如何使您的律師事務所自動化並減少浪費

您想知道如何使您的律師事務所自動化嗎？ 你不是一個人; 這是 2020 年公司的普遍考慮因素。

法律行業在技術方面落後於其他行業已經不是什麼秘密了，而且大多數公司已經接受了這樣一個事實，即在未來幾年內，技術的實施將是必不可少的。

儘管應對信息量和復雜性的增加仍然是 72% 的律師關注的問題，但只有 31% 的人表示他們的組織“非常準備”解決這個問題。

這是因為，如果沒有別的原因，簡單的數字化轉型戰略——尤其是那些解決紙質工作流程的戰略——正在成為企業處理越來越多的信息湧入的必要工具。

今天我們將看看如何使您的律師事務所自動化，以及您可以採取的一些簡單措施以使自己走上正軌。

律師事務所需要數字化

如果任何行業需要更多的數字化，那就是法律行業。

最需要自動化的行業落後於其他行業，這是命運的轉折——例如，考慮醫療保健提供者和零售商如何使用數字計劃來推動業務發展。

一個典型的辦公室員工每年將打印大約 8,500 張紙； 一項對律師的調查發現，他們打印了大約 100,000 張紙。

考慮到律師每天必須處理的信息量以及浪費打印習慣的相關隱性成本，律師事務所在紙質工作流程自動化方面是數字化的優秀候選人。

在歐洲和美國，超過十分之七的律師表示，“應對不斷增加的信息量和復雜性”和“強調提高生產力和效率”是他們必須解決的兩個最大問題。

解決打印習慣

我們知道，紙質文件實際上是律師事務所運營的核心，無論您是否有新的系統，這都不太可能改變。

但是，您可以做的是將有助於減少浪費的計劃付諸實施，同時提高安全性、合規性和效率。

儘管在紙的文化堆棧中根深蒂固，但今天僅基於紙張的系統存在許多複雜性。

對於初學者來說，如果一切都是基於紙質的，那麼建立審計跟踪要困難得多，並且由於沒有在現代技術允許的最大範圍內備份或保護的鬆散文檔而產生安全問題。

那麼改變你的打印習慣如何解決這個問題呢？

許多律師事務所現在都在使用託管打印服務來滿足他們的打印需求。

2018 年，只有 23% 的企業認為 MPS（託管打印服務）在數字化轉型中發揮了重要作用。 到 2020 年，這一數字將高達 54%。

服務提供商將檢查您當前的設置，為提高效率制定平面圖，然後安裝多功能打印機和連接的中央數據庫，並幫助您進行企業內容管理。

通過智能打印機設置和 ECM 系統，工作人員可以捕獲和掃描文檔，這些文檔將自動存儲在您新的集中式數據庫中。

這為律師事務所提供了許多優勢：

• 提高數據存儲效率
• 更快地檢索數據和信息
• 符合現代合規性和安全標準的已處理信息的雲存儲

只有 37% 的法律和合規負責人表示他們的公司擁有正式的信息治理框架。

還有其他好處； 尤其是通過完全集成到您的 IT 基礎架構中的打印機網絡，您現在可以全面了解您的打印習慣和使用情況，從而在必要時設置限制並減少浪費。

還值得注意的是，託管提供商會為您的車隊負責打印耗材和維修，這是他們在律師事務所中受歡迎的另一個原因——對於一個每天如此依賴文件的行業來說，他們會額外保證他們會永遠不會耗盡或必須處理有故障的機械問題是一個巨大的好處。

工作流程自動化

在考慮如何使您的律師事務所自動化時，消除公司工作流程中經常出現的瓶頸是重中之重。

2019 年的一項調查詢問受訪者，他們公司面臨的最大挑戰是工作流程； 最重要的答案是導致工作運營延誤的瓶頸，36% 的律師表示這是他們遇到的最大問題。

超過一半的企業同意管理他們的印刷品對他們的數字戰略很重要，這主要是因為它通常充當在工作場所實施其他技術的啟動點。

在這裡，自動化您的工作流程可以成為創建一個顯著提高生產力和效率的公司的下一步。

自動化工作流程也不是人們關注的事情——律師事務所 57% 的員工同意通過軟件增加更多自動化可以解決他們的問題。

那麼，這到底是什麼樣的呢？

律師事務所的工作流程自動化幾乎可以涵蓋通過計算機或 MFP 以某種方式處理的任何文檔，並且最適合手動和可預測的任務。

諸如數據輸入、計費和文檔準備之類的事情都可以自動化，以幫助提高您的效率並簡化您的運營。

律師每週在文件管理問題上浪費多達六個小時。

您的 ECM 平台將是您用來開始識別和自動化您的工作流程的解決方案。

您（或您的合作夥伴，如果您選擇了 MSP 來幫助您）將觀察您當前的工作流程並構建一個地圖，自動確保將文檔立即發送給需要它們的人 — 實際上，不再追逐鬆散的文檔。

您還可以自動化開票和入職等關鍵流程（自動讀取和索引捕獲的文檔），為處理這些重複性手動任務的員工節省時間和金錢。

下一步是什麼

我們之前提到過，律師事務所經常不願為其運營參與數字化計劃。

正如我們今天所看到的，在您的公司中引入一些非常簡單的自動化措施是很有說服力的，尤其是當您考慮到所帶來的好處時。

在打印方面，這是律師事務所的致命弱點，通過實施智能連接的打印機組來自動化您的文檔捕獲和打印過程可以帶來一些非常顯著的好處。

組織將大約 1-3% 的年收入用於印刷。 90% 的北美公司不知道他們在印刷上的花費。

一旦您掌握了打印，下一步自然是開始通過額外的自動化來簡化您的工作流程。

這對於那些對員工來說非常耗時的手動任務特別有用，並且為您的公司創建更有效的工作流程將提高您的生產力並為您節省勞動力成本。

外賣

• 許多律師事務所的文檔工作流程效率低下。
• 管理您的打印是未來數字計劃的絕佳起點。
• 帶有自動索引的文檔捕獲有助於減少浪費、加快流程並提高合規性。
• 工作流程自動化減少了花在不再需要由人執行的任務上的時間，使員工能夠專注於更需要人工關注的工作。

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