對於小型企業，也有大量的勞動法律和法規來管理員工互動。 HR 的主要職能之一是跟踪勞動法律法規的任何發展，並確保您的組織完全遵守這些法規。

例如，美國的小企業需要考慮其在一系列聯邦法律下的義務，包括：

• 1970 年職業安全與健康法
• 1964 年民權法案第七章
• 1967 年就業年齡歧視法
• 1990 年美國殘疾人法案 I 和 V 的標題
• 家庭和醫療休假法
• 公平勞工標準法
• 全國勞資關係法

監管違規的成本可能很高，導致巨額罰款或其他處罰。 其他成本包括在您處理問題時對您的業務造成的聲譽損害和中斷。 最重要的是，員工想知道您致力於解決旨在保護他們的合規問題。

委派人力資源的好處

有效的人力資源對於企業的成功至關重要，無論其規模大小。 HR 為內部溝通定下基調，並直接影響您的公司文化以及您的底線。 您的員工是您最寶貴的資源——通過人力資源政策和程序照顧他們的福祉必須是優先事項。

任命專門的人力資源人員或設立人力資源部門需要時間和金錢的初始投資。 但這樣做有很多好處，無論是短期還是長期。

• 節省您的時間。 作為小型企業的所有者或經理，您的時間非常寶貴。 在經營業務之外承擔人力資源職責可能會使您因繁重的工作量而不堪重負，包括耗時的管理任務和文檔管理。 通過委派人力資源，您可以騰出時間專注於其他旨在發展業務的高級管理和戰略決策。
• 為您省錢。 做出錯誤的人力資源決策（或根本不做決策）的成本可能很高。 例如，當涉及到糟糕的招聘時，蓋洛普保守估計更換員工的成本可能是他們年薪的 0.5-2 倍。

專門的人力資源人員或團隊可以將他們的時間和資源集中在做出高質量、有效的人力資源決策上。 他們還可以通過標準化和集中人力資源流程和決策來提高效率。

• 發展內部人力資源專業知識。 通過任命特定的人或團隊來管理人力資源，您可以開始建立組織的機構知識。 這樣做可以讓那些擔任 HR 角色的人成為專家，對您的組織及其員工有特定的了解。 這種組合增加了更有效的人力資源決策的機會。
• 確保合規。 鑑於勞動法律法規的複雜性和不斷變化的性質，期望您在管理業務的同時保持合規性是不現實的。 專門的人力資源團隊有時間和知識來跟踪發展、維護必要的記錄和管理審計。 不遵守必要的法律法規可能代價高昂，因此委派您的人力資源職責是一項值得的投資。

另一種選擇——人力資源外包公司

一些小型企業沒有任命專門的人力資源人員或創建內部人力資源團隊，而是使用人力資源外包服務，例如專業就業組織 (PEO)。

PEO 充當組織的替身雇主，代表組織與員工簽訂合同。 這種結構允許 PEO 代表小型企業處理一系列行政人力資源職能，包括工資、稅收、員工福利、工人薪酬、合規性和其他人力資源支持。

如果您正在考慮此選項，重要的是要權衡成本和收益。 對於小企業主來說，外包人力資源管理的前景可能很有吸引力——它可以為您節省大量時間，並將您的人力資源交給經驗豐富的第三方。

但 PEO 通常會為小型企業的人力資源服務收取高額費用。 參與人力資源外包服務還會扼殺您組織的機構知識，這在您的業務增長時尤其有用。 員工也可能對就僱傭問題與第三方打交道有所保留。

什麼時候委派人力資源？

任命專門的人力資源專業人員或創建內部人力資源團隊的合適時間取決於您的業務情況，包括預算、預計增長和規模。

作為一般經驗法則，許多人力資源專家表示，當您的組織發展到超過 10 名員工時，您應該考慮委派人力資源職能。 在這一點上，管理人力資源對於小企業主或經理來說可能變得太多，尤其是在合規性方面，因為合規性要求可能很複雜、措辭密集並且經常變化。

其他指標包括：

• 錯誤開始發生，例如，合規要求被遺漏
• 組織面臨重大變革或成長時期
• 您根本無法跟上日常人力資源流程以及您的其他工作
• 人力資源流程佔用了您的大部分時間，使您無法專注於戰略層面的工作

當你達到這一點時，是時候認真考慮任命一個專門的人力資源人員或團隊了。

如何通過 7 個步驟建立人力資源部門

委派人力資源的過程取決於您的業務情況，並取決於包括您的業務的年齡和規模、其預計增長和行業在內的因素。 作為起點，這裡有八個步驟可幫助您確定您的人力資源需求並建立一個內部人力資源部門。

