關於時間盜竊的深入指南：它發生的原因和方式、成本以及如何防止它
已發表: 2022-08-04經理們經常集思廣益，怎樣才能更好地利用員工的工作時間。 但是，這往往說起來容易做起來難。 計劃不周、停機時間過多、時間跟踪效率低下和時間盜用太常見了。
事實上，優化員工時間的最大挑戰之一都歸結為時間盜竊。
美國薪資協會 (APA) 發現，美國 75% 的企業每年都會受到時間盜竊的影響。 此外，這也導致了每年 4000 億美元的生產力損失。
什麼是時間盜竊？
時間盜竊正是它聽起來的樣子。 員工在沒有實際工作和真正工作的時間獲得報酬是時間盜竊，因為這完全是在偷公司時間。 還必須注意，時間盜竊不適用於任何職位或行業，因為所有員工類型都可能犯有時間盜竊。
如果您不小心，員工時間盜竊的後果可能會讓您付出更多的代價。 在這份關於時間盜竊的完整指南中，我們深入探討了它發生的原因、員工如何竊取時間、成本、時間盜竊法以及如何防止時間盜竊。
為什麼會發生時間盜竊？
在計劃如何遏制公司的時間盜竊時，這是您需要問自己的第一個問題。
坦率地說，它通常發生只是因為它可以。
雖然只有一小部分員工積極尋找偷竊的機會，但其他人只有在適當的條件下才會這樣做。 根據“盜竊三角”模型，工作人員需要有機會、動機和推理才能偷走時間。
給你一個這個模型如何運作的實際例子：員工知道如果他們遲到 10 分鐘上班（機會），他們的經理不會注意到。 他或她正在努力支付租金（動機）。 員工覺得他們的薪水過低（合理化）。
雖然解決動機和理性方面可能具有挑戰性，但減少甚至消除時間盜竊的最佳和最簡單的方法是消除機會。
許多企業主和經理正在轉向自動化時間跟踪解決方案，例如 Connecteam，這樣他們就可以完全準確地實時記錄和監控員工的時間和出勤情況。
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員工如何偷走時間
好友沖床
如果員工有機會捏造他們的考勤卡或時鐘，他們可能會這樣做。 例如，當他們遲到時，他們會請一位值得信賴的同事為他們打卡。 這被稱為夥伴打孔。 在美國，打朋友會導致雇主每年支付3.73 億美元的不必要人工成本。
通過讓同事給你打卡，你實際上是在跳過一個班次，無論它是整個班次的一部分。 如果員工打卡上班但又過了 20 分鐘才到達，那就是時間盜竊。
圍捕
如果您的公司在紙上記錄時間，那麼這給員工提供了充分的機會來謊報他們工作了多少小時。 或者，如果您允許員工通過 Excel 表格等程序輸入時間，他們可以輕鬆調整時間。
員工通常會總結他們的時間。 例如，如果員工在 5:55 離開辦公室，他們會將時間四捨五入到 6:00。 畢竟，這裡那裡幾分鐘算什麼？ （好吧，根據數據，美國的雇主每年因員工時間被盜而損失 110 億美元。）
延長休息時間
偷工作時間可能是由於員工的休息時間超過了休息時間政策所允許的。 例如，員工可能有 45 分鐘的午休時間，但在他或她的考勤卡上只標記了 30 分鐘。 過度吸煙也是如此。
如果您仍然不確定政策應該是什麼，請閱讀我們的用餐和休息時間指南。
過多的個人時間
當員工在公司時間做個人任務或在社交媒體上滾動時，這就是時間盜竊。 這些事情應該在他們的午休時間完成，而不是在上班時間完成。 例如，他們在打電話支付賬單、安排約會或託兒服務、與朋友聊天等等。 或者，他們可能會在 Facebook 或 Twitter 等社交媒體上發帖。 或者員工可能正在手機上玩遊戲或給家人發短信。 因此，即使他們在工作，員工也絕對沒有工作。
消失的工人
員工在出差時可能會因時間盜竊而變得非常偷偷摸摸。 員工可能在咖啡館喝咖啡或在當地書店買書——所有這一切都在時鐘上構成時間盜竊。
早期開始和晚期完成
