什麼是質量管理體系？ – 完整的質量管理體系初學者指南

最大化生產力，為滿意的客戶提供一流的產品和服務，不斷發現和抓住改進機會，這難道不是每個公司的夢想嗎？ 雖然聽起來好得令人難以置信，但質量管理體系 (QMS) 可以使這成為現實。

然而，這說起來容易做起來難。 許多公司都在努力成功實施這些複雜的系統。 這正是我們在這里為您提供支持的原因！

為了讓這一切變得更容易，這份完整的初學者指南將為您提供有關質量管理體係是什麼、它的好處以及如何在您的公司中成功創建和實施這一體系的所有知識。

讓我們深入了解它！

什麼是質量管理體系 (QMS)？

讓我們從頭開始回答這個問題，質量管理體係到底是什麼？

QMS——意思是質量管理體系——是一個記錄組織所必需的政策、程序和控制的系統，以持續改進其產品或服務的質量，確保滿足或超過客戶的期望和要求。

更簡單地說，質量管理體係有助於公司協調和指導其活動以滿足客戶和法規要求，並不斷提高其運營的有效性和效率。

使用質量管理系統的好處

實施質量管理體係可以對組織績效的各個方面產生積極影響。 主要好處包括：

• 滿足客戶要求：這有助於建立對您公司的信任，從而加強和發展您的客戶群、銷售額和重複業務。
• 遵守組織要求：這可確保您的公司遵守政策和法規，並以最具成本和資源效率的方式提供其產品和服務。 這為增長和更多利潤創造了空間。
• 持續改進的機會：跟踪您的運營和客戶滿意度將使您深入了解需要進行哪些更改以確保您的產品或服務具有最高質量。 這將減少任何客戶投訴和退貨，從長遠來看可以節省您的時間和金錢。

這些好處提供了更多優勢，包括：

• 明確定義的中央質量控制政策。
• 連貫和標準化的流程。
• 生產力的增長。
• 更有效地利用公司資源。
• 降低了成本。
• 提高公司和員工的士氣、敬業度和對個人貢獻的理解。
• 傳達的準備產生一致的結果。
• 識別流程、目標或功能中的缺陷、生產和客戶滿意度差距以及問題的能力。
• 識別培訓機會的高潛力。
• 加強員工協作以滿足客戶期望。

QMS 的不同類型？

每家公司都有其獨特的產品或服務、目標、行業標準等。 因此，也有許多不同類型的質量管理體係來滿足這些不同的需求，即：

• 標準化系統：這些質量管理系統遵循一套聯邦法規和條例。 其中包括 ISO 認證，例如 ISO 9001、ISO 14001、ISO 22000、ISO 13485 和 ISO 45001。
• 全面質量管理（TQM） ：這種方法強調質量貫穿業務的各個方面。 它旨在通過分解每個流程和活動來確定它如何影響組織的效率和質量目標，從而長期開發優質的產品和服務。
• 持續質量改進 (CQI) ：此 QMS 側重於持續質量改進，強調團隊和個人的貢獻，而不是流程和職能。
• 六西格碼：這種方法使用統計數據和數據來分析和減少錯誤或缺陷的可能性。 它分五個階段進行：定義、測量、分析、改進和控制。

QMS 的核心要素和要求

質量管理體係由多個元素組成，每個元素都可以幫助您滿足客戶和組織的要求。 雖然質量管理體系應滿足公司的獨特需求，但每個 QMS 應具備的方麵包括：

質量方針和目標

您的質量政策定義了質量在您的公司中的含義，允許您設定期望。 質量目標將客戶要求與具體、可衡量和可實現的目標聯繫起來，將公司的願景轉化為實踐。

質量手冊：

這是一份描述貴公司質量管理體系的文件。 根據ISO（國際標準化組織）9000的要求，應包括：

1. QMS 範圍的完整描述。
2. 有關 ISO 9001 標準每項要求的完整詳細信息。
3. 任何無法應用和被排除在實施之外的質量管理體係要素的詳細信息和解釋。
4. 組織內使用的特定質量程序的參考資料。
5. 說明主要業務流程之間的系列和交互的流程圖。
6. 公司的質量方針和目標表明它完全致力於質量。

