舉辦自己的混合活動的分步指南

舉辦混合活動似乎令人生畏，但通過精心策劃和執行，這對您和您的與會者來說都是一次美妙的體驗。

這一步一步將涵蓋從擁有清晰的願景到尋求有利可圖的讚助以幫助您的企業充分利用混合活動所提供的一切。

因此，無論您是剛剛起步還是已經處於困境中，請繼續閱讀以獲取有關如何舉辦下一次混合賽事的完整指南。

如何計劃您的混合活動

1. 定義你的願景

對您的混合賽事有清晰的願景至關重要。 你的目標是什麼？ 你想達到什麼目標？ 你希望你的與會者有什麼樣的體驗？ 在計劃您的活動時，請記住這些事情，這樣您就可以保持正軌。

要問自己的一些關鍵問題包括：

• 你的活動是為誰準備的？
• 你想和他們分享什麼？
• 他們對什麼樣的參與感興趣？
• 您將在哪裡舉辦活動，何時舉辦？

如果沒有清晰的願景，您將不知道自己的目標是什麼。 想一想混合活動對您的業務有多麼重要，可以讓您清楚地了解如何使用它們。

這就像想去你最喜歡的海灘旅行，但你卻跳進車裡，告訴你的衛星導航帶你去海岸。 它太模糊和不確定，雖然你一定會到達某個地方，但它可能不是你想去的地方。

盡可能清晰和具體，其他一切都將能夠到位。

請記住，這是一個混合活動，因此您需要使其具有吸引力。 這是成功舉辦活動的關鍵。

因此，在這個階段，您需要考慮如何融合物理世界和虛擬世界，從而為雙方觀眾帶來參與度和價值。 例如，也許虛擬觀眾可以實時投票以影響在實體場所發生的某些事情。

如果您有一個演講者小組進行問答，虛擬聽眾成員是否也可以提出問題或評論所講的內容？ 你們能提供虛擬現實體驗嗎？

發揮創意。 您的參與度越高，您的活動就越有吸引力。

2. 制定你的計劃

現在您對最終目的地有了清晰的認識； 是時候繪製你的路線了。 在這裡，您將開始深入了解活動策劃的細節。

創建計劃時要考慮的一些關鍵事項包括：

• 您的預算
• 你的時間線
• 您的營銷策略
• 您的演講者/小組成員/娛樂
• 您的場地
• 您將如何吸引遠程與會者
• 你需要什麼技術

您可能會想要投資於某種組織戰略。 您可以使用文本文檔或有一個帶有鏈接的文件夾。 也許甚至一個特定的筆記本也適合你，但這似乎不是很實用。

相反，我建議採用技術並使用某種活動策劃管理平台。 我個人喜歡使用 EventEngage，因為它是一種端到端的活動體驗組織工具，可以處理所有內容並將所有內容保存在一個地方，但這完全取決於您。

在實際舉辦混合活動的虛擬方面時，您需要考慮如何舉辦它。 最簡單的方法是將您的活動廣播到您的社交媒體頻道或 Twitch 或 YouTube 等直播平台。

在這種情況下，您可以觀看實時聊天或閱讀評論以使事情更具互動性。 但是，如果您集成了一個專用的混合活動託管平台，該平台可以提供使活動達到最佳狀態所需的所有功能，您將獲得更加身臨其境的體驗。

在比賽的這個階段，也是時候開始考慮贊助了。 贊助可能是抵消與舉辦活動相關的一些成本的好方法。 它還可以幫助您吸引更大更好的演講者/小組成員/娛樂。

尋找贊助商似乎令人生畏，但專業人士可以通過一個簡單的分步流程來簡化這一過程。

1. 創建與您的活動目標一致的潛在讚助商列表。
2. 聯繫他們並將您的讚助平台發送給他們。 該文件概述了贊助您的活動的好處。
3. 在他們有機會審查您的提案後與他們聯繫。