員工可能會提早上班，但他們不會直接上班，而是衝杯咖啡或與同事討論非工作事項。 或者員工可能會提前 15 分鐘完成工作，但他們沒有打卡，而是打發時間，直到輪班正式結束。
既然您了解了員工時間盜竊的不同形式，讓我們討論一下時間盜竊對您的企業造成的成本。
員工時間盜竊的成本是多少？
當您真正停下來看看時間盜竊如何影響您的業務時，您會驚訝地發現這里和那里花費了多少分鐘。
- 美國雇主協會報告說，在美國，每掙一美元，就有 20% 因員工盜竊而損失。
- 另一項研究報告稱，美國每年因時間盜竊而造成的生產力損失超過 4000 億美元。
- 此外，平均員工每週從雇主那裡偷走大約 4.5 小時，每年總計將近六個完整的工作週，並在全球範圍內給企業造成數十億美元的損失。
- 56% 的雇主在近四分之一的員工時間表上發現錯誤。
- 在美國，打夥伴每年花費雇主約 3.73 億美元。
- 會計師報告說，他們 92% 的客戶，無論是哪個行業，都存在嚴重的時間盜竊問題； 平均而言，總工資成本損失了 5%。
我們可以在這裡添加大約十幾個統計數據，但你明白了。 時間盜竊會嚴重損害您的底線。
在一項研究中，Software Advice 詢問輪班工人他們在一個輪班中偷走了多少時間。 他們的回應是：
- 1 到 10 分鐘：25%
- 11-20 分鐘：41%
- 21-30 分鐘：14%
- 31-60 分鐘：14%
- 61 分鐘以上：7%
這些驚人的結果凸顯了雇主意識到時間被盜的威脅是多麼重要。 時間盜竊問題給您帶來的損失可能比您想像的要多。
如何防止時間盜竊
設定期望
當您制定時間盜竊政策時，您必須考慮員工是否在工作中偷竊時間，這可能是因為他們只是不了解他們的工作角色的期望。 例如，如果餐廳服務員正在給朋友發短信，因為他們周圍沒有顧客，但您希望他們清潔桌子或掃地 - 您需要保持清醒。
員工應該準確了解他們的工作職責是什麼，這樣他們就不會浪費公司時間。 不要只是要求他們做一些事情，比如“你會掃地嗎？” 因為他們可能認為這是一次性的職責。 相反，告訴他們，當他們不幫助客戶時，他們需要執行以下任務（A、B、C、D 等）
這應該從第一天開始就完成，並且可以在員工手冊的時間盜竊政策部分下隨時獲得。 清楚地確定員工的第一天、第一周、第一個月等會是什麼樣子，尤其是關於他們的工作角色和職責。
使用時間跟踪解決方案
使用移動時間跟踪解決方案可以更輕鬆地管理員工工作時間。
Connecteam 是一個完美的考勤系統示例，它允許員工使用智能手機來打卡和下班。 這使得時間跟踪可以在任何時間、任何工作地點進行。 此外，當員工打卡或打卡時，他們的GPS 時間戳也會被映射，因此您始終知道他們打卡或打卡時的時間和地點。
每個員工都有自己獨特的登錄名，這使 Connecteam 成為抑制好友打卡的絕佳解決方案。 在這裡閱讀更多關於為什麼這麼多小企業選擇 Connecteam 來滿足他們的時間跟踪需求。
- 地理圍欄功能確保員工不在工作區域時根本無法打卡
- 時間限制確保員工不能提前打卡，即使他們決定提早出現並且他們在工作現場，只是在等待他們的輪班開始
- 自動下班有助於確保員工不會“忘記”下班或只是在工作場所多呆一會兒，而無需每天多花幾分鐘時間
- 實時通知提醒您仍在打卡的員工、自動下班的員工等等，讓您作為經理準確了解該領域的情況
- 在應用程序上設置鎖定日期 - 這意味著具有相關權限的管理員查看了當天的工作時間並批准了工資單的工作時間
- 如果員工使用新設備打卡，則會收到提醒。 如果員工使用不同的手機型號或版本（甚至是不同的 Connecteam 應用程序版本）打卡，那麼經理將收到警報，因為這表明您的員工購買了新手機或已要求某人在應用程序中登錄他們的用戶.
