如何創建維護工單模板
已發表: 2017-11-16假期快到了，但伴隨著假期的歡呼而來的是不那麼愉快的崩潰和準備，這些都是這個季節不可或缺的一部分。 任何優秀的維修人員（或女士）都知道這是準備好的季節，一個好的工作訂單模板可以為他（或她）和管理公司節省大量時間和金錢。
編寫維修工單沒有錯誤的方法。 但是，只需通過 Google 搜索即可使用這麼多不同的模板，很容易迷失方向，最終得到的表單包含太多字段、太少字段，或者與完成事情的方式不完全同步的表單工作。
因此，在冬天真正到來之前，工作變得格外忙碌之前，值得花時間審查和優化您的維護工作單模板。
出色的維護工作單模板的秘訣
編譯模板實際上是比較容易的部分。在表單中移動字段以使其看起來不錯並達到其目的並不像弄清楚您需要哪些字段以及文檔的最佳媒體和格式是什麼那樣具有挑戰性。
每個公司和組織都有自己獨特的流程和特徵。 因此，創建有效維護工作訂單模板的第一步是了解相關流程和數據，以及如何更好地利用它們。
處理數據
維護工作訂單的主要目標是，嗯，訂購維護工作並儘可能快速有效地完成它。 那部分是顯而易見的。 不太明顯的部分是流程中涉及的信息和數據，以及有效執行流程所必需的信息和數據。
基本工單數據可以分為四個主要類別，它們基本上記錄了一個過程：
來源
工單的來源以及流程的啟動內容。 這些字段（除其他外）包括工作訂單的發起人、序列號和需要維護的設備的位置，以及盡可能多的關於具體問題或技術人員要解決的問題的詳細信息。
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計劃
在評估需要完成的工作後，進入處理維護工作訂單的第二階段，即規劃操作。 因此，一個好的模板將包括所需材料、所需設備、完成工作所需的技術技能以及安全規定和手冊或指南參考的字段。
當您準備就緒時，您可以很容易地了解誰可以為任務分配正確的技術人員。
日程
所以現在您知道需要做什麼，您需要設定時間來完成它。考慮到這一點，一個好的維護工作訂單模板應該包括緊急程度、安排現場機械師的時間、工作訂單的當前狀態以及（希望）確保工作按照上述時間表執行等字段。
結果
沒有什麼比將工單標記為已完成更好的了。 然而，除了寫“完成”、在表格上簽名並將其扔到 WO 堆之外，還有更多的事情要做。
“結果”字段包括計費工時、使用的材料、完成工作的描述以及工單發起人的批准。有時，它還可能包括未來的計劃，例如下次對該特定機器進行維護服務的日期。
並非所有維護工作訂單都是平等創建的
傳統上，維護工作訂單是通過打印表格和附加副本來處理的，這些副本會留下從這裡到最近的 Kinko's 的書面記錄。 有人說，在遠古時代（當時需要維護恐龍），他們使用一種叫做複寫紙的東西來為每個訂單創建多個副本。 迷人的東西…
對我們所有人來說幸運的是，我們生活在未來，不再需要為簿記生產力之神犧牲樹木。 難怪許多小型企業正在追趕使用先進的計算機化維護管理軟件 (CMMS) 解決方案簡化維護和保管工作訂單的品牌和公司。
數字化工作訂單可以而且更快地創建、更易於使用、易於更改和修改，並附帶報告和優化。
聽起來很複雜，但很可能您不需要復雜（且昂貴）的軟件解決方案。很多軟件的花里胡哨的東西聽起來有點太大聲，具有諷刺意味的是，由於它們的複雜性，它們會降低生產率。 大多數企業都可以使用更簡單易用的軟件。 大多數人實際上從易於使用、可從任何地方訪問的創建維護工作訂單的應用程序中獲益更多。 然後，將這些工作訂單交付給現場的技術人員，返回給總部的團隊經理，以及處理運營財務方面的會計團隊。
使用 Connecteam 簡化維護工作單
與陳舊的紙質或電子表格模型相比，使用 Connecteam 進行維護工單管理有很多優勢。 例如，
- 沒有維護訂單丟失或錯過時間表的危險。
- 您可以隨時全面了解所有工單狀態。
- 您甚至可以在工作完成或延遲時設置自動電子郵件通知。
- 訂購和完成的維護工作的詳細報告。
在 Connecteam 上創建的維護工作訂單不僅是一種形式，而且還是所有相關人員的協作指南。 您可以添加指向手冊、安全說明的鏈接，並將工作單與內置時鐘集成，以精確測量計費扳手時間。
數字適合
維護流程的自動化和數字化是一個增長趨勢，但也有些令人擔憂。 別太擔心：維護技術人員不會很快被機器人取代。 但是，僅僅因為我們不會很快開始在我們的機器人霸主面前下跪，並不意味著您不應該嘗試借助技術的一點幫助來改善我們現在做事的方式。
使用 Connecteam 將您的維護和保管工作訂單數字化比您想像的要容易，從長遠來看，它必將為您節省大量時間和金錢。 最好的部分是什麼？ 如果您的工單模板初稿無法完成工作，調整它是小菜一碟。