3. 召集您的活動團隊

簡而言之，您無法單獨組織和舉辦成功的混合活動。 有太多的事情要做和管理，所以你需要一個團隊在你身後。

因此，建立您的活動團隊是活動策劃中最重要的步驟之一。

你需要確保你有合適的人來幫助你實現你的願景，而且你們都需要站在同一個頁面上，擁有相同的心態。 你不希望你的團隊中有一個在最重要的時候會製造問題的有問題的人。

因此，請花點時間建立您的團隊，並確保所有事物都具有相同的價值觀和理想的活動內容。

當然，您在團隊中擔任什麼角色取決於您，並且取決於您的活動背後的預算、規模和願景。

為簡單起見，從一些基本角色開始，包括；

• 事件管理器
• 創意總監
• 市場經理
• 演講協調員
• 贊助經理
• 志願者協調員

即使從計劃階段開始，就開始委派任務並製定更詳細的計劃。 這將有助於確保當天一切順利。

委派確實是這裡的關鍵，因為作為活動經理，您不能自己做所有事情。 沒關係！ 成為一名優秀領導者的一部分是知道何時委派任務。

4.考慮你的促銷策略

現在您的活動開始聚集在一起，您應該開始看到一切都在組織和預訂，您需要開始考慮推廣它。 換句話說，傳播您的活動將要舉行的消息並製造足夠的嗡嗡聲或炒作將使人們對您提供的產品感興趣。

您的促銷策略對於活動的成功至關重要。 畢竟，如果沒有人知道，舉辦一場精彩的活動又有什麼意義呢？

各種促銷在這裡都可能有效，但成功的活動促銷的訣竅是了解您的目標受眾是誰以及如何最好地接觸他們。 畢竟，您應該在有針對性的 Instagram 廣告上花費數千美元，但如果您的目標受眾不在 Instagram 上，那又有什麼意義呢？

有多種營銷混合活動的方法，包括：

• 社交媒體
• 推廣影響者
• 讓您的讚助商做廣告
• 張貼本地橫幅
• 創建網站或登錄頁面
• 發布新聞稿
• 電子郵件營銷
• 投放有針對性的廣告
• 寫博客文章
• 寫在論壇

發揮創意並跳出框框思考。 再說一次，我這麼說是因為它非常重要，請考慮您活動的關鍵要素，以選擇正確的促銷渠道：

• 您的目標受眾
• 他們使用哪些渠道
• 他們參與什麼樣的內容
• 何時是接觸他們的最佳時間
• 你的行動號召是什麼？

如何舉辦您的混合活動

現在進入您活動的核心； 託管它。

在這裡，您的所有辛勤工作都匯聚在一起，您可以看到自己的勞動成果。 當然，舉辦一場成功的混合賽事有很多工作要做，而且還有很多工作要做。

從您的場地開始

實體場地是您活動的核心地點，所有演講者和活動以及您計劃做的有趣的事情。 這意味著您必須以傳統活動的方式設置活動，然後在必要時添加虛擬元素。

您的技術設置對於混合活動的成功至關重要。 畢竟，如果您的與會者看不到或聽不到正在發生的事情，他們就不會逗留太久。

為避免任何技術困難，請確保在活動開始前測試您的設置。 這將有助於確保當天一切順利。

專注於內容

歸根結底，您的混合活動的成功取決於一個非常重要的因素，不，這只是參與。

這是價值。

您的活動需要為觀眾的生活帶來價值。 無論是娛樂還是教育的價值，這都取決於您，但您必須專注於內容以及交付方式。

例如，您可以提供以下內容；

• 主題演講
• 採訪
• 小組討論
• 研討會
• 分組會議

無論您在哪個行業，您都必須在這些領域提供價值，並確保以最佳方式交付內容。 您的場地、技術和設置需要確保是這種情況。

想像一場足球比賽，但解說員的麥克風設置得太低，所以沒有人能聽到在說什麼，而且攝像機被拉得太遠，沒有人可以看到正在發生的事情。

坦率地說，這個事件會很糟糕，你必須不惜一切代價避免這種情況。 在混合活動中，質量絕對是一切，對於您的許多觀眾來說，這將是他們對您所提供的東西的第一印象，所以要重視。

不要浪費你的機會！

大日子

遲早，重要的一天會到來，但是在考慮了本指南中的所有內容後，您應該井井有條，並把所有東西都放在包裡。 當然，之前和當天都會有問題，但是你越是了解一切，你的反應就越快，你就越能專注於真正重要的事情；

為您的觀眾提供有價值且引人入勝的體驗，他們會喜歡並且永遠不會忘記！

毫無疑問，混合事件是未來（我在這裡寫的另一篇文章的內部鏈接），現在是讓它們為您工作的最佳時機。

結論

舉辦混合活動是接觸更廣泛受眾並以令人興奮的新方式與他們互動的好方法。 毫無疑問，這需要一些工作，但是當您看到您的受眾對您的業務所提供的服務的參與程度時，這絕對是值得的。