此外，通過移動應用程序，員工可以請求休假，查看當前或過去的時間表，甚至將其導出到 Connecteam 的 Quickbooks Online或 Gusto集成，以獲得 100% 準確的工資單，可以通過應用程序內聊天與您交流，可以添加詳細信息班次的筆記等等。
Connecteam 為您（經理）提供您需要的所有工具，以確保您的員工僅在應有的時間工作，並隨時為您提供您需要的所有信息，以便確定並跟踪您的時間盜竊政策更容易管理。
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建立明確的規則
通過您的時間盜竊政策行為準則，清楚地說明有關打卡進出的規則。 作為經理，很明顯，為同事打卡是一種禁忌，或者在打卡時在個人手機上玩遊戲被視為時間盜竊，但這對其他人來說可能很明顯。
員工並不總是停下來思考他們的行為會產生什麼後果，以及這將如何損害公司的底線。 此外，員工及其同事的誠信也受到嚴重損害。
因此，請將其寫在您的行為準則和員工手冊中，以明確時間盜竊政策是什麼。 工作場所各處的手標誌和海報。 在時鐘應用程序中包含一條消息。 每月召開一次會議，提醒每個人注意規則。
無論您使用何種方法，請始終保持積極主動，並確保每個人都了解最新的時間盜竊政策。
另外，請確保您在跟踪員工的工作時間時遵守規則。
貫徹紀律處分
毫無疑問，經理們有很多任務要處理，有時，事情會落空。 然而，如果你放任自流，你就會給你的員工發送錯誤的信息。 因此，當有人盜竊時間時，您必須遵守紀律程序，這一點至關重要。
例如，如果時間盜竊發生並被抓獲，您可以按照以下準則處理此事：口頭警告、書面警告、暫停和終止。 將此寫在您的時間盜竊政策中，以便員工知道會發生什麼以及何時發生。
但是，請確保在譴責員工之前審查所有違規行為。 例如，您發現一名員工在周圍沒有顧客的情況下自拍，而不是發出正式的口頭警告或寫下來，而是與他們交談以提醒他們注意規則。 確保他們了解如果周圍沒有客戶，他們應該承擔哪些職責。 提前兩分鐘打卡和午休兩小時是有很大區別的。 明確所有情況下的時間盜竊政策。
什麼是時間盜竊法？
大多數成為時間盜竊受害者的雇主都很難對員工在工作中偷竊時間提出訴訟。 根據《公平勞動標準法》（FLSA），雇主必須支付僱員的工作時間（通常通過考勤卡或時間表報告）。 如果雇主拒絕支付他們認為被錯誤或虛假報告的工作時間，那麼僱員可以向雇主提起訴訟，要求他們支付兩倍的拖欠工資，包括律師費和法庭費。
在支持您的索賠時，以下步驟是關鍵：
1. 徹底
Findlaw.com 表示，只有遵循特定準則，調查才能公平。 調查員應該是沒有發現時間的人，嚴格保密，得到律師的幫助，最後，調查員必須在證人在場的情況下與員工面談。 但是，這只能在收集到所有證據之後進行。
2. 制定紀律處分計劃
與法律顧問交談，以最好地決定您是否應該暫停該員工、將其置於試用期或終止其僱傭關係。
3. 尋求賠償
在與您的律師和保險公司合作時，您可能能夠彌補遭受的損失。 確保您全面檢查您的保險單，以了解是否涵蓋時間盜竊損失。 如果是，請確保在提交索賠時遵循程序。 儘管您的律師可能會建議您提起訴訟，以便在民事法庭甚至通過刑事司法系統追回損失。
但是，如果員工聲稱他們沒有收到所有拖欠的工資，那麼 FLSA 絕對禁止雇主對他們進行報復，這一點絕對至關重要。 因此，如果您以盜用時間的方式回應訴訟，FLSA 會認為這是報復——除非您能 100% 證明該員工故意盜用時間。
在這裡發現更多 FLSA 可用的資源：雇主、工人以及州和地方政府。 始終參考 FLSA 規則和指南，通過他們的網站，您可以找到合適的人與您所在地區的人交談。 此外，不要貿然下結論——保持冷靜並收集所有事實，然後與律師討論下一步，這樣您就可以避免自己的巨額訴訟。 時間盜竊的法律和法規很敏感，所以在進入之前確保你的所有基地都被覆蓋。
總結我們的時間盜竊指南
員工在工作中偷時間確實會發生，而且經常發生，即使您沒有意識到。 也許您的員工甚至沒有意識到他們正在做的是時間盜竊！ 通過了解什麼是時間盜竊以及什麼時間盜竊法，您和您的員工將在長期內做好更好的準備，並且可以避免任何令人討厭的分歧和訴訟。 此外，通過使用時間跟踪應用程序，您可以準確查看自己的位置，從而更輕鬆地監控員工的出勤情況。
我們上面概述的指南是製定時間盜竊政策的一個很好的起點，但您必須始終了解所有規則和規定，因為它們可能會在任何特定時刻發生變化。
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