公司結構和職責模型

這應該是您組織結構的清晰且更新的圖表，以及可以連接到標準操作程序的每個人定義的角色和職責。 本文檔應涉及完整的產品或服務生命週期。

數據管理

要擁有成功的質量管理體系框架，您必須擁有有意義的質量數據。 您的數據管理政策應涵蓋數據類型、收集方法、來源、職責、存儲、刪除和評估。

數據類型應涵蓋：

• 顧客滿意度
• 供應商質量
• 產品或服務和流程跟踪
• 不符合項
• 趨勢
• 糾正或預防措施

流程

質量管理系統的質量控制方法是將標準化的、可重複的過程落實到位。 質量管理標準要求公司精確定位和定義其所有運營。 這可以全面了解您公司的流程以及這些流程如何與員工、設備或技術等資源相互作用。

基於這些定義，公司可以製定流程標準，創建成功的衡量方法，使用標準化的方法來確保質量輸出，並致力於持續改進。

不斷改進的機會

創建持續改進的流程需要對整個公司的控制進行清晰的記錄，包括：

• 質量管理體系規劃
• 質量目標
• 合規要求
• 安全設計
• 基於風險和機會的思維
• 不合格與糾正措施 (CAPA)
• 漸進式突破創新
• 質量管理體系的評估和檢查

顧客滿意度

QMS 的主要元素之一是要求公司跟踪客戶滿意度，以驗證其產品或服務的質量標準是否得到滿足。

為了正確衡量客戶滿意度，有必要定義衡量客戶態度和投訴的適當方法。 這種方法可以包括客戶滿意度調查和投訴程序。

質量工具

QMS 應規定一個明確的政策，以維護用於根據國家或國際公認標準測量質量的每個工具。 例如，該政策應包括公認的儀器校準標準以及識別和記錄校準的指南。

使用軟件來標準化此類任務的數字報告和清​​單的使用是非常有幫助的。

文件控制與管理

質量管理體系定義了質量管理所需文件類型的標準，例如質量方針、質量手冊、流程和記錄保存。 您必須有適當的文件來證明 QMS 的性能。

建立和實施 QMS 的步驟

建立和實施質量管理體系的基本步驟是：

1. 設計與建造

在設計和構建階段，您制定了 QMS 的結構、流程和實施計劃。 高級管理層應監督這一步驟，以確保 QMS 的發展受到業務目標、需求、提供的產品和服務以及客戶需求的影響。

首先，編寫三個定義文件：您的 QMS 範圍、質量方針和 QMS 目標。 然後創建實施 QMS 程序所需的必要資源。 其中包括帶有詳細工作說明的流程圖和流程圖，以及詳細說明產品開發或服務交付過程中角色和職責的組織結構。

在此階段，確保質量保證的測試程序符合質量標準，並製定指標來監控和衡量成功。

2. 部署

您可以最好地分階段部署您的質量管理系統。 在每個階段要考慮的一些優秀實踐是：

• 在部署之前，與您的員工共享有關特定流程的信息和質量手冊並請求反饋。
• 對您的員工進行相關工具和系統的教育和培訓。
• 就您的文檔控製程序培訓部門經理。
• 指導流程所有者了解跟踪指標。

公司內部網和軟件在協助部署質量管理系統方面非常有幫助。 例如，Connecteam 的一體化員工管理軟件可為您提供所需的所有工具。 有了它，無論您的員工在哪里工作，您都可以共享重要的文檔和信息、輕鬆創建和跟踪培訓、管理工作流程等等。

