如何衡量工作場所的溝通：完整指南

您是否正在衡量工作場所的內部溝通以最好地確定它的有效性？ 了解它是否對您的業務產生影響或影響？ 不幸的是，研究表明60% 的公司甚至沒有長期的內部溝通戰略，而有這種戰略的企業中有 12% 根本沒有衡量內部溝通指標。

也許你在想，“這有什麼大不了的？ 所以呢？” 但是，等等，我們專注於這個與人力資源相關的特定問題是有原因的。

為什麼衡量工作場所的內部溝通很重要

您甚至應該衡量工作場所的內部溝通嗎？ 真的那麼重要嗎？ 是的！ 一百萬次，是的。 內部溝通是貴公司的基石。

我們的意思是什麼？ 可以這樣想，作為貴公司的基石，內部溝通對員工的工作效率和敬業度、協作努力、辦公室士氣以及整個組織的一致性有著直接而重大的影響。

如果您發現員工敬業度低下、士氣低落、協作幾乎不存在、公司願景沒有得到有效執行、客戶不完全滿意、營業額增加以及生產力下降，那麼是時候了仔細研究您的內部溝通策略。 但在您甚至可以增強您的內部溝通策略之前，您需要對其進行衡量。 畢竟，當您沒有要備份的數據或不了解什麼在起作用以及什麼需要快速改進時，您怎麼能改善您的內部溝通甚至做出有效的決策呢？

“內部溝通的重要性不可低估； 它是為數不多的涉及組織所有領域的角色之一。” – Jenni Field，CIPR Inside 主席

但缺乏數據和內部通信指標是以下問題的結果：

• 內部溝通指標分散在各個部門、平台和渠道中
• 內部溝通的 KPI 與公司目標不一致
• 證明有效內部溝通的價值很難
• 企業主和合作夥伴不認為內部溝通是一種有效的投資策略
• 不通過正確的渠道為每個員工分享溝通的情況經常發生，“一勞永逸”的觀點是有限的
• 內部溝通者不知道如何將溝通提升到一個新的水平
• 與員工分享的涓滴式溝通只會導致誤解
• 對內部溝通的太多誤解讓人難以理解其真正含義

現在對內部溝通的問題有了更好的理解，我們可以繼續回答如何衡量工作場所的溝通。

如何衡量工作場所的溝通

• 定義您的業務目標

事情是這樣的，知道如何衡量工作場所的溝通並不是那麼簡單，因為沒有一個全面適用的內部溝通 KPI 列表。

每家公司的內部溝通 KPI 都會有所不同，因為沒有一家企業具有他們想要跟踪的相同目標。 另外，您打算對數據執行的操作也不同。

內部溝通的一些 KPI 是什麼？ Intranet 頁面上的頁面瀏覽量、跟踪電子郵件通信中的打開率、跟踪電子郵件中的點擊率、跟踪電子郵件和 Intranet 頁面中的視頻觀看次數、使用預定義答案跟踪員工調查等。

設置基線以更好地了解您何時知道要測量的內容，然後您可以有效地確定當前工作的有效性。

一旦知道要實現的目標，就可以更輕鬆、更清晰地設置內部溝通的 KPI。

• 確立目標

查看您當前的宣傳活動或您發送的消息，例如電子郵件或 WhatsApp 群組頻道。 哪個渠道似乎表現最好？ 您希望更多地接觸哪些員工？ 你對成功的定義是什麼？

定義貴公司遵循的指標、指標的遵循方式以及當前數據表明的內容。

• 使用正確的媒介

與您的員工溝通有多種渠道或媒介，這在很大程度上取決於業務類型、您的員工工作地點（在現場或辦公室）、團隊規模等。

一旦確定了以上所有內容，您就可以選擇最佳渠道（媒介）來進行員工溝通：

• 必須每月至少舉行一次面對面會議，以建立人際關係、提高參與度並獲得反饋。
• 團隊會議可以在內部舉行，也可以在戶外野餐等特殊地點舉行。這有助於在您的團隊成員之間建立同志情誼，並促進更好的協作。
• 視頻通話允許您進行基於桌面的對話，以便您共享演示文稿和講述故事。企業經常使用 Zoom。
• 員工通信應用程序是擁有無辦公桌和現場員工的企業的最佳解決方案，因為它提供了完美的移動通信解決方案。 例如，
  • 每個人都有手機，所以您可以讓每個人都在同一頁面上
  • 您可以創建基於位置、職務、部門等的溝通渠道
  • 所有與工作相關的通信都集中在一個屋簷下
  • 實時溝通有助於提高參與度和工作效率
  • 所有數據都是可視化且可操作的，因此您始終知道誰打開和查看了您的消息、有多少員工填寫了您發送的調查、誰回答了實時投票等等。 對於任何沒有閱讀您消息的員工，向他們發送推送通知提醒他們閱讀。