了解組織內 HR 的當前狀態有助於您確定需求並為構建 HR 團隊提供框架。 查看本文開頭概述的 HR 的關鍵職能，並反思您的組織目前是否執行這些職能。 如果是這樣，它的效果如何？ 如果沒有，這是您需要解決的領域嗎？

從其他員工或部門收集有關其人力資源需求的反饋也可以幫助完成此步驟。 在此過程結束時，您將確定貴組織的人力資源需求和優先事項。

一旦您確定了組織的人力資源需求，您就可以組建一個團隊來滿足他們的需求。

您可能會發現您只需要一個專門的人力資源人員開始，例如人力資源通才。 較大的企業或快速擴張的企業可能需要更大的人力資源團隊。 這可能包括人力資源經理、招聘經理、人力資源協調員和人力資源助理的組合。

即使是小型人力資源團隊，明確定義角色和職責以確保您滿足組織需求也很重要。

一旦你知道你需要填補哪些職位，你就可以尋找有才華的人來填補他們的空缺。 在外部招聘人力資源職位時，請注意基本技能，例如情商、強大的溝通、解決衝突、解決問題和時間管理。

不要忘記你現有的員工——如果有人具備必要的技能，你總是可以在內部提拔他們。

建立人力資源團隊的另一種方法是識別具有潛力的現有員工，並投資於他們的培訓和發展，以便以後進入人力資源角色。

使用軟件自動化日常任務和簡化 HR 流程對於創建有效的 HR 團隊至關重要。

人力資源的很大一部分是記錄保存。 出於合規和審計目的，需要保存各種人力資源文件，例如工資信息、培訓記錄、招聘文件、就業資格表、紀律處分和解僱記錄。 使用帶有移動應用程序的 HR 軟件解決方案，您的員工和 HR 團隊可以隨時隨地更新和訪問這些記錄。

您還可以使用員工管理應用程序自動執行一系列與人力資源相關的任務，包括工資單、入職、員工調查、培訓甚至獎勵和表彰的時間跟踪。

關鍵績效指標 (KPI) 對於衡量人力資源團隊的有效性至關重要。 HR KPI 包括員工流失率、滿意度、培訓成本、生產力、缺勤率和內部晉升率。

現在設定這些目標可以幫助您稍後查看您的人力資源人員或團隊的績效以及他們對您的整體業務戰略的貢獻。 同時，他們也指導人力資源決策。

人力資源決策也以您的預算為指導。 現在，為您的 HR 團隊分配財務資源有助於他們優先考慮支出並確保 HR 高效運行。

為此，請查看您的組織以前的人力資源支出並預測您的預期人力資源需求。 請記住，您的人力資源預算需要涵蓋基本職能，例如工資、福利、DEI、員工安全和福利，以及招聘、人力資源技術以及培訓和發展。

人力資源預算需要來自領導層，以便與組織更廣泛的預算和業務目標一起工作。

一旦您的人力資源團隊就位，他們就可以著手解決您組織的人力資源問題。 這涉及製定人力資源戰略，以及支持政策和程序。

雖然委派人力資源職能會將它們從您的日常待辦事項列表中刪除，但您仍然需要監督人力資源團隊。 作為更廣泛業務戰略的一部分，您應該繼續審查您企業的人力資源需求，尤其是在您的小公司不斷發展壯大的情況下。 隨著時間的推移，您可能會發現需要添加或調整角色或重新定義 HR 優先級，以反映業務不斷變化的需求。

小型企業的更多人力資源

在決定是否委派 HR 職責時，您希望盡可能了解情況。

以下是有關小型企業人力資源的更多資源：

• 人力資源管理協會 (SHRM) 有一系列有用的文章
• 美國的小企業可以參考勞工部的網站——尤其是關於合規問題的問題——或美國商會的人力資源博客
• 創新人力資源學院 (AIHR) 提供多種免費在線人力資源資源，包括博客、播客、指南和案例研究
• 我們的 Connecteam 博客有一系列關於各種小型企業人力資源主題的文章

是時候在您的小型企業中委派人力資源了？

作為小企業主，您無疑花費了大量時間來管理您企業的日常人力資源職能。 但是這種方法很快就會變得難以管理，尤其是隨著您的業務和員工數量的增長。

將您的小型企業的人力資源委派給專門的人力資源人員或團隊可以節省您的時間，並且從長遠來看通常可以節省您的企業資金。 它確保您的組織遵守任何相關的勞動法律和法規。 同時，它建立了一個內部團隊，了解您組織的人力資源需求的來龍去脈。

外賣？ 如果您仍在管理您擁有或經營的企業的人力資源需求，那麼可能是時候考慮委派這些職責了。 這是您、您的企業和您的員工都可以從中受益的變化。