3. 控制與測量

正確控制和衡量質量管理體系的有效性主要通過對 QMS 進行定期、系統的檢查來完成。 內部審計將顯示哪些流程符合貴公司的質量政策和運營目標。 它還指出了過程控制的任何可能的弱點。

根據這些發現，管理層可以決定是否需要進行改進以及需要進行哪些改進。

4. 審查和改進

在質量管理體系運行一定時間後，進行管理評審以衡量質量管理體系的有效性。 從以下位置收集信息：

• 檢查結果
• 報告的指標
• 收集的數據
• 不合格案例
• 客戶滿意度調查結果
• 符合監管要求
• 質量控制檢查

這使您可以更有效地啟動糾正措施，並幫助您識別對實現質量目標沒有足夠貢獻的流程。

最大的 QMS 障礙以及如何避免它們

讓我們來看看實施質量管理系統的一些最大絆腳石以及如何避免它們。

1. 雜亂無章

缺乏組織會對您業務的各個方面產生負面影響，最關鍵的是文檔控制。 由於文檔幾乎推動了公司內的每一項行動，因此跟踪、監控、更新、訪問、查找和共享關鍵文檔變得既困難又乏味。 這為錯誤留下了空間，浪費了寶貴的時間，降低了員工的士氣，並使您的公司難以實現生產力、質量和盈利能力的目標。

使用最適合貴公司需求和目標的文檔管理系統克服這一障礙。 例如，Connecteam 的文檔管理軟件允許您輕鬆上傳、訪問和共享重要文檔和文件，讓您的員工隨時隨地訪問。

2.工作太多，人員不足

人手不足的公司經常面臨員工不滿、員工流失率增加、工作未完成、錯誤頻發等問題。 這反過來又會導致質量下降、偏離質量管理體系、檢查失敗、客戶滿意度下降以及銷售額和利潤下降。

如果這符合您的預算，請僱用更多合格的員工來克服這一障礙。 另一種選擇是找到提高公司效率的方法，以免員工過度勞累。 這有助於提高士氣、減少錯誤並提高生產力和輸出質量。

3. 抗拒改變

由於實施質量管理體系需要進行許多更改，因此您員工的合作和協助對其成功至關重要。 由於抵制變革是人性的一部分，因此關鍵是要理解這與其說是改變人性，不如說是解決抵制背後的主要原因。

通過接受這是一種自然反應來克服這個障礙。 您將需要有效地溝通並認識到通過慶祝小胜利並接受失敗是過程的一部分來改變可能具有挑戰性。

4. 缺乏深思熟慮的計劃：

就像生活中沒有適當的計劃做許多其他事情一樣，在沒有適當計劃的情況下實施質量管理體係也是災難的根源。 然而，許多企業試圖在沒有經過深思熟慮的計劃的情況下實施 QMS 並失敗了。

通過制定計劃來克服這個障礙。 如果您不熟悉質量管理以及隨之而來的所有規則、法規、指南和概念，這說起來容易做起來難。

為了讓它更簡單一點，請關注您的業務目標和價值觀以及您的客戶想要什麼。 這些是您的質量管理實施計劃的試金石，可幫助您決定指南、規則或法規如何適用於您的公司。

QMS 和質量保證 (QA) 有什麼區別？

質量保證（QA）是質量管理的一個組成部分，而不是獨立於它的一個組成部分。 質量保證是確定產品或服務是否滿足特定要求的任何系統過程。 它創建和維護開發、生產或交付可靠產品或服務的要求。

除了為 QA 的結構化方法創建框架外，質量管理系統還分析流程、改進功能並使相關人員能夠達到盡可能高的質量水平。

質量管理體系的底線

總而言之，在您的公司建立和實施質量管理體系，可以確保您的產品或服務具有最高質量，提高客戶滿意度，符合組織要求，並走上持續改進和成長的道路.

現在配備了有關如何為您的公司成功啟動並運行的所有提示和技巧，您需要做的就是開始！ 祝你好運！