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• 回顧SWOT

對您的內部溝通策略進行 SWOT 分析對於想要加強溝通的企業來說是一個有效的工具。 當您了解您面臨的挑戰以及您可以使用哪些資源來應對這些挑戰時，您就可以製定有效的策略來更好地溝通。

使用 SWOT 方法來確定您的溝通優勢和劣勢，有哪些機會可以改善溝通，以及您面臨的溝通威脅是什麼？

• 優勢：貴公司的內部積極屬性在您的控制範圍內以適應
• 弱點：削弱你優勢的負面因素，你必須改進才能成功
• 機會：工作環境中有助於您成功的外部因素
• 威脅：您無法控制的外部因素，因此您需要製定應急計劃

• 在發送之前製作消息

當你準確地勾勒出你想說的話和你想從聽眾那裡得到什麼反應時，你不會錯過任何細節，並且隨著時間的推移可以最好地調整信息。

關注是什麼、為什麼、在哪裡、何時、如何以及誰。 如果您不能簡單地回答這個問題，那麼您需要重新考慮目標。

例如，“提高員工在工作場所的敬業度”這一目標並不具體。

相反，將目標設置得更具體，這樣更容易衡量。 例如，將其更改為“到第二季度末將亞特蘭大分公司的員工敬業度提高 18%，以有效地在第三季度推出新的 X 產品。”

• 制定明智的目標

一定要創建一個 SMART 的消息。 你問什麼？ SMART 代表特定的、可衡量的、可實現的、相關的和基於時間的。

• 具體：確定您希望完成什麼，並確保每個人都能理解信息
• 可衡量的：設置里程碑和目標以有效跟踪進度
• 可實現：保持目標可管理和切合實際
• 相關：制定目標以發展您的團隊並與您的公司目標相關聯
• 基於時間：遵循特定的時間表以最好地保持在正軌上

• 概述您的信息

Sue Dewhurst 和 Liam Fitzpatrick 在他們的書中強調了溝通者如何最好地概述信息的技巧：

• 輸入：您將為內部溝通開發和實施哪些資源？
• 輸出：內容是否信息豐富且引人入勝？你達到你計劃的結果了嗎？ 如果不是，為什麼？
• 滿意度：您的員工對您的內部溝通滿意嗎？信息被理解了嗎？ 信息是否及時收到？ 您是否允許您的員工分享他們的反饋？
• 收穫：您的員工獲得了哪些收穫？
• 結果：您的內部溝通是否影響了員工的行為？每個人都在朝著一個共同的目標努力嗎？

• 查看周轉率

當您的員工對自己的工作角色感到快樂和滿意時，他們會在公司待更長的時間。 然而，不快樂和不滿的員工將很快開始尋找新工作。

跟踪您的離職率，以最好地了解您的內部溝通的有效性。 當您的團隊與公司發生的事情聯繫更緊密並保持一致時，他們就會感到信任和讚賞。 然而，當這種信任根本不存在時，生產力就會下降，營業額就會上升。

就內部溝通的 KPI 而言，這是一個容易跟踪的指標，但很難直接與內部溝通掛鉤。

• 發送調查

向您的團隊和高級領導發送調查在兩個關鍵階段至關重要——當您設置 KPI 和衡量結果時。 （是的，我們告訴過你這是在兩個關鍵時刻）。

你為什麼要為調查而煩惱？ 因為它允許您從所有不同的部門和員工級別獲得關於您的目標的實時、重要的見解。 這有助於確保您可以在掌握全局的情況下設置 KPI。 更不用說它允許您在必要時調整和增強您的目標和策略。

但是，發送能夠推動行動而不是浪費時間的調查至關重要。 因此，請確保您的調查簡短、切題且匿名。 任何太長的內容只會進一步惹惱您的團隊，並且基本上會確保收集到一系列不准確、低效的響應。

衡量工作場所內部溝通的底線

眾所周知，在內部溝通方面很難有效地衡量您的優勢和劣勢。 但是，如果為內部溝通設置了明確的 KPI，那麼收集必要的數據以推動您的公司發展就會變得更加容易。 正是這些數據使您能夠跟踪進度以及是否實現了更廣泛的目標。

正如我們一開始所說，內部溝通是貴公司的基石。 如果做得好，員工的工作效率和敬業度、協作努力、辦公室士氣以及整個組織的一致性都會受到積極